Umożliwiają dostęp do współdzielonychobszarów roboczych i organizacji w celu współpracy z innymi użytkownikami Asany.
W ramach pojedynczego konta w Asanie możesz utworzyć lub dołączyć do wielu obszarów roboczych i organizacji, aby współpracować z różnymi grupami użytkowników Asany. Obszary robocze i organizacje stanowią niezależne jednostki skupiające unikalne grupy osób, projektów oraz zadań.
Ponieważ obszary robocze i organizacje stanowią odrębne jednostki w Asanie, Twoi współpracownicy nie mogą zobaczyć innych obszarów roboczych ani organizacji, do których Ty należysz, a Ty nie możesz zobaczyć innych obszarów roboczych ani organizacji, do których należą Twoi współpracownicy. Dowiedz się więcej o prywatności w ramach każdego z tych obszarów.
Czym jest organizacja?
Organizacje łączą wszystkie osoby z Twojej firmy korzystające z Asany w jednej przestrzeni, w oparciu o wspólną domenę firmowej poczty e-mail.
W ramach organizacji Ty i Twoi współpracownicy możecie dzielić się na zespoły, aby współpracować nad projektami i zadaniami.
W przypadku braku wspólnej domeny poczty e-mail, możecie współpracować ze sobą w ramach obszaru roboczego.
Osoby w Twojej organizacji
W ramach organizacji, istnieją różne typy użytkowników: członkowie organizacji, goście organizacji oraz członkowie z ograniczonym dostępem. Pracownicy wewnętrzni będą członkami Twojej organizacji, natomiast współpracownicy wewnętrzni - jej gośćmi.
Na przykład, michael@yourco.com jest członkiem organizacji yourco.com, a każda osoba posiadająca adres w innej domenie (np. @gmail.com lub @ anotherco.com) jest gościem organizacji yourco.com.
Nie możesz przekształcić członka organizacji w gościa. Członkostwo w organizacji jest przyznawane automatycznie w oparciu o adres e-mail użytkownika.
Członkowie organizacji
Członkostwo w organizacji przyznawane jest w oparciu o domenę powiązaną z adresem e-mail. Aby zostać członkiem organizacji, musisz mieć adres e-mail w jednej z domen zatwierdzonych przez Twoją organizację.
Osoby, które założą konto w Asanie przy użyciu adresu e-mail należącego do jednej z domen zatwierdzonych przez Twoją organizację, automatycznie staną się jej członkami.
Członek organizacji może:
- Utwórz nowe zespoły
- Wyświetlić pełną listę zespołów w ramach organizacji, do których może wysłać prośbę o dołączenie
- Wyświetlić nazwy użytkownika oraz adresy e-mail innych członków oraz gości organizacji w ustawieniach zespołu. Administratorzy organizacji Premium mogą również zobaczyć pełną listę członków oraz gości organizacji w ustawieniach organizacji.
- Uzyskać dostęp do projektów i zadań, które są publiczne dla organizacji
Członkowie, którzy dołączyli do Twojej organizacji automatycznie, będą musieli wysłać prośbę o dołączenie lub otrzymać zaproszenie do jednego z Twoich zespołów, aby móc współpracować z Tobą nad projektami i zadaniami, które nie są publiczne. Dowiedz się więcej tutaj.
Goście organizacji
Możesz współpracować z klientami, wykonawcami, podwykonawcami lub kimkolwiek innym, kto nie posiada adresu e-mail w zatwierdzonej przez organizację domenie (np. „@gmail.com” lub „@yahoo.com”). Osoby te będą gośćmi organizacji. Goście mają ograniczony dostęp w ramach organizacji i mogą zobaczyć tylko te elementy, które zostały im konkretnie udostępnione.
Gość organizacji może dołączyć do zespołów wyłącznie po otrzymaniu zaproszenia. Nie może tworzyć, wyświetlać, ani wysyłać próśb o dołączenie do żadnych innych zespołów.
Goście organizacji mogą zapraszać innych gości do Twojej organizacji poprzez udostępnianie im projektów i zadań, do których mają dostęp.
Rozpoznawanie członków i gości
Możesz zobaczyć ikonę globu obok nazwy gościa w pasku wyszukiwania lub na liście członków.
Członkowie z ograniczonym dostępem
Każdy zespół posiada swoich własnych członków i projekty. Osoby, które nie mają dostępu do wszystkich projektów w Twoim zespole będą widnieć jako członkowie z ograniczonym dostępem w zakładce „Ustawienia członków zespołu”.
Członkowie z ograniczonym dostępem mogą zobaczyć projekty i zadania, do których zostali dodani, ale nie mogą wyświetlić konwersacji ani innych projektów zespołu.
Członkowie z ograniczonym dostępem muszą zostać uwzględnieni w Twoim planie, jeśli zdecydujesz się rozszerzyć zespół w ramach organizacji do Asany Premium.
Dołączanie do istniejącej organizacji
Istnieją dwa sposoby, aby dołączyć do organizacji utworzonej przez inną osobę z Twojej firmy:
- Załóż konto w Asanie przy użyciu firmowego adresu e-mail. Automatycznie dołączysz wtedy do swojej organizacji.
- Poproś kogoś w istniejącej organizacji, aby zaprosił Cię do zespołu.
- Jeśli korzystasz już z Asany przy użyciu innego adresu e-mail, dodaj firmowy adres e-mail do swojego konta, aby automatycznie dołączyć do organizacji.
Utwórz organizację.
