Overzicht
Regels vormen een belangrijk deel van veel workflows en hetzelfde geldt voor integraties. Je kunt nu een regel gebruiken om de favoriete tools van je team te integreren in je werk in Asana en de regels automatisch het zware werk laten doen. Je kunt specifieke triggers instellen in je Asana-projecten en erop vertrouwen dat regels je workflow automatiseren wanneer aan de door jou gekozen criteria wordt voldaan.
Met een Slack + Asana-regelintegratie kun je bijvoorbeeld een bericht naar een teamgenoot in Slack sturen en als trigger de voltooiing van een taak gebruiken.
Regels zijn beschikbaar met Asana Premium, Business en Enterprise, evenals regelintegraties.
Een regel maken
Hieronder staat een voorbeeld van hoe je in je Asana project een regel maakt door een trigger, een actie en een regelnaam te selecteren.
Voor meer informatie over regels en hoe je ze kunt gebruiken om je dagelijkse werk te automatiseren, ga je naar ons artikel regels in het Asana Helpcentrum.
Gmail
Gebruik regels om een e-mail van je Gmail-account naar de door jou gekozen ontvanger te sturen wanneer aan bepaalde parameters is voldaan - allemaal vooraf door jou bepaald. Kies uit vele triggers, zoals wanneer een taak niet meer geblokkeerd is of een vervaldatum nadert, en laat regels automatisch een e-mail sturen met een aangepast bericht.
Stappen om regelsintegratie te configureren
- Klik in je project op Aanpassen in de rechterbovenhoek en selecteer Regel toevoegen uit de lijst
- Selecteer in Regel toevoegen een trigger zoals Goedkeuring voltooid.
- Selecteer op het tabblad Acties E-mail verzenden.
- Vul in het Aan-veld het e-mailadres van de ontvanger in.
- Vul een Reply to email adres in
- Voer in het veld Onderwerp de onderwerpregel van de e-mail in.
- Schrijf de inhoud van de e-mail in het veld Schrijf een bericht
In dit voorbeeld wordt, als de taak is goedgekeurd, de regel geactiveerd en de actie ondernomen; er wordt een e-mail gestuurd vanaf jouw e-mailadres en je wordt automatisch Bcc in de e-mail. De link naar de taak wordt ook in de e-mail opgenomen.
Twilio
Om naadloos met je klanten of medewerkers te communiceren, vertrouw je op regels om via Twilio een sms te versturen, op basis van triggers en combinaties die je vooraf kunt instellen.
Stappen om regelsintegratie te configureren
- Klik in je project op Aanpassen in de rechterbovenhoek en selecteer Regel toevoegen uit de lijst
- Selecteer in Regel toevoegen een trigger zoals de aangepaste veldwaarde die wordt veranderd in Hoog
- Op het tabblad Acties selecteer je SMS-bericht sturen.
- Selecteer Verbinden met Twilio. Je wordt gevraagd je Twilio Account SID en Auth Token op te geven. Je kunt dit vinden door in te loggen op je Twilio-account en Account te selecteren; je token staat dan onder Auth tokens.
- Na het verbinden van je account voer je je Twilio-telefoonnummer in
- Voer het telefoonnummer van de ontvanger in het veld Verstuur naar in.
- Schrijf de inhoud van het bericht in het Schrijf een bericht-veld
In dit voorbeeld wordt, wanneer de aangepaste veldwaarde Urgentie is ingesteld op Hoog, de regel geactiveerd en de actie uitgevoerd; er wordt een SMS-bericht gestuurd naar de gekozen ontvanger.
PagerDuty
Vertrouw op regels om je incident response team via PagerDuty op de hoogte te stellen wanneer een taak aandacht nodig heeft. Door je gekozen triggers kan Asana integreren met PagerDuty en automatisch incidenten aanmaken met context van de taak, ongeacht het tijdstip van de dag of nacht.
Stappen om regelsintegratie te configureren
- Klik in uw project op Aanpassen in de rechterbovenhoek en selecteer Regel toevoegen uit de lijst
- Selecteer in Regel toevoegen een trigger zoals de aangepaste veldwaarde die wordt veranderd in Hoog
- Selecteer op het tabblad Acties de optie Incident aanmaken.
- Voer in het veld Titel een titel voor het incident in
- Kies een dienst uit het veld Dienst
- Selecteer de urgentie in het Urgentie-veld
- Voer een Incedent-beschrijving in.
In dit voorbeeld, wanneer de aangepaste veldwaarde Urgentie is ingesteld op Hoog, wordt de regel getriggerd en de actie ondernomen; een Pagerduty-incident wordt aangemaakt. De e-mail van de maker van de taak en de taaklink worden automatisch gedeeld in de beschrijving van het incident.
