Podstawy projektów

Projekty pozwalają organizować wszystkie zadania powiązane z określoną inicjatywą, celem lub przedsięwzięciem w formie listy lub tablicy.

Poznaj podstawy zarządzania zadaniami w naszym szkoleniu wirtualnym Rozpoczęcie pracy z Asaną. Zarejestruj się teraz

Utwórz projekt

create

Aby utworzyć nowy projekt:

  1. Kliknij „Szybkie dodawanie”.
  2. Wybierz projekt

Pojawi się nowy ekran z trzema opcjami: Utwórz pusty projektUżyj szablonu lub Importuj arkusz kalkulacyjny.

Kliknij przycisk „+” w oknie pustego projektu, aby utworzyć projekt od podstaw.

create a project 2

W przypadku organizacji, musisz być członkiem zespołu, aby móc utworzyć projekt.

Konfigurowanie nowego projektu

Po kliknięciu opcji „Pusty projekt”, możesz wypełnić szczegóły dotyczące projektu, wybrać domyślny widok, wybrać kolor i ikonę projektu oraz zmienić ustawienia prywatności.

Możesz również spersonalizować swój projekt za pomocą niestandardowych ikon projektu. Prześlij plik w formacie JPG lub PNG, aby zastąpić domyślną ikonę projektu. Te niestandardowe ikony pojawią się na pasku bocznym, stronach **Strona główna**, **Zespół**, **Portfolio * * i nie tylko, dzięki czemu możesz łatwiej niż kiedykolwiek znaleźć swoje projekty i sprawić, że Asana będzie bardziej osobista niż kiedykolwiek. 

create a project 3

Z poziomu ekranu szczegółów projektu możesz:

  1. Wprowadź nazwę oraz opis projektu
  2. Wybierz zespół, do którego chcesz dodać projekt
  3. Skonfiguruj ustawienia prywatności dla swojego projektu
  4. Wybierz układ listytablicyosi czasu lub kalendarza 
  5. Utworzyć projekt po dodaniu wszystkich szczegółów

W przypadku organizacji, kliknięcie przycisku „Utwórz projekt” spowoduje automatyczne dodanie projektu do zespołu znajdującego się najwyżej na pasku bocznym. Kliknij pole „Zespół”, aby dokonać ręcznego wyboru zespołu, w którym chcesz utworzyć projekt.

Po wypełnieniu wszystkich pól i kliknięciu przycisku Utwórz projekt, Twój nowo utworzony projekt zostanie załadowany w okienku głównym i pojawi się również na pasku bocznym.

Akcje projektu

Istnieje wiele akcji, które możesz wykonać na swoich projektach w Asanie. Akcje pokazane poniżej dotyczą projektów, widoki wyszukiwania i lista „Moje zadania” będą się od nich różnić.

project actions

Kliknij ikonę menu rozwijanego, aby uzyskać dostęp do następujących opcji:

  1. Edytuj szczegóły projektu - zmienia nazwę lub opis projektu
  2. Ustaw kolor i ikonę - zmień kolor projektu
  3. Kopiuj link do projektu
  4. Zapisz układ jako domyślny
  5. Duplikuj - duplikuje projekt
  6. Przekształć w szablon
  7. Dodaj do portfolio
  8. Importuj/Eksportuj lub Drukuj/Przenieś do innego zespołu
  9. Archiwum - archiwizuj projekt
  10. Usuń projekt

Dodaj projekt do ulubionych, klikając symbol gwiazdki obok jego nazwy i dodając go do paska bocznego, aby mieć do niego łatwy dostęp.

Nazwa i opis projektu

Nazwa i opis projektu zapewniają kontekst oraz informują o celu projektu. Po otwarciu projektu nazwa projektu jest widoczna w nagłówku.

change project description

Aby zmienić nazwę i opis projektu:

  1. Kliknij menu listy rozwijanej.
  2. Wybierz Edytuj szczegóły projektu.

Opis projektu obsługuje tekst sformatowany i emotikony.  

