Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.
Met aangepaste velden kunt u extra gegevens toevoegen aan taken in uw Asana-projecten. U kunt een veld maken voor fase, prioriteit, kosten of iets anders dat belangrijk is voor uw workflow, team en bedrijf. Hierdoor krijgen mensen duidelijkheid over het werk dat binnen hun organisatie gebeurt.
In Asana kun je twee soorten aangepaste velden maken:
- Lokale aangepaste velden zijn specifiek voor een enkel project of portfolio.
- Globale aangepaste velden worden toegevoegd aan de veldenbibliotheek van je organisatie, wat betekent dat ze in je hele organisatie kunnen worden hergebruikt.
Neem deel aan onze virtuele training Aan de slag met Asana en leer hoe u werk kunt bijhouden, categoriseren en filteren met behulp van aangepaste velden. Registreer nu.
Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Bekijk ze in actie met een gratis Asana proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis
Een wereldwijd aangepast veld maken dat in je hele organisatie opnieuw kan worden gebruikt
Om een algemeen aangepast veld te maken, klikt u op de knop Velden toevoegen als u nog velden aan het project moet toevoegen.
Op het tabblad Aangepaste velden toevoegen kun je:
- Een veldtitel toevoegen
- Het veldtype selecteren
- Beschrijving toevoegen
- Het veld toevoegen aan de veldenbibliotheek van je organisatie om het herbruikbaar te maken in je hele organisatie (wereldwijd)
Een lokaal aangepast veld maken voor een specifiek project of portfolio
Om een lokaal aangepast veld te maken, klikt u op het plus pictogram in de rechterbovenhoek als u nog velden aan het project moet toevoegen.
Op het tabblad Aangepaste velden toevoegen kun je:
- Een veldtitel toevoegen
- Het veldtype selecteren
- Beschrijving toevoegen
- Voeg het veld niet toe aan de veldenbibliotheek van uw organisatie om het specifiek te maken voor uw project (lokaal).
- Het veld verwijderen
- Je wijzigingen opslaan
Veld types en beperkingen
U kunt uit meerdere verschillende veldtypes kiezen, sommige van deze types bieden extra opties:
| Veld | Extra optie |
|---|---|
| Enkelvoudige keuze | Vervolgkeuze-items of enkelvoudige keuze per veld |
| Meerdere opties | Vervolgkeuze-items, staat meerdere selecties per veld toe |
| Tekst | |
| Datum | Kies een datum die afwijkt van de vervaldatum van een taak |
| People | Kies een persoon binnen de organisatie (hierdoor worden ze ook toegevoegd als medewerker) |
| Nummer | Decimaalposities |
| Procent | Decimaalposities |
| Valuta | Decimaalposities |
| Een optie uit de bibliotheek kiezen | Recente velden in je organisatie tonen |
- Op het moment kan een enkel project 100 velden hebben.
- Je kunt maximaal 60 velden per taak hebben (dit kan worden bereikt door een enkele taak onder te brengen in meerdere projecten).
- Een vervolgkeuzelijst voor een Aangepast veld kan tot 500 veldwaardeopties bieden.
- Regels kunnen ook worden gebruikt om de inhoud van een aangepast tekstveld of een numeriek aangepast veld bij te werken.
In het aangepaste veld met meerdere opties kunnen in een enkel veld meerdere waarden tegelijk worden ingevuld. Wanneer je voor het type Aangepaste veld met meerdere opties kiest, vul je alle relevante opties in het venster voor het aanpassen van het veld in. Om in je project het aangepaste veld met meerdere opties te gebruiken, scrol je naar het veld dat je wilt bewerken en selecteer je gewoon alle van toepassing zijnde opties.
Een bestaand veld uit je bibliotheek kiezen
Je kunt aangepaste velden globaal maken voor je hele organisatie, zodat jij en je collega 's de aangepaste velden voor meerdere projecten kunnen gebruiken. Je krijgt ook de optie om velden lokaal te maken voor een enkel project of portfolio.
Je kunt globale aangepaste velden kiezen uit de veldenbibliotheek van je organisatie.
Navigeer naar het menu Aanpassen in uw werkbalk en klik op Veld toevoegen.
Vanaf hier:
- Klik op Uit bibliotheek kiezen.
