Hoewel het zijn wortels heeft in softwareontwikkeling, is agile nu een manier van werken voor veel meer teams, en zelfs voor hele organisaties. Agile-teams kunnen snel werken in veranderende omstandigheden en helpen organisaties sneller de markt op te gaan met werk van hogere kwaliteit. Dit werkt echter alleen als teams iedereen op de hoogte kunnen houden over welk werk er moet worden aangepakt en hoe. Asana is een flexibele tool waarmee u snel kunt bouwen en vaak kunt verzenden. Hier leest u hoe u uw agile-werk kunt vertalen naar Asana.
Als Asana voor u helemaal nieuw is, raden we u aan onze snelstartgids te lezen, zodat u de Asana-concepten begrijpt en ze gemakkelijker kunt vertalen naar agile-raamwerken.
Hoe kan Asana agile-teams helpen?
Agile-specifieke tools zijn niet altijd nuttig voor hele organisaties en tussen verschillende teams. Ze kunnen onnodige complexiteit met zich meebrengen voor niet-agile teams. Product- en marketingteams kunnen Agile-processen uitvoeren, maar hoe ze dit doen kan enorm verschillen. In plaats daarvan kunnen teams op Asana vertrouwen en Asana aanpassen aan de manier waarop ze Agile gebruiken. Zo houden ze het flexibel voor werk waarvoor geen Agile-processen worden gevolgd.
Agile-scrum-concepten vertalen naar Asana-termen
Een van de populairste agile-raamwerken is scrum. Hier leest u hoe gewone scrum-concepten zich vertalen naar Asana en krijgt u een paar handige voorbeelden te zien.
| Agile-scrum-concept | In Asana... |
|---|---|
| Epic | Een projectportfolio maken |
| Feature | Eén project per feature maken |
| Verhaal | Taken toevoegen aan het project van uwfunctie |
| Taak | Subtaken toevoegen aan de taak van uw Asana-verhaal |
| Backlog | Een backlogproject maken |
| Sprint | Een sprint-planningsproject maken |
| Grootte | Een aangepast veld met vervolgkeuzelijst gebruiken om de grootte aan te geven |
| Time to finish | Numerieke aangepaste velden gebruiken |
| Aanvaardingscriteria | Informatie opnemen in de taakbeschrijving |
Epics maken
Een epos is een totale inspanning met een specifieke doelstelling, die kan worden opgedeeld in kleinere stukken. In Asana vertaalt dit zich in projecten en taken voor respectievelijk functies en verhalen. Dingen zoals grote lanceringen zouden heldendichten kunnen zijn, net als een reeks evenementen of campagnes voor groter doel (zoals meer verkoopleads of omzet).
Om een epos in Asana te maken, maakt u een portfolio. Met portfolio 's kunt u gerelateerde projecten groeperen en ze gezamenlijk volgen. U kunt de gezondheid van de epische in één oogopslag zien en gemakkelijk statusupdates bekijken over de functies die u helpen de epische te bereiken.
Een epic (portfolio) maken:
- Open uw zijbalk en klik op Portfolio 's links bovenaan.
- Klik op Nieuwe portfolio.
Wanneer u op een van uw portfolio 's klikt, kunt u een holistische weergave zien van alle projecten die er deel van uitmaken.
U bent nu klaar om functies voor uw epos te maken.
Functies en backlogs maken
Features documenteren de grotere activiteiten die u helpen uw heldendichten te bereiken, en achterstanden helpen u werk bij te houden dat u niet hebt geprioriteerd. In Asana kunnen zowel functies als backlogs worden gemaakt als projecten, maar u kunt uw backlog ook opnemen als een sectie van uw project.
Voor een epos rondom uw grootste productlancering van het jaar zou u dus projecten kunnen maken voor onderzoek, feedback, ontwikkeling en de marketinglancering of verkoopplannen.
Functies en backlogs (Asana-projecten) maken:
- Zorg er eerst voor dat u een team in Asana heeft gemaakt zodat u een plek heeft voor uw functies die in de vorm van projecten zullen worden gemaakt.
- Klik op de oranje + knop in de bovenste balk om voor elke functie een project te maken. Klik om snel aan de slag te gaan op het tabblad Sjablonen om te zien of er door Asana gemaakte sjablonen zijn die passen bij het werk in uw functie.
- Voeg vervolgens aangepaste velden aan uw project toe, zodat u dingen kunt bijhouden zoals de grootte van de functie, de kosten, de tijd tot de voltooiing, het bedrijfsdoel of het epische waar het aan gekoppeld is. Voeg aan elk project aangepaste velden toe door te klikken op de blauwe link Aangepaste velden bovenaan elk project.
