Czym są zadania?
Zadania reprezentują wykonalne kroki lub działania do wykonania, aby jasno określić, kto, co i na kiedy musi wykonać, ale mogą również reprezentować pomysły i materiały referencyjne. Jeśli przyzwyczaiłeś się do wysyłania e-maili za każdym razem, gdy potrzebujesz pomocy współpracownika, spróbuj przypisać mu zadanie.
Załóżmy, że Twoim zadaniem jest stworzenie animacji do nadchodzącej kampanii, a inny członek zespołu jest odpowiedzialny za produkcję. Oba zadania można śledzić w projekcie zarządzania kampanią.
Zadania przechowują wszystkie pliki, komentarze oraz powiązane z nimi instrukcje, dzięki czemu informacje są łatwo dostępne (i znajdują się w jednym miejscu). Zadania przeważnie stanowią część projektu, więc łatwo je znaleźć i są one widoczne dla członków Twojego zespołu. Odwiedź stronę asana.com/apps, aby dowiedzieć się więcej.
Jak tworzyć zadania?
Istnieją trzy główne sposoby tworzenia zadań w Asanie:
- Na pomarańczowym przycisku szybkiego dodawania na górnym pasku.
- Za pomocą przycisku Dodaj zadanie w projekcie.
- Poprzez kliknięcie dowolnej listy zadań, wciśnięcie przycisku Enter i wpisanie tekstu.
Możesz również tworzyć zadania z wiadomości e-mail, wiadomości Slack i innych aplikacji zewnętrznych. Asana integruje się z wiodącymi narzędziami, aby oszczędzać Twój czas i ułatwiać Ci zarządzanie zadaniami.
Osoba odpowiedzialna
Każde zadanie może mieć tylko jedną osobę odpowiedzialną, a jednocześnie może mieć wielu współpracowników.
Zarówno osoba odpowiedzialna, jak i współpracownicy mogą wyświetlać zadanie oraz edytować je w zależności od ustawień uprawień zadania.
Pole osoby odpowiedzialnej określa osobę, która ma wykonać zadanie.
Każde zadanie przypisane danej osobie będzie widoczne na liście „Moje zadania” tej osoby.
Współpracownicy zadania otrzymają powiadomienia, gdy zostanie ono zaktualizowane.
Twórca zadania i osoba odpowiedzialna są automatycznie dodawani jako współpracownicy zadania.
Aby przypisać zadanie:
- Kliknij pole Osoba odpowiedzialna w okienku ze szczegółami zadania
- Zacznij wpisywać imię i nazwisko osoby lub adres e-mail
- Wybierz osobę z wyników autouzupełniania.
Naciśnij
Tab+M, aby przypisać sobie zadanie.
Aby anulować przypisanie zadania:
Przejdź do pola Osoba odpowiedzialna i kliknij ikonę X, która się pojawi.
Przypisz zduplikowane zadania
Jeśli chcesz utworzyć to samo zadanie dla wielu osób, możesz łatwo przypisać je do tych osób lub do całego zespołu w swojej organizacji.
Aby przypisać wiele kopii zadania:
- Kliknij pole Osoba odpowiedzialna w okienku ze szczegółami zadania
- Wybierz Przypisz zduplikowane zadania z menu rozwijanego
- Wybierz z listy osoby, do których chcesz przypisać duplikat zadania
- Kliknij Przypisz duplikat
Zobaczysz powiadomienie na ekranie o pomyślnym zduplikowaniu x.
Przypisanie kopii zadania nie spowoduje przypisania oryginalnego zadania do wielu osób; tworzy ono wiele kopii tego zadania i przypisuje je do każdej osoby.
Współpracownicy zadania
Zostań współpracownikiem zadania, aby otrzymywać informacje o następujących zmianach w nim:
- Dodano załącznik do zadania
- Opublikowano nowy komentarz w zadaniu
- Ktoś polubił zadanie,
- Oznaczono zadanie jako ukończone
Aby dodać współpracownika do zadania:
Kliknij przycisk „+” obok współpracowników, aby dodać lub usunąć współpracowników.
