Overzicht
Workflow Builder helpt om het werk naadloos te coördineren tussen teams, door de processen van je team te automatiseren om het werk te blijven laten stromen. Workflow Builder is ontworpen om efficiëntere workflows te maken door een visuele tool te gebruiken om teams met elkaar te verbinden, werk te organiseren en projecten op één enkele plaats te stroomlijnen. Binnen workflows kunt u de juiste mensen op het juiste moment met de juiste informatie verbinden, zodat uw team zich kan concentreren op het werk dat belangrijk is.
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis.
Een workflow maken met workflow builder
In Workflow Builder kunt u kiezen hoe taken aan uw project worden toegevoegd. U kunt kiezen voor meerdere intakebronnen of voor geen enkele.
Houd er rekening mee dat iedereen met toegang tot het project ook handmatig taken kan toevoegen.
- Formulierinzending: maak een formulier dat inzendingen omzet in taken.
- Taaksjablonen: maak een sjabloon om taken gemakkelijk te standaardiseren.
- Vanuit andere apps: autoriseer een andere app om taken aan dit project toe te voegen.
Kies een intakebron door op het vervolgkeuzemenu op de intakekaart te klikken.
Lees voor meer informatie over het instellen van formulieren als intake-bron ons artikel in de handleiding over het maken van formulieren. Voor meer informatie over het instellen van taaksjablonen, lees on artikel in de handleiding over het maken van taaksjablonen
Secties
Gebruik secties als fases zoals Gereed, In behandeling, en Gereed om een specifieke workflow te volgen. Deze sectiekaarten in de Workflow Builder staan in directe relatie tot de secties in de taakweergaven (d.w.z. in uw lijst- en bordweergaven). We raden u aan om secties in te stellen die overeenkomen met opeenvolgende werkfasen binnen uw project, bijvoorbeeld: Sorteren, In uitvoering, Goedkeuring nodig, Voltooid. Zo kan elk projectlid gemakkelijk zien in welke fase een taak zich bevindt.
Een nieuwe sectie maken
Klik op de knop + om een extra sectie toe te voegen. U kunt vervolgens regels voor deze sectie toevoegen en triggers voor deze regels toewijzen. Je moet regels maken voor twee automatische instanties binnen een sectie:
Triggers: wanneer of waardoor een taak automatisch naar deze sectie wordt verplaatst. U kunt deze overgangsregel kiezen uit een lijst met opties in het rechterdeelvenster. Bijvoorbeeld: "Wanneer een vervaldatum nadert, ga dan → naar Aankomend" of "Wanneer een taak voltooid is, → ga dan naar Voltooid"
Acties: je moet dan ook beslissen wat er automatisch gebeurt wanneer taken naar deze sectie worden verplaatst. Bijvoorbeeld: als medewerkers moeten worden toegevoegd, als de taak een bepaalde verantwoordelijke moet hebben, als er een opmerking moet worden toegevoegd, enzovoort. Zoals hierboven, kunt u kiezen uit de lijst met aanbevolen regels of een aangepaste regel maken met behulp van de knop Meer acties.
Lees voor meer informatie over het instellen van regels in Asana ons artikel met regels.
Bestaande secties beheren
Om de naam van de sectie te bewerken, regels toe te voegen of te verwijderen, klik je op het driepunten-pictogram rechts van de titel van de sectie.Workflowrapportage
In uw Dashboardweergave kunt u ook metadata bekijken over de secties in uw project, bijvoorbeeld het aantal onvoltooide taken in die sectie, en u kunt dit in de loop van de tijd monitoren.
Slepen en neerzetten
U kunt secties verslepen om uw werk te reorganiseren of het door fasen te verplaatsen. Projectleden kunnen secties naar behoefte herschikken.
Paneel aanpassen
Voeg globale workflow-elementen toe via het paneel Aanpassen rechts op je scherm, waaronder:
- Aangepaste velden
- Globale regels die van toepassing zijn buiten een bepaalde sectie in de workflow
- Apps (bijv. Slack of Microsoft Teams)
- Formulieren
- Taaksjablonen
App-opname in workflow-bouwer
Voeg externe apps toe om taken te maken in Asana.
Een app toevoegen als opnamebron in je workflow:
- Klik op Van andere apps
Klik in deze lijst op de app die je wilt instellen.
Apps die reeds opnamebronnen zijn in uw projecten en apps die niet werden toegelaten door de beheerder worden niet getoond.
Je wordt mogelijk omgeleid naar de website van de app om de installatie te voltooien.
Om de installatie te voltooien, moet je de volgende stappen op de externe app uitvoeren:
- Zet de Asana-integratie op in [Naam van de app]
- De app gebruiken om taken toe te voegen aan [project]
Eens je deze stappen voltooid hebt, kun je de app zien in de Workflow Builder.
Als je de voorgaande stappen niet voltooid hebt, zie je het bericht Voltooi installatie.
Je kunt ook apps toevoegen door te klikken op de App-knop in het menu Aanpassen.
Elke externe app die nieuwe taken aan Asana toevoegd zal hier worden getoond, zelfs als ze zonder App Intake werden ingesteld.
Tijd in fase workflow-metriek
Met Tijd in fase-grafieken kun je nu gemakkelijk rapporteren over de tijd die je taken nodig hebben om doorheen de workflowfasen te bewegen. Met deze workflowgrafieken kun je knelpunten identificeren en duidelijkheid scheppen over de tijd die je werk nodig heeft om zich te ontwikkelen. Zo weet je wanneer taken te veel tijd spenderen in een bepaalde fase en kan je je processen overeenkomstig aanpassen.
Er zijn twee verschillende manieren om rapporten en dashboards te gebruiken om gegevens over workflowgrafieken te zien: Tijd in sectie en Tijd in aangepast veld.
Tijd in sectie
Als je workflow vereist dat taken doorheen verschillende secties binnen je Asana-project bewegen, kan rapporteren over Tijd in sectie helpen om te bepalen met welke snelheid taken van sectie naar sectie bewegen onderweg naar voltooiing.
Deze grafiek geeft weer hoeveel tijd taken spenderen in elke projectsectie. In dit voorbeeld hebben taken 6 dagen en 3 uur gespendeerd in de sectie Planning. Je kunt de gegevens ook filteren op parameters zoals o.a. verantwoordelijke of vervaldatum.
Tijd in aangepast veld
Sommige workflows gebruiken aangepaste velden om aan te geven dat werk klaar is om naar een volgende fase van voltooiing te gaan. Rapporten over tijd in aangepast veld geven weer hoeveel tijd een taak gespendeerd heeft in elke specifieke fase, gebaseerd op de geselecteerde aangepaste velden.
De grafiek hierboven rapporteert bijvoorbeeld over een project dat een aangepast veld bevat met de naam Voltooiingsfase
Het aangepaste veld Voltooiingsfase is ingesteld met 4 mogelijke waarden: Nog niet begonnen, In behandeling, Geblokkeerd en Voltooid. De grafiek rapporteert over de totale tijd die taken spendeerden als gemarkeerd met het aangepaste veld Geblokkeerd.
Neem deel aan ons webinar Basisworkflows maken in Asana en leer hoe u effectieve workflows kunt bouwen. Registreer nu