Dostęp do zadań w Asanie jest kontekstowy i istnieją różne sytuacje, które mogą wpłynąć na to, kto może uzyskać dostęp do zadania:
| Zadanie | Dostępne dla |
| Zadanie prywatne | Wyłącznie współpracownicy zadania |
| Zadanie publiczne | Wszyscy członkowie organizacji |
| Zadanie w projekcie prywatnym | Współpracownicy zadania i członkowie projektu |
| Zadanie w projekcie publicznym | Współpracownicy zadania, członkowie projektu i członkowie zespołu |
W tym artykule wyjaśnimy:
- Jak sprawdzić ustawienia uprawnień zadania
- Kto może zobaczyć Twoje zadanie
- Jak przyznać dostęp do zadania
- Jak ograniczyć dostęp do zadania
Zadanie prywatne
Jak sprawdzić, czy zadanie jest prywatne i nie należy do projektu:
- Nad nazwą zadania zobaczysz baner informujący o tym, że zadanie jest prywatne dla Ciebie oraz jego współpracowników.
- Pole projektu w okienku ze szczegółami zadania wskazuje, czy zadanie należy do projektu czy nie.
Zadania utworzone na liście „Moje zadania” są domyślnie prywatne i nie należą do żadnego projektu oraz nie mają żadnych współpracowników.
Kto może zobaczyć to zadanie?
Dostęp do zadania prywatnego, które nie należy do żadnego projektu:
Do zadań prywatnych, które nie należą do żadnego projektu, dostęp mają tylko współpracownicy.
Jak mogę przyznać dostęp do tego zadania?
Udostępnianie zadania prywatnego, które nie należy do żadnego projektu:
- Ustaw zadanie jako publiczne — ustawienie zadania jako publicznego spowoduje, że będzie ono widoczne dla wszystkich członków organizacji, ale będą oni musieli je wyszukać, aby uzyskać do niego dostęp.
- Dodaj zadanie do projektu/projektów — dodanie zadania do projektu spowoduje przyznanie dostępu do niego wszystkim członkom projektu i zespołu.
- Dodaj wybraną osobę jako współpracownika — dodając wybraną osobę jako współpracownika do zadania, przyznasz jej dostęp do tego zadania.
Zanim dodasz zadanie do projektu, pamiętaj o jego uprawnieniach.
Jak ograniczyć dostęp do tego zadania?
Aby ograniczyć dostęp do zadania, które nie należy do żadnego projektu:
- Ustaw zadanie jako prywatne dla jego współpracowników
- Usuń z niego wszystkich współpracowników, aby zadanie było prywatne dla Ciebie.
Nie usuwaj siebie jako współpracownika z zadania, w przeciwnym razie Ty również utracisz do niego dostęp.
Zadanie publiczne
Sprawdzanie, czy zadanie jest publiczne i nie należy do projektu:
- Nad nazwą zadania znajdziesz pasek informujący o tym, że zadanie jest widoczne dla wszystkich osób w [Nazwa organizacji]
- Pole projektu w okienku ze szczegółami zadania wskazuje, czy zadanie znajduje się w projekcie czy nie.
Kto może zobaczyć to zadanie?
Kto może zobaczyć zadanie publiczne, które nie należy do żadnego projektu:
- Wszyscy członkowie organizacji
- Współpracownicy zadania
Jak przyznać dostęp do zadania, które nie należy do projektu?
- Dodaj wybraną osobę jako współpracownika do zadania — dodając wybraną osobę jako współpracownika do zadania przyznasz jej dostęp do tego jednego zadania. Jeśli osoba ta jest członkiem organizacji, to ma już dostęp do zadania i może go uzyskać za pośrednictwem wyszukiwania.
- Dodaj zadanie do projektu — dodanie zadania do projektu spowoduje przyznanie dostępu do niego wszystkim członkom projektu.
Zanim dodasz zadanie do projektu, pamiętaj o uprawnieniach do projektu oraz o tym, kto jest jego członkiem.
Jak ograniczyć dostęp do zadania publicznego, które nie należy do projektu?
- Usuń z zadania współpracowników — jeśli usuniesz wszystkich współpracowników z zadania (oprócz siebie), członkowie organizacji nie będą już otrzymywać powiadomień na temat zadania, ale w dalszym ciągu będą mogli uzyskać do niego dostęp poprzez wyszukanie go.
- Ustaw zadanie jako prywatne — w okienku ze szczegółami zadania, kliknij przycisk akcji zadania i wybierz opcję Ustaw jako prywatne. Ponieważ zadanie to nie znajduje się w żadnym projekcie, będzie widoczne tylko dla Ciebie oraz jego współpracowników.
Zadania w projekcie publicznym
Jak sprawdzić, czy zadanie należy do projektu publicznego:
- Pole „Projekt” w okienku ze szczegółami zadania wskazuje projekt, w którym zadanie się znajduje. Kliknij nazwę projektu, aby go załadować.
- Po załadowaniu projektu, w nagłówku zobaczysz informację o tym, że projekt jest publiczny dla [Nazwa zespołu].
Kto może zobaczyć to zadanie?
Kto może zobaczyć zadania w projekcie publicznym:
- Członkowie projektu
- Współpracownicy zadania
- Członkowie zespołu
Jak przyznać dostęp do zadań znajdujących się w projekcie publicznym?
- Dodaj wybraną osobę jako współpracownika do zadania — dodanie wybranej osoby jako współpracownika spowoduje, że będzie ona otrzymywać powiadomienia o aktualizacjach w zadaniu. Jeśli jest ona już członkiem projektu lub członkiem zespołu, to ma już dostęp do zadania.
