Evenementplanning met Asana

Veel teams gebruiken Asana om evenementen te plannen en te beheren. Ga aan de slag door een nieuw project aan te maken dat specifiek is voor je aankomende evenement.

Een project voor evenementenplanning maken

Er zijn een paar verschillende manieren om uw project te maken:

  • Ga snel aan de slag met onze gratis sjabloon voor evenementplanning. U kunt dit sjabloon aanpassen aan de behoeften van uw team. U vindt hier meer informatie over door Asana samengestelde sjablonen en waar u ze kunt vinden.
  • Als u momenteel de evenementplanning bijhoudt in een spreadsheet, importeert u die gegevens in een Asana project met behulp van de CSV-importeur. Dit is een goed startpunt om uw project uit te bouwen.
  • Maak handmatig een nieuw project in Asana door de hier uiteengezette stappen te volgen. Misschien wil je dat project omzetten in een sjabloon om tijd te besparen bij het plannen van je volgende evenement.

Voeg belanghebbenden toe aan uw project

Zodra je je project gemaakt hebt, kun je beginnen met het toevoegen van belanghebbenden. Stakeholders zijn individuen of groepen die een belang hebben bij de uitkomst van een project. Ze kunnen het project beïnvloeden of er door beïnvloed worden, en hun betrokkenheid is cruciaal voor het succes ervan.

Belanghebbenden kunnen zijn:

  1. Mensen binnen je organisatie met wie je regelmatig samenwerkt, zoals teamgenoten, een manager of IT-ondersteuning.
  2. Mensen die rechtstreeks verbonden zijn met dit specifieke evenement, zoals een organisator, evenementhost of deelnemers.
  3. Externe mensen met wie je nauw samenwerkt om ervoor te zorgen dat het evenement een succes wordt. Dit kunnen sponsors, leveranciers, verkopers of locatie-eigenaren zijn. Deze lijst kan ook dienstverleners bevatten zoals cateraars, decorateurs, beveiligingsteams of mediapersoneel.

Nodig verkopers en aannemers uit als gasten bij uw evenement-project

Misschien begint u het werk met leveranciers via e-mail, maar overweeg ook om belangrijke leveranciers of aannemers als gasten aan uw project toe te voegen. Dit maakt het gemakkelijker om uw project op schema te houden, omdat iedereen deadlines, taken en bijlagen kan zien, zodat alles op tijd klaar is.

Het toevoegen van uw leveranciers en aannemers aan uw project helpt ook om het bijhouden van belangrijke bestanden zoals contracten en facturen te vereenvoudigen, omdat u alles veilig op één plaats kunt bewaren.

Use case voorbeeld

Wijs uw aannemer een taak toe waarbij hij wordt gevraagd zijn factuur vóór een bepaalde datum te verzenden. De aannemer uploadt zijn factuur eenvoudig als bijlage naar de taak voor de vervaldatum, zodat je team de betaling kan verwerken. U kunt een project privé maken als taken niet zichtbaar zouden moeten zijn voor iedereen in uw organisatie of team. Privéprojecten zijn alleen toegankelijk voor projectleden. U kunt hier meer lezen over taakmachtigingen .

Tips voor het beheer van uw evenement

Zodra u uw project voor de planning van uw evenement hebt opgebouwd, kunt u de volgende tips gebruiken om u te helpen uw project te beheren en details bij te houden terwijl het werk bezig is.

Plaats regelmatige statusupdates

Terwijl uw team het evenement tot leven brengt, gebruikt u het tabblad Overzicht om statusupdates te plaatsen en projectactiviteiten te bekijken. Je kunt hoogtepunten naar je statusupdates slepen om grafieken en mijlpalen te delen. Asana bewaart uw statusupdatesjabloon als u elke keer dezelfde indeling wilt gebruiken. Je kunt zelfs een eerste concept maken met Asana Intelligence en de Smart Status functie om het sneller te laten gaan.

