Asana-accounts zijn gratis en gekoppeld aan individuen; Asana-accounts verlenen toegang tot gedeelde werkruimtes en organisaties om samen te werken met andere Asana-gebruikers.
Met een enkel Asana-account kun je meerdere werkruimten en organisaties aanmaken of er lid van worden om samen te werken met verschillende groepen van Asana-gebruikers; deze werkruimten en organisaties waartoe je behoort zijn hun eigen afzonderlijke entiteiten, elk met hun eigen unieke verzameling mensen, projecten, en taken.
Omdat elke werkruimte en organisatie hun eigen aparte entiteiten zijn, kunnen je collega 's de andere werkruimtes of organisaties waartoe jij behoort niet zien, en jij kunt evenmin de andere werkruimtes en organisaties zien waartoe je collega' s kunnen behoren. Leer hier meer over privacy tussen deze ruimtes.
Wat is een organisatie?
Organisaties verbinden alle werknemers van uw bedrijf die Asana gebruiken in een enkele ruimte, op basis van een gedeeld bedrijfse-maildomein.
Binnen de organisatie kunnen u en uw collega 's zich opsplitsen in teams om samen te werken aan uw projecten en taken.
Als jij of je bedrijf geen uniek, gedeeld e-maildomein hebben, kan je samenwerken in een werkruimte.
Mensen in je organisatie
Er zijn verschillende soorten mensen in organisaties: organisatieleden, organisatiegasten en leden met beperkte toegang. Interne medewerkers zijn leden in je organisatie en externe medewerkers zijn gasten in je organisatie.
Bijvoorbeeld, michael@yourco.com is een lid van de organisatie yourco.com, terwijl iedereen met een ander e-mailadres (zoals @gmail.com of @ anotherco.com) een gast is van de organisatie yourco.com.
Je kan een organisatielid niet omzetten in een gast. Lidmaatschap in een organisatie wordt automatisch bepaald door het e-mailadres van de persoon.
Organisatieleden
Organisatielidmaatschap is gebaseerd op het domein geassocieerd met je e-mailadres. Om lid te worden van een organisatie, moet je een e-mailadres hebben van een van de goedgekeurde e-maildomeinen van je organisatie.
Mensen die zich aanmelden bij Asana met een e-mailadres van een van de goedgekeurde e-maildomeinen van je organisatie, worden automatisch leden van je organisatie.
Een organisatielid kan:
- Nieuwe teams maken
- Een volledige lijst van teams bekijken waarvoor ze een aanvraag kunnen indienen binnen de organisatie
- Bekijk namen en e-mailadressen van andere leden en gasten in de organisatie via hun teaminstellingen. Beheerders van Premium-organisaties kunnen ook een volledige lijst van organisatieleden en gasten zien via hun organisatie-instellingen.
- Krijg toegang tot projecten en taken die voor de organisatie openbaar zijn gemaakt
Leden die automatisch lid zijn geworden van je organisatie zullen moeten vragen om lid te worden of moeten uitgenodigd worden voor een van je teams om met je samen te werken aan projecten en taken die je niet expliciet als openbaar hebt ingesteld. Lees hier meer.
Organisatiegasten
U kunt samenwerken met cliënten, aannemers, klanten of iedereen die geen e-mailadres heeft bij een goedgekeurd e-maildomein van de organisatie (b.v. @gmail of @yahoo.com). Deze mensen worden organisatiegasten. Gasten hebben beperkte toegang in je organisatie en kunnen alleen zien wat expliciet met hen gedeeld wordt.
Een organisatiegast kan alleen lid worden van teams door uitgenodigd te worden. Ze kunnen geen extra teams maken, bekijken, of een verzoek indienen om lid te worden.
Organisatiegasten kunnen andere gasten uitnodigen voor je organisatie door projecten en taken te delen waartoe zij toegang hebben gekregen.
Leden en gasten identificeren
Gasten hebben een wereldbolpictogram naast hun naam in de titel of ledenlijst.
Leden met beperkte toegang
Elk team heeft zijn eigen leden en projecten. Wie geen toegang heeft tot alle projecten binnen je team, verschijnt als leden met beperkte toegang in het tabblad leden van je teaminstellingen.
Leden met beperkte toegang kunnen projecten en taken zien waaraan ze zijn toegevoegd, maar geen gesprekken of andere projecten in het team.
Leden met beperkte toegang moeten worden opgenomen in je abonnement als je beslist om een team te upgraden in je organisatie naar Asana-Premium.