Współpracownicy otrzymają powiadomienia w swojej Skrzynce odbiorczej, a także mogą je odebrać na maila, w zależności od ich ustawień.
Jeśli otrzymujesz powiadomienia dotyczące zadania, które Cię nie interesuje, możesz usunąć się z grona współpracowników.
Aby opuścić zadanie:
Kliknij Opuść zadanie.
Jak usunąć współpracownika:
Z tego miejsca możesz:
- Usuń współpracownika najeżdżając kursorem myszy na jego imię i nazwisko oraz klikając ikonę X
- Dodać współpracownika wpisując jego imię i nazwisko lub adres e-mail oraz wybierając go z wyników autouzupełniania.
Jeśli @wspomnisz inne osoby w opisie zadania lub w komentarzach, zostaną one automatycznie dodane do zadania jako współpracownicy.
Wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące
zadań
Poniższe wskazówki podpowiedzą Ci, jak utworzyć dobre zadanie i odpowiadać na zadanie przypisane Ci przez innych użytkowników.
Jak utworzyć dobre zadanie
- Staraj się nadawać zadaniom czytelne i oparte na konkretnych działaniach nazwy. Na przykład, zamiast nazywać zadanie „Wpis na bloga”, możesz użyć nazwy „Stworzyć pierwszą wersję roboczą wpisu na bloga”.
- Przypisz zadanie sobie lub członkowi swojego zespołu. Każde zadanie jest przypisane do jednej osoby, co pozwala uniknąć nieporozumień co do tego, kto jest odpowiedzialny za ich wykonanie.
- Możesz podzielić zadanie na podzadania, jeśli jego realizacja wymaga udziału kilku osób.
- Ustaw datę rozpoczęcia i wykonania, aby wyświetlić czas trwania i ostateczny termin wykonania zadania. Członkowie zespołu mogą dzięki temu łatwiej oszacować czas potrzebny na wykonanie zadania i wiedzieć, na kiedy należy je wykonać.
- W polu opisu zadania podaj więcej szczegółów, instrukcje lub kontekst, aby przypisana do niego osoba miała wszystkie informacje, jakich potrzebuje do rozpoczęcia i wykonania zadania. Możesz wspomnieć członka zespołu lub projekt, sformatować opis zadania za pomocą tekstu sformatowanego oraz dodać media z serwisów, takich jak YouTube lub Figma, które pojawią się jako interaktywny podgląd w opisie zadania.
- Dołącz wszystkie potrzebne pliki. Asana integruje się z Dyskiem Google, Dropbox, OneDrive i Box, ułatwiając dołączanie plików z narzędzi, z których już korzystasz.
- Niektóre zadania mogą być uzależnione od wykonania innych. Ustaw zależności między zadaniami, aby mieć pewność, że zadania są wykonywane we właściwej kolejności i we właściwym czasie.
- Wreszcie, możesz dodać współpracowników do zadania (działa to na podobnej zasadzie, jak umieszczanie ich w polu „DW” w wiadomości e-mail). Będą oni otrzymywać powiadomienia o każdej aktywności w zadaniu. W każdej chwili możesz dodać lub usunąć współpracowników.
- Po ukończeniu zadania, kliknij symbol znacznika wyboru obok nazwy zadania. Opublikuj komentarz, aby członkowie zespołu mogli dowiedzieć się, co udało Ci się osiągnąć.
Możesz również tworzyć kamienie milowe, które będą reprezentować główne cele projektu, takie jak osiągnięcie docelowego poziomu przychodów czy duże zadania, które blokują przejście do kolejnego etapu, takie jak potwierdzenie miejsca wydarzenia.
Projekt, zadanie czy podzadanie?
