Regels

Enterprise- en Business-klanten kunnen de Taak is vervallen-trigger vinden bij het maken van een aangepaste regel. U kunt kiezen uit een paar vooraf ingestelde opties of klikken op Aangepast voor meer opties.

Met de optie Aangepast kun je het aantal minuten, uren, dagen of weken nadat de taak is vervallen opgeven die moeten zijn verstreken voordat de regel wordt getriggerd.

Als u dagen of weken kiest bij het instellen van uw trigger, dan worden vervaltijden genegeerd en wordt de actie gestart alleen op basis van vervaldatum. Kiest u echter minuten of uren, dan worden ook de vervaltijden gerespecteerd.

Enkele opmerkingen over de naderende vervaldatum en de triggers voor vervallen taken

• Deze triggers worden geactiveerd op basis van het moment dat een taak vervalt of te laat is, niet alleen omdat een taak vervalt of te laat is.
• Beide triggers zullen niet met terugwerkende kracht afgaan bij het maken van de regel voor alle bestaande taken in het project die aan hun criteria voldoen. Zij zullen alleen afgaan voor verschuldigde gebeurtenissen die na het maken van de regel plaatsvinden.
• Deze triggers gaan alleen af voor onvolledige taken.
• Regels met dag- of weekprecisie worden niet precies om middernacht uitgevoerd. In plaats daarvan zullen deze regels worden uitgevoerd in het venster tussen 00:00 en 01:00 uur.
  
  

Taakactie maken

Met een Enterprise- of Business-abonnement kun je regels gebruiken om automatisch taken, mijlpalen en goedkeuringen in je project aan te maken. Kies een trigger of combinatie van triggers en Asana zal de taak aanmaken wanneer de regel wordt uitgevoerd. Je kunt vooraf de naam van de taak, de verantwoordelijke, de relatieve vervaldatum en meer selecteren.

Om een taak met een regel te maken:

1. Navigeer naar Aanpassen in de rechterbovenhoek van je project
2. Klik op + Regel toevoegen en vervolgens op Aangepaste regel maken
3. Kies een trigger of combinatie van triggers
4. Als de trigger is geselecteerd, klik je op het tabblad Acties 
5. Selecteer onder Nieuw  

Subtaakactie maken

Enterprise- en Business-klanten kunnen een aangepaste regel maken in het dialoogvenster Regels en subtaken vinden in de lijst met acties.

Met subtaken kun je automatisch een voorgedefinieerde lijst van subtaken aan een taak toevoegen.

Je kunt tot 20 subtaken maken

Om de regel te bewerken klik je op het potloodpictogram naast de regel op je zijbalk. De gemaakte wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Regelsoorten en -beperkingen

Ongeacht of de regels in een Premium- of een Business-project staan, de limiet is 50 regels per project

Aangepaste regels

Triggers

• U kunt tot 20 triggers per aangepaste regel toevoegen.
• U kunt de trigger meer dan eens kiezen
• U kunt niet kiezen de vervaldatum nadert of taak is vervallen triggers voor subtaken. Om een van deze triggers te gebruiken, moet u de regel wijzigen in Draait op taken.

Meerdere acties

• Wanneer een of meer triggers activeren, kun je tot 5 acties kiezen die als gevolg daarvan gebeuren.
• Je kunt dezelfde actie niet meer dan één keer toevoegen.

Triggers op basis van
kolommen of secties

Kolom- of sectiegebaseerde triggers zijn voor bordweergaveprojecten of projecten die bijgewerkt zijn om de nieuwe, samenvouwbare secties te gebruiken.

Aangepaste veldregels

Regels voor aangepaste velden zijn beschikbaar voor alle projecten met aangepaste velden. Aangepaste velden voor personen worden ook ondersteund.

Om deze regels te ontgrendelen, moet u eerst een aangepast veld aan uw project toevoegen.

Triggerregels

Je kunt een regel overal vandaan triggeren (web, mobiel, externe integraties). Als je iets bijwerkt op een taak, dan controleren wij of die taak voorkomt in projecten met regels, en of je actie de trigger is op één van die regels.

Projecten waartoe u geen toegang hebt

Je kunt regels activeren op projecten waar je geen toegang toe hebt. Het gele bliksemschicht-pictogram, dat aangeeft dat er een regel actief is, wordt echter niet getoond.

Iedereen kan een regel activeren, ook gasten.

Toestemmingen: enkele overwegingen

Regels, net als aangepaste velden, zijn nu standaard bewerkbaar door andere leden van het project. Regels die multihoming taken in andere projecten onderbrengen zijn nu ook zichtbaar in het menu aanpassen. Deze regels kunnen direct vanuit hun project worden gepauzeerd.

