Voorheen hadden de meeste Asana-gebruikers drie keuzes wanneer ze besloten om te upgraden naar betalend abonnement. Het was alleen mogelijk om te betalen voor een werkruimte, individuele teams binnen een organisatie, of voor een volledige organisatie. Dit aanbod werkt goed voor kleine en middelgrote bedrijven. Voor grotere bedrijven is het echter niet altijd mogelijk om een abonnement voor een volledige organisatie te nemen en anderzijds voldoen team-abonnementen ook niet helemaal aan hun behoeften. Met een * * Afdeling * * is het nu mogelijk om te betalen voor een deel van je bedrijf. Je krijgt daarmee zichtbaarheid en controle over de personen waarvoor je betaalt en welke gegevens dit omvat. Als je geïnteresseerd bent in het opzetten van een afdeling binnen je organisatie, neem dan contact op met verkoop.
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis
De beheerdersconsole voor een afdeling openen
Om toegang te krijgen tot de beheerdersconsole van een afdeling in uw organisatie
- Klik op je profielfoto
- Selecteer in het vervolgmenu Beheerdersconsole
Alleen de factureringsbeheerder van een afdeling heeft toegang tot de beheerdersconsole voor een afdeling. Hij of zij kan echter beheerderstoegang verlenen aan een ander teamlid binnen de afdeling.
Alle leden van een afdeling beheren
Op het tabblad Leden kun je:
- Leden alleen uit uw afdeling of de organisatie verwijderen door met de muis over een naam te gaan en op Verwijderen te klikken
- Nodig nieuwe leden uit om lid te worden van een team in je afdeling
Een gebruiker uit je afdeling verwijderen
Divisiebeheerders kunnen gebruikers uit hun afdeling verwijderen via het tabblad Leden van de beheerdersconsole van de afdeling. Het verwijderen van een gebruiker uit de afdeling zal het account van de gebruiker niet deactiveren, noch zal deze actie de gebruiker uit de organisatie verwijderen. Als u een organisatielid uit een afdeling verwijdert, zorgt u ervoor dat het lid geen ruimte inneemt met een betaald abonnement. Gasten kunnen op dezelfde manier worden verwijderd.
Het verwijderen van een gebruiker uit een afdeling verwijdert de gebruiker niet uit de organisatie, of andere teams of afdelingen waar ze deel van uitmaken. Zie Een organisatielid deactiveren via de beheerdersconsole van de afdeling hieronder voor instructies over het in plaats daarvan deactiveren van een organisatielid.
Een organisatielid deactiveren via de beheerdersconsole van de afdeling
Om een persoon uit je organisatie te verwijderen via je afdelingsbeheerderconsole, navigeer je naar het tabblad Leden van je beheerdersconsole.
Vind de naam van de persoon door naar beneden te scrollen of gebruik te maken van de zoekbalk. Zodra u de persoon hebt gevonden, klikt u op het pictogram met de drie puntjes en selecteert u verwijderen.
Op het volgende tabblad kunt u:
- Het lid kiezen aan wie je de taken opnieuw wilt toewijzen
- Op verwijderen klikken om de uitschakeling te bevestigen.
Het uitgeschakelde lid zal vervolgens in uw ledenlijst worden weergegeven als verwijderd.
Wat gebeurt er met de taken van een persoon die is gedeactiveerd?
Nadat je iemand uit je organisatie hebt gedeactiveerd via de afdelingsbeheerderconsole, zal er automatisch een privéproject met zijn of haar eerder toegewezen taken gegenereerd worden. Je kunt deze taken vervolgens aan jezelf of een ander lid van je afdeling toewijzen. Zo kun je makkelijk taken die in afwachting staan aan de juiste persoon toewijzen om door hen beheerd te worden.
Als het nodig is, is een eenvoudige oplossing voor de volgende stap van delegeren het selecteren van meerdere taken waarvan de toestemming van de eigenaar is ingetrokken, zodat je voor taken massale acties kunt uitvoeren en ze zelfs in bulk aan jezelf of andere leden van de afdeling kunt toewijzen.
