Taakvelden en labels

Deelvenster met taakdetails

Alle takenvelden kunnen gevonden en bewerkt worden vanuit het deelvenster met taakdetails. Klik op een taak om de details ervan te bekijken in het deelvenster met taakdetails.

Markeer een taak als voltooid om aan te geven dat de taak af is.

Je kunt een taak opnieuw als onvoltooid markeren wanneer er nog steeds aan gewerkt moet worden door te klikken op het vinkje of de knop Voltooid.

Standaard verschijnen alleen nog niet voltooide taken in uw Mijn taken en projecten. U kunt de weergave wijzigen om de voltooide taken te tonen. Wanneer de voltooide taken worden getoond, kun je vanuit het hoofdvenster een taak als onvoltooid markeren.

Vervaldatums, vervaltijden en datumbereik van taken

Stel een vervaldatum, vervaltijd of een datumbereik in om uw teamgenoten te laten weten wanneer een taak voltooid moet zijn.

Een vervaldatum en vervaltijd toevoegen

Startdatums en starttijden

Startdatums en starttijden zijn beschikbaar voor alle Asana Premium-, Business- en Enterprise-klanten

Starttijden en -datums kunnen helpen om de doelstellingen van je team op elkaar af te stemmen en te voorkomen dat taken en afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. Meer informatie

Met startdatums en starttijden kunnen teams met complexe workflows effectief taken plannen over meerdere dagen of zelfs tot op de minuut.

 

Taakdatums worden standaard op de datum van vandaag gezet wanneer:

1. Je een starttijd instelt zonder een datum of vervaltijd
2. Je een start- en vervaltijd instelt zonder een datum
3. Je een vervaldatum verwijdert nadat het tijdbereik is ingesteld
4. Je alleen een starttijd of startdatum instelt

Terugkerende of herhalende taken

Als u een taak hebt die u regelmatig moet doen, kunt u deze instellen als een terugkerende taak.

Wanneer u een terugkerende taak instelt, verschijnt deze alleen in uw agenda de volgende keer dat de taak moet worden voltooid, niet elke keer dat de terugkerende taak in de toekomst moet worden voltooid. * * Zodra u een terugkerende taak hebt voltooid, dupliceert de taak zichzelf voor de volgende keer dat de terugkerende taak voltooid moet zijn. De interval die u hebt ingesteld voor de herhaling van de taak bepaalt de nieuwe vervaldatum.

Alle velden (met uitzondering van de reacties op de taak) worden overgezet wanneer een terugkerende taak zich kopieert, inclusief subtaken.

Als u een bovenliggende taak instelt om te herhalen, moet u geen van de subtaken instellen om ook te herhalen. Als je dit wel doet, zullen de terugkerende subtaken zich exponentieel dupliceren.

Vervaldatums voor periodieke terugkerende taken worden bepaald door de datum van de taak die het laatst is voltooid.

Snelle tips voor terugkerende taken

• Als je wilt dat een taak zich op weekdagen herhaalt, stel je de taak in op Wekelijks en vink je vervolgens de MTWTF-vakjes aan
• Als u wilt dat een taak zich elk kwartaal herhaalt, stelt u de taak in op de maandelijkse herhaling en selecteert u de optie waarbij de taak zich elke 3 maanden herhaalt
• Als u wilt dat een taak zich twee keer per jaar herhaalt, stelt u de taak in op de maandelijkse herhaling en selecteert u de optie waarbij de taak zich elke 6 maanden herhaalt

U kunt er ook voor zorgen dat een terugkerende taak nooit meer wordt herhaald door op de optie herhaling verwijderen te klikken. Een andere manier om de herhaling van een taak ongedaan te maken, is de volledige vervaldatum verwijderen van de taak.

De projecten verbonden met een taak

Een taak kan op elk moment bij maximaal 20 verschillende projecten horen. Je kunt alle projecten waar een taak toe behoort, zien in  het projectveld in het deelvenster met taakdetails.

U ziet de taak in elk project waar de taak mee verbonden is. Dit is handig wanneer een taak relevant is voor gelijktijdige doelen en wanneer de vervaldatum en voltooiing relevant zijn voor meerdere projecten.