Breng uw evenementplan in kaart in de tijdlijnweergave

De meeste evenementplannen hebben kritieke deadlines en afhankelijkheden in de aanloop naar de grote dag. Tijdlijn helpt u deze in uw plan in kaart te brengen voordat u begint, zodat alle stukjes in elkaar passen voor een naadloos evenement. U kunt gemakkelijk datums aanpassen als er dingen gebeuren met de sleep- en neerzetfunctie.

Uw plan maken met tijdlijn:

  1. Maak taken voor al uw evenementtaken in lijstweergave.
  2. Navigeer naar het tabblad Tijdlijn bovenaan uw project.
  3. Plan taken door ze naar de tijdlijn te slepen en ze daar neer te zetten. Als u tijdsconflicten ontdekt, kunt u taken verplaatsen om ze opnieuw in te plannen.
  4. Verleng de datumbereiken van de taken, zodat de verantwoordelijken hun tijd in de aanloop naar de deadline beter kunnen indelen.
  5. Als taken in een bepaalde volgorde afgewerkt moeten worden, maak er dan afhankelijkheden tussen door met de muis over een taak te gaan, en dan de punt naar een verwante taak te slepen om ze te verbinden.

Als het werk eenmaal begonnen is, kan tijdlijn u ook helpen om conflicten snel aan te pakken, voor ze uw plan doen ontsporen. Als bijvoorbeeld het boeken van de locatie van uw evenement langer duurt dan verwacht, kunt u eenvoudig afhankelijke taken in tijdlijnweergave verschuiven. Taak verantwoordelijken krijgen automatisch bericht dat hun vervaldatums zijn aangepast. Dit zorgt ervoor dat het werk op het juiste moment kan beginnen en voorkomt verwarring.

Houd belangrijke e-mails bij terwijl u minder tijd in uw inbox doorbrengt

U kunt leveranciers als gasten uitnodigen voor uw evenementproject, zoals hierboven beschreven, maar als u of uw leveranciers liever via e-mail communiceren, probeer dan de Asana voor Gmail- , Outlook- of andere e-mailintegraties.

Wanneer u e-mails ontvangt met belangrijke documenten of werk waar u iets mee kunt, kunt u die meteen vanuit uw inbox aan Asana toevoegen. Je kunt een taak maken, de taak aan je evenementproject toevoegen en nog veel meer. Dit voorkomt dat belangrijke planningsdetails en taken verloren gaan in e-mailthreads en vermindert de tijd die in uw inbox wordt doorgebracht.

Bespaar tijd bij het plannen van toekomstige evenementen met sjablonen

Elk evenement is anders, maar meestal hebben ze een gemeenschappelijke checklist. In plaats van tijd te verliezen aan het opnieuw maken van een project voor elk nieuw evenement, of informatie in een document te bewaren, los van waar uw plannen tot leven komen, kunt u uw evenementsjablonen in Asana bouwen en opslaan. Als je je Huidig evenementplanningsproject omzet in een sjabloon, bespaar je niet alleen tijd in de toekomst, maar zorg je er ook voor dat je belangrijke stappen niet vergeet.

Een projectsjabloon maken voor evenementplanning:

  1. Bouw uw checklist voor evenementen uit in een project. Tenzij dezelfde persoon elke keer dezelfde taak uitvoert, is het nog niet nodig om taken toe te wijzen of vervaldatums toe te voegen.
  2. Klik op de vervolgkeuzepijl naast de projectnaam en kies Opslaan als sjabloon.
  3. Voorkom dat andere gebruikers bewerkingen of veranderingen aan het sjabloon aanbrengen door de projectmachtigingen te wijzigen in Alleen reageren.
  4. Voor elk evenement daarna maakt u een nieuw project van uw sjabloon door op de oranje + knop Maken te klikken, Project te selecteren en vervolgens een sjabloon te gebruiken om u naar de opgeslagen sjablonen van uw organisatie te brengen. Je kunt aan de linkerkant naar je sjabloon zoeken.
  5. Naarmate u uw evenement-checklist verder verfijnt, kunt u uw sjabloon bijwerken om te voorkomen dat u fouten herhaalt of verouderde tactieken gebruikt.

