Mijn taken

 

Mijn Taken is een lijst met alle taken die aan jou zijn toegewezen in een bepaalde organisatie of werkruimte. Sorteer uw takenlijst om uw taken te bekijken op een manier die u past.

Om Mijn taken te openen, klikt u op Mijn taken in de zijbalk.

 

Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis

Recent toegewezen

Wanneer een taak aan jou wordt toegewezen, verschijnt ze in de sectie Recent toegewezen in Mijn taken. Je kunt de naam van deze sectie wijzigen in wat je maar wilt, zolang je maar niet vergeet dat dit de 'speciale' sectie is waar je taken verschijnen wanneer ze aan jou worden toegewezen. U kunt dit gedeelte niet verwijderen.

Als u een taak aanmaakt door een e-mail te sturen naar x@mail.asana.com, dan verschijnt hij eerst onder Recent toegewezen in uw Mijn Taken.

Aangepaste secties

U kunt uw eigen secties maken in Mijn Taken om uw werk te organiseren. Hernoem, herschik, en maak en verwijder secties om uw perfecte persoonlijke organisatiesysteem te ontwerpen.

We hebben hier enkele suggesties over hoe u kunt beginnen.

Regels in Mijn Taken

Door automatisering toe te voegen aan Mijn taken bespaar je tijd op handmatige processen zoals sorteren, en automatiseer je het verplaatsen van taken doorheen je secties. Uit de galerij van vooraf ingestelde regels kun je een optie kiezen waarvan de trigger en actie al zijn ingesteld. Je kunt dan de parameters specifiëren die je nodig hebt.

Kies uit een selectie van vooraf ingestelde regels met veelvoorkomende triggers zoals Vervaldatum nadertTaak is vervallen en Taak gemarkeerd als voltooid.

Regels zijn beschikbaar voor klanten die Asana PremiumBusiness en Enterprise gebruiken. Vervaldatum nadert is de enige vooraf ingestelde regel die beschikbaar is voor Asana Basic in Mijn Taken.

De aangepaste regelbouwer is beschikbaar voor Business- en Enterprise-klanten. Wanneer u een regel aan Mijn taken toevoegt, selecteert u Aangepaste regel maken om aan de slag te gaan.

Automatische promotie van taken in Mijn taken

De Mijn Taken VandaagAankomendLater auto-promotie functie die automatisch taken tussen de secties verplaatste is niet langer beschikbaar. Je kunt dit zelfbevorderende gedrag reproduceren met regels.

 

Recreëren van vandaag, aankomend, later automatisch promotiegedrag

Om het gedrag te reproduceren waarbij taken verplaatst worden van Later naar Aankomend en van Aankomend naar Vandaag, moet u 2 regels toevoegen aan uw Mijn taken. Je moet een regel toevoegen om taken naar de sectie Aankomend te verplaatsen als de vervaldatum nadert, en een regel om taken naar de sectie Vandaag te verplaatsen als de taak vandaag vervalt.

Deze automatiseringen toevoegen:

  1. Klik op Aanpassen in de werkbalk
  2. Klik op Regel toevoegen.
  3. Klik om de regel Vervaldatum nadert toe te voegen
  4. Kies de vervaldatum waarop je wilt dat de regel een taak naar een bepaalde sectie verplaatst
  5. Kies de sectie waarnaar je taken wilt laten verplaatsen, op de door je gekozen datum

U kunt zien dat een regel ingezet is als het regels- icoon (een bliksemschicht) verschijnt naast de sectie waar een regel staat.

U kunt een extra regel toevoegen voor elke sectie waarnaar u uw taken wilt laten verplaatsen. Je zou bijvoorbeeld twee regels moeten maken als je je taken eerst naar een Aankomend gedeelte wilt laten gaan als de vervaldatum over 3 dagen is, en een tweede aparte regel om ze naar een Vandaag-sectie te laten  gaan als de vervaldatum van de taken nadert.

Wanneer u deze automatiseringen gemaakt hebt, zullen taken van om het even waar in uw Mijn Taken naar deze gedeelten verplaatst worden naarmate de vervaldatum nadert. Zij zullen van middernacht tot 01.00 uur, wanneer deze automatiseringen uw Mijn Taken bijwerken, van uw Recent toegewezen rubriek, of van een andere rubriek, rechtstreeks naar die rubriek gaan.

 

Neem deel aan onze virtuele training  Persoonlijke productiviteit om meer te weten te komen over het effectief beheren van uw taken in Asana. Registreer nu

Apps in Mijn taken

De mogelijkheid om je meest gebruikte apps te integreren, beperkt zich niet tot projecten. Je kunt apps toevoegen aan Mijn taken om ze te integreren met de tools die je team het meest gebruikt.