 

Drukowanie projektu

print project

Aby wydrukować projekt:

  1. Kliknij menu rozwijane.
  2. Kliknij Eksportuj/Drukuj
  3. Wybierz opcję Drukuj.

Wydruk będzie zawierał:

  • Nazwy i opisy zadań
  • Nazwy i opisy podzadań
  • Nazwy sekcji lub kolumn
  • Pole wyboru Ukończone/Nieukończone
  • Pola niestandardowe
  • Daty wykonania zadań

Wydruk odzwierciedla aktualny widok projektu lub listy „Moje zadania”. Jeśli chcesz, aby wydrukowana wersja była inaczej posortowana lub filtrowana, zmień widok, a następnie wydrukuj ponownie.

Możesz również użyć opcji drukowania, aby zapisać projekt jako plik PDF. Większość przeglądarek posiada opcję „Zapisz jako PDF” w oknie drukowania. Wybierz ją, aby zapisać widok wydruku projektu na komputerze.

Duplikowanie projektu

Możesz zduplikować projekt, aby wykorzystać go jako szablon dla powtarzających się przepływów pracy.

duplicate project

Aby zduplikować projekt:

  1. Kliknij menu rozwijane obok tytułu projektu.
  2. Wybierz duplikat
duplicate project dialog

Następnie zobaczysz listę pól zadań, które możesz uwzględnić w nowym projekcie. Zaznacz żądane pola, a następnie kliknij Utwórz nowy projekt.

W przypadku powtarzalnych przepływów pracy możesz użyć szablonów projektów, zamiast stale duplikować projekty.

Dołącz do naszego tworzenia podstawowych przepływów pracy w wirtualnym szkoleniu w Asanie i dowiedz się, jak tworzyć efektywne projekty. Zarejestruj się już teraz.

 

Zapisane widoki

saved

Zobacz, co jest najważniejsze dla Ciebie i Twojego zespołu dzięki zapisanym widokom projektów. Zapisane widoki umożliwiają administratorom i redaktorom projektu utworzenie do 12 kart na projekt z wieloma kartami listy, tablicy, kalendarza lub osi czasu. Jako administrator lub redaktor projektu możesz również zastosować filtry i sortowanie do projektów, a także zapisać widok jako zakładkę w projekcie lub zmienić jego kolejność, ustawić go jako domyślny, zmienić nazwę lub usunąć zakładki.

Niektóre widoki, które możesz wypróbować:

  • Skonfiguruj wiele widoków kalendarza, aby zobaczyć harmonogram projektów według miesiąca
  • Skonfiguruj widok tablicy, aby pokazać postęp otwartych zadań
  • Zmień kolejność widoków projektu, aby umieścić najważniejsze lub najczęściej używane widoki na pierwszym miejscu

Widoki niezwiązane z zadaniami (Przegląd, Przepływ pracy, Pulpit nawigacyjny, Wiadomości, Pliki) nie mogą być duplikowane ani zmieniane ich nazw.

Jeśli Twoja organizacja korzysta obecnie z planu Enterprise, możliwe, że administrator projektu zaktualizował uprawnienia do projektu na „Tylko administratorzy projektu”. Oznacza to, że Edytor projektów nie może modyfikować kart w projekcie.

Przenoszenie projektu do innego zespołu

Ta akcja jest dostępna zarówno dla projektów publicznych, jak i prywatnych w organizacjach.

Aby przenieść projekt prywatny, musisz być członkiem obu zespołów.

Możesz przenieść projekt wyłącznie do zespołów, których jesteś członkiem.

move project to another team

Aby przenieść projekt do innego zespołu:

  1. Kliknij menu rozwijane.
  2. Wybierz Przenieś do innego zespołu
  3. Wybierz zespół docelowy (znacznik wyboru wskazuje zespół, do którego przypisany jest dany projekt obecnie).

Możesz również przenosić projekty pomiędzy zespołami przeciągając i upuszczając je na pasku bocznym.

Przenoszenie projektów do innych obszarów roboczych lub organizacji

Obszary robocze i organizacje są wyraźnie od siebie oddzielone. Aby przenieść projekt do innej przestrzeni, musisz utworzyć nowy projekt w wybranym obszarze roboczym lub organizacji i ręcznie skopiować i wkleić listy zadań z istniejącego projektu do nowego projektu.

Możesz również skorzystać z tej zewnętrznej integracji. Kothar to narzędzie do przenoszenia projektów w Asanie pomiędzy obszarami roboczymi. Kopiuje projekt i powiela go w wybranej przestrzeni, zachowując oryginalny projekt w nienaruszonym stanie.