Google Agenda
Met Asana-regels kunnen teams overgaan van het handmatig plannen van vergaderingen tot het automatisch maken van een vergadering met projectmedewerkers wanneer een taak een bepaalde fase bereikt. Teams kunnen deze regel bijvoorbeeld gebruiken om het maken van een evenement in een teamagenda te triggeren wanneer een taak naar een sectie 'Gepland' wordt verplaatst. Teams kunnen dit ook gebruiken voor terugkerende taakscenario 's: u kunt een terugkerende taak "Agenda verzenden voor vergadering" hebben die een uitnodiging voor een evenement verzendt wanneer de taak is voltooid.
Stappen om regelsintegratie te configureren
- Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
- Selecteer Google Agenda in de linkse kolom
- Selecteer ofwel een vooringestelde regel of klik op Aangepaste regel maken
- Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om aan de slag te gaan
- Authenticeren door op Verbinden met Google Agenda-regels te klikken
- Meld je aan met je Google-account en klik op Toestaan
- Vul de velden in voor het Google Agenda-evenement
- Nodig optioneel medewerkers aan de taak uit als gasten van de gebeurtenis
Dropbox
Met Asana-regels kunnen teams automatisch taakbijlagen uploaden naar een specifieke Dropbox-map om delen, opslag en samenwerking te stroomlijnen. Teams kunnen ofwel bestanden handmatig overzetten of triggers kiezen die automatisch en veilig taakbijlagen uploaden naar Dropbox voor eenvoudige referentie.
Teams kunnen Asana bijvoorbeeld gebruiken om aan goedkeuringen van activa te werken en, na goedkeuring, de taakbijlage automatisch naar een specifieke Dropbox-map uploaden om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke activa naar de juiste locatie worden geüpload.
Overwegingen bij het gebruik van deze integratie:
- Regels die worden geactiveerd voor taken met meer dan 10 bijlagen, uploaden alleen de meest recente 10 bijlagen.
- Bestandsuploads waarbij het bestand dezelfde naam heeft als een bestaand bestand in de bijbehorende Dropbox-map, worden automatisch hernoemd en met succes geüpload.
Stappen om regelsintegratie te configureren
- Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
- Selecteer Dropbox in de linkse kolom
- U kunt een vooringestelde regel selecteren of op Aangepaste regel maken klikken
- Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om aan de slag te gaan
- Verifieer door op Verbinden met Dropbox-regels te klikken en de stappen te volgen
- Voeg de Dropbox-map-URL toe die is gevonden in de web-app
Box
Gebruik Asana-regels om het proces van het uploaden van inhoud naar Box te automatiseren wanneer bepaalde acties in Asana plaatsvinden. Teams kunnen tijd besparen door triggers in te stellen die automatisch bijlagen van uw Asana-taken naar Box overbrengen.
Bijvoorbeeld, ontwerpteams die aan activa werken, kunnen een regel aanmaken om de bijlage naar Box te uploaden zodra de taak naar de sectie 'Definitief goedgekeurde activa' gaat.
Overwegingen bij het gebruik van deze integratie:
- Regels die worden geactiveerd voor taken die meer dan 10 bijlagen hebben, uploaden alleen de meest recente 10 bijlagen.
- Poging tot uploaden van bestanden met dezelfde naam als een bestaand bestand in de Box-map zal resulteren in een fout in de regel. Om deze fout op te lossen, wijzigt u de naam van het bestaande bestand, bewerkt u de regel, slaat u deze opnieuw op en activeert u de uploadactie opnieuw.
Stappen om regelsintegratie te configureren
- Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
- Selecteer Box in de linkse kolom
- U kunt een vooringestelde regel selecteren of op Aangepaste regel maken klikken
- Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om aan de slag te gaan
- Verifieer door op Verbinden met Box-regels te klikken en de stappen te volgen
- Voeg de Box-map-URL toe die is gevonden in de web-app
Microsoft OneDrive
Met Asana-regels kunnen teams automatisch taakbijlagen uploaden naar een opgegeven OneDrive-map om delen, opslag en samenwerking te stroomlijnen en tegelijkertijd handmatig werk te verminderen.
Teams kunnen Asana bijvoorbeeld gebruiken om aan goedkeuringen van activa te werken en, na goedkeuring, de taakbijlage automatisch uploaden naar een opgegeven OneDrive-map om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke activa naar de juiste locatie worden geüpload.
Houd er rekening mee dat deze integratie werkt met OneDrive, niet met Sharepoint.