Lid worden van een bestaande organisatie
Er zijn twee manieren om lid te worden van een organisatie die iemand anders in je bedrijf gemaakt heeft:
- Registreren voor Asana met uw bedrijfse-mailadres. Je wordt dan automatisch lid van de organisatie.
- Vraag iemand in de bestaande organisatie om u uit te nodigen voor een team.
- Als u Asana al gebruikt met een ander e-mailadres, voeg dan uw bedrijfse-mailadres toe aan uw Asana-account en u wordt automatisch lid van de organisatie.
Maak een organisatie
Maak een organisatie aan in Asana op één van de volgende manieren. Sommige gebruikers moeten contact met ons opnemen voor ondersteuning via de optie Contact opnemen.
Het creëren van een organisatie zal invloed hebben op iedereen in Asana die een e-mailadres gebruikt dat overeenkomt met het e-maildomein van uw bedrijf.
Wees de eerste van uw bedrijf om in te schrijven
Registreer voor een nieuwe Asana-account met het e-mailadres van uw bedrijf, en wij maken automatisch een organisatie voor u aan. Dit is gebaseerd op uw e-maildomeinnaam.
In sommige gevallen kunt u zich op deze manier aanmelden en uiteindelijk een werkruimte maken in plaats van een organisatie. Als dit gebeurt, kunt u uw werkruimte omzetten naar een organisatie.
Extra organisaties aanmaken
Het is mogelijk om meer dan één organisatie te maken en er lid van te worden met één account. Als u een extra bedrijfs-e-mailadres hebt, voegt u uw e-mailadres toe aan uw account en volgt u deze stappen om een nieuwe organisatie te maken.
Elke organisatie moet verbonden zijn met een uniek e-maildomein. Alleen degenen die het e-maildomein van uw bedrijf aan hun Asana-account gekoppeld hebben, worden lid van de organisatie.
Voeg het e-maildomein van je organisatie toe of wijzig
Als u een goedgekeurd e-maildomein voor uw organisatie wilt toevoegen (bijvoorbeeld als uw bedrijf van acme.com naar acmestaff.com overstapt), voeg dan uw nieuwe e-mailadres toe aan uw Asana-account voordat u contact opneemt met ons ondersteuningsteam.
Eerst voegt u uw nieuwe bedrijfse-mailadres toe aan uw account en gebruikt u dit ondersteuningsformulier zodat wij u kunnen helpen de overeenkomstige veranderingen in uw organisatie aan te brengen.
De meeste aanvragen worden binnen 3 werkdagen verwerkt. Een lid van ons team zal contact met u opnemen zodra uw organisatie is bijgewerkt of als wij meer informatie nodig hebben.
Neem contact met ons op zodra u weet dat u van e-maildomein gaat veranderen. Het is het gemakkelijkst om te veranderen terwijl uw oude en nieuwe email domeinen tegelijk actief zijn.
Mensen uitnodigen voor je organisatie
Je kunt iemand toevoegen aan je organisatie door hem uit te nodigen voor een van je teams.
Deelbare uitnodigingslinks
Deelbare uitnodigingslinks maken het gemakkelijk om veel mensen uit te nodigen voor een team of project. Gebruikers kunnen de link via allerlei kanalen delen (via e-mail, Slack, tekst, enz.). Ze kunnen de link zelfs in de onboardingwiki van hun team of in een Google Doc plaatsen.
De deelbare uitnodigingslink moet gebruikt worden voor leden en de e-mailoptie moet gebruikt worden voor gasten.
Uitnodigen voor een project via een link
Om een project te delen:
- Klik op het pictogram Delen in het project
- Link kopiëren
Wanneer iemand deelneemt aan een project met een deelbare uitnodigingslink, dan zullen ze de standaard toestemmingen hebben om te bewerken/reageren voor dat project.
Uitnodigen voor een team via een link
Uitnodigen voor een team:
- Klik op de knop + Snel toevoegen maken en selecteer Uitnodigen
- Ga naar het tabblad Uitnodigen met link
- Selecteer een team in de vervolgkeuzelijst
- Klik op Link kopiëren om mensen uit te nodigen voor je team door de link met hen te delen
Gasten uitnodigen
Als je gasten wil uitnodigen voor je project/team, gebruik dan de optie Uitnodigen met e-mail.
Organisatiegasten kunnen geen lid worden van teams of projecten met de deelbare uitnodigingslinks - alleen organisatieleden met een e-mailadres dat overeenkomt met het domein van de organisatie kunnen lid worden met deelbare links. Kies Uitnodigen met e-mail voor gasten.
Link deactiveren
Door te klikken op Uitschakelen wordt de link permanent uitgeschakeld. Niemand kan de link nog gebruiken.