- Kies je uit de typeahead-resultaten het gewenste veld dat je aan je project wilt toevoegen
Door Asana gemaakte aangepaste velden
Je kunt hier een lijst openen met door Asana geconfigureerde aangepaste velden.
Deze velden zullen alleen aan je organisatie worden toegevoegd wanneer je een project maakt met een Asana -sjabloon dat dat veld bevat.
Aangepaste velden in een project weergeven
Je kunt aangepaste velden als kolommen weergeven in een project:
Vanuit de lijstweergave van uw project:
Aangepaste velden worden als kolommen weergegeven in de takenlijst van uw hoofdvenster.
U kunt aangepaste velden ook vanuit een taak bekijken:
Aangepaste velden worden weergegeven in het Deelvenster met taakdetails aan de rechterkant.
Als een taak tot meerdere projecten behoort die verschillende aangepaste velden hebben, dan verschijnen alle velden in het Deelvenster met taakdetails.
Velden op weergaveniveau
Met velden op weergaveniveau kunt u verschillende aangepaste velden weergeven voor bord- en lijstweergaven van hetzelfde project.
Door te klikken op het vervolgkeuzemenu Velden weergeven voor de lijst- of bordweergave, kunt u aangepaste velden slepen en neerzetten om ze binnen dat menu opnieuw te rangschikken en de zichtbaarheid van velden in- en uitschakelen.
Deze wijzigingen worden alleen automatisch opgeslagen voor die weergave, wat betekent dat u verschillende velden kunt weergeven voor de lijst- en bordweergave van hetzelfde project. U kunt de velden voor de ene weergave bewerken zonder de andere te beïnvloeden.
De onderstaande schermafbeeldingen laten zien hoe de lijst met aangepaste velden verschilt tussen de lijst- en bordweergave van hetzelfde project.
Lijstweergave
Bordweergave
Door op Aangepaste velden beheren te klikken, gaat u naar het menu Aanpassen van uw project, waar u aangepaste velden kunt toevoegen, de volgorde kunt wijzigen die de velden in het taakvenster weergeven en nog veel meer.
Velden bewerken
Je kunt een aangepast veld bewerken met je taakbalk of de koptekst van een kolom.
Klik op het potlood pictogram naast de veldnaam om het veld te bewerken.
Je kunt een aangepast veld ook bewerken met de koptekst van de kolom. Klik op het vervolgkeuzepijltje naast het aangepast veld en selecteer Veld bewerken.
Bewerkingen aan globale aangepaste velden in je organisatie gelden globaal voor alle projecten waarbij je het veld gebruikt.
Een veld permanent verwijderen
Zo verwijdert u een veld definitief:
- Klik op het potlood pictogram naast de veldnaam
- Klik op Veld verwijderen.
- Vul de veldnaam in
- Klik op Delete (Verwij
Vervolgkeuzevelden bewerken
Wanneer u een vervolgkeuzeveld bewerkt, kunt u:
- De kleur van de veldoptie bewerken
- Een optie uit het veld verwijderen
- Een nieuwe optie aan een veld toevoegen
- Het veld volledig verwijderen
Vervolgkeuzeopties herschikken
Sleep de vervolgkeuzeopties en zet ze op een andere plek neer om ze te herschikken in je aangepaste veld.
Als je een vervolgkeuzewaarde verwijdert uit de waardeopties van je veld, behouden de taken die deze waarde gebruiken deze verwijderde waarde. Het veld kan vervolgens worden veranderd naar een andere waarde, maar je kunt een waarde niet terugzetten naar een verwijderd item.
Nummervelden bewerken
Wanneer u een nummerveld bewerkt, kunt u:
- Wijzig het veld in valuta, getal, percentage, aangepast label of niet opgemaakt.
- Het aantal decimalen wijzigen dat wordt weergegeven
- Het veld volledig verwijderen
Bij het verminderen van de decimale plaatsen van een veld zullen alle Huidig waarden bewaard blijven. Ze zullen echter naar boven of beneden worden afgerond. Verhoog de decimale plaatsen van uw veld en de originele waarde zal weer verschijnen.
Aangepaste velden uit een project verwijderen
Remove your field from a project if it is no longer needed or applicable.
U kunt ook de optie Veld uit project verwijderen selecteren door op de vervolgkeuzepijl naast de naam van het aangepaste veld in de koptekst van de kolom te klikken.
