Taaksjablonen zijn beschikbaar voor alle Premium-, Business- en Enterprise-klanten.
Gasten binnen een organisatie kunnen geen taaksjablonen bewerken of maken.
Overzicht
Taaksjablonen maken het gemakkelijk om taken in uw project te standaardiseren, zodat u die sjablonen kunt gebruiken om snel steeds weer dezelfde taken op te zetten. Zo kunt u herhaalbare workflows maken en bespaart u tijd, want u hoeft niet telkens van nul te beginnen als u dezelfde taak maakt.
Taaksjablonen zijn alleen beschikbaar binnen projecten. Het is echter mogelijk om taken te dupliceren die geen deel uitmaken van een project.
Je kunt taaksjablonen gebruiken om de volgende details in te stellen:
- Taaktype (taak, mijlpaal of goedkeuring)
- Taaktitel
- Verantwoordelijke
- Relatieve vervaldatum
- Project
- Taakafhankelijkheden
- Alle aangepaste velden
- Taakbeschrijving
- Medewerkers
- Subtaken
- Bijlagen
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen.
Gratis proberen
Componenten
Type taak
Je kunt het taaktype instellen in taaksjablonen zodat elke taak die vanaf het sjabloon wordt gemaakt datzelfde type taak zal zijn.
Verantwoordelijke
Verantwoordelijken kunnen taaksjablonen instellen om herhaalde workflows te stroomlijnen.
Relatieve vervaldatums
Met taaksjablonen kunt u relatieve vervaldatums instellen. Dit betekent dat in plaats van taken te maken die altijd op absolute datums vervallen (b.v. 21 januari), je taaksjablonen zo kunt maken dat de bijbehorende taken vervallen op een willekeurig aantal dagen in de toekomst, ten opzichte van de datum waarop het sjabloon gemaakt is.
Projecten
Het koppelen van taaksjablonen aan projecten kan workflows stroomlijnen doordat dit sjablonen die te maken hebben met specifieke initiatieven en doelen op efficiënte wijze ordent in lijsten of borden.
Taakafhankelijkheden
Door afhankelijkheden aan taaksjablonen toe te voegen kunt u een taak als wachtend op een andere taak. Dit helpt teams met workflows waarbij samen wordt gewerkt om gemakkelijk te zien op welke taken van anderen ze wachten, zodat ze weten wanneer ze aan hun deel van het werk moeten beginnen.
Asana-tip: Om afhankelijkheden te activeren, moet u subtaken toevoegen aan taaksjablonen.
Labels
Labels geven taaksjablonen extra context en helpen ook om gelijksoortige taken te groeperen en te categoriseren zodat ze gemakkelijk kunnen worden bekeken.
Bijlagen
Door middel van bijlagen kunt u creatieve briefings, afbeeldingen, documenten, PDF 's en meer aan taaksjablonen toevoegen.
Een taaksjabloon maken
Een bestaande taak omzetten in een sjabloon
Een taak omzetten in een sjabloon:
- Klikken op het driepunten-pictogram
- Kies taak omzetten in sjabloon
Via de knop Aanpassen in je projectwerkbalk
Een sjabloon toevoegen:
- Klik op de knop Aanpassen
- Scroll naar beneden en selecteer Sjabloon toevoegen
Een bestaand sjabloon bewerken
Bij het bewerken van een bestaand sjabloon krijgt u de mogelijkheid om het volgende te doen:
- Het sjabloon markeren als een taak, mijlpaal of goedkeuring
- Een titel toevoegen
- Een toegewezene instellen
- Een relatieve vervaldatum of datumbereik toevoegen
- Een project toevoegen
- Afhankelijkheden toevoegen
- Aangepaste velden instellen of bewerken
- Een taakbeschrijving schrijven
- Medewerkers toevoegen
- Subtaken en bijlagen toevoegen
- Je sjabloon verwijderen
Zodra je de sjabloongegevens hebt bewerkt, klik je op Gereed om deze op te slaan.
Taken maken van bestaande sjablonen
Sjablonen kunnen gebruikt worden om taken te maken met behulp van een van de invoerpunten voor taken binnen je project. Taaksjablonen binnen een project kun je bekijken en openen door te klikken op het vervolgkeuzemenu Nieuwe toevoegen of op de knop + naast je sectiekoppen. Er verschijnt dan een extra vervolgkeuzemenu met alle projectrelevante taaksjablonen.
Vanuit het vervolgkeuzemenu Nieuwe toevoegen
Het pictogram + gebruiken
Taaksjabloon-tips
- Gebruik 'Sjabloon' of 'Dupliceer mij' in de taaknaam. Zo is het makkelijk terug te vinden met zoeken en kan niemand het ongewenst aanpassen.
- Dupliceer de taak door op de knop... in de rechterbovenhoek van de taak te klikken en vervolgens Taak dupliceren... te selecteren.
- Maak een bibliotheek met sjabloontaken door een "sjabloon" -tag te maken. Label al je sjabloontaken en maak vervolgens het label favoriet, zodat de lijst later kan worden geopend vanuit je zijbalk.
Extra informatie
- Taaksjablonen zijn niet beschikbaar op mobiel.
- Door een taak om te zetten in een sjabloon sluit je de oorspronkelijke taak.
- Taaksjablonen worden momenteel niet gekopieerd wanneer u projecten dupliceert.