Tips voor het beheren van het werk op de dag van je evenement

Werk onderweg en offline met de mobiele app van Asana

In de dagen voor uw evenement en op de dag zelf zal uw team zich waarschijnlijk ter plaatse voorbereiden. Dit maakt het moeilijk om snel bij de belangrijkste details te komen en bij te houden wat er nog moet gebeuren. De mobiele app van Asana houdt uw team verbonden met het evenementplan (zelfs als u offline bent op iOS of Android) voor, tijdens en na het evenement.

U kunt bijvoorbeeld feedback achterlaten op een foto van een evenement met behulp van de proofing-functie voordat u de agenda deelt of bevestigen dat de agenda van het evenement op tijd naar alle aanwezigen is gemaild. Dit kan allemaal op mobiel. Dit versterkt de samenwerking tussen evenement-teamgenoten, zelfs als ze zich op verschillende plaatsen bevinden.

Houd realtime gesprekken actiegericht met de Slack-integratie

Veel teams gebruiken zowel Asana als Slack om te coördineren en over het werk te communiceren, vooral als het tijd is voor een evenement. In plaats van het ene of het andere hulpmiddel te kiezen, kunnen teams ze samen gebruiken met de Asana voor Slack-integratie.

Als een teamgenoot om feedback vraagt over zijn presentatie, maar u moet nog een boodschap doen voor het evenement, dan kunt u een Asana taak aanmaken vanuit het Slack-gesprek, zodat u het niet vergeet en alle oorspronkelijke context behoudt.

Houd de voortgang van het evenement bij met portfolio 's

Om de voortgang van een evenement te begrijpen en de bandbreedte van het team te meten, verzamelen evenementplanners gewoonlijk informatie tijdens vergaderingen, in e-mails of spreadsheets, wat tijdrovend en onnauwkeurig kan zijn. Maak in plaats daarvan een portfolio voor alle Asana projecten met betrekking tot je evenement. Met een portfolio kun je je belangrijkste evenementenplanningsprojecten organiseren, de status ervan in realtime volgen, en inzoomen voor meer informatie, en je team op de hoogte houden van de voortgang.

Beheer de personeelsbezetting over meerdere evenementen met werkbelasting

Gebruik vervolgens het tabblad Werkbelasting van het portfolio om de capaciteit van uw team te visualiseren voor alle evenementen op basis van de taken die al aan hen zijn toegewezen. Portfolio werkbelasting geeft je een visuele momentopname van de capaciteit van het team, en een beter inzicht in waar je team aan werkt in de verschillende projecten. Spoor conflicten op, zodat u risico 's kunt aanpakken en projecten op schema kunt houden door taken gemakkelijk opnieuw toe te wijzen of in te plannen in dezelfde weergave. Zorg ervoor dat team <mmt:gls_c:2>leden niet te veel of te weinig werk hebben en dat projecten en evenementen goed bemand zijn en op schema kunnen worden gehouden.

Werkbelasting is standaard ingesteld op het aantal taken, maar we weten dat taken niet altijd hetzelfde gewicht hebben. U kunt aangepaste inspanningsvelden instellen voor alle projecten in uw portfolio, om een beter idee te krijgen van het totale aantal uren of de inspanning die aan elke taak besteed wordt. Stel aangepaste velden in op basis van prioriteit om een idee te krijgen van hoe zwaar een taak is.

Als je een idee wilt krijgen van de capaciteit van het bredere team op weg naar een evenement (niet alleen projectleden binnen je Huidig evenementportfolio), kun je de universele werkbelastingfunctie gebruiken. Hiermee kunt u de wereldwijde capaciteit van een team bekijken door gegevens uit taken en subtaken over alle projecten naar een werkbelastingsweergave te halen.

Middelen voor het plannen en beheren van evenementen in Asana

Leer meer over het plannen van evenementen in Asana met behulp van de onderstaande bronnen:

Was dit artikel nuttig?

Thanks for your feedback