• U hebt nu de optie om anderen toegang voor bewerking te geven zodat zij regels kunnen bewerken. Nu zullen regels die aangemaakt worden standaard worden ingesteld op bewerkbaar.
• Alleen de eigenaar van een regel kan een regel verwijderen.
• Bij het bijwerken van regels op projecten en sjablonen, moet de bewerker de juiste rechten hebben om alle regels te kunnen opslaan. Als de regel bijvoorbeeld taken toevoegt aan een ander project, dan moet de bewerker ook in dat andere project toestemmingen hebben om te bewerken.
• Wanneer een regel wordt gedupliceerd via projectduplicatie, wordt de duplicerende gebruiker de eigenaar met onvoldoende bevoegdheden. In dit geval is de regel uitgeschakeld, maar de eigenaar heeft nog steeds bewerkingsrechten.
• Regels zijn ontworpen om te blijven werken, zelfs wanneer de toegangsrechten van de eigenaar veranderen. Bijvoorbeeld, als een regel is ingesteld om taken aan een project toe te voegen en je later de toegang tot dat project verliest, dan zal de regel actief blijven.
• Wanneer een regel wordt gekopieerd of gedupliceerd via projectsjablonen (nieuwe en oudere versies), zal de sjabloongebruiker de eigenaar van de regel worden. Hierbij wordt de regel alleen uitgeschakeld als de sjabloonduplicator onvoldoende toegangsrechten heeft voor de regel. U kunt bijvoorbeeld geen project bewerken waar de regel taken aan wil toevoegen.
• Als een gebruiker een project verlaat, zal de regel niet verbroken worden. Als er echter geen andere gebruikers zijn die met het project interageren, zal de regel worden uitgeschakeld.

Wie kan een regel in- of uitschakelen?

Elke gebruiker met bewerkingstoegang tot een project waarin een regel loopt, zal een regel die door iemand anders gemaakt is, kunnen in- of uitschakelen.

Een gebruiker met bewerkingstoegang kan een regel pauzeren of activeren, maar alleen de eigenaar kan de triggers en acties van een regel bewerken.

De regeleigenaar is nog steeds de enige persoon die een regel kan bewerken of verwijderen.

Toestemmingen intrekken

Als je iemand verwijdert die regels heeft, dan wordt de regel van die persoon gepauzeerd en worden alle regels op projecten overgezet op de projecteigenaar.

Als er geen projecteigenaar is, zal het eigendom worden overgedragen aan de beheerder die de gebruiker het eigenaarschap ontnam. Alleen de nieuwe eigenaar van een regel kan de regel opnieuw activeren zodat deze blijft worden uitgevoerd.

Wanneer een regeleigenaar gedeactiveerd wordt en de nieuwe eigenaar voldoende toestemmingen heeft, betekent dit dat de regel zal blijven lopen die de nieuwe eigenaar dan zal kunnen bewerken.

Updates over verkeerd geconfigureerde regels

Als een regel verkeerd geconfigureerd wordt (voorbeeld: "Gemarkeerd als voltooid > Taak verplaatsen naar kolom "Gereed" en iemand verwijdert je kolom"Gereed"), dan sturen wij de eigenaar van de regel een e-mail om hem/haar te laten weten de kolom hersteld moet worden.

• We sturen je een e-mail als een regel voor de eerste keer geactiveerd wordt, maar niet kan worden uitgevoerd omdat deze verkeerd geconfigureerd is. We sturen je pas opnieuw een e-mail als dit gecorrigeerd is en de regel minstens één keer met succes uitgevoerd is voordat deze opnieuw verkeerd geconfigureerd wordt.

• Alle gebruikers met leestoegang tot de regel in kwestie kunnen de juiste status van de regel zien.

• Zodra je de regel bijwerkt naar een correcte configuratie en de bijwerkingen opslaat, verdwijnen die waarschuwingen.

Regelintegraties

Regels vormen een belangrijk deel van veel workflows en hetzelfde geldt voor integraties met services van derden (bijvoorbeeld Slack). Je kunt nu een regel gebruiken om de favoriete tools van je team te integreren in je werk in Asana en de regels automatisch het zware werk laten doen. Je kunt specifieke triggers instellen in je Asana-projecten en erop vertrouwen dat regels je workflow automatiseren wanneer aan de door jou gekozen criteria wordt voldaan.

Met de Slack + Asana-regelintegratie kun je  bijvoorbeeld een bericht naar een teamgenoot in Slack sturen, getriggerd door de voltooiing van een taak of een project.

Je kunt een regel maken die een specifiek kanaal pingt in Microsoft Teams, gebaseerd op criteria zoals een wijziging aan een waarde van een aangepast veld.

Je kunt ook nieuwe issues maken in Jira Cloud en Jira Server wanneer een taak aan een specifieke projectsectie wordt toegevoegd.

Onlangs gelanceerde regels voor integraties ondersteunen ook acties binnen Gmail, PagerDuty en Twilio. Vind hier meer informatie over het configureren van hun respectievelijke regels voor integraties.
 

Regels die integraties gebruiken, vereisen de juiste instellingen voor app-beheer en gebruikersverificatie met de services van derden.

Acties
triggeren binnen apps

Er zijn drie soorten triggers voor regels, en dit geldt ook voor het triggeren van regels voor integraties.