To pytanie zadaje sobie wielu naszych klientów. Odpowiedź zależy zazwyczaj od celu, który chcesz osiągnąć i w jaki sposób chcesz wyświetlać informacje. Przejrzyj poniższe informacje oraz zapoznaj się z kilkoma wskazówkami, które pomogą Ci wybrać sposób odpowiedni dla Ciebie.
| Utwórz projekt... | Utwórz zadanie... | Utwórz podzadanie... | Przykłady | |
|---|---|---|---|---|
| Poziom wysiłku | Dane przedsięwzięcie wymaga współpracy grupy interesariuszy w dłuższym okresie czasu lub potrzebujesz jednego, centralnego miejsca do śledzenia pracy. | Chcesz zarządzać pojedynczym działaniem, które może być wykonane przez jedną osobę w ciągu kilku minut lub dni roboczych. | Wykonanie zadania wymaga zaangażowania kilku osób. |
Projekt: Kalendarz publikacji Zadanie: Opublikować blog Podzadanie: Zebrać opinie klientów na bloga |
| Widoki | Chcesz wyświetlać projekt i zawarte w nim zadania w różnych widokach (lista, tablica, oś czasu, kalendarz) oraz raportować jego postępy za pomocą portfolio i wykresów pulpitu nawigacyjnego. | Chcesz wyświetlać pracę w widoku osi czasu, pulpitu nawigacyjnego lub obciążenia pracą (podzadania nie będą w nich widoczne). | Nie zależy Ci na wyświetlaniu podzadań w widoku osi czasu, pulpitu nawigacyjnego ani obciążenia pracą. |
Projekt: Wprowadzenie produktu na rynek Zadanie: Przeprowadzenie badania rynku Podzadanie: Stwórz podsumowanie badania dla zespołu marketingowego |
| Złożoność | To, co masz do wykonania obejmuje wiele kroków, etapów, interesariuszy lub poziomów. | Chcesz komunikować się z określoną grupą interesariuszy na temat konkretnego działania (zamiast całego projektu). | Próbujesz podzielić zadanie na mniejsze części. (Jeśli obejmuje ono więcej niż pięć podzadań przypisanych do różnych osób, upewnij się, czy nie jest ono przypadkiem projektem.) |
Projekt: Kampania noworoczna Zadanie: Sfinalizować komunikację w ramach kampanii Podzadanie: Przejrzeć wiadomości do kampanii |
Odpowiadanie na zadania i współpraca nad nimi
Każdy może tworzyć i przypisywać zadania każdemu członkowi Twojego obszaru w Asanie. Jeszcze bardziej zwiększ skuteczność współpracy, korzystając z tych wskazówek:
- Gdy ktoś przypisze Ci zadanie, możesz je polubić, aby potwierdzić, że możesz zająć się jego wykonaniem.
- Jeśli zadanie powinno zostać przypisane do innej osoby, możesz je ponownie przypisać lub rozpocząć konwersację w komentarzach do zadania.
- Podczas pracy korzystaj z komentarzy do zadań, aby publikować aktualizacje, które umożliwiają współpracownikom udzielanie odpowiedzi i śledzenie postępów.
- Jeśli komentarz zawiera kluczowe informacje lub zawiera ostateczne uzgodnienia, możesz przypiąć go na górze, aby łatwo wrócić do niego w przyszłości.
- Jeśli chcesz zwrócić czyjąś uwagę na zadanie lub komentarz, użyj @wzmianki. Otrzyma powiadomienie i będzie mógł szybko przejść do tego zadania. @Wzmianka w zadaniu automatycznie dodaje daną osobę do jego współpracowników i wysyła jej powiadomienie na skrzynkę odbiorczą.
- Możesz również @wspomnieć nazwy projektów, zadań, wiadomości i zespołów, aby połączyć ze sobą swoją pracę i mieć ją pod ręką.
Więcej zasobów, które pomogą Ci opanować zadania
Wolisz wiedzę wizualną lub zależy Ci na bardziej zaawansowanych wskazówkach? Sprawdź te zasoby:
| Zasoby | Link |
|---|---|
| Lekcje Asany | Opanuj podstawy pracy z zadaniami w 5 minut |
| Filmik instruktażowy na temat zadań | Obejrzyj filmik z serii „Jak |
| Kurs na żądanie poświęcony zarządzaniu zadaniami | Zarejestruj się w Akademii Asany |
| Połącz się ze Społecznością | Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności dotyczący zadań |