Overwegingen bij het gebruik van deze integratie:
- Regels die worden geactiveerd voor taken die meer dan 10 bijlagen hebben, uploaden alleen de meest recente 10 bijlagen.
- Bestanden die zijn geüpload als er een bestaand bestand met dezelfde naam in de OneDrive-map staat, vervangen het bestaande bestand. Als dit niet de bedoeling is, zorg er dan voor dat bestanden verschillende namen hebben.
Stappen om regelsintegratie te configureren
- Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan u de integratie wilt toevoegen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
- Selecteer OneDrive in de linkse kolom
- U kunt een vooringestelde regel selecteren of op Aangepaste regel maken klikken
- Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om aan de slag te gaan
- Verifieer door op Verbinden met OneDrive-regels te klikken en de stappen te volgen
- Voeg de URL van de OneDrive-map toe die in de web-app is gevonden, en het pad. Het pad kunt u vinden in Meer details van de OneDrive-map. Mijn bestanden moeten worden uitgesloten van het pad.
Hubspot
Met de HubSpot + Asana-integratie kunnen teams belangrijke context bijhouden van deals en marketingcampagnes in apps. Houd de campagneprestaties bij en werk samen met teams op één locatie, zonder te hoeven omschakelen tussen tools.
Voeg eenvoudig details van HubSpot-deals rechtstreeks toe aan een Asana-taak, om relevante informatie zoals het bedrag van de deal en de eigenaar van de deal bij te houden.
Voeg snel uw gekozen campagne toe vanuit HubSpot door op het HubSpot-veld te klikken in uw taakweergave. Voeg campagnes toe die relevant zijn voor de taken die u in Asana volgt, zodat u nauwkeurige HubSpot-campagnestatussen en -statistieken kunt bekijken terwijl u aan Asana-taken werkt
Zo voeg je een HubSpot-deal of marketingcampagne toe aan een Asana-taak:
- Log in op Asana en zoek het project waar u de HubSpot-widget wilt inschakelen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek
- Scroll naar beneden naar de Apps-sectie, select dan + app toevoegen
- Hubspot selecteren
- Klik op Toevoegen aan project en volg de stappen om HubSpot met Asana te verbinden
- Koppel een deal of een marketingcampagne aan een taak door te klikken op de knop HubSpot-deal of marketing-e-mail toevoegen onder het HubSpot-veld bovenaan het deelvenster met taakdetails
- Voer de URL in voor uw relevante HubSpot-deal of e-mail
- Bijgevoegde HubSpot-gegevens verschijnen als een widget in het taakvenster
Opmerking: deze integratie is al in Asana ingebouwd, maar u moet zich aanmelden voor een HubSpot-account om aan de slag te gaan.
De HubSpot-widget is beschikbaar met een Asana Premium-, Business- of Enterprise-abonnement.
Notion
Met de Notion + Asana-integratie kunnen teams het werk stroomlijnen door automatisch Notion-pagina 's in Asana aan te maken en Notion-pagina' s aan Asana-taken toe te voegen. In plaats van handmatig Notion-pagina 's aan te maken en die te koppelen aan relevante Asana-taken, kun je automatisering gebruiken om een Notion-pagina aan te maken wanneer bepaalde acties in Asana plaatsvinden, zoals wanneer een taak naar een sectie wordt verplaatst.
Bijvoorbeeld, teams die onderzoeksinterviews afnemen in Asana-taken kunnen automatisch een Notion-pagina aanmaken om notities te maken wanneer de taak naar de sectie 'Interview gepland' gaat. Je kunt ook bestaande Notion-pagina 's koppelen aan een Asana-taak, zodat medewerkers relevante context van de pagina kunnen zien, waardoor samenwerking tussen meerdere apps wordt gestroomlijnd. De integratie van Notion met Asana stelt u ook in staat om de status van Asana-projecten en -taken te bekijken als voorbeeld van links in Notion.
Stappen om regelsintegratie te configureren
- Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
- Selecteer Notion in de linkse kolom
- U kunt een vooringestelde regel selecteren of op Aangepaste regel maken klikken
- Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om aan de slag te gaan
- Authenticeer door op Verbinden met Notion te klikken en de stappen te volgen
- Klik op Pagina 's selecteren om Asana-toegang toe te staan
- Selecteer de pagina 's waartoe u Asana toegang wilt geven en klik op Toegang toestaan.
- Plak de URL van de bovenliggende pagina of database
- Klik op Regel aanmaken.