Wanneer u een veld verwijdert, verwijdert u het alleen uit het Huidig project. Het wordt niet in zijn geheel verwijderd. Andere projecten in je organisatie met hetzelfde veld zullen het behouden en het veld kan nog steeds worden toegevoegd aan andere projecten in je organisatie.
Behouden waarden
Wanneer u een veld uit uw project verwijdert, worden daarmee niet de waarden van de taken van uw project gewist.
Als er een waarde in het veld is ingevoerd, zullen het aangepaste veld en zijn waarde nog steeds in het rechter deelvenster van je taakgegevens verschijnen.
Als het veld leeg is, zal het aangepaste veld ook van het rechter deelvenster van uw taakgegevens verdwijnen.
Een aangepast veld verbergen
Je kunt een aangepast veld verbergen door op het tabblad Aanpassen in je werkbalk te klikken en op het pictogram van de schakelaar te drukken.
Sorteren op aangepaste velden
Vanaf de werkbalk van uw project
Je project sorteren op aangepast veld in je lijstweergave.
Uw project op aangepast veld sorteren:
- Klik op het pictogram voor sorteren in de werkbalk van je project
- Selecteer uw aangepaste veld
Als u dit als uw Standaard weergave wilt opslaan, klikt u op het vervolgkeuzepijltje naast de koptekst van het project en selecteert u " Lay-out opslaan als Standaard ".
Sorteren met het caret-teken in de koptekst van je kolom
U kunt voor het sorteren op aangepast veld ook gebruikmaken van het caret-teken in de koptekst van uw project.
Wanneer je de waarde van een aangepast veld van een taak aanpast, wordt het project automatisch opnieuw gesorteerd.
Aangepast veld en zoekweergaven
Gebruik zoekweergaven om in meerde projecten tegelijk te zoeken naar taken met hetzelfde aangepaste veld.
Klik
Het aangepaste veld moet toegevoegd worden aan de veldbibliotheek van je organisatie om te verschijnen in de opties voor Geavanceerd zoeken.
Veldlabels voor valuta en percentage
Je kunt een numeriek aangepast veld op basis van valuta of percentage maken.
Vanuit de lijstrasterweergave van uw project:
- Klik op het pictogram Aanpassen op uw werkbalk
- Klik op Veld toevoegen
Vanaf uw tabblad aangepaste velden toevoegen:
- Veldtitel toevoegen
- Veldtype toevoegen
- Voeg eenheden, decimalen of voorbeeldweergave toe
- Kies de bewerkingstoegang van uw veld
- Veld maken
Optelwaarden berekenen
Door op Som te klikken aan het einde van de kolom, kunt u het volgende berekenen:
- De som
- Het gemiddelde
- Minimumwaarden
- Maximumwaarden
- Aantal sommaties
Toestemmingen
Wie kan de aangepaste velden van een project wijzigen?
In een Asana Starter, Advanced, Enterprise en Enterprise+ team, afdeling of organisatie, kan iedereen met toegang tot een project aangepaste velden toevoegen, bewerken of verwijderen, ervan uitgaande dat ze Bewerker en niet Reageerder toegang hebben binnen het project. Dit was ook van toepassing op gebruikers met een team, afdeling of organisatie op legacy niveaus Premium, Bedrijf en Legacy Enterprise.
In privéprojecten: de projecteigenaar en de projectleden kunnen de velden van het project weergeven en wijzigen.
Openbare projecten in een verzoek om deel te nemen of in een privéteam: de projecteigenaar, de projectleden en de leden van het team van het project kunnen de velden van het project weergeven en wijzigen.
Openbare projecten in een openbaar team: de projecteigenaar, de projectleden, de leden van het projectteam en alle leden van de organisatie kunnen de velden van het project weergeven en wijzigen.
Organisatie gasten (degenen die geen e-mailadres van het bedrijf hebben) kunnen geen aangepaste velden maken, bewerken of verwijderen. Ze kunnen er ook niet naar zoeken met de geavanceerde zoekfunctie. Ze zullen alleen de waarden van bestaande aangepaste velden kunnen invoeren of bewerken.
Aangepaste velden vergrendelen
Klanten op Asana Advanced, Enterprise en Enterprise+ niveaus, evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise, hebben de optie aangepaste velden te vergrendelen, bij het maken of bij het aanpassen van een bestaand veld.
Bij het openen van de instellingen van een aangepast veld, kun je kiezen om het aangepaste veld bewerkbaar te maken voor alle leden of om de toegang tot bewerken te beperken tot alleen jezelf.