Kopiowanie linku do projektu

Skopiuj adres URL zadania, aby łatwo je udostępnić członkom zespołu

copy link

Aby skopiować link do projektu:

  1. Kliknij menu rozwijane.
  2. Wybierz Skopiuj link do projektu

Kolory projektu

Jeśli masz wiele projektów, ale tylko niektóre z nich są dla Ciebie ważne lub pilne, możesz oznaczyć je kolorami, aby były lepiej widoczne.

project colors

Aby zmienić kolor projektu:

  1. Kliknij menu rozwijane.
  2. Wybierz Ustaw kolor i ikonę
  3. Zaznacz pole Ustaw dla wszystkich, aby ustawić kolor projektu dla wszystkich członków obszaru roboczego lub organizacji.

Importowanie projektu do Asany

Możesz importować zadania do projektów w Asanie za pomocą CSV.

import tasks

Kliknij menu rozwijane nagłówka projektu obok nazwy projektu, najedź kursorem na Importuj, a następnie wybierz CSV.

import tasks

Postępuj zgodnie z wyświetlanymi instrukcjami, aby wybrać projekt, do którego chcesz dodać plik CSV, oraz organizację, do której należy.

Aby zaimportować projekty lub zadania do Asany, możesz również zduplikować zadania, które chcesz przenieść do Asany jako listę, i wkleić ją do projektu. Asana automatycznie utworzy nowe zadanie po każdym podziale wiersza.

Pamiętaj, że nasz zespół obsługi klienta nie może zaoferować Ci wsparcia w korzystaniu z narzędzi innych firm, ponieważ nie są one tworzone przez Asanę.

Eksportowanie projektu

Możesz wyeksportować swój projekt do formatów plików tekstowych JSON lub CSV.

Oprócz projektów możesz też wyeksportować widok wyszukiwania lub listę „Moje zadania”.  

export project

Aby wyeksportować projekt:

  1. Kliknij menu rozwijane obok tytułu projektu.
  2. Najedź kursorem na Eksportuj/Drukuj
  3. Wybierz żądany typ pliku.

Dowiedz się więcej o eksportowaniu projektów.  

Archiwizowanie projektu

Archiwizowanie projektów pozwala skupić się na aktywnych projektach.

archive project

Aby zarchiwizować projekt:

  1. Kliknij menu rozwijane.
  2. Wybierz archiwizuj

Każdy użytkownik posiadający link do zarchiwizowanego projektu może łatwo uzyskać do niego dostęp. Można go także znaleźć korzystając z funkcji Wyszukaj.

Zadania w zarchiwizowanych projektach, które są do Ciebie przypisane, będą nadal widoczne na Twojej liście „Moje zadania”.

Chcesz oznaczyć projekt jako ukończony? Zalecamy ukończenie projektu w statusie projektu, ponieważ zarchiwizowanie projektu nie uaktualni jego statusu.

Anulowanie archiwizacji projektu

Zawsze możesz przywrócić projekt za pomocą nagłówka projektu lub paska bocznego.

unarchive project

Aby anulować archiwizację projektu:

  1. Kliknij menu rozwijane.
  2. Wybierz Przywróć z archiwum
  3. Lub kliknij przycisk przywracania w prawym górnym rogu.

Zarchiwizowane projekty nigdy nie wygasają i nie są usuwane.

Usuwanie projektu

Usunięcie projektu powoduje jego usunięcie dla wszystkich użytkowników. Usuwaj tylko te projekty, których na pewno nikt nie chce zachować.

Przypisane zadania i zadania powiązane z innymi projektami nie zostaną usunięte.

delete project

Aby usunąć projekt:

  1. Kliknij menu rozwijane.
  2. Wybierz opcję Usuń projekt.

Wszyscy członkowie projektu otrzymają powiadomienie e-mail o usunięciu projektu, a osoba, która go usunęła otrzyma link umożliwiający jego ponowne usunięcie. Link wygaśnie po 30 dniach. Jeśli projekt został utworzony mniej niż jeden dzień temu i nie było w nim żadnych zadań, powiadomienia e-mail o jego usunięciu nie zostaną wysłane.

