Stuur e-mails door om ze in Asana-taken om te zetten
U kunt taken en berichten maken door e-mails naar Asana te sturen. Let op: je kan alleen e-mails naar Asana doorsturen met een totale maximale grootte van 30 MB.
Zo interpreteert Asana je e-mail:
| Veld e-mail | Taakveld: |
|---|---|
E-mail naar x@mail.asana.com
|
Taak in Mijn taken |
| Extra adres toegevoegd in het veld Aan: | Taakverantwoordelijke |
| Geadresseerden van CC-e-mails | Taakmedewerkers |
| E-mailonderwerp | Taaknaam |
| E-mailbericht | Taakbeschrijving |
| E-mailbijlagen | Taakbijlagen |
Let wel, x in "x@mail.asana.com" is geen variabele.
Taken naar je Mijn taken e-mailen
Om taken in uw Mijn taken via e-mail aan te maken, stuurt u een e-mail naar x@mail.asana.com. Standaard zal x@mail.asana.com een taak aanmaken in de werkruimte of organisatie die bij uw e-mailadres hoort.
Zo wijzigt u de organisatie of werkruimte die aan uw e-mailadres is gekoppeld:
- Klik op uw profielfoto rechts van de bovenste balk
- Selecteer Mijn instellingen.
- Selecteer het tabblad E-mail doorsturen
- Kies de organisatie of werkruimte die u aan uw e-mailadres wilt koppelen
Op het tabblad E-mailmeldingen hebt u de mogelijkheid om meer e-mailadressen aan uw account toe te voegen. Wanneer u een extra e-mailadres aan uw Asana-account toevoegt, moet u er rekening mee houden dat het toevoegen van een e-mailadres dat al aan een ander Asana-account is gekoppeld, ertoe zal leiden dat beide accounts worden samengevoegd. Dit is een onomkeerbare verandering.
E-mail taken naar een project
U kunt e-mails sturen om taken te maken, rechtstreeks in elk Asana project.
Elk project in Asana heeft een uniek e-mailadres, dat gebruikt kan worden om taken in dat project aan te maken.
Om het e-mailadres van een project te vinden:
- Klik op de vervolgkeuzelijst naast de naam van het project inProjectacties
- Klik op Importeren en kies dan E-mail
U kunt het e-mailadres van uw project handmatig identificeren door de unieke ID van het project te gebruiken:
- Open een willekeurig project
- Je project-ID is de getallenreeks in de URL van je project (die er zo uit moet zien:
https://app.asana.com/0/projectID/list)
Om een taak in uw project via e-mail aan te maken, stuurt u een e-mail naar x+projectID@mail.asana.com. Bijvoorbeeld, als uw projectID 123 is, zou u een e-mail sturen naar x+123@mail.asana.com.
Maak taken rechtstreeks vanuit je e-mailinbox aan met de Asana voor Gmail-invoegtoepassing of Asana voor Outlook-integratie.
Houd er rekening mee dat gebruikers alleen taken kunnen maken in projecten waar ze al lid van zijn, tenzij zowel het project als het team openbaar zijn. In dit geval kunnen gebruikers taken aanmaken zonder lid te worden van het project.
E-mailberichten
U kunt berichten naar uw teams of projecten sturen door een e-mail te sturen.
E-mail naar Teamberichten
Onderaan de berichtenpagina van elk team, staat een e-mailadres. Het e-mailadres voor elk teambericht is [TeamID]@ mail.asana.com.
E-mail naar Projectberichten
Onderaan de berichtenpagina van elk project, staat een e-mailadres. Het e-mailadres voor elk projectbericht is [ProjectID]@ mail.asana.com.
Stuur een e-mail naar dit adres om een bericht in dat team of project te maken. U kunt ook andere mensen een CC geven om hen als bijdragers aan uw bericht toe te voegen.
In organisaties kunt u alleen berichten per e-mail versturen vanaf het e-mailadres van uw bedrijf.
Bijvoorbeeld, als u in de acme.com-organisatie zat, kunt u alleen een bericht via e-mail plaatsen door een bericht te sturen vanaf uw @acme.com e-mailadres, zelfs als u andere e-mailadressen aan uw gebruikersaccount hebt gekoppeld.
Zorg ervoor dat iedereen die u in de velden CC of Aan opneemt toegang heeft tot uw werkruimte, organisatie of project in Asana, en dat u het e-mailadres gebruikt dat bij hun Asana account hoort. Als ze geen toegang hebben, kunt u een melding krijgen dat uw taak niet aangemaakt kon worden.
E-mails automatisch doorsturen
Als u in Asana taken wilt maken voor e-mails die u regelmatig ontvangt, kunt u ze misschien automatisch doorsturen. Om e-mails automatisch door te sturen naar Asana:
- Een e-mailaccount voor doorsturen aanmaken.
- Voeg in Asana forwarder@ toe aan je organisatie of werkruimte en voeg dit e-mailadres toe aan Asana en het project waarnaar je mailt.
- Log uit uit uw Asana account en log in als de doorstuur-account, en zet de e-mailmeldingen van het account uit.
- Stel uw forwarder@ account in om e-mail automatisch door te sturen naar uw Asana project. Hieronder volgen instructies voor veelgebruikte e-mailclients:
Telkens als forwarder@ nu een e-mail ontvangt, wordt die doorgestuurd naar het Asana-project en toegewezen aan het doorstuuraccount. De toewijzing kan gemakkelijk weer ongedaan gemaakt worden.
E-mail authentificatie
Om ervoor te zorgen dat uw account veilig is voor mogelijke phishing en e-mail-spoofing, eisen wij dat de mailserver die uw e-mails verstuurt goed geconfigureerd is voor uw e-maildomein. De server moet zo geconfigureerd zijn dat het domein van het enveloppe-adres overeenkomt met het domein van het vanaf-adres. Als dit niet het geval is, zult u een foutmelding krijgen dat deze adressen niet op elkaar afgestemd zijn en moet u contact opnemen met de beheerder van uw mailserver om dit op te lossen.
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana Business-proefperiode van 30 dagen.