De vergrendeling van het aangepaste veld kan op elk moment worden opgeheven door degene die het veld heeft vergrendeld en door een Asana -beheerder. Als je als beheerder een aangepast veld wilt ontgrendelen, neem dan contact op met ons Support Team.
Aangepaste velden gebruiken
Aangepaste velden helpen je je werk op basis van de behoeften van je team bij te houden. U beslist zelf over de naam en waarde van elk veld, en de mogelijkheden zijn bijna eindeloos. Hier zijn enkele voorbeelden waarbij veldtypes in verschillende workflows worden weergegeven:
Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Bekijk ze in actie met een gratis Asana proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis
Prioriteit
Je kunt aangepaste velden gebruiken om het prioriteitsniveau van een taak aan te geven. Een ontwikkel team bijvoorbeeld, dat Asana voor het bijhouden van bugs gebruikt, kan een vervolgkeuzeveld maken om het prioriteitsniveau van de bug vast te leggen (laag, gemiddeld, hoog).
Eenmaal geïmplementeerd kun je taken in de lijstweergave filteren om je alleen te richten op taken met een bepaalde veldwaarde. Klik op Filter bovenaan je takenlijst en vervolgens op Aangepast filter. Op deze manier kun je bijvoorbeeld alleen de taken met een "hoge prioriteit" weergeven.
Gebruik kleuren om onderscheid te maken tussen de vervolgkeuzeopties. Rood kan bijvoorbeeld "hoge prioriteit" betekenen.
Goedkeuringen
Goedkeuringen zijn beschikbaar op Asana Advanced, Enterprise en Enterprise+ niveaus, evenals op legacy evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise. Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.
Het is een proces dat de workflowcyclus versneld. De goedkeurder kan 1 van deze 3 acties uitvoeren: goedkeuren, wijzigingen aanvragen of weigeren.
Een goedkeuring maken
- Klik op het driepunten-pictogram in uw taakvenster
- Klik op Markeren als goedkeuring
Zie ook Een goedkeuring voltooien en een goedkeuring identificeren
Zoeken
Als je uit verschillende projecten alleen die taken wilt kiezen die gemarkeerd zijn met een bepaald veld, kun je een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren naar de naam van dat veld. Een manager inhoudmarketing kan bijvoorbeeld een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren naar alleen die taken die gemarkeerd zijn als "Opstellen" om erachter te komen aan hoeveel nieuwe stukken inhoud binnen het gehele team wordt gewerkt.
Kostenraming
Een andere manier om aangepaste velden te gebruiken is het bijhouden van werkaanvragen en de kostenraming van tijd. Een ontwerp team werkt bijvoorbeeld met een sjabloontaak waarmee anderen ontwerpaanvragen kunnen indienen. Ze kunnen een aantal aangepaste velden gebruiken zodat de aanvrager kan invullen hoeveel tijd hij of zij verwacht dat het werk in beslag zal nemen. De ontwerpers kunnen vervolgens hun uren dienovereenkomstig prioriteren en weten hoeveel tijd het werk kost voordat ze besluiten om meer werk aan te nemen of niet.
Selecteer meerdere taken om hun totaal te berekenen:
Zodra u meerdere taken selecteert met numerieke velden die u wilt toevoegen, verschijnt het volgende deelvenster onderaan het scherm met het aantal geselecteerde taken en de numerieke velden die erbij horen. Het bevat ook de mogelijkheid om:
- Taken tussen secties verplaatsen
- Een project of een sectie bewerken
- Taaklinks kopiëren
- Taken verwijderen
- Klik op het driepunten-pictogram voor aanvullende acties
Informatie bijhouden
Als je Asana gebruikt voor het bijhouden van kandidaten of voor het bijhouden van accounts, kun je een tekstveld gebruiken om specifieke informatie in te vullen zoals een e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf of adres.
Het gebruik van labels versus aangepaste velden
Labels en aangepaste velden stellen u in staat om informatie in Asana te categoriseren, te filteren en aan te duiden. Over het algemeen zijn aangepaste velden het beste voor standaard gebruik in een organisatie, terwijl labels informeler zijn. We raden het gebruik van aangepaste velden aan, die robuuster en zichtbaarder zijn dan labels. Afhankelijk van je workflow kan je team deze op verschillende manieren gebruiken, maar hier zijn enkele scenario 's om je te helpen beslissen:
Gebruik aangepaste velden als je:
- Bepaalde gegevens aan alle taken in een project wilt toevoegen
- Aanvullende context moet geven om soortgelijke taken te groeperen zodat ze makkelijk kunnen worden bekeken, informeler en zonder het detailniveau dat bij aangepaste velden mogelijk is.