- Nu u uw functies hebt gemaakt, kunt u besluiten of u uw backlog in een sectie van het functieproject bewaart, of een apart project maakt voor backlog-items in het algemeen. Volg hierboven hetzelfde proces voor het maken van een project.
Nu leert u hoe u uw functies opsplitst in verhalen.
Stories maken en ze toevoegen aan uw sprint
Een verhaal is één uitvoerbaar stuk werk om u te helpen een functie op te splitsen in kleinere, uitvoerbare delen. In Asana betekent dit taken aan uw project toevoegen. Voor een epos over een herontwerp hebt u dus bijvoorbeeld een websitelanceringsfunctie met verhalen als 'website copy schetsen' en 'optimaliseren voor mobiel'.
Stories maken (Asana-taken):
- Voeg verhalen aan je functie toe door taken in je project te maken. Typ gewoon de uitvoerbare stap in als de taaktitel en klik daarna elke keer op Enter.
- In de taakbeschrijving kunt u uw acceptatiecriteria en andere relevante details toevoegen.
- Vul alle aangepaste velden in die u aan uw project heeft toegevoegd om dingen zoals omvang en tijd duidelijk te maken.
- Wijs de taak toe aan de persoon die verantwoordelijk is voor het voltooien van het werk en geef het teamlid een start- en einddatum, zodat hij of zij dienovereenkomstig kan plannen.
- Zodra u uw verhalen als taken hebt aangemaakt, kunt u ze opsplitsen in taken, die in Asana als subtaken zouden worden beschouwd. U gebruikt subtaken om het werk op te delen in nog kleinere stukjes en verantwoordelijkheid te verdelen.
Overweeg om na het maken van verhalen een sprint-planningsproject te maken om de uitvoerbare stukken werk vast te leggen die u tijdens een sprint wilt aanpakken. Lees onze sprint-planningsblog om erachter te komen hoe u een sprint-planning bouwt en beheert.
U hebt nu een eenvoudig scrum-raamwerk gebouwd met Asana.
We weten dat er meer dan één manier is om agile-processen uit te voeren. Als u nieuwsgierig bent hoe andere teams het doen, of als u het proces dat we hier hebben uiteengezet wilt aanpassen, kunt u bij de Asana-gemeenschap terecht om een gesprek te beginnen, antwoorden te krijgen en contact te leggen met andere teams.
Agile-werk beheren met Asana
Nu u uw eenvoudige scrum-structuur hebt gebouwd en werk hebt toegevoegd aan uw sprint-project, geven we u tips over hoe u het werk in Asana kunt beheren.
Uw backlog beheren
Door backlogsecties of -projecten in Asana bij te houden, creëert u een actuele, actieve lijst met alle items op de backlog. Door aangepaste velden te gebruiken, kun je taken in je backlog filteren om je te helpen beslissen wat je als volgende moet prioriteren. Bovendien kunt u gemakkelijk taken van en naar de backlog verplaatsen.
Nieuwe taken toevoegen aan de backlog:
- Om het toevoegen van items aan de backlog makkelijker te maken, kunt u een backlogsjabloontaak aanmaken. Op die manier biedt elk backlogitem hetzelfde informatieniveau voordat het wordt toegevoegd. Daarna heeft u, als u besluit om het item aan te pakken, de context die u nodig hebt.
- Gebruik de taakbeschrijving om informatie uit te spellen die iemand nodig heeft voordat u een taak aan de backlog toevoegt.
- De sjabloontaak kan worden gekopieerd door te klikken op de... knop in de rechterbovenhoek van de taak en Taak dupliceren te selecteren...
- Wanneer een taak gereed is om tijdens een sprint aan te werken, voegt u de taak aan uw huidige sprint-project toe door te klikken op de knop.... Door dit proces te gebruiken heeft u de startgegevens die u nodig heeft zonder extra werk te scheppen!
Hoe beslist u wat u uit de backlog prioriteit moet geven?
- Het toevoegen van aangepaste velden zoals prioriteit, omvang, aantal uren om te voltooien, enz. aan uw backlogproject kan u helpen het project later te sorteren om het werk te identificeren waar u het beste prioriteit aan kunt geven.
- Klik op het filterpictogram in de rechterbovenhoek van uw project en sorteer op het gewenste aangepaste veld.
- Als u bijvoorbeeld weet dat u tijdens uw aankomende sprint wat tijd over heeft voor engineering, kunt u op zoek gaan naar taken met een hoge prioriteit die passen in de toegewezen categorie 'tijd om te voltooien'.