Kliknięcie opcji Użyj szablonu umożliwi Ci wybór szablonu z naszej biblioteki szablonów ogólnych.

Template

Oto szablony polecane ze względu na rodzaj Twojego zespołu, ale jeśli żaden z nich Ci nie odpowiada, możesz łatwo zmienić zespół, aby zobaczyć inne opcje szablonów.

Szablony niestandardowe

Jeśli wolisz, możesz skorzystać ze stworzonych specjalnie przez Twoją Organizację szablonów niestandardowych. Szablony niestandardowe są uporządkowane według zespołów.

Template 2

Aby użyć szablonu niestandardowego:

  1. Wybierz nazwę swojej organizacji
  2. Wybierz szablon niestandardowy, którego chcesz użyć.

Podgląd szablonu

 

Kiedy znajdziesz interesujący Cię szablon, wyświetl jego podgląd, aby zobaczyć więcej informacji. Aby rozpocząć pracę, wybierz „Użyj szablonu”.

Po wybraniu opcji Użyj szablonu, możesz zmienić jego nazwę, a następnie przystąpić do pracy ze swoim nowym projektem.

Krok 1 wymaga dodania szczegółów dotyczących nowego projektu.

Template preview

Dane wejściowe:

  • Dodaj szczegóły projektu, nazwę, zespół i wybierz opcję prywatności

Krok 2 obejmuje zaplanowanie dat projektu.

Template step 2

Harmonogram

  • Dodaj datę rozpoczęcia i zakończenia, aby utworzyć projekt
  • Kliknij przycisk Utwórz projekt.

Uprawnienia projektów

Dowiedz się więcej o uprawnieniach do projektów oraz jak je zmienić w sekcji „Uprawnienia”.

Wyszukiwanie i uzyskiwanie dostępu do projektów

accessing projects

Dostęp do projektu można uzyskać na wiele sposobów:

  1. Wyszukiwanie po nazwie projektu
  2. Możesz wybrać go z listy projektów w aplikacji Teams
  3. Możesz wybrać go z listy projektów na pasku bocznym

 

Dowiedz się jeszcze więcej o tym, jak rozpocząć pracę z projektami na forum społeczności Asany.

Zobacz Społeczność

Właściciel i członkowie projektu

Każdy projekt ma tylko jednego właściciela projektu, ale może mieć wielu członków projektu.

Zarówno właściciel projektu, jak i członkowie projektu mogą dodawać, usuwać i edytować zadania w projekcie.

Zarówno właściciel projektu, jak i członkowie projektu mogą aktualizować status projektu i dostosowywać wykres postępu, a także otrzymywać powiadomienia o projekcie.

Właściciel projektu

Właścicielem projektu może zostać jeden z członków projektu.

project owner identification

Właściciela projektu można zidentyfikować w następujący sposób:

  1. Przejdź do sekcji „Przegląd” projektu.
  2. Właściciel projektu znajduje się na liście ról wprojekcie

Domyślnie użytkownik, który utworzył projekt stanie się jego właścicielem.

Zmiana właściciela projektu

change project owner

Aby zmienić właściciela projektu:

  1. Przejdź do sekcji Role w projekcie na karcie Przegląd projektu.
  2. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok nazwy dowolnego członka projektu i wybierz Ustaw jako właściciela projektu.
remove project owner

Możesz również kliknąć strzałkę listy rozwijanej obok nazwy bieżącego właściciela projektu i wybrać opcję Usuń jako właściciela projektu.

Członkowie projektu

Ty i Twoi współpracownicy możecie dołączyć do projektu jako członkowie, aby być na bieżąco ze wszystkimi działaniami.

Członkowie projektu otrzymają powiadomienie (e-mailem lub w skrzynce odbiorczej, w zależności od ustawień powiadomień), gdy:

  • Właściciel projektu zaktualizuje status projektu
  • Ktoś utworzy lub doda nowe zadanie do projektu
  • Zostanie opublikowana nowa konwersacja w projekcie

Nie musisz być członkiem projektu, aby wyświetlić projekt. Widoczność projektu jest określona w uprawnieniach projektu.  

