Creatieve productie

Dit artikel helpt u bij het implementeren van een creatieve productieworkflow. Ontdek hoe u creatieve aanvragen kunt bijhouden, de capaciteit van het team kunt beheren en middelen op tijd en binnen het budget kunt ontwikkelen en leveren.

Stap 1: Bouw een project voor een creatieve aanvraag

Gebruik het project om ad hoc creatieve aanvragen (visuele middelen voor sociale media) en creatieve briefings voor grotere projecten (de aftrap voor een campagne) te beheren.

Creëer een creatief aanvraagproject op een aantal manieren:

  1. Maak een nieuw intakeproject voor creatieve aanvragen. Lees hier meer over het maken van effectieve projecten in Asana.
  2. Gebruik het projectsjabloon voor creatieve aanvragen. Met deze sjabloon kunt u uw proces voor het beheren van inkomende verzoeken en het prioriteren en toewijzen van werk gemakkelijk stroomlijnen.

Overweeg het gebruik van de bordweergave om aanvragen bij te houden. Bordweergave geeft aanvragers meer duidelijkheid over de voortgang van hun verzoek.

Maak een intakeformulier

Maak een formulier om creatieve aanvragen te verzamelen. Formulieren zijn rechtstreeks verbonden met uw project en zorgen ervoor dat uw team begint met alle informatie die het nodig heeft, in termen die het begrijpt. Formulieren kunnen door iedereen ingediend worden (zelfs als ze Asana niet gebruiken) met behulp van de formulierlink.
Zodra het formulier is ingediend, maakt het een nieuwe taak aan in uw project, zodat deze prioriteit kan krijgen en kan worden toegewezen. De verantwoordelijke heeft alle informatie die nodig is om aan de slag te gaan, omdat formulierantwoorden zijn opgenomen in de taakbeschrijving. 

Formulieren maken directe communicatie met de indiener van het formulier via een Asana taak mogelijk, waardoor contextswitching wordt verminderd en tijd wordt bespaard. Als er een verzoek voor een groot, functieoverschrijdend of complex initiatief wordt ontvangen, zet u de taak eenvoudig om in een project om het doeltreffender te beheren.

Automatiseer je workflow met behulp van regels

Om de tijd besteed aan creatieve productie te maximaliseren, probeer je taken te automatiseren om ze door het creatieve proces te laten gaan. Wanneer een aanvraag prioriteit heeft en het werk van start gaat, kan een regel de aanvrager automatisch op de hoogte stellen dat het werk is begonnen.

Voeg regels toe aan je project, zodat taken Standaard aan de juiste mensen worden toegewezen, automatisch worden voltooid, of naar de juiste secties worden verplaatst naarmate ze vorderen.

Met regelsintegraties kan een regel in Asana worden geactiveerd om een actie in een andere app uit te voeren. Andere teams (bijv. Marketing) kunnen een groot deel van hun dag in MS Teams doorbrengen, in dit geval kunt u een automatisering instellen om een bericht naar een teamkanaal te sturen om hen op de hoogte te stellen zodra een asset is goedgekeurd en klaar is om te worden gelanceerd.

Centraliseer het werk door multi-homing taken

Multihoming betekent het toevoegen van dezelfde taak aan meerdere projecten in Asana. Het voorkomt dubbel werk door het werk te centraliseren; verschillende teams op de hoogte houden zonder individuele updates te vereisen.

Elke wijziging in de taak, zoals opmerkingen of wijzigingen in de vervaldatum, wordt weerspiegeld in elk project, waardoor het niet meer nodig is om de taak in elk project afzonderlijk bij te werken.

Bespaar tijd met project- en taaksjablonen

Maak gestandaardiseerde projecten met sjablonen om je workflow te stroomlijnen en heel wat tijd te besparen.

Taak sjablonen maken het gemakkelijk om taken in uw project te standaardiseren, zodat u steeds weer dezelfde taken kunt opzetten. Zo kunt u herhaalbare workflows maken die niet elke keer opnieuw moeten worden gemaakt.

Stap 2: Het werk vooruithelpen

Aanvragen prioriteren en filteren met aangepaste velden

Als u eenmaal een intakeproject hebt gemaakt en een formulier hebt opgezet, kunnen aangepaste velden u helpen om prioriteit te geven aan binnenkomende aanvragen en ze op categorie te sorteren.

Bespaar tijd door Asana AI te gebruiken om aanvragen binnen de verschillende fasen te organiseren. Slimme velden kunnen automatisch aangepaste velden genereren, waardoor het voor uw team gemakkelijker wordt om prioriteiten te stellen en verzoeken toe te wijzen aan leden van het creatieve team.

Als u een veld Team toevoegt aan uw formulier, kunt u het toewijzen aan hetzelfde aangepaste veld in uw project. Wanneer een nieuwe aanvraag wordt ingediend, specificeert de aangemaakte taak welk team met de aanvraag moet helpen om snel de scope te bepalen.