Een organisatie verlaten
Een organisatie verlaten:
- Klik op uw profielfoto
- Beweeg met je muis over Meer in het vervolgkeuzemenu
- Selecteer Mij uit deze organisatie verwijderen.
Zodra u een organisatie verlaat, hebt u geen toegang meer tot de projecten en taken ervan.
Als je een organisatielid bent, wordt hiermee je e-mailadres dat geaffilieerd is aan je organisatie van je Asana-account verwijderd. Voor het verlaten, moet je eerst een persoonlijk e-mailadres toevoegen aan je account zodat je toegang blijft houden tot je Asana-account.
Door een bedrijfse-mailadres van je account te verwijderen, word je vervolgens uit de organisatie verwijderd.
Iemand verwijderen uit een organisatie
Je kunt iedere gebruiker uit je organisatie verwijderen om te voorkomen dat deze gebruiker nog langer toegang tot je organisatie en de projecten en taken heeft.
Wanneer iemand uit je organisatie verwijderd wordt, blijven de taken, projecten, berichten, bestanden en reacties die de persoon heeft gemaakt intact, maar hun toegewezen taken krijgen de status Niet toegewezen.
Om ervoor te zorgen dat er geen taken over het hoofd worden gezien, is het een goed idee om naar de Mijn Taken van de persoon te gaan en zijn taken opnieuw toe te wijzen voordat je ze ongedaan maakt.
Merk op dat het verwijderen van een gebruiker uit je organisatie als gevolg heeft dat hun bedrijfse-mailadres van hun account wordt verwijderd. Als het adres weer wordt toegevoegd aan hun account, verschijnen ze weer in je organisatie. Als de gebruiker bovendien geen alternatief e-mailadres heeft ingesteld op zijn of haar Asana-account, kan de verwijdering uit je organisatie ertoe leiden dat hij of zij niet meer bij Asana kan.
Om iemand uit de organisatie te kunnen verwijderen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- Je moet een organisatielid zijn
- Jij en de persoon die je wilt verwijderen moeten tot hetzelfde team behoren
Als je niet in hetzelfde team zit of iemand al uit het team verwijderd hebt, nodig je de persoon uit voor een team met als enig doel hen onmiddellijk daarna uit je organisatie te verwijderen.
Volg deze instructies om je recente teamlid uit de organisatie te verwijderen:
- Ga met de muis over de teamnaam in de zijbalk
- Klik op het pijlpictogram
- Selecteer Nodig teamgenoten uit
- Navigeer naar het tabblad Leden
- Klik op de vervolgkeuzelijst naast Lid naast de naam van de gebruiker die u wilt verwijderen
- Selecteer Verwijderen uit team (deze knop wordt ook weergegeven als Uitnodiging annuleren als de gebruiker de uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd)
- Selecteer Toegang verwijderen om ze uit het team te verwijderen
- Klik op Verwijderen om ze uit de organisatie te verwijderen
In premium-organisaties kunnen alleen beheerders leden verwijderen.
Voorwaarden voor aanvaardbaar gebruik voor gasten
Gasten zijn onderworpen aan clausule 2.4(b) (Voorwaarden voor acceptabel gebruik) van Asana 's abonnementsvoorwaarden. Gastaccounts zijn bedoeld voor samenwerking met externe zakelijke partners zoals klanten of contractanten. Klanten die de Asana-dienst gebruiken, mogen werknemers, of werknemers van zijn filialen, geen toegang tot de Asana-dienst verlenen als gasten in plaats van eindgebruikersabonnementen voor deze werknemers aan te schaffen.
Organisaties voor universiteiten en onderwijsinstellingen
Het is momenteel niet mogelijk om een organisatie aan te maken met een studenten-e-mailadres. Om een organisatie aan te maken, hebt u een uniek zakelijk e-mailadres nodig of een e-mailadres dat bij een subdomein hoort. Het lidmaatschap van een organisatie wordt bepaald door het e-maildomein. Het aanmaken van een organisatie onder een breed universitair domein zou daarom tot gevolg hebben dat alle studenten, docenten, administratie, enz. die zich aanmelden voor Asana aan de organisatie worden toegevoegd. U kunt echter wel een organisatie aanmaken als u een universitair subdomein voor een specifieke afdeling kunt verkrijgen (bijv. @staff.domain.edu).
Beheerdersconsole
Gebruikers met een betaald abonnement hebben toegang tot de beheerdersconsole om wijzigingen in hun abonnement aan te brengen, facturering te beheren, inzicht te krijgen in de organisatie en leden te beheren.
Upgrade je organisatie om toegang te krijgen tot de beheerdersconsole.