Voordat u een workflow in Asana bouwt, is het belangrijk om de basis te leggen, zodat uw workflow goed functioneert. Dit artikel is deel 2 van een 3-delige serie. Om het eerste artikel te bekijken, kunt u hier klikken.
Bouwstenen van een workflow
Organisatie
Organisaties verbinden alle werknemers van uw bedrijf die Asana gebruiken in een enkele ruimte, op basis van een gedeeld bedrijfse-maildomein.
Teams
Binnen de organisatie splitsen u en uw collega 's zich op in teams om samen te werken aan uw projecten en taken. Elke gebruiker in uw organisatie maakt deel uit van ten minste één team, maar kan deel uitmaken van meerdere teams.
Projecten
Met projecten kunt u alle taken organiseren die te maken hebben met een bepaald initiatief, doel, of groot stuk werk. Binnen projecten gebruikt u secties om uw taken te organiseren.
Taken
Taken zijn de basisactie-eenheid in Asana.
Subtaken
Gebruik subtaken om het werk van een taak in kleinere delen op te splitsen of om het werk over meerdere mensen te verdelen.
Reacties
Reageer op een taak om vragen te stellen, extra informatie te geven of inzichten te bieden.
Beslissingen over het opzetten van de workflow
Om ervoor te zorgen dat uw workflow goed functioneert, moet u vervolgens een aantal belangrijke beslissingen nemen.
Beslissing 1: Project of taak
De meest voorkomende vraag die teams stellen is of ze hun workflow al dan niet onderbrengen in een project of in een taak.
Wij raden aan te beginnen met een project om uw algemene workflow in onder te brengen.
Een project geeft u een centrale plaats om te coördineren met belanghebbenden. Voeg taken en subtaken toe om uitvoerbaar werk weer te geven. Taken die te vaag zijn, zoals "Promotie" zijn moeilijk uit te voeren. Splits het werk op, zodat de taken uitvoerbaar zijn.
Beslissing 2: Hoe secties te gebruiken
Wanneer u beslist hoe u projectsecties gaat gebruiken, is het nuttig om de twee belangrijkste manieren te begrijpen waarop werk door een workflow gaat: opeenvolgend en in fasen.
Sequenties
Sequenties zijn als checklists: het werk wordt in een bepaalde volgorde voltooid, oplopend tot een deliverable. Het plannen van een evenement of een onboarding zijn goede voorbeelden van sequentiële workflows. In deze gevallen kunt u uw project in de lijstweergave zetten en secties gebruiken om taken per categorie of tijdsbestek te groeperen.
Fase
Fasen zijn als pijplijnen -- één enkel product doorloopt een reeks fasen om te worden voltooid. Aanvraagprocessen of productontwikkelingspijplijnen zijn goede voorbeelden van gefaseerde werkstromen. In deze gevallen kunt u overwegen uw project in bordweergave op te zetten en secties te gebruiken om elke fase weer te geven. Uw taken vertegenwoordigen elk te leveren product, en u verplaatst ze van de ene sectie naar de volgende naarmate ze door elke fase gaan.
Beslissing 3: Welke aangepaste velden toe te voegen
U moet al vroeg aan aangepaste velden denken. De manier waarop u uw workflow organiseert, automatiseert en erover rapporteert, hangt af van de velden die u hebt toegevoegd.
Organiseren
Hoe moet u taken in uw workflow organiseren? Maak velden voor specifieke categorieën.
Automatiseer
Hoe wilt u uw workflow automatiseren? U kunt aangepaste regels maken op basis van de velden die u toevoegt.
Rapport
Waarover moet u rapporteren in uw workflow? De grafieken die voor u beschikbaar zijn in het projectdashboard hangen af van uw aangepaste velden.
Beslissing 4: Wanneer subtaken gebruiken?
Soms moet een enkele taak of deliverable worden opgedeeld in kleinere, sequentiële stappen. Gebruik in deze gevallen subtaken.
Wees voorzichtig met het opbouwen van hele workflows uit alleen taken en subtaken. Dit kan problemen veroorzaken wanneer u later automatisering wilt toevoegen, de tijdlijnweergave wilt gebruiken, of over het werk wilt rapporteren.
Veelvoorkomend gebruik voor subtaken
Als de taak van het hoogste niveau een aanvraag is, overweeg dan subtaken te gebruiken om de vervolgstappen vast te leggen.
Als u meerdere mensen nodig hebt om werk aan een taak van het hoogste niveau goed te keuren, voegt u goedkeuringsverzoeken toe als subtaken.
Sommige workflows hebben acties die alleen onder bepaalde voorwaarden gebeuren. Bijvoorbeeld, een team dat aanvragen beheert kan bepaalde voorwaarden hebben waarbij het meer informatie nodig heeft voordat de aanvraag door wordt gezet. In die gevallen kunt u de regel gebruiken om subtaken toe te voegen wanneer een taak in die bepaalde fase komt.
Wist u dat u secties kunt toevoegen aan subtaken? Gebruik de sneltoets "tab + N"
Als vuistregel kunt u aanhouden dat als u meer dan 10 subtaken toevoegt, u beter een project met taken kunt maken.
Beslissing 5: Eén project of meerdere?
Soms is een workflow groot genoeg dat hij meerdere projecten kan omvatten.
Gebruik meerdere projecten wanneer:
Uw workflow kruist met een ander team dat reeds zijn eigen project gebruikt. Een team kan bijvoorbeeld de publicaties van hun verhaal bijhouden in het ene project, terwijl een ander team datzelfde punt misschien moet bespreken in een komende vergadering. De teams voegen dus de relevante taken toe aan beide projecten.
De fasen van uw workflow omvatten zo 'n groot volume aan taken, dat het te veel ruis zou geven om ze allemaal in één project te laten bestaan. Een team kan bijvoorbeeld één project gebruiken om een inbox van aanvragen te beheren, maar het ontvangt een groot volume. Dus maken ze een apart project om actie te ondernemen op de aanvragen zodra ze in behandeling zijn. Ze gebruiken aangepaste regels om dit proces te automatiseren.
Beslissing 6: Hoe moeten projectmachtigingen worden ingesteld?
De manier waarop u de permissies instelt, heeft invloed op de werking van uw workflow. U kunt projectleden ofwel bewerktoestemmingen ofwel alleen reageren toestemmingen geven. Met alleen-reageren toestemmingen kunnen teamgenoten projecten bekijken of er op reageren, zonder dat ze ze kunnen bewerken.
Alleen-reageren toestemmingen zijn alleen beschikbaar voor teams en organisaties op Asana Premium.
Meer informatieVoor de
meeste workflows zult u projectleden bewerkingstoestemmingen moeten geven, zodat zij actie kunnen ondernemen op hun eigen taken. Wij raden alleen-reageren toestemmingen aan wanneer: Een project openbaar bekeken moet kunnen worden door veel belanghebbenden die niet verantwoordelijk zijn voor een van de taken. Projecten gevoelige informatie en u moet voorkomen dat er per ongeluk of onnodig wijzigingen bevatten worden aangebracht.
Kijk hier voor meer achtergrondinformatie over toestemmingen.
Zodra u de basis van uw workflow hebt gelegd, is het tijd om beweging toe te voegen. Bekijk het volgende artikel in deze serie