Als u uw workflow eenmaal hebt opgezet, hoe voegt u dan de handoffs en automatisering toe die het tot leven brengen? Hoe laat u uw workflow stromen?
Dit artikel is deel 3 in een 3-delige serie. Als u de eerste twee gemist hebt, vindt u ze hier: Artikel 1 Artikel 2
Workflow Builder
Ga aan de slag met de Workflow Builder.
De Workflow Builder is een tabblad in uw projecten. Deze functie helpt u de stappen te bouwen die uw werk van begin tot eind doorloopt. De Workflow Builder helpt u om uw workflow te bouwen, niet om hem uit te voeren. Hebt u de workflow eenmaal in de Workflow Builder gebouwd, gebruik dan een van de andere projectweergaven.
Vier soorten beweging
Of u nu Workflow Builder gebruikt of niet, zoek naar vier verschillende soorten bewegingen en verbind ze met de juiste functies in Asana.
1. Initiatie
Elke workflow heeft een startpunt waar het werk van start gaat. Afhankelijk van je workflow start je het werk op één van de volgende manieren:
Handmatig: in sommige gevallen initieert uw team handmatig werk, zoals wanneer u besluit om een nieuw blogbericht te publiceren voor een aanstaande lancering. In deze gevallen maakt u een nieuw project of nieuwe taak aan.
- Met een Formulieren: sommige workflows omvatten een intakeproces - waarbij uitvoerbaar werk wordt ingegeven door input van anderen, zoals een aanvraag. Intakeprocessen zijn een ideaal gebruikscenario voor Formulieren, waarmee u werkaanvragen kunt stroomlijnen en standaardiseren.
- Met een taaksjabloon: Teams die steeds dezelfde reeks stappen door hun workflow laten lopen, gebruiken taaksjablonen. Dit is een ideaal gebruikscenario wanneer u een taak vooraf wilt bouwen met links naar relevante informatie en een reeks subtaken, zoals bij het volgen van kandidaten.
2. Handoffs
In veel workflows gaat het werk van de ene persoon naar de andere, tot het de eindstreep bereikt. Teams volgen deze gebruikelijke praktijken voor handoffs:
Handmatig opnieuw toewijzen
Zorg ervoor dat het werk uitvoerbaar is door personen aan taken toe te wijzen. In sommige workflows is een andere teamgenoot in verschillende fasen eigenaar van het werk.
Bijvoorbeeld, wanneer een creative producer een aanvraag voor actie doorgeeft aan een ontwerper. In die gevallen moet u de taak opnieuw toewijzen.
Subtaken toevoegen
Wanneer u een taak in kleinere stappen moet opsplitsen om aspecten van de workflow uit handen te geven, voegt u subtaken toe.
Bijvoorbeeld, een team dat aanvragen beheert volgt elke deliverable als een taak in hun project. Ze voegen subtaken toe om de stappen tussen elke fase van hun workflow te organiseren.
Afhankelijkheden toevoegen
In sommige gevallen blokkeert een taak een andere om vooruit te komen. In deze gevallen kunt u afhankelijkheden gebruiken. Met afhankelijkheden kunt u laten zien dat een taak door een andere wordt geblokkeerd.
Bijvoorbeeld, een team dat productfeedback van klanten beheert, moet wachten tot het ontwikkelingsteam het werk verwerkt heeft, voordat het teruggaat naar het team dat de feedback gegeven heeft. Ze voegen dus een afhankelijkheid toe om te laten zien dat de ene taak geblokkeerd wordt door de andere.
Goedkeuringen gebruiken
Voor veel handoffs is goedkeuring nodig voordat u verder kunt gaan. Dit zijn goede momenten om goedkeuringen te gebruiken. Goedkeuringen zijn een soort taken die de verantwoordelijke de mogelijkheid geven om "goed te keuren", "wijzigingen te vragen", of "af te wijzen". Een ontwerper heeft bijvoorbeeld verschillende belanghebbenden nodig om een asset te beoordelen en goed te keuren voordat de deliverable wordt voltooid.
3. Kruispunten
In sommige workflows kruist uw werk een ander team of tool. Wanneer u een kruispunt tegenkomt, denk dan aan het volgende:
Multihoming
In Asana kunnen taken aan meerdere projecten tegelijk worden toegevoegd zonder dat ze gedupliceerd worden. Updates van de taak verschijnen in beide projecten. Dit wordt multihoming genoemd.
Gebruik multihoming om gedeeld zicht te krijgen op dezelfde taak in verschillende projecten en teams in Asana.
Integraties
Als uw werk kruist met een ander tool, kijk dan of er een integratie bestaat. Zo ja, kunt u uw workflow tussen tools verbinden.
Bekijk hier onze lijst van integraties
4. Herhaling
In veel workflows zult u merken dat u steeds weer dezelfde actie onderneemt om werk vooruit te helpen. Dit zijn uitstekende plaatsen om regels in te bouwen -- eenvoudige automatiseringen die handmatige stappen stroomlijnen. Regels is een betaalde functie. Ontdek hier meer over regels.
Met de Workflow Builder kunt u naadloos regels opbouwen in elke fase van uw workflow.
In feite kunt u elk van de reeds in dit artikel besproken soorten bewegingen automatiseren. Bijvoorbeeld:
Triggers en acties
Initiatie → Wanneer een nieuwe taak aan een project wordt toegevoegd door een formulier in te dienen... Subtaken aan de taak → toevoegen voor onmiddellijke opvolging
Handoffs → Wanneer een aangepast veld bijgewerkt wordt... → Wijs de taak opnieuw toe aan een specifieke teamgenoot
Kruispunten → Wanneer een taak naar een bepaalde sectie verhuist... → Voeg de taak toe aan het project van een ander team
Enkele andere veel voorkomende regels voor workflows:
| Triggers | Acties |
|---|---|
| (Wanneer u wilt dat alle nieuwe taken naar een bepaalde sectie verhuizen) Wanneer een nieuwe taak aan een project wordt toegevoegd... | Verplaats de taak naar een specifieke sectie |
| (Wanneer u wilt dat taken zichzelf automatisch voltooien wanneer u ze naar een sectie voor voltooid werk verplaatst) Wanneer een taak naar een sectie voor voltooid werk verplaatst... | Markeer de taak als voltooid. |
| (Wanneer u een update wilt vragen voor aankomend werk) Wanneer een vervaldatum nadert... | Voeg een reactie toe aan de taak. |
| (Wanneer u een verantwoordelijke naar een projecttaak moet verwijzen) Wanneer een taak naar een bepaalde sectie verhuist... | Voeg een reactie toe aan de taak met dat projectsjabloon @vermeld in de tekst. |
| (Als u wilt dat een goedkeuring naar een andere fase wordt verplaatst op basis van de reactie van de goedkeurder) Wanneer een goedkeuringstaak is gemarkeerd als "goedgekeurd", "wijzigingen aangevraagd" of "afgewezen" | Verplaats de taak naar de relevante sectie. |