Voortgang, status, en werk verbinden met doelen

Handmatige methode

Met de handmatige updatemethode moet je de metriek van de voortgang van je doelen handmatig bijwerken. Wanneer je een handmatig doel aanmaakt, moet je een huidige waarde en een doelwaarde ingeven. Je kunt kiezen uit drie metingstypes: percentage, numeriek en valuta.

Deze optie is het best voor doelen met specifieke evaluatiecriteria of doelen waarvan het bereiken ervan gebaseerd is op externe gegevens, kwalitatief (een oordeel over de voortgang) of binair (bereikt of niet bereikt).

De handmatige methode instellen

Vanuit het venster Doel toevoegen:

1. Selecteer Handmatig als updatemethode
2. Kies het metingstype
3. Huidig en doelwaarde toevoegen

Om de voortgang van doelen bij te werken met een handmatige update-methode, kunt u ofwel:

1. Maak een statusupdate en bewerk van hieruit de voortgang, of
2. Klik op de detailpagina van het doel op Voortgangsinstellingen bewerken en bewerk de Huidig waarde

Automatische methode

Met de optie Automatisch kunt u automatisch de voortgang berekenen vanuit drie bronnen; subdoelen,  projecten of taken. Wanneer de voortgang van de bron wijzigt, wordt ook de bovenliggende taak automatisch gewijzigd.

Als je Subdoelen kiest als voortgangsbron, kun je kiezen uit drie metingtypes: percentage, numeriek totaal of totale valuta. De percentagemeting toont een gemiddelde van de subdoelen, terwijl de numerieke en valutametingen een som van de subdoelen tonen.

Als je Taken kiest als voortgangsbron, wordt je voortgang berekend op basis van de voltooiing van de verbonden taken.

Als je Projecten kiest als voortgangsbron, kun je het succes meten met Mijlpalen voltooid of Taken voltooid. De voortgang van het doel wordt dan bepaald door het gemiddelde van het percentage mijlpalen of taken die voltooid zijn voor elk project. Bekijk in deze video voorbeelden van hoe dit werkt:

Voltooide Taken omvat alle taken, mijlpalen en goedkeuringen.

Je kunt tot 100 items (taken, projecten of doelen) koppelen aan de automatische voortgang.

De automatische methode instellen

Vanuit het venster Doel toevoegen:

1. Selecteer Automatisch als updatemethode
2. Selecteer de voortgangsbron
3. Kies het metingstype
4. Vanaf de detailpagina van het doel kun je subdoelen, projecten of taken koppelen

Deze optie is het best voor doelen waarvan het succes alleen wordt bepaald door de voortgang van projecten, taken of andere doelen en subdoelen.

Subdoelen en projecten verwijderen

Om subdoelen, projecten of taken van het bovenliggende doel te verwijderen, navigeer je naar de detailpagina van het bovenliggende doel en klik je op het driepunten-pictogram naast de naam van het subdoel of project. Je kunt ze verwijderen uit de automatische voortgang of ze volledig loskoppelen van het bovenliggende doel.

De voortgang van je doel bewerken

Je kunt je updatemethode, voortgangsbron en metingstype wijzigen door de voortgangsinstellingen van je doel te bewerken.

De voortgangsinstellingen van je doelen bewerken:

1. Klik op het vervolgkeuzemenu naast de naam van je doel en selecteer Voortgangsinstellingen bewerken
2. Of klik op het pictogram met het potlood in de voortgangsbalk van het doel

Als u de doeleigenaar bent, kunt u herinneringen instellen om de status van het doel wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of driemaandelijks bij te werken.

Veranderen van handmatig naar automatisch

1. Gekoppelde subdoelen dragen automatisch bij aan de voortgang van het doel
2. Gekoppelde projecten en taken blijven in de sectie "Gerelateerd werk"

Veranderen van automatisch naar handmatig

1. Subdoelen die voorheen bijdroegen aan de voortgang blijven gekoppeld als subdoelen, maar dragen niet langer bij aan de voortgang.
2. Projecten en taken die bijdroegen aan de voortgang verhuizen naar de sectie "Gerelateerd werk" maar dragen niet langer bij aan de voortgang.

Gerelateerd werkgedeelte

In het gedeelte "Gerelateerd werk" kunt u verwijzen naar taken, projecten en portfolio 's die relevant zijn voor een doel, maar niet automatisch de voortgang ervan bepalen. Je kunt maximaal 120 items toevoegen, inclusief items die zijn gekoppeld aan automatische voortgang.

Doelstatusupdates

Doelstatusupdates bieden de leden van een doel context over de status en voortgang van een doel. Met de statusgeschiedenis van het doel kunnen ze ook de historische voortgang bijhouden van een doel en begrijpen hoe het doel evolueerde doorheen de tijd.

Meer informatie over het doelbeheerproces en de rol die statusupdates hierin spelen.

Om de statusupdate van een doel voor de eerste keer aan te maken:

1. Selecteer het doel dat je wilt bijwerken
2. Je kunt kiezen uit de volgende drie statussen: Op schema, Loopt risico en Niet op schema
3. Schrijf een naam voor je statusupdate en voeg daaronder informatie toe over de voortgang van het doel
4. Je kunt nieuwe secties toevoegen en bestaande secties verwijderen of bewerken
5. Je kunt een herinnering instellen om wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of per kwartaal de status bij te werken
6. Je kunt zien hoeveel mensen een melding zullen krijgen over je statusupdate
7. Selecteer Posten om de update te versturen

Als het bijhouden van doelen nieuw is voor je, vind je meer informatie in de instructies van Asana over hoe je de evaluatiecriteria van doelen bepaalt.

Voor toekomstige statusupdates kun je de voortgang van je doel bijwerken door te klikken op de knop Bijwerken op de detailpagina van je doel.

Doelherinneringen

Met doelherinneringen worden eigenaren van doelen eraan herinnerd om hun doelen actueel te houden, zodat hun belanghebbenden tijdig weten hoe de doelen vorderen en wat de uitkomsten waren.

Zo stelt u doelherinneringen in:

1. Open de statusupdatebewerker
2. Je kunt wekelijkse, tweewekelijkse, maandelijkse of herinneringen per kwartaal instellen.

Alleen doeleigenaren kunnen doelherinneringen instellen.

Een doel sluiten

Wanneer een doel klaar is om geëvalueerd te worden, kun je een statusupdate maken om de leden van het doel te laten weten of het doel werd bereikt of niet. Neem hierin informatie op over de impact van het doel en alle mogelijke afwijkingen van het plan of redenen waarom het niet werd bereikt.

Je kunt kiezen uit: Bereikt, Gedeeltelijk, Gemist en Geannuleerd.

Als het bijhouden van doelen nieuw is voor je, vind je meer informatie in de instructies van Asana over hoe je de evaluatiecriteria van doelen bepaalt.

Op de pagina Voortgang bijwerken kun je je doel op elk gewenst moment sluiten.

Om de status van een gesloten doel te selecteren, ga je naar Status instellen. Selecteer een van de opties onder de sectie Gesloten en klik op Plaatsen.

Doel eigenaren ontvangen een herinnering aan het einde van de Tijdperiode of aangepaste vervaldatum van het doel om het te beoordelen en te sluiten.