De tijd van de uitschakeling zal in de kolom Laatste activiteit verschijnen.
Een uitgeschakeld lid herstellen
Je kunt een gedeactiveerd lid herstellen door hun naam te zoeken in je tabblad Leden. Klik vervolgens op het driepunten-pictogram en selecteer Herstellen.
Selecteer in het volgende venster Herstellen.
Als het opnieuw activeren mislukt, ontvangt de beheerder van je organisatie een taak waarbij wordt gevraagd contact op te nemen met ons ondersteuningsteam.
Filteren op lidtype
Op het tabblad Leden van je beheerdersconsole kun je je ledenlijst filteren op type lid. Klik hiervoor op het vervolgkeuzepijltje naast de filter voor lidtype en kies tussen Alles, Beheerder, Lid, Gast, Uitgenodigd en Verwijderd.
Een nieuw team in een afdeling maken
Je kunt op elk moment rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole een team in een afdeling maken.
Een nieuw team in een afdeling maken:
- Klik in het tabblad teams in de beheerdersconsole op teams toevoegen
- Ga naar het einde van de lijst en klik op Nieuw team maken
Vanuit het dialoogvenster Nieuw team maken kunt u:
- Een teamnaam invullen
- Teamleden uitnodigen
- Stel het team in als Privé of Lidmaatschap op aanvraag en klik vervolgens op de knop Team maken
Teams in een afdeling beheren
Factureringsbeheerders kunnen teams aan hun teams toevoegen en ze eruit verwijderen. Ze kunnen ook de instellingen van elk team rechtstreeks vanuit de beheerdersconsole aanpassen.
Beheerders van afdelingen hoeven geen lid te zijn van alle teams in een afdeling. Beheerders hebben ook de optie om elk ongebonden team binnen hun organisatie aan de afdeling toe te voegen.
Een team aan je afdeling toevoegen
Teams aan een afdeling toevoegen:
- Navigeer naar het tabblad teams in de beheerdersconsole
- Selecteer Teams toevoegen.
Het is niet mogelijk een team aan een afdeling toe te voegen als het team al een betaald abonnement of proefabonnement heeft. Als je het proefabonnement of abonnement van een team moet verwijderen om het naar een afdeling te verplaatsen, moet de factureringsbeheerder het proefabonnement of abonnement annuleren. Aarzel niet om contact op te nemen met het ondersteuningsteam als je hulp nodig hebt.
Vanuit de pop-up teams toevoegen:
- Selecteer de teams in je organisatie die je wilt toevoegen aan de afdeling
- Zodra je hiermee klaar bent, klikt je op Teams toevoegen
Het is niet mogelijk om een team te hebben in een afdeling die openbaar is voor de organisatie. Teams binnen afdelingen zijn ofwel privé, of vereisen lidmaatschap op aanvraag.
Een team uit je afdeling verwijderen
Een team verwijderen uit een afdeling:
- Beweeg met de muis over een team en klik op het driepunten-pictogram dat verschijnt
- Selecteer Team uit de afdeling verwijderen.
Je moet een team uit een afdeling verwijderen voordat het kan worden verwijderd.
Teamgegevens exporteren naar CSV
Beheerders van een afdeling kunnen hun teamlijst naar CSV exporteren via het tabblad Teams van hun beheerdersconsole.
Vanaf je beheerdersconsole:
- Navigeer naar het tabblad Teams
- Klik op Exporteren als CSV
U ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.
Meerdere beheerders
Afdelingen kunnen meerdere beheerders hebben. Adelingsbeheerders kunnen andere leden van de afdeling tot beheerders benoemen en hoeven niet langer deel uit te maken van elk team in de afdeling.
Deze functie is geschikt voor grote afdelingen waarvoor het misschien niet realistisch is dat alle beheertaken door één persoon worden verricht.