Uw agile-sprint beheren
Zodra uw sprint-planningsproject is gemaakt, kunt u beginnen met er uw sprint-werk aan toe te voegen en het in Asana te beheren. Hier zijn tips over hoe u uw werk vooruit kunt helpen en belanghebbenden op de hoogte kunt houden.
Uw sprint-schema bijhouden
Uw sprintplanning beheren met Tijdlijn betekent dat u geen spreadsheets en aparte tools hoeft te gebruiken voor het plannen en beheren van de sprint.
- Voor elke feature, story en/of taak die wordt toegevoegd aan uw sprint-plan, dient u ervoor te zorgen dat ze start- en vervaldatums hebben, zodat u kunt zien hoe de onderdelen van uw planning in Tijdlijn samenvallen. Klik op het tabblad Tijdlijn bovenaan elk Asana-project. (U kunt dit ook doen voor feature-projecten).
- Binnen Tijdlijn kunt u al uw sprint-taken zien in een weergave in Gantt-stijl. In deze weergave kunt u eenvoudig afhankelijkheden instellen en indien nodig werk verplaatsen via slepen en neerzetten.
De sprint-updates bijhouden
In plaats van te proberen een aparte spreadsheet bij te houden of teamgenoten te pingen om te zien hoe het werk ervoor staat, hoeft u alleen maar in het planningsproject van uw sprint te klikken.
- Zorg er tijdens de voortgang van uw sprint voor dat teamleden hun taken voor verhalen en voltooide taken markeren en al het relevante werk toevoegen aan de voltooide taak zodat het duidelijk is dat het werk voltooid is en andere teamleden toegang kunnen krijgen tot de resultaten.
- Toon de voortgang van alle relevante taken voor verhalen door ze in de juiste kolom van uw sprint-project te slepen. Op die manier kan iedereen die wil weten hoe ver het werk gevorderd is gewoon in het project klikken.
- Voeg alle relevante belanghebbenden of managers aan uw sprint-planningsproject toe als projectleden. Klik op de koptekst van het project, de sectie met de gezichten, en voeg iedereen toe die nodig is. U kunt ze toegang geven met alleen-reageren, zodat ze niets kunnen wijzigen.
- Gebruik de voortgangsweergave om regelmatige updates tijdens de sprint te communiceren. Gebruik @vermelden om iemands aandacht te vestigen op taken of projecten met relevant werk. @Vermeld teamleden voor kudos of om anderen te laten weten wie een project leidt en aan wie ze verdere vragen kunnen richten.
- Voor dagelijkse stand-upvergaderingen kunnen medewerkers Mijn taken gebruiken. Zo houden ze in de gaten welk werk ze vandaag moeten aanpakken en welk werk ze voltooid hebben, en helpt ze blokkades te identificeren.
- Als iemand vastloopt, kunnen teamleden reacties op taken gebruiken om teamleden te pingen voor meer informatie of hulp. Ze kunnen ook taakvolgers toevoegen voor de nodige zichtbaarheid.
Een effectief retrospectief uitvoeren in Asana
Evaluaties zijn een belangrijk onderdeel van het Agile -proces. Ze helpen teams te verwerken wat er is bereikt en stellen vast wat er in de toekomst kan worden verbeterd of waarop kan worden voortgeborduurd. Hier leest u hoe u Asana kunt gebruiken om uw retrospectieven te verbeteren en uitvoerbare inzichten te verwerven.
- Gebruik aan het einde van een sprint uw sprint-planningsproject om te zien wat er bereikt is en wat er nog te doen is.
- Tel hoeveel functies werden voltooid om capaciteit te plannen voor de volgende sprint. Met het aangepaste veld 'tijd om te voltooien' kunt u dit makkelijk voor u laten optellen.
- Verplaats alle niet-voltooide features en stories naar de backlog, of voeg ze toe aan uw volgende sprint als ze worden meegenomen.
- Gebruik de voortgangsweergave om een statusupdate met de uiteindelijke sprint-resultaten te posten en de prestaties te delen.
- Als retrospectieve feedback uitvoerbaar is, maak er dan een taak van en wijs die toe aan de persoon die zal kijken of hij of zij deze zelf kan implementeren of aan andere teams moet overgeven.
- Archiveer uw sprint-project zodat alleen naar het actuele sprint-project wordt verwezen. U zult nog steeds toegang hebben tot ze in Asana.
- Maak een nieuw sprint-project en herhaal het proces!
Hoewel er vele facetten aan agile-werk zitten die bijdragen tot het teamsucces, levert vooral de mogelijkheid om dit werk gemakkelijk op één plaats bij te houden, te beheren en te plannen ongetwijfeld een grote bijdrage aan de resultaten.