Dodawanie członka projektu

add project member

Dodawanie członka projektu

  1. Kliknij ikonę profilu członka w nagłówku projektu.
  2. Wprowadź nazwę użytkownika lub jego adres e-mail.
add project member

Możesz dodać wielu użytkowników w polu członków projektu. Po wprowadzeniu nazwy użytkownika lub jego adresu e-mail zostanie wyświetlony monit z przyciskiem Dodaj członka.

Wszyscy członkowie projektu otrzymają powiadomienia e-mail o usunięciu projektu. Nie jest możliwe wyłączenie tych powiadomień.

Powiadomienia o usuniętych projektach zawierają również link do przywrócenia usuniętego projektu.

Ustawienia powiadomień członków

access project notification settings

Dostęp do ustawień powiadomień członków

  1. Kliknij ikonę profilu członka w nagłówku projektu.
  2. Wybierz Zarządzaj powiadomieniami członków
project notification settings

W ustawieniach powiadomień członków możesz:

  1. Dostosować powiadomienia dla dowolnego członka projektu.

W ustawieniach powiadomień dotyczących projektu do wyboru są trzy opcje:

  • Aktualizacje statusu - powiadomienia o aktualizacji statusu projektu przez właściciela projektu
  • Konwersacje - powiadomienia o opublikowaniu konwersacji dotyczącej projektu
  • Tworzenie zadań - powiadomienia o utworzeniu lub dodaniu zadania do projektu

Istnieją dwie kategorie powiadomień w projektach:

Powiadomienia wyzwalane przez akcje w projekcie

  • Dodano zadanie do projektu
  • Zmienił się właściciel projektu
  • Zmieniła się data wykonania projektu
  • Udostępniono działania w ramach projektu - gdy ktoś udostępni Ci projekt

Powiadomienia związane z projektem

  • Utworzenie konwersacji (z własnym wątkiem w Skrzynce odbiorczej)
  • Utworzenie aktualizacji statusu (z własnym wątkiem w Skrzynce odbiorczej Asany)
  • Zaakceptowanie zaproszenia (gdy użytkownik zaakceptuje Twoje zaproszenie)

Użytkownicy Asany otrzymają powiadomienia e-mail, gdy w zadaniu, nad którym pracują, zostaną opublikowane komentarze lub @wzmianki

Sekcje

Sekcje umożliwiają dzielenie i organizowanie zadań w projekcie. Mogą służyć do tworzenia kategorii, etapów przepływu pracy, priorytetów i nie tylko.

Możesz utworzyć sekcję w aplikacji komputerowej Asany, używając skrótu klawiaturowego Tab-N.

sections

Tworzenie sekcji

create section

Aby utworzyć sekcję w projekcie:

  1. Kliknij menu rozwijane obok przycisku Dodaj nowe.
  2. Kliknij Dodaj sekcję.

Przenieś zadania między sekcjami

change sections

Istnieją dwa sposoby na przeniesienie zadania do innej sekcji:

  1. Przeciągnij i upuść zadanie między sekcjami w okienku głównym
  2. Kliknij nazwę sekcji w okienku ze szczegółami zadania i wybierz inną sekcję z listy rozwijanej.

Wszystkie Twoje zadania zostaną automatycznie przeniesione do nowej sekcji

Wyświetlanie sekcji

identify section

Istnieją dwa sposoby na to, aby określić, w której sekcji znajduje się zadanie:

  1. W okienku głównym
  2. W okienku ze szczegółami zadania

Aby dodać sekcję pod listą podzadań, musisz użyć ZAKŁADKI ze skrótami klawiaturowymi +N.

Zwijane sekcje

Sekcje można rozwijać i zwijać według potrzeb.

Kliknij strzałkę obok sekcji, aby rozwinąć/zwinąć zadania w sekcji.

Collapsible Sections

Usuwanie sekcji

Możesz usunąć sekcję w dowolnym momencie.

delete section

Aby usunąć sekcję:

  1. Kliknij ikonę z trzema kropkami znajdującą się obok nagłówka sekcji.
  2. Wybierz Usuń sekcję

Zostanie wyświetlony monit o potwierdzenie usunięcia.

delete section 2

To nie tajemnica — Asana oferuje bezpłatne 30-dniowe wersje próbne. Zacznij już dziś. Wypróbuj za darmo