Notion
Ga als volgt te werk om een bestaande Notion-pagina als widget aan een Asana-taak toe te voegen:
- Log in op Asana en zoek het project waar u de Notion-widget wilt inschakelen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek
- Scroll naar beneden naar de Apps-sectie, select dan + app toevoegen
- Notion-widget selecteren
- Navigeer naar een Asana-taak
- Koppel een bestaande Notion-pagina aan een taak door te klikken op de knop Notion-pagina toevoegen onder het Notion-veld bovenaan het deelvenster met taakdetails
- Voer de URL in voor uw relevante Notion-pagina
- Bijgevoegde notiegegevens verschijnen als een widget in het taakvenster, inclusief eigenaar, reacties en de laatste wijzigingsdatum
Opmerking: deze integratie is al in Asana ingebouwd, maar u moet zich registreren voor een Notion-account om aan de slag te gaan.
De Notion widget is beschikbaar zonder een betaald Asana-abonnement.
MailChimp
Met de Mailchimp + Asana-integratie kunnen teams belangrijke campagnedetails en rapportagecijfers monitoren vanuit Mailchimp in Asana-taken.
Zo kunnen teams die e-mailcampagnes plannen in Asana bijvoorbeeld ook een Mailchimpcampagnewidget toevoegen aan een volgtaak om de campagneprestaties te monitoren. Je kunt ook regels gebruiken om het toevoegen van campagnecijfers als reactie op een gekoppelde taak te triggeren, zodat taakmedewerkers op de hoogte worden gebracht van de status van de campagne.
Stappen om regelsintegratie te configureren
- Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
- Selecteer Mailchimp in de linkse kolom
- U kunt een vooringestelde regel selecteren of op Aangepaste regel maken klikken
- Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om aan de slag te gaan
- Log in op Asana en zoek het project waar u de Mailchimp-widget wilt inschakelen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek
- Scroll naar beneden naar de Apps-sectie, select dan + app toevoegen
- MailChimp selecteren
- Klik op Toevoegen aan project en volg de stappen om Mailchimp met Asana te verbinden
Zo voeg je een bestaande Mailchimp-campagne als widget toe aan een Asana-taak:
- Log in op Asana en zoek het project waar u de Mailchimp-widget wilt inschakelen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek
- Scroll naar beneden naar de Apps-sectie, select dan + app toevoegen
- MailChimp selecteren
- Klik op Toevoegen aan project en volg de stappen om Mailchimp met Asana te verbinden
- Koppel een bestaande Mailchimp-pagina aan een taak door te klikken op de knop Mailchimp-campagne toevoegen onder het Mailchimp-veld bovenaan het deelvenster met taakdetails
- Voer de URL in voor uw relevante Mailchimp-pagina
- Bijgevoegde Mailchimp-gegevens verschijnen als een widget in het taakvenster, inclusief eigenaar, reacties en de laatste wijzigingsdatum
Opmerking: deze integratie is al in Asana ingebouwd, maar u moet zich registreren voor een Mailchimp-account om aan de slag te gaan.
De Mailchimp-widget is beschikbaar met een Asana Premium-, Business- of Enterprise-abonnement.
Freshdesk
Met de Freshdesk + Asana-integratie kunnen teams tickets voor klantondersteuning en hun status bijhouden door apps met elkaar te verbinden. In plaats van afzonderlijke tools te moeten raadplegen voor de informatie die nodig is om problemen van klanten op te lossen, kunnen teams nauwkeurige Freshdesk-ticketgegevens in Asana bekijken, terwijl ze aan de gerelateerde taken werken.
Zo kunnen teams die tickets voor klantondersteuning in Asana hebben bijgehouden, een Freshdesk-ticket aan een taak toevoegen om in één oogopslag de status, de eigenaar van het ticket en de datum van de ticketaanvraag te controleren.
Zo voegt u een Freshdesk-klantenserviceticket toe aan een Asana-taak:
- Log in op Asana en zoek het project waar u de Freshdesk-widget wilt inschakelen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek
- Scroll naar beneden naar de Apps-sectie, select dan + app toevoegen
- Freshdesk selecteren
- Klik op Toevoegen aan project en volg de stappen om Freshdesk met Asana te verbinden
- Navigeer naar een Asana-taak in het project
- Koppel een klantenserviceticket aan een taak door te klikken op de knop Freshdesk-ticket toevoegen in het Freshdesk-veld bovenaan het deelvenster met taakdetails
- Voer de URL in voor het relevante Freshdesk-ticket
- Bijgevoegde Freshdesk-ticketgegevens verschijnen als een widget in het taakvenster
Opmerking: deze integratie is al in Asana ingebouwd, maar u moet zich aanmelden voor een Freshdesk-account om aan de slag te gaan.
