Overzicht
Het dagelijkse werk kan chaotisch aanvoelen. Maar veel ervan herhaalt zich eigenlijk op voorspelbare manieren. We onboarden nieuwe teamgenoten met dezelfde stappen. Nieuwe werkaanvragen gaan door een reeks consistente fases. Er zijn herhaalbare patronen in de manier waarop we het werk vooruit helpen.
Dat zijn workflows.
Wat is een workflow?
Beschouw workflows als wegen en snelwegen.
Net als een auto, stroomt werk naar zijn bestemming. Een workflow kan zo klein zijn als de weg van uw huis naar de winkel op de hoek, of zo groot als internationale autosnelwegen.
En net als wegen kunnen workflows verstopt, verward en zelfs kapot raken.
De Asana-werkgrafiek
Met de unieke werkgrafiek van Asana kunt u krachtige workflows bouwen die verwarrende e-mails en spreadsheets in geautomatiseerde processen veranderen.
Breng uw workflow in kaart
U kunt voor bijna elk deel van uw werk een workflow opbouwen, die bestaat uit een reeks stappen die u op een herhaalbare en systematische manier volgt.
De eerste stap om een workflow in Asana te bouwen is om in kaart te brengen hoe uw huidige proces werkt.
Bepaal het begin- en eindpunt van uw workflow.
Bijvoorbeeld, een team dat klantfeedback beheert stelt vast dat het begin van hun workflow is wanneer ze feedback ontvangen van een team dat met de klant te maken heeft. Het einde van hun workflow is wanneer ze die feedback hebben opgevolgd en klaar zijn om terug te koppelen naar de oorspronkelijke indieners.
Bouw de stappen van begin tot eind uit.
Stel daarbij vast wie wat doet en welke tools hij of zij gebruikt.
Groepeer de stappen in fasen.
Bijvoorbeeld, "Registratie", "Verwerking", en "Oplossing".
Veel voorkomende workflowfasen
Alle workflows zijn uniek, maar veel workflows doorlopen een of andere versie van deze kernfasen:
-
Planning
Voorbeelden van acties in de planningsfase:
- Ideeënvorming of informatieverzameling
- Aanvragen in behandeling te
- Prioriteitstelling en middelen voor projecten
-
Uitvoering
Voorbeelden van acties in de uitvoeringsfase:
- Ontwikkeling en revisie van deliverables
- Voortgangscontrole van het werk
-
Revisie
Voorbeelden van acties in de beoordelingsfase:
- Terugkoppeling en goedkeuring van resultaten
- Terug rapporteren aan belanghebbenden
Een paar voorbeelden:
Werkaanvragen
Sprintplanning
Kandidaten bijhouden
Zodra u uw workflow in kaart hebt gebracht, is het tijd om de basis van uw workflow te bouwen. Bekijk het volgende artikel in deze serie