Om een app toe te voegen aan Mijn taken, klik je op de knop Aanpassen in de rechterbovenhoek van je Mijn taken-pagina en kies je een app uit de lijst. Het veld van de app zal verschijnen in elk van de taken in je Mijn taken zodat je de app naadloos kunt integreren in je workflow.

Lijst-, bord en agendaweergave

Net als bij projecten kunt u de weergave wisselen tussen de lijstweergave, de bordweergave en de agendaweergave. Afhankelijk van de secties die u gebruikt, kunt u de ene weergave verkiezen boven de andere.

Sorteren en filteren

U kunt uw Mijn taken sorteren op startdatum, gemaakt op, laatst gewijzigd op, likes of alfabetisch, u kunt ook groeperen op vervaldatumprojectgemaakt door en aangepaste secties. Als u in de lijstweergave Sorteren of Groeperen op gebruikt, blijven uw taken per sectie gegroepeerd en worden de taken binnen die secties gesorteerd. In de bordweergave veranderen of verdwijnen de secties nooit en worden de taken altijd binnen de secties gesorteerd.

 

Aanpassen

U kunt uw Mijn Taken aanpassen door:

  • De weergave van een bepaald veld in- of uit te schakelen
  • De velden opnieuw te ordenen
  • De grootte van de kolommen van de velden wijzigen

Volledig, Onvolledig, en Alles bekijken

U kunt dit menu gebruiken om alleen onvoltooide taken, alleen voltooide taken, of alle aan u toegewezen taken te tonen. Als je alleen voltooide taken wilt zien, kun je aangeven dat je taken wilt zien die vandaag, gisteren of in de afgelopen één, twee of drie weken voltooid werden.

Taken maken vanuit Mijn Taken

Alle nieuwe taken die je in Mijn Taken maakt, worden automatisch aan jou toegewezen en zijn privé voor jouVoeg ze toe aan projecten om ze zichtbaar te maken voor de rest van uw team.

Alle taken die door iemand anders in je Mijn taken-lijst zijn gemaakt, worden automatisch aan jou toegewezen en zijn privé voor jou en alle medewerkers (b.v. de persoon die ze gemaakt heeft).

Sla indeling op als standaard

Mijn Taken zal automatisch uw voorkeuren voor SorterenFilteren en Weergeven opslaan voor de volgende keer.

Merk op dat projectweergaven niet automatisch opgeslagen worden. Lees het artikel in de handleiding hier om te leren hoe je je projectweergave kunt opslaan.

Bekijk al uw taken in alle ruimtes waartoe u behoort

Om uw Mijn Taken-lijst te zien in elke ruimte waartoe u behoort (werkruimten en organisaties), moet u tussen deze ruimtes wisselen in de bovenste balk.

Maar misschien wilt u deze integratie van derden gebruiken. Met Taco kunt u al uw taken in één lijst bekijken, in workspaces en organisaties.

Ons Ondersteuningsteam kan echter geen hulp bieden voor tools van derden, aangezien die niet door Asana ontwikkeld zijn.

Slepen en neerzetten

Je kunt de volgorde van je Mijn taken-lijst op elk moment wijzigen door taken te verslepen, op voorwaarde dat je takenlijst niet op vervaldatum gesorteerd is.

7-daagse agendaweergave

Bekijk je Mijn taken-agenda om belangrijke deadlines en aankomende taken bij te houden. Met de 7-daagse agendaweergave kun je de volgorde van de taken die elke dag vervallen aanpassen, zodat de taken met de hoogste prioriteit bovenaan staan.

In de 7-daagse agendaweergave Mijn taken kunt u:

  • Selecteer Weekweergave om meerdaagse taken in en uit te schakelen om te voorkomen dat langlopende taken je wekelijkse planning overbelasten. Hier kunt u ook uw kalender per maandweergave bestellen en weekenden weergeven of verbergen
  • U kunt ook uw agendaweergave organiseren om alle taken, onvolledige taken of voltooide taken weer te geven door op de knop Taak op uw werkbalk te klikken
  • Door taken te slepen en neer te zetten, kun je de volgorde van de taken die elke dag vervallen aanpassen, zodat de taken met de hoogste prioriteit bovenaan staan
  • Klik op de knop Ongepland om ongeplande taken (taken zonder vervaldatum) weer te geven. Hiermee heb je ook toegang tot een minikalender, zodat je snel naar specifieke datums kunt springen. U kunt taken uit de zijbalk Ongepland naar de weekweergave slepen om taken voor specifieke dagen te plannen. De knop Ongepland is alleen zichtbaar in de weekweergave.

 

Wekelijkse focus

weekly focus

Begin bewuster aan je werkweek door een focus voor de week in te stellen. Leg je topprioriteit voor de week vast en zie deze afgebeeld op de mobiele en webversie. Omdat deze focus te zien blijft op alle platforms, leidt het instellen van een focus tot betere planning, acties en resultaten.