Intercom
Met de Intercom + Asana-integratie kunnen teams Intercom-gesprekken en hun status bijhouden in Asana. In plaats van aparte tools te moeten raadplegen voor de informatie die nodig is om klantproblemen op te lossen, kunnen teams de details van Intercom-gesprekken rechtstreeks in Asana bekijken.
Zo kunnen bijvoorbeeld ondersteuningsteams die feedback van klanten in Asana hebben bijgehouden, een Intercom-gesprek aan een taak toevoegen om in één oogopslag de status, eigenaar en aanvraagdatums te controleren.
Zo voeg je een Intercom-klantenserviceticket toe aan een Asana-taak:
- Log in op Asana en zoek het project waar u de intercomwidget wilt inschakelen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek
- Scroll naar beneden naar de Apps-sectie, select dan + app toevoegen
- Intercom selecteren
- Klik op Toevoegen aan project en volg de stappen om Intercom met Asana te verbinden
- Navigeer naar een Asana-taak binnen het project
- Koppel een klantenserviceticket aan de taak door te klikken op de knop Intercom-ticket toevoegen in het Intercom-veld bovenaan het deelvenster met taakdetails
- Voer de URL in voor het relevante intercomticket
- Bijgevoegde Intercom-ticketgegevens verschijnen als een widget in het taakvenster
Opmerking: deze integratie is al in Asana ingebouwd, maar u moet zich registreren voor een Intercom-account om aan de slag te gaan.
Bynder
Met de Bynder + Asana-integratie kunnen teams Bynder-items toevoegen aan Asana-taken, zodat medewerkers gerelateerd werk kunnen bijhouden. In plaats van het herhaaldelijk kopiëren en plakken van links tussen tools, kun je Asana en Bynder verbinden voor een naadloze zichtbaarheid en samenwerking.
Teams kunnen bijvoorbeeld samenwerken aan goedkeuringen van campagne-items in Asana en, na goedkeuring, het Bynder-item als een widget aan de Asana-taak toevoegen. Dit maakt het gemakkelijk voor medewerkers om de naam van het item te zien, alsook de laatst gewijzigde datum en de publieke of private status, en het pad naar de itemlink te volgen, allemaal vanaf één locatie in Asana.
Hier leest u hoe u een Bynder-item kunt toevoegen aan een Asana-taak:
- Log in op Asana en zoek het project waar u de Bynder-widget wilt inschakelen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek
- Scroll naar beneden naar de Apps-sectie, select dan + app toevoegen
- Bynder selecteren
- Klik op Toevoegen aan project en volg de stappen om Bynder met Asana te verbinden
- Navigeer naar een Asana-taak in het project
- Koppel een digitaal activum aan de taak door te klikken op de knop Bynder-item toevoegen in het Bynder-veld bovenaan het deelvenster met taakdetails
- Voer de URL in voor het relevante Bynder-asset
- Bijgevoegde Bynder-activumgegevens verschijnen als een widget in het taakvenster
Opmerking: deze integratie is al in Asana ingebouwd, maar u moet zich registreren voor een Bynder-account om aan de slag te gaan.
DocuSign
Met de DocuSign + Asana-integratie kunnen teams DocuSign-enveloppen bijhouden door ze toe te voegen aan Asana-taken. In plaats van dat ze afzonderlijke tools moeten controleren om de status van een envelop te zien, kunnen teams nauwkeurige details over de envelop in Asana bekijken.
Teams die Asana gebruiken voor hun contractgoedkeuringsproces kunnen bijvoorbeeld een DocuSign-envelop toevoegen aan een Asana-taak om de status, afzender, ontvangers en datum van aflevering te monitoren.
Hier leest u hoe u een DocuSign-envelop toevoegt aan een Asana-taak:
- Log in op Asana en zoek het project waar u de DocuSign-widget wilt inschakelen.
- Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek
- Scroll naar beneden naar de Apps-sectie, select dan + app toevoegen
- DocuSign selecteren
- Klik op Toevoegen aan project en volg de stappen om DocuSign met Asana te verbinden
- Navigeer naar een Asana-taak
- Koppel een envelop aan een taak door te klikken op de knop DocuSign-envelop toevoegen in het DocuSign-veld bovenaan het deelvenster met taakdetails
- Voer de URL in voor uw relevante DocuSign-envelop
- Bijgevoegde DocuSign-envelopgegevens verschijnen als een widget in het taakvenster
Opmerking: deze integratie is al in Asana ingebouwd, maar u moet zich registreren voor een DocuSign-account om aan de slag te gaan.