Triggertype taak toegevoegd

• Taak toegevoegd aan een sectie
• Taak aan dit project toegevoegd

Triggertype taak bijgewerkt

• Gebaseerd op goedkeuringsstatus
• Gebaseerd op voltooiingsstatus
• Gebaseerd op verantwoordelijke
• Gebaseerd op vervaldatum
• Gebaseerd op bijlagen toegevoegd
• Gebaseerd op reacties bijgevoegd

Triggertype timing taak

• De taak wordt niet meer geblokkeerd
• Vervaldatum nadert
• Taak is vervallen

Formulieren

Wanneer taken vanuit formulieren worden aangemaakt, kunnen ze een van de volgende triggers activeren:

Taak toegevoegd aan een project

Deze trigger zal gelden voor alle taken die aan een project worden toegevoegd, niet alleen vanuit formulieren.

Aangepast veld ingesteld

Voor elk uitvouwbaar aangepast veld in het project zie je een trigger en een actie. Als je project de aangepaste velden "Prioriteit" en "Fase" heeft, zie je "Prioriteit ingesteld" en "Fase ingesteld" als triggers. Je kiest op welke waarde op dat aangepaste veld je een regel wilt activeren.

Voorbeeld: op je formulier heb je een uitvouwbaar aangepast veld voor Type aanvraag, met de opties "Blog" en "Website". Je kunt op het project een regel instellen om "Wanneer ‘Type aanvraag’ ingesteld is op ‘Blog’, die taak toe te voegen aan het project ’Blog-aanvragen’."

Dit werkt alleen voor uitklapbare aangepaste velden op het project. Sommige uitvouwbare velden op een formulier zijn geen aangepaste velden.

Triggers voor formulierinzendingen

Met triggers voor formulierinzendingen kun je je formulieren automatisch verplaatsen naar een nieuw proces, zonder dat je ze handmatig hoeft te sorteren. Triggers voor het inzenden van formulieren kunnen je helpen je intakeproces te standaardiseren en formulieren in je workflows te automatiseren.

Nadat je de trigger hebt ingesteld, kun je de regel zien in je menu Aanpassen

Elke keer wanneer een formulier wordt ingezonden, ontvang je een melding. Je kunt ook de geschiedenis van het ingezonden formulier bijhouden via het deelvenster met taakdetails.

Toestemmingen
voor gasten

Gasten kunnen geen regels maken of bezitten, maar ze kunnen wel regels activeren.

Prijsberekening

Business- en Enterprise-klanten

De aangepaste regels-bouwer is beschikbaar voor alle Business- en Enterprise-klanten.

Een subset van regels is beschikbaar voor Premium-klanten:

• Ga naar kolom/sectie > Markeer voltooid
• Markeren als voltooid > Verplaats naar kolom/sectie
• Custom field changed > Move to column/section
• Ga naar kolom/sectie > Aangepast veld instellen
• Aangepast veld gewijzigd > Markeer voltooid
• Markeren als voltooid > Aangepast veld instellen

Omgekeerde acties voor regels

Business- en Enterprise-klanten

Inverse acties zijn een aanvulling op bestaande regels die nu de mogelijkheid bieden om gegevens terug te zetten of te verwijderen. Door de mogelijkheid van inverse acties voor regels te bieden, hebben wij een robuustere regel-engine gecreëerd die de structuur, kwaliteit en efficiëntie van klantenworkflows beter in kaart brengt.

Beschikbare inverse acties:

• Toewijzing taak ongedaan maken
• Taak naar een ander project verplaatsen
• Vervaldatum wissen
• Taak markeren als niet voltooid
• Medewerkers verwijderen

Met omgekeerde actiemogelijkheden kunt u taken herverdelen, terugzetten of verplaatsen van het ene project naar het andere.

Variabelen in regels

Het is nu mogelijk om te verwijzen naar dynamische waarden, variabelen genaamd, bij het maken van regels. Gebruikers kunnen een beroep doen op variabelen zoals  Taakverantwoordelijke, Taakmaker, Vervaldatum en Aangepaste veldwaarden voor meer duidelijkheid en flexibiliteit.

Actie: een reactie toevoegen

Variabelen kunnen worden gebruikt in het tekstveld Een opmerking toevoegen bij het maken van een regel.

Actie: taak toewijzen

De taakactie Toewijzen kan verwijzen naar de volgende variabelen:

Variabele	Beschrijving
Maker van de taak	Gebruiker die de taak heeft gemaakt
Verantwoordelijke	Gebruiker toegewezen aan de triggertaak
Regel-activeerder	Gebruiker die deze regel activeert

Actie: taak maken

De taakactie Maken kan gebruik maken van de volgende variabelen in regels bij het instellen van een relatieve vervaldatum zodra de regel is geactiveerd:

Variabele	Beschrijving
Triggertijd	Het tijdstip waarop deze regel wordt getriggerd
Startdatum	De startdatum van de triggertaak
Vervaldatum	De vervaldatum van de triggertaak
Aanmaaktijd	Wanneer de triggertaak is gemaakt

 

Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis.