Met de toegangsrechten voor formulieren kunnen superbeheerders de toegang tot formulieren beperken tot personen die een e-mailadres hebben van het domein van hun organisatie.
Besturing beheerder
Superbeheerders van Enterprise-organisaties kunnen toegangsmachtigingen voor formulieren instellen voor hun hele domein.
Toegangsrechten voor formulieren instellen:
- Klik op je profielfoto
- Beheerdersconsole selecteren
Vanaf het tabblad Beveiliging kunt u:
- Ga naar Besturing beheerder
- Klik op Toegangsrechten voor formulier
Vanuit toegangsrechten voor formulier kunt u:
- Projectleden toestaan om toestemmingen voor het delen van formulierlinks in te stellen. Formulieren in het domein kunnen openbaar zijn zonder dat verificatie vereist is of alleen intern waarbij verificatie vereist is voordat een formulier bekeken of ingediend kan worden, op basis van de instellingen die door gebruikers voor individuele projecten geconfigureerd zijn.
- Toegang beperken tot e-mails die aan het organisatiedomein zijn gekoppeld.
Projectleden toestaan om toestemmingen voor het delen van formulier-links in te stellen wordt voorgesteld wanneer er een mix van interne en externe use cases voor formulieren is.
Wanneer u de toegang beperkt tot e-mails die verbonden zijn met het organisatiedomein, zullen alle nieuwe en bestaande formulieren in het domein "alleen intern" zijn, waarbij authentificatie nodig is voordat u een formulier kunt bekijken of verzenden.
De authenticatiemethode hangt af van wat de beheerder voor het domein heeft ingeschakeld (Google SSO, SAML, of geen authenticatiemethode). Als er geen authenticatiemethode is ingeschakeld, moeten de ontvangers van het formulier inloggen of zich aanmelden om het formulier te kunnen bekijken.
Het wijzigen van deze instelling in Alleen organisatie kan bestaande formulieren en workflows verstoren. Voordat u de wijziging doorvoert, raden wij u aan om de teamleiders op de hoogte te brengen en hun de tijd te geven om hun workflows te bekijken en zo nodig aan te passen.
Projectniveau-besturingen
Instellen van toegangstoestemmingen voor formulieren voor projecten is beschikbaar voor alle Premium-, Business- en Enterprise-klanten.
Toegangsrechten voor formulieren zijn beschikbaar voor gebruikers als de beheerinstelling voor het domein ingesteld is op Projectleden toestaan om toestemmingen voor het delen van formulierenkoppelingen in te stellen.
Om de toegangstoestemmingen van het formulier in te stellen, moeten de projectleden:
- Klik op Formulier delen
- Iedereen met link selecteren om het formulier als openbaar in te stellen, waarbij geen authenticatie vereist is om een formulier te bekijken of in te dienen. Zo kunt u het formulier extern delen.
- Selecteer Organisatie alleen om het alleen met leden van de organisatie te delen. Hierdoor zal de ontvanger van de link zich moeten authenticeren voordat hij het formulier kan bekijken of verzenden.
- Klik op Gereed
Verificatie voor ontvangers van formulieren
Ontvangers van formulieren die een formulier ontvangen waarvan de toegang alleen voor de organisatie is ingeschakeld, hebben toegang tot het formulier.
Voor niet-Asana-leden
Niet-Asana-leden kunnen zich authenticeren met de identiteitsprovider voor het domein om toegang te krijgen tot het formulier, en zullen niet gefactureerd worden tenzij ze hun aanmelding voor Asana voltooien. Voor domeinen met een wachtwoord-login moeten niet-leden van Asana inloggen of zich aanmelden bij Asana om toegang te krijgen tot het formulier.
Voor Asana-leden
Ze kunnen het formulier openen door in te loggen op hun Asana-account.