Taaksjablonen

Beschikbaar op Asana StarterAdvancedEnterprise, en Enterprise+ tiers, evenals legacy tiers Premium, Bedrijf, en Legacy Enterprise.

Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.

Taaksjablonen maken het gemakkelijk om taken in uw project te standaardiseren, zodat u die sjablonen kunt gebruiken om snel steeds weer dezelfde taken op te zetten. Zo kunt u herhaalbare workflows maken en bespaart u tijd, want u hoeft niet telkens van nul te beginnen als u dezelfde taak maakt.

Taak sjablonen zijn alleen beschikbaar binnen projecten. Het is echter mogelijk om taken te dupliceren die geen deel uitmaken van een project.

Je kunt taaksjablonen gebruiken om de volgende details in te stellen:

  • Taaktype (taak, mijlpaal of goedkeuring)
  • Taaktitel
  • Verantwoordelijke
  • Relatieve vervaldatum
  • Project
  • Taakafhankelijkheden
  • Alle aangepaste velden
  • Taakbeschrijving
  • Medewerkers
  • Subtaken
  • Bijlagen

Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen.

Gratis proberen

 

Componenten

Type taak

Je kunt het taaktype instellen in taaksjablonen zodat elke taak die vanaf het sjabloon wordt gemaakt datzelfde type taak zal zijn.

Verantwoordelijke

Verantwoordelijken kunnen taaksjablonen instellen om herhaalde workflows te stroomlijnen.

Relatieve vervaldatums

Met Taak sjablonen kunt u relatieve vervaldatums instellen. Dit betekent dat in plaats van taken te maken die altijd op absolute datums vervallen (b.v. 21 januari), je taaksjablonen zo kunt maken dat de bijbehorende taken vervallen op een willekeurig aantal dagen in de toekomst, ten opzichte van de datum waarop het sjabloon gemaakt is.

Projecten

Het koppelen van taaksjablonen aan projecten kan workflows stroomlijnen doordat dit sjablonen die te maken hebben met specifieke initiatieven en doelen op efficiënte wijze ordent in lijsten of borden.

Taakafhankelijkheden

Door afhankelijkheden aan taaksjablonen toe te voegen kunt u een taak als wachtend op een andere taak. Dit helpt teams met workflows waarbij samen wordt gewerkt om gemakkelijk te zien op welke taken van anderen ze wachten, zodat ze weten wanneer ze aan hun deel van het werk moeten beginnen.

Asana Tip: Subtaken moeten worden toegevoegd aan taaksjablonen om afhankelijkheden te activeren.

Labels

Labels geven taaksjablonen extra context en helpen ook om gelijksoortige taken te groeperen en te categoriseren zodat ze gemakkelijk kunnen worden bekeken.

Bijlagen

Door middel van bijlagen kunt u creatieve briefings, afbeeldingen, documenten, PDF 's en meer aan taaksjablonen toevoegen.

 

Een taaksjabloon maken

Een bestaande taak omzetten in een sjabloon

remove chart

Een taak omzetten in een sjabloon:

  1. Klikken op het driepunten-pictogram
  2. Kies taak omzetten in sjabloon

Via de knop Aanpassen in je projectwerkbalk

Task templates 1 (1).png

Een sjabloon toevoegen:

  1. Klik op de knop Aanpassen 
  2. Scroll naar beneden en selecteer Sjabloon toevoegen

 

Een bestaand sjabloon bewerken

customize template

Bij het bewerken van een bestaand sjabloon krijgt u de mogelijkheid om het volgende te doen:

  1. Het sjabloon markeren als een taakmijlpaal of goedkeuring
  2. Een titel toevoegen
  3. Een verantwoordelijke aanwijzen
  4. Een relatieve vervaldatum of datumbereik toevoegen
  5. Een project toevoegen
  6. Afhankelijkheden toevoegen
  7. Aangepaste velden instellen of bewerken
  8. Een taakbeschrijving schrijven
  9. Medewerkers toevoegen
  10. Subtaken en bijlagen toevoegen
  11. Je sjabloon verwijderen

Zodra je de sjabloongegevens hebt bewerkt, klik je op Gereed om deze op te slaan.

Taken maken van bestaande sjablonen

Sjablonen kunnen gebruikt worden om taken te maken met behulp van een van de invoerpunten voor taken binnen je project. Taak sjablonen binnen een project kun je bekijken en openen door te klikken op het vervolgkeuzemenu Nieuwe toevoegen of op de + knop naast je sectiekoppen. Er verschijnt dan een extra vervolgkeuzemenu met alle projectrelevante taaksjablonen.

Vanuit het vervolgkeuzemenu Nieuwe toevoegen 

Task templates 2 (1).png

Het pictogram + gebruiken

Task templates 3 (1).png

Taak sjabloon-tips

  • Gebruik 'Sjabloon' of 'Dupliceer mij' in de taaknaam. Zo is het makkelijk terug te vinden met zoeken en kan niemand het ongewenst aanpassen.
  • Dupliceer de taak door op de knop... in de rechterbovenhoek van de taak te klikken en vervolgens Taak dupliceren... te selecteren.
  • Maak een bibliotheek met sjabloontaken door een "sjabloon" -tag te maken. Label al je sjabloontaken en maak vervolgens het label favoriet, zodat de lijst later kan worden geopend vanuit je zijbalk.

Extra informatie

  • Taaksjablonen zijn niet beschikbaar op mobiel.
  • Door een taak om te zetten in een sjabloon sluit je de oorspronkelijke taak.
  • Gasten binnen een organisatie kunnen geen taaksjablonen bewerken of maken.

 

Meer weten? Bekijk alle functies van Asana Projecttaak.