- Standaardinformatie moet bijhouden (bijvoorbeeld prioriteitsniveau, kostenraming van tijd, werkfase);
- Ervoor wilt zorgen dat uw teamgenoten bepaalde informatie invullen voor elke taak in een project
- Op specifieke gegevensvelden moet kunnen sorteren of zoeken.
Gebruik labels als u:
- De mogelijkheid nodig heeft ad-hoc te kunnen labelen - u heeft onbeperkte mogelijkheden - of niet zeker weet wat u op het moment van maken nodig hebt;
- Ik moet het label vanuit mijn taken kunnen zien
- Slechts een paar taken binnen een project hoeft te markeren;
- Sjabloontaken wilt markeren
Aangepaste velden gebruiken in subtaken
Het is belangrijk erop te wijzen dat subtaken niet automatisch de projectkoppelingen, labels en verantwoordelijke of medewerkers van hun bovenliggende taak erven, hoewel je misschien de naam van het bovenliggende project bovenaan het detailvenster van de subtaak ziet.
Het eerste subtaakniveau zal de aangepaste velden van de bovenliggende taak automatisch overerven. Om informatie over aangepaste velden te kunnen ophalen, moet het volgende niveau van subtaken (subsubtaken) aan het project worden toegevoegd door Tabblad+P te gebruiken om het projectveld te openen, of door op de drie stippen in de rechterbovenhoek van het subtaakvenster te klikken en Toevoegen aan project te selecteren.
URL-links bijhouden met aangepaste velden
Je kunt links bijhouden in aangepaste velden wanneer je tekstvelden gebruikt. Als je een URL-link invult in het tekstveld, kun je de link vervolgens rechtstreeks vanuit het taakvenster openen. Wanneer je een link aanklikt vanuit een aangepast veld, opent de pagina in een nieuw venster of tabblad.
Zo houdt u een URL-link bij met een tekstveld:
- Voer de URL in het tekstveld in
- Klik op het pictogram Link bijhouden, rechtstreeks in het hoofdvenster of in het rechter taakvenster
Aangepast veld meldingen helpen om iedereen in je project op de hoogte te houden in welk stadium het werk zich bevindt en wat er daarna moet gebeuren. Het stroomlijnt het goedkeuringsproces zodat u snel werk door de verschillende fasen kunt leiden en ervoor kunt zorgen dat u uw deadlines haalt.
Degene die een wijziging aanbrengt in een aangepast veld krijgt geen melding.
Aangepast veld meldingen
U kunt uw meldingen over aangepaste velden op elk moment inschakelen voor zowel nieuwe als bestaande vervolgkeuzevelden.
Vink het vak Meldingen aan wanneer u een nieuw vervolgkeuzeveld maakt om Medewerkers van taken te waarschuwen wanneer de waarde van dit veld is gewijzigd.
Meldingen voor een bestaand veld uitschakelen:
- Klik op het bestand Aanpassen.
- Klik op het tabblad Velden
- Klik op het pictogram van het potlood om de instellingen van het veld te bewerken en vink het vak Meldingen aan
Aangepast veld meldingen zijn alleen beschikbaar voor vervolgkeuzevelden.
Zodra u taakmedewerker bent, ontvangt u een melding in uw inbox elke keer dat een veldwaarde wordt gewijzigd.
Wie ontvangt er meldingen over aangepaste velden?
Als een aangepast veld openbaar is voor je organisatie of team en iemand het vakje meldingen aanvinkt, krijgt iedereen die dat veld op dat moment gebruikt meldingen, elke keer als de waarde van dat veld is gewijzigd. Als u meldingen wilt ontvangen wanneer de waarde van een veld voor een specifieke taak is gewijzigd, moet u een taakmedewerker zijn.
Project leden ontvangen alleen meldingen over aangepaste velden als ze de taak volgen waarbij de veldwaarde is gewijzigd.
Meer weten? Bekijk alle functies van Asana Aangepaste velden.