Op maandagochtend worden gebruikers van de mobiele versie gevraagd een wekelijkse focus in te stellen. De wekelijkse focus die je in de mobiele versie instelt, verschijnt ook op de desktop- en webversies van Asana, maar is daar niet te bewerken. Je wekelijkse focus verschijnt tijdens de week bovenaan je Mijn taken en geeft richting aan je planning.

Lidmaatschap Mijn taken

Met het Lidmaatschap Mijn taken kun je toegang vragen en krijgen om de Mijn taken van iemand anders te beheren. Je kunt ook toegang verlenen om geselecteerde personen toe te staan je eigen Mijn taken te beheren.

Dit is handig voor workflows waarin u de lijst Mijn Taken van een andere persoon moet sorteren, ordenen of rubrieken moet maken, of waarin u wilt dat geselecteerde personen dit voor u doen.

Als u nu de Mijn Taken van een andere gebruiker bezoekt, zult u zien dat, tenzij die gebruiker u uitdrukkelijk toegang heeft verleend:

  • Een lijst van hun taken
  • Mogelijkheid om de sorteervolgorde te veranderen (voor uzelf, heeft geen invloed op de eigenaar van de Mijn Taken)
  • Mogelijkheid om te filteren (nogmaals, dit heeft alleen gevolgen voor u als kijker)
  • U zult geen taken meer kunnen herschikken, secties zien, of secties aanmaken

Voordat u toegang krijgt, kunt u alleen sorteren op Vervaldatum en Project en nadat u toegang hebt gekregen, kunt u ook sorteren op Geen en Vind ik leuk.

Als je toegang krijgt tot de Mijn taken van iemand anders, heeft dat geen invloed op de privacy van de taken. Als je bijvoorbeeld een taak niet kon zien vóór je toegang kreeg, zal je die taak nog steeds niet kunnen zien nadat je toegang hebt gekregen.

Toegang tot de lijstweergave Mijn taken van een ander lid

Toegang tot de lijstweergave Mijn taken van een ander lid:

  1. Zoek op naam in de zoekbalk
  2. Scroll naar beneden en klik op hun profiel onder Mensen
  3. Een lijst van hun taken zal dan voor u zichtbaar zijn

 

Toegang vragen tot de Mijn Taken van een ander lid

Om toegang te vragen tot de Mijn Taken van een ander lid, gaat u naar de lijstweergave Mijn Taken, klikt u op de vervolgkeuzelijst en selecteert u Toegang tot beheer vragen.

Het aanvragen van toegang creëert een taak voor de aangezochte persoon.

Toegang verlenen tot uw Mijn Taken via de knop Delen

Klik op de knop Delen.

Typ de naam van het lid in en klik op Uitnodigen

Het verlenen van toegang creëert een inbox-notificatie voor de persoon aan wie toegang is verleend.

Verhoog je productiviteit met een uitdaging van 20 dagen

Wilt u slimmer werken, niet harder? Onze 20 dagelijkse tips kunnen u helpen om slimmer en effectiever te werken. Focus elke dag op één uitdaging en beweeg naar een productievere manier van werken. Ga hier de uitdaging aan.

Aangepaste velden in Mijn taken

Aangepaste velden zijn nu beschikbaar in Mijn Taken. Met aangepaste velden kun je aanvullende gegevens toevoegen aan taken in je Asana-projecten, en nu kun je ook profiteren van deze functie in Mijn taken.

Maak een aangepast veld in Mijn taken op dezelfde manier als u een veld aan een project zou toevoegen. Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek van je Mijn taken-pagina en vervolgens op + Aangepast veld toevoegen.

Een opmerking over privacy van aangepaste velden: als u een aangepast veld Mijn taken toevoegt aan de veldbibliotheek van de organisatie, worden het aangepaste veld en de waarden ervan zichtbaar gemaakt voor iedereen in de organisatie.

 

Aangepaste velden die in uw Mijn taken zijn gemaakt, zijn privé voor uw Mijn taken, tenzij u ze opzettelijk toevoegt aan de veldbibliotheek van de organisatie.

Als u het aangepaste veld niet toevoegt aan de veldenbibliotheek van de organisatie, kunnen het aangepaste veld en de waarden ervan niet worden gezien door een andere gebruiker, zelfs als deze een taakmedewerker of de verantwoordelijke is.

Het toevoegen van een aangepast veld Mijn taken aan de veldbibliotheek van de organisatie maakt het aangepaste veld en de waarden ervan zichtbaar voor iedereen in de organisatie.

Tijdregistratie in Mijn taken

Asana 's eigen tijdregistratiefunctie wordt ondersteund in zowel projecten als Mijn taken. Met deze functie kun je schatten hoeveel tijd er benodigd is om een taak te voltooien en vastleggen hoeveel tijd er werkelijk aan een taak wordt besteed.

Tijdregistratie is beschikbaar voor Asana Business- en Enterprise-klanten.