Houd er rekening mee dat je alleen de bijbehorende projecten van een taak ziet als je toegang hebt tot die projecten. Een lid met beperkte toegang dat bijvoorbeeld geen toegang heeft tot alle projecten binnen een team, ziet alleen de projecten in het deelvenster met taakdetails waartoe hij of zij toegang heeft. Meer informatie over projecttoestemmingen vind je hier.

> De taak zal simultaan in al deze projecten bestaan. Dit dupliceert de taak niet - wanneer u de taak in één project voltooit, zal het worden voltooid in alle projecten waar de taak mee verbonden is.

Druk op Tab+P op uw toetsenbord om snel naar het projectenveld te gaan.

Taakbeschrijving

Met taakbeschrijvingen kan je een taak beschrijven, aanwijzingen geven of een andere context toevoegen. Het beschrijvingsveld staat in het deelvenster met taakdetails van elke taak.

Taakbeschrijvingen ondersteunen tekst met opmaak en emoji 's.

Likes

Gebruik een like om snel het werk van je teamgenoot te bevestigen, goed te keuren of te waarderen.

Je kunt taken ook een like geven via inboxmeldingen.

Zodra een taak werd geliked, verschijnt ze:

1. Naast de taaknaam in het hoofdvenster
2. Bovenaan in het deelvenster met taakdetails

Om de like van de taak te verwijderen, klikt u gewoon nog een keer op het thumbs-up-pictogram.

U ziet een like-optie voor:

• Taken
• Taakreacties
• Taakbijlagen
• Taakvoltooiing

Je ontvangt een melding dat je een like hebt ontvangen in de activiteitsfeed van je inbox.

Labels

Met labels kunt u taken aanvullende context geven of vergelijkbare taken groeperen om ze gemakkelijker te kunnen bekijken. U kunt een label gebruiken om de status van een taak bij te houden of te categoriseren. Labels op een bepaalde taak verschijnen onder projecten.

Klik op de labelnaam om een volledige lijst weer te geven van taken geassocieerd met dit label.

Druk op Tab+C om naar het labelveld te gaan.

Om een label van een taak te verwijderen, ga je eenvoudig met de muis over de labelnaam en klik je op het pictogram X. 

Labels hernoemen of verwijderen

Door op de labelnaam te klikken, navigeer je naar een andere pagina met een lijst van taken geassocieerd met het label.

Zodra een label is verwijderd, krijgen alle volgers van het label een e-mailmelding over de verwijdering met het label-ID. Als de verwijdering een vergissing was, kan iedereen contact met ons opnemen onder vermelding van het ID om het label te herstellen.

Labeltoestemmingen

• Labels die zijn verbonden aan een privétaak kunnen alleen worden opgezocht door de verantwoordelijke en medewerkers van die taak.
• Labels die verbonden zijn met taken binnen een privéproject zijn alleen op te zoeken door de leden van dat project.
• Alle labels zijn op te zoeken via de API.

Het gebruik van labels versus aangepaste velden

Met labels en aangepaste velden kun je informatie in Asana categoriseren, filteren en aanduiden. We raden het gebruik van aangepaste velden ten zeerste aan voor standaard gebruik in een organisatie omdat deze beter zichtbaar en robuuster zijn. Hier zijn enkele scenario 's om u te helpen beslissen:

Gebruik aangepaste velden als je:

• Bepaalde gegevens aan alle taken in een project wilt toevoegen
• Standaardinformatie moet bijhouden (bijvoorbeeld prioriteitsniveau, kostenraming van tijd, werkfase);
• Ervoor wilt zorgen dat uw teamgenoten bepaalde informatie invullen voor elke taak in een project
• Op specifieke gegevensvelden moet kunnen sorteren of zoeken.

Aangepaste velden zijn alleen beschikbaar voor teams en organisaties op Asana Premium, Business en Enterprise. Ontvang Premium

Gebruik labels als u:

• De mogelijkheid nodig heeft ad-hoc te kunnen labelen - u heeft onbeperkte mogelijkheden - of niet zeker weet wat u op het moment van maken nodig hebt;
• Ik moet het label vanuit mijn taken kunnen zien
• Slechts een paar taken binnen een project hoeft te markeren;
• Sjabloontaken wilt markeren

Leer de basis van taakbeheer in ons Asana-webinar Aan de slag. Registreer nu