- Dodaj wybraną osobę jako członka projektu — dodanie wybranej osoby jako członka projektu umożliwi jej dostęp do wszystkich zadań w projekcie. Jeśli jest ona członkiem zespołu, może uzyskać dostęp do zadania od razu.
Jak ograniczyć dostęp do tego zadania?
- Usunięcie współpracowników z zadania spowoduje, że nie będą oni dłużej otrzymywać powiadomień o tym zadaniu. Jeśli są członkami projektu lub członkami zespołu, w dalszym ciągu będą mogli uzyskać dostęp do zadania.
- Usunięcie członka projektu spowoduje, że nie będzie on już otrzymywać powiadomień o zadaniach i projekcie. Jednakże, jeśli jest również członkiem zespołu, do którego należy projekt, będzie mógł wyświetlić zarówno to zadanie, jak i inne zadania w projekcie ponieważ jest on publiczny.
- Usunięcie zadania z projektu spowoduje, że członkowie projektu nie będą mieli dostępu do zadania, ale jego współpracownicy zachowają do niego dostęp.
- Ustawienie projektu jako prywatnego spowoduje, że członkowie zespołu nie będą już mieli dostępu do zadania i projektu, ale członkowie zespołu i współpracownicy zadania zachowają do niego dostęp.
Zadania w projekcie prywatnym
Weryfikacja zadania w projekcie prywatnym:
- Pole „Projekt” w okienku ze szczegółami zadania wskazuje projekt, w którym zadanie się znajduje. Kliknij nazwę projektu, aby go załadować.
- Po załadowaniu projektu, w nagłówku zobaczysz informację o tym, że projekt jest prywatny dla członków. Alternatywnie, jeśli projekt jest widoczny tylko dla Ciebie, zobaczysz informację Prywatny.
Jeśli dostęp do zadania jest zawężony do wybranej grupy osób, zobaczysz żółty pasek nad polem projektu w okienku ze szczegółami zadania. Na tym żółtym pasku zobaczysz również listę osób, które mają dostęp do zadania.
Kto może zobaczyć to zadanie?
Kto może zobaczyć zadania w projekcie prywatnym:
- Członkowie projektu
- Współpracownicy zadania
Jak przyznać dostęp do zadań znajdujących się w projekcie prywatnym?
- Dodaj wybraną osobę jako współpracownika do zadania — dodanie wybranej osoby jako współpracownika do zadania spowoduje przyznanie jej dostępu do tego jednego zadania. Jeśli jest ona członkiem projektu, to ma już dostęp do zadania.
- Dodaj wybraną osobę jako członka projektu — dodanie wybranej osoby jako członka projektu spowoduje przyznanie jej dostępu do wszystkich zadań w projekcie.
- Ustaw projekt jako publiczny — ustawienie projektu jako publiczny umożliwi dostęp do niego wszystkim członkom zespołu, do którego ten projekt należy.
Jak ograniczyć dostęp do tego zadania?
- Usunięcie współpracownika z zadania spowoduje, że nie będzie on już mieć dostępu do zadania. Jednakże, jeśli jest on również członkiem projektu będzie mógł uzyskać dostęp do zadania z poziomu projektu, ale nie będzie już otrzymywać powiadomień na jego temat.
- Usunięcie członków projektu spowoduje, że nie będą oni już mieć dostępu do zadania ani żadnych innych zadań w projekcie, chyba że nadal są współpracownikami w zadaniu.
- Usunięcie zadania z projektu spowoduje, że członkowie projektu nie będą mieli dostępu do zadania, ale jego współpracownicy zachowają do niego dostęp.
Wysyłanie prośby o przyznanie dostępu do zadania prywatnego
Aby uzyskać dostęp do zadania prywatnego, możesz zwrócić się do osoby odpowiedzialnej za to zadanie o przyznanie Ci dostępu. Aby to zrobić:
- Kliknij link do zadania prywatnego, do którego chcesz uzyskać dostęp. Nastąpi przekierowanie do ekranu informującego Cię, że nie masz dostępu do tego zadania.
- Kliknij Poproś o dostęp, aby poprosić osobę odpowiedzialną za to zadanie o przyznanie Ci dostępu.
- Osoba odpowiedzialna otrzyma zadanie z informacją o tym, że prosisz ją o udzielenie Ci dostępu do zadania i będzie mogła dodać Cię jako współpracownika do niego.
Akceptowanie lub odrzucanie próśb o dodanie współpracowników do zadania prywatnego
Jeśli nie masz dostępu do zadania prywatnego, możesz wysłać prośbę o dodanie Cię jako współpracownika do tego zadania. Dostęp do zadania jest możliwy wyłącznie po zaakceptowaniu prośby.
- Gdy wyślesz prośbę o dostęp do zadania prywatnego, przypisana do niego osoba otrzyma zadanie ze stosowną informacją. Następnie, może dodać Cię do projektu i przyznać Ci dostęp.
- W przypadku, gdy zadanie nie jest przypisane do żadnej osoby, zadanie dotyczące przyznania/odmowy dostępu zostanie przypisane do twórcy zadania, o ile nadal ma uprawnienia do jego edycji.
- W przypadku, gdy zadanie nie jest przypisane do nikogo, a twórca zadania nie ma uprawnień do jego edycji, zadanie dotyczące przyznania/odmowy dostępu zostanie przypisane do pierwszego współpracownika, który ma uprawnienia do jego edycji.
- W przypadku, gdy zadanie jest dostępne dla członków projektu, zadanie dotyczące przyznania/odmowy dostępu zostanie przypisane do właściciela projektu. Jeśli projekt nie ma właściciela, zadanie zostanie przypisane do członka projektu z uprawnieniami do edycji dla tego projektu.
Szukasz lepszego sposobu zarządzania swoją pracą? Wypróbuj Asanę, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo