Topfuncties om te ontdekken

 

Een van de grootste 'aha' -momenten in Asana is het moment waarop klanten realiseren dat ze hun werk binnen Asana kunnen verbinden en het op verschillende plaatsen kunnen zien - zonder iets te dupliceren of context kwijt te raken.

 

Breng teamgenoten op de hoogte en verwijs naar ander werk met @vermelden

@ mentioning

Tot @vermelden:

Typ @ en vervolgens de naam van een taak, project, bericht of persoon.

@vermelden maakt een link naar projecten, berichten, teamgenoten of taken vanaf elk beschrijvings- of reactieveld in Asana.

Wanneer @mentioning gebruiken?

  • Koppelen naar achtergrondinformatie—@vermeld een andere taak, project of bericht zodat de eerdere werkgeschiedenis en context onmiddellijk toegankelijk zijn. Je teamgenoten hoeven dan niet meer naar deze informatie te zoeken.

  • De aandacht vestigen op gerelateerde taken- Als een taak is gerelateerd aan een andere taak, kunt u de taak @vermelden in een reactie of taakbeschrijving zodat teamgenoten zich bewust zijn van ander relevant werk dat plaatsvindt.

  • Een reactie aan een specifieke collega richten —@vermeld uw teamgenoot in een taak of gesprek om hem of haar als volger toe te voegen. Hij/zij ontvangt een melding om de aandacht te vestigen op uw reactie.

Vermijd dubbel werk door dezelfde taak aan meerdere projecten toe te voegen

Typ Tab + P en gebruik de + knop die verschijnt om de taak toe te voegen aan zoveel projecten als noodzakelijk is. Als een taak wordt bijgewerkt, worden de veranderingen in beide projecten weerspiegeld (omdat het dezelfde taak is, maar in twee projecten is opgenomen).

Wanneer voegt u taken toe aan meerdere projecten?

  • U wilt een taak bespreken tijdens een vergadering—Voeg de taak toe aan uw vergaderproject en behoudt de taak in het originele project. Nu zult u niet vergeten de taak te bespreken en kunt u deze zien in de context van het werk dat eromheen wordt uitgevoerd.

  • De taak is relevant voor meer dan één project- Voeg een taak die een overdracht of werk van twee teams vereist toe aan de projecten van beide teams. Zo kan iedereen de voortgang bijhouden zonder de informatie of gesprekken over de taak te dupliceren.

  • Uw taak is gerelateerd aan een doel op hoog niveau of een mijlpaal—Houd met uw team of bedrijf doelen bij in een project. Wanneer u een project heeft dat vervolgens de stappen op weg naar het realiseren van dat doel bijhoudt, kunt u de doeltaak in uw doelproject houden, alsook het project dat uw initiatief bijhoudt.

Zorg ervoor dat het werk op het juiste moment en in de juiste volgorde start met afhankelijkheden

Markeer taken als afhankelijk van elkaar voor vlotte en duidelijke overdrachten. Teamgenoten weten dan wie ze blokkeren en op wie ze wachten. U kunt ze binnen de taak instellen, of ze eenvoudig verslepen en in de tijdlijnweergave neerzetten.

Drawing Dependencies Gif

Als de vervaldatum van de eerste taak verandert, ontvangt u een melding om de vervaldatum van uw afhankelijke taak overeenkomstig bij te werken.

Wanneer gebruikt u afhankelijkheden?

Specifieke details filteren, sorteren en bijhouden met aangepaste velden

Het toevoegen van aangepaste velden aan een project betekent dat u in elke taak nog meer informatie kunt volgen. Maak verschillende soorten aangepaste velden om gestructureerde informatie vast te leggen en gemakkelijker de voortgang, status, kosten, werkbelasting, prioriteit en vele andere gegevenspunten over de projecten en het werk van uw organisatie bij te houden.

Track anything with custom fields in Asana. Use Asana for your editorial calendar and sort by custom fields to see all your work by stage, for example

Wanneer aangepaste velden gebruiken?

Gebruik aangepaste velden als je:

  • Bepaalde gegevens aan alle taken in een project wilt toevoegen
  • Standaardinformatie moet bijhouden (bijvoorbeeld prioriteitsniveau, kostenraming van tijd, werkfase);
  • Ervoor wilt zorgen dat uw teamgenoten bepaalde informatie invullen voor elke taak in een project
  • Op specifieke gegevensvelden moet zoeken of erover moet rapporteren (bijvoorbeeld prioriteit, uren, fase, enz.);
Viewing custom fields in an advanced search in Asana

Projectbriefings vastleggen en om details vragen om ze sneller in actie te zetten met behulp van formulieren

Misschien is uw team eraan gewend om via documenten en e-mails aanvragen in te dienen en de projectvereisten te schetsen. Deze informatie is echter vaak ongeorganiseerd en onvolledig, wat tot verwarring en vertraging leidt, als ze niet al volledig over het hoofd wordt gezien. In plaats daarvan kunt u formulieren maken om het aanvraagproces te standaardiseren. Zodra ze ingediend zijn, worden de formulieren verbonden aan een specifiek project om de nodige informatie op voorhand vast te leggen en makkelijk op één plaats bij te houden.

Formulieren kunnen door iedereen ingediend worden - zelfs als ze Asana niet gebruiken - door ze de link van het formulier te sturen. Zodra het formulier is ingediend, worden de gegevens op het formulier omgezet in taken in een project zodat er prioriteit aan kan worden verleend.

Stel een formulier op door de hier uiteengezette stappen te volgen.

Uw werk in verschillende tools en e-mail verbinden via integraties

Asana helpt u uw werk te beheren en te coördineren, maar u gebruikt waarschijnlijk verschillende tools om dingen gedaan te krijgen, zoals G Suite apps, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud en meer.

Daarom integreert Asana met veelgebruikte tools en apps en houdt zo alles met elkaar verbonden, vermindert dubbel werk en maakt de samenwerking vlotter. Integraties zijn in het bijzonder goed in het uitvoerbaar houden van gesprekken in e-mail- en messagingtools. Met de Gmail add-on, Outlook-app of Slack-integraties kunt u gesprekken omzetten in taken zonder van tool te wisselen. En creatieve teams kunnen met de Adobe Creative Cloud-integratie rechtstreeks in Illustrator, Photoshop of InDesign taken zien en de passende actie ondernemen.

SCREENSHOT of Adobe Creative Cloud integration with Asana task visible in Adobe program

Alle Asana-integraties weergeven op de apps-pagina.