Met een aangepast veld Prioriteit kan de producent of manager aanvragen prioriteren ten opzichte van ander werk om zijn team op schema te houden.

Taken voor goedkeuringen

Wanneer een creatief activum klaar is om te worden beoordeeld, stelt u goedkeuringstaken in zodat het hele team duidelijkheid heeft over de vraag of het activum is goedgekeurd of dat er wijzigingen zijn aangevraagd.

Gebruik integraties om feedback te centraliseren, tijd te besparen bij het wisselen van context en ervoor te zorgen dat er geen opmerkingen worden gemist. Met Figma kan je creatieve team de ontwerpen rechtstreeks in een Asana taak of in projecten integreren, zodat je team het laatste ontwerpwerk in context en naast gerelateerde projectdocumenten kan bekijken. 

In tegenstelling tot screenshots worden live insluitingen in realtime bijgewerkt naar aanleiding van wijzigingen in een ontwerpbestand, zodat je niet langer de moeite hoeft te doen om de juiste bestanden te vinden en afbeeldingen bij te werken.

Bewaar de details van creatieve vereisten en aanvragen in hun context met uw ontwerpen met de Adobe Creative Cloud-integratie. Als het werk eenmaal begonnen is, kan het moeilijk zijn om belangrijke details, vereisten en feedback bij de hand te houden wanneer leden van het creatieve team aan de asset werken in programma's zoals Adobe Photoshop CC, Illustrator CC of InDesign CC. In plaats van tijd te verliezen met het schakelen tussen tools of belangrijke context, houdt u de Asana taak gewoon open in de Adobe Creative Cloud app.

Stap 3: Rapporteren over voortgang

Portfolio's

Stel een creatieve productieportfolio in om al uw creatieve werk en intake-aanvraagprojecten op één plaats te houden. Creatieve team leads kunnen alle projecten die hun deliverables bijhouden in één portfolio verzamelen, zodat ze in één oogopslag een overzicht hebben van hoe het werk vordert.

Werkbelasting

Nadat u uw portfolio hebt gemaakt, gebruikt u de werkbelasting om de capaciteit van uw creatieve team te visualiseren op basis van de taken die ze al toegewezen hebben gekregen. Werkbelasting helpt u weloverwogen beslissingen te nemen over de personeelsbezetting om de bandbreedte te beheren en het werk op schema te houden. Bezoek dit artikel in het Helpcentrum om te leren hoe u werkbelasting kunt gebruiken voor het maken van rapporten en hoe u best practices voor effectief werkbelastingbeheer kunt implementeren.

Dashboards en rapportage

Een dashboard is een visuele voorstelling van je projectgegevens. Met het opzetten van een project dashboard kunt u eenvoudig gegevens verzamelen om andere teams op de hoogte te houden van de voortgang van het project en om vragen te beantwoorden die ze kunnen hebben, vooral rond regionale verzoeken en knelpunten.

Met rapporten kun je gegevens consumeren en vertalen in een visueel, gemakkelijk verteerbaar formaat. Gebruik rapportage om te rapporteren over aanvragen per team, tussen regio's of over aangepaste velden die uw team gebruikt om aanvragen te organiseren. Dit kan je helpen om trends in de loop van de tijd te herkennen.

Houd belanghebbenden op de hoogte met statusupdates

Houd je team op de hoogte van de voortgang van het project door regelmatig statusupdates te plaatsen over de statistieken voor de levering van activa of de statistieken voor het bereikte publiek. Gebruik AI om dit proces te versnellen met Slimme status. Asana AI stelt statusupdates op om blinde vlekken, open vragen, blokkades en een efficiënt pad naar je doelen te identificeren. Lees dit artikel voor meer tips over het opstellen van een geweldige statusupdate. 

Je kunt ook Slimme overzichten gebruiken om de nieuwste activiteiten van je creatieve team te bekijken en je te helpen informatie te verzamelen voor je updates. Het overzicht zal alle recente activiteiten, zoals discussies, beslissingen en voltooid werk, op één plaats samenvatten, zodat het gemakkelijk kan worden gescand en waardevolle inzichten biedt voor uw update.

Houd de tijd die aan werk wordt besteed bij voor de facturering of om de resources te plannen

Veel creatieve teams hebben een duidelijk idee nodig van het aantal uren dat ze aan hun werk besteden - vooral agentschappen, freelancers of managers die dienovereenkomstig aan projecten willen werken. In plaats van de tracking te schatten of te ingewikkeld te maken, kunnen creatieven Asana's eigentijdregistratiefunctie gebruiken  om in te schatten hoeveel tijd er benodigd is om een taak te voltooien, en vastleggen hoeveel tijd er werkelijk verbruikt wordt en zelfs de twee vergelijken.

Extra middelen

Was dit artikel nuttig?

Thanks for your feedback