Asana voor Gmail invoegtoepassing

Gebruik de invoegtoepassing Asana voor Gmail om e-mails om te zetten in taken, verantwoordelijkheid toe te wijzen, vervaldatums in te stellen en te synchroniseren met projecten. Deze invoegtoepassing moet worden gedownload van de Gmail Invoegtoepassing marktplaats en werkt met de Gmail-app op Android en iOS.

Je kunt dan ook selecteren welke eventuele e-mailbijlagen je aan de taak wilt toevoegen in Asana.

Als je de beheerder van je domein bent, kun je de invoegtoepassing voor je hele organisatie installeren. Houd er rekening mee dat het tot 7 dagen kan duren voordat de invoegtoepassing zichtbaar is bij een beheerdersinstallatie.

Daarnaast worden beheerders nu door Google verplicht om de OAuth2-client-id in te voeren om de app op een veilige lijst te zetten. De OAuth2-client-id van Asana is: 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

gmail add-on sign-in
  • Open een e-mail en klik op het Asana logo in het zijpaneel. Meld je aan met de gegevens van je Asana account.
  • Als de invoegtoepassing net is geïnstalleerd, zal dit misschien niet meteen verschijnen. Als dit het geval is, probeer dan de pagina te vernieuwen, uit en weer in te loggen, en/of verschillende e-mailberichten te openen. Google-invoegtoepassingen hebben soms een paar seconden nodig om te laden.
gmail add-on logo
 
  • Nadat je je hebt aangemeld, zie je de optie om vanuit je e-mail een nieuwe taak aan te maken en naar een taak te zoeken.

Een Asana taak maken vanuit een e-mail

gmail add-on create a task

Wanneer je een taak maakt, kun je:

  1. De naam van de taak wijzigen
  2. Een verantwoordelijke toevoegen
  3. Een vervaldatum instellen
  4. Voeg een taakbeschrijving toe
  5. De taak aan een project toevoegen

E-mail synchronisatie

E-mail synchronisatie stelt u in staat om toekomstige e-mailantwoorden op taken in Asana te synchroniseren. Dit betekent dat u niet langer meerdere Asana taken hoeft te maken elke keer dat u een nieuw e-mailantwoord ontvangt en de "tussenpersoon" verwijdert door ervoor te zorgen dat de e-mailcontext wordt gedeeld met alle Medewerkers die bijdragen aan dezelfde taak of hetzelfde project.

Wanneer u een nieuwe taak maakt met de invoegtoepassing Gmail, kunt u de functie Synchroniseer toekomstige antwoorden op deze taak inschakelen. Alle toekomstige antwoorden binnen deze e-mailthread worden automatisch gesynchroniseerd met de Asana taak als commentaar.

Zodra een taak is gesynchroniseerd met een e-mailthread, kunt u Medewerkers aan de taak toevoegen om de e-mailcontext te delen zonder de taak regelmatig bij te werken telkens wanneer een nieuw e-mailantwoord wordt ontvangen.

E-mail synchronisatie instellen en authenticatie

  1. Open Gmail en ga naar de e-mail waarvan u een taak wilt maken.
  2. Open het tabblad Asana via het rechter zijpaneel.
  3. Inloggen bij Asana door op Inloggen te klikken.
  4. Volg de verificatieflow zoals weergegeven in de bovenstaande gif.
  5. Zodra u bent ingelogd, kunt u taken uit e-mails maken.

Toekomstige e-mailantwoorden synchroniseren

  1. Open het tabblad Asana via het rechter zijpaneel.
  2. Onder Opties wordt de optie om toekomstige antwoorden op deze taak te synchroniseren Standaard aangevinkt. Hiermee wordt de Asana taak bijgewerkt telkens wanneer er een nieuw e-mailantwoord wordt ontvangen. 
  3. Als u toekomstige e-mailantwoorden niet wilt synchroniseren, schakelt u dit selectievakje uit. 

Om e-mailsynchronisatie te stoppen

E-mail synchronisatie kan op twee manieren worden gestopt:

  1. In Asana kun je de e-mailbijlage verwijderen door Bijlage verwijderen te selecteren. Dit zal de synchronisatie stoppen. Als u de eerder gesynchroniseerde e-mailberichten wilt verwijderen, kunnen gebruikers met bewerkingstoegang dit handmatig doen. 
  2. Navigeer in de invoegtoepassing Gmail terug naar de e-mailthread waaruit u de synchronisatie wilt verwijderen. Klik op de knop Synchronisatie stoppen.

E-mail synchronisatie voor mobiel

E-mail synchroniseren is ook beschikbaar op de mobiele Gmail-app. Om e-mailsynchronisatie op mobiel in te stellen:

  1. Open een e-mail en scroll naar beneden naar de sectie Asana voor Gmail invoegtoepassing.
  2. Het maken van een taak vanaf hier biedt ook de mogelijkheid om toekomstige antwoorden van een e-mail te synchroniseren met de gemaakte taken.

Houd er rekening mee dat deze optie alleen beschikbaar is via mobiel als deze eerder is geïnstalleerd in de Gmail-webapp. 

Veelgestelde vragen over het synchroniseren van E-mail

Wie kan gesynchroniseerde e-mailberichten zien?

Alle gebruikers die zijn toegevoegd aan de taak die is gesynchroniseerd met een e-mailthread, kunnen de gesynchroniseerde e-mailberichten zien.

Ik wil een e-mailthread synchroniseren met meer dan 5 berichten. Waarom verschijnen de meest recente 5 berichten uit de e-mailthread in de synchronisatie wanneer ik de taak maak?

Wanneer u een taak maakt en een e-mailthread wilt synchroniseren met meer dan 5 berichten, worden alleen de meest recente 5 berichten in de taak getrokken. Toekomstige e-mailberichten worden vanaf dat moment echter gesynchroniseerd. 

Wordt HTML e-mail ondersteund?

Helaas niet, HTML wordt omgezet in tekst wanneer het wordt weergegeven in Asana.

Ik zie de optie 'Toekomstige antwoorden synchroniseren' niet. Wat moet ik doen?

Dit kan gebeuren als een gebruiker is ingelogd met het onjuiste e-mailadres. Het e-mailadres dat wordt gebruikt om in te loggen op Gmail moet overeenkomen met het e-mailadres dat wordt gebruikt voor het voltooien van het verificatieproces voor de Asana voor Gmail invoegtoepassing.

Op zoek naar een betere manier om je werk te beheren? Begin met een gratis proefperiode van Asana. Probeer het gratis.

Was dit artikel nuttig?

Thanks for your feedback