Om beheerderstoegang te verlenen:
- Klik op Profielinstellingen bewerken
Selecteer vervolgens onder Lidmaatschap Beheerder en klik op Wijzigingen opslaan.
Beheerderstoegang verlenen vanaf het tabblad Beveiliging
Hier kun je een beheerder toevoegen en alle beheerders van de afdeling bekijken.
Vanaf het tabblad Beveiliging op de beheerdersconsole:
- Navigeer naar Aanvullende instellingen
- Ga naar Beheerderstoegang en klik op de pijl
Er verschijnt een pop-upvenster waarmee je een beheerder kunt toevoegen. Hiervandaan wordt je doorgestuurd naar het ledenframe waar je kunt bepalen aan wie je beheerderstoegang wilt verlenen.
Factureringsbeheer voor een afdeling
Vanaf het tabblad Facturering kun je:
- De details van je abonnement bekijken en aanpassen
- Je betalingsgegevens aanpassen
- Je laatste factuur bekijken of downloaden
Selfservice-facturering
Factureringsbeheerders hebben volledige toegang tot alle elementen van factureringsbeheer. Ze kunnen accountgegevens bekijken, seats toevoegen, seats verwijderen en gegevens aanpassen, en hebben de vrijheid hun facturen zelf te beheren.
Ze kunnen ook de frequentie van de facturen wijzigen van maandelijks naar jaarlijks en de factureringsbeheerder opnieuw toewijzen.
De factureringsbeheerder is de enige die de grootte van het abonnement en de betalingsgegevens kan bijwerken. Beheerders kunnen leden toevoegen of verwijderen en teams toevoegen of verwijderen.
Seats toevoegen en verminderen
In de sectie Seat-gebruik op de factureringspagina kun je: zien hoeveel seats er nog over zijn in je afdeling, hoeveel seats je abonnement omvat, meer seats toevoegen, of het aantal seats verminderen.
Leden toevoegen aan een creditcard-abonnement of ze eruit verwijderen
Leden toevoegen aan een handmatig abonnement of ze eruit verwijderen
De betalingsinformatie op de factureringspagina vertelt je of betaalt via een handmatige factuur of met een creditcard.
De frequentie van selfservice-facturering voor afdelingen aanpassen
Vanaf het tabblad Facturering kunt u overschakelen naar een jaarabonnement. U hoeft daarvoor alleen maar op de knop Overschakelen naar jaarlijks te klikken.
Een factureringsbeheerder opnieuw toewijzen
Met deze workflow kunnen factureringsbeheerders hun verantwoordelijkheden als factureringsbeheerder toewijzen aan een andere gebruiker binnen de afdeling. De nieuwe factureringsbeheerder moet een lid van de afdeling zijn. Gasten van een organisatie kunnen geen factureringsbeheerders worden.
Vanaf het tabblad Facturering op de beheerdersconsole:
- Navigeer naar Eigenaar facturering en klik op Eigenaar facturering wijzigen
- Typ de naam of het e-mailadres van de volgende factureringsbeheerder in of selecteer er een uit het vervolgkeuzemenu
- Wanneer je je keuze hebt gemaakt, klik je op Factureringsbeheerder wijzigen om je keuze te bevestigen
De oude factureringsbeheerder blijft een beheerder van de afdeling, maar zal niet langer verantwoordelijk zijn voor de facturering voor dit abonnement. Elke beheerder van de afdeling kan indien nodig beheerderstoestemmingen van een ander intrekken.
SAML voor Enterprise-afdelingen
SAML is een standaard waarmee Asana kan worden geïntegreerd met single sign-on systemen van het bedrijf, zoals Okta, OneLogin of Microsoft Active Directory. SAML is beschikbaar voor Enterprise-organisaties en kan ook worden ingeschakeld of vereist voor de leden van een Enterprise-afdelingsabonnement. Als je een Enterprise-afdelingsabonnement hebt en SAML wil inschakelen, kun je het formulier hier invullen.