Możesz utworzyć organizację w Asanie na jeden z poniższych sposobów. Niektórzy użytkownicy będą musieli skontaktować się z nami, aby uzyskać pomoc, korzystając z opcji Skontaktuj się z nami.
Utworzenie organizacji wpłynie na wszystkich użytkowników Asany, którzy używają adresu e-mail odpowiadającego domenie adresu e-mail Twojej firmy.
Bądź pierwszą osobą w Twojej firmie, która zarejestruje się w Asanie
Załóż nowe konto w Asanie za pomocą swojego firmowego adresu e-mail, a my automatycznie utworzymy dla Ciebie organizację. Jest to oparte na Twojej domenie poczty e-mail.
W niektórych przypadkach możesz zarejestrować się w ten sposób i utworzyć obszar roboczy zamiast organizacji. W takim przypadku możesz przekształcić swój obszar roboczy w organizację.
Tworzenie dodatkowych organizacji
Z jednego konta można utworzyć i dołączyć do więcej niż jednej organizacji. Jeśli masz dodatkowy firmowy adres e-mail, dodaj go do swojego konta i wykonaj te czynności, aby utworzyć nową organizację.
Każda organizacja musi być powiązana z unikalną domeną poczty e-mail. Tylko ci użytkownicy, którzy mają konto w Asanie powiązane z firmową domeną poczty e-mail, zostaną członkami organizacji.
Dodawanie lub zmiana domeny poczty e-mail organizacji
Jeśli chcesz dodać zatwierdzoną domenę e-mail dla swojej organizacji (na przykład, jeśli Twoja firma zmieniła domenę z acme.com na acmestaff.com), dodaj swój nowy adres e-mail do konta w Asanie przed skontaktowaniem się z naszym zespołem obsługi klienta.
Najpierw dodaj swój nowy firmowy adres e-mail do swojego konta, a następnie użyj tego formularza pomocy, abyśmy mogli wprowadzić odpowiednie zmiany w Twojej organizacji.
Większość wniosków przetwarzamy w ciągu 3 dni roboczych. Członek naszego zespołu skontaktuje się z Tobą, gdy Twoja organizacja zostanie zaktualizowana lub jeśli będziemy potrzebować dalszych informacji.
Skontaktuj się z nami, gdy tylko zdecydujesz się zmienić swoją domenę poczty e-mail. Proces migracji jest łatwiejszy do przeprowadzenia, gdy stara i nowa domena są aktywne jednocześnie.
Zapraszanie osób do organizacji
Możesz dodać osobę do Twojej organizacji poprzez zaproszenie jej do jednego z Twoich zespołów.
Udostępnianie linków z zaproszeniem
Linki z zaproszeniem ułatwiają zapraszanie wielu osób do zespołu lub projektu. Linki te mogą być udostępniane za pośrednictwem różnych kanałów (za pomocą wiadomości e-mail, aplikacji Slack, SMS-a itp.). Można nawet opublikować je w zespołowej witrynie wiki lub udostępnić przez Dokumenty Google.
Link z zaproszeniem powinien być używany w przypadku członków, natomiast w przypadku gości, zalecamy skorzystanie z opcji wysyłania zaproszeń przez e-mail.
Zaproś do projektu za pomocą linku
Aby udostępnić projekt:
- Kliknij ikonę udostępniania z poziomu projektu.
- Kopiuj link
Osoba, która dołączy do projektu za pomocą linku będzie mieć domyślne uprawnienia do edycji/komentowania dla tego projektu.
Zaproś do zespołu za pomocą linku
Zaproś do zespołu:
- Kliknij przycisk + Utwórz Szybkie dodawanie i wybierz Zaproś.
- Przejdź do zakładki Zaproś za pomocą linka
- Z listy rozwijanej wybierz zespół
- Kliknij Kopiuj link, aby zaprosić nowe osoby do zespołu, udostępniając im link.
Zapraszanie gości
Aby zaprosić gości do projektu/zespołu, skorzystaj z opcji Zaproś za pomocą wiadomości e-mail.
Goście organizacji nie mogą dołączyć do zespołów ani projektów za pomocą linku z zaproszeniem - tylko członkowie organizacji, których adres e-mail jest zgodny z domeną organizacji, mogą dołączyć za pomocą linku z możliwością udostępniania. W przypadku gości, wybierz Zaproś za pomocą wiadomości e-mail.
Dezaktywuj link
Kliknięcie opcji dezaktywuj spowoduje trwałą dezaktywację linku. Nikt nie będzie mógł ponownie z niego skorzystać.
Opuść organizację
Aby opuścić organizację:
- Kliknij zdjęcie profilowe.
- W menu rozwijanym, najedź kursorem na Więcej
- Wybierz Usuń mnie z tej organizacji.
Po opuszczeniu organizacji, nie będziesz już mieć dostępu do znajdujących się w niej projektów ani zadań.
Jeśli jesteś członkiem organizacji, spowoduje to usunięcie adresu e-mail skojarzonego z organizacją z Twojego konta w Asanie. Zanim opuścisz organizację, pamiętaj o dodaniu osobistego adresu e-mail do swojego konta, aby zachować do niego dostęp.
Usunięcie firmowego adresu e-mail z Twojego konta spowoduje usunięcie Cię z organizacji.
Usuwanie osób z organizacji
Możesz usunąć każdego użytkownika z Twojej organizacji, aby pozbawić go dostępu do jej zadań i projektów.
Kiedy osoba zostaje usunięta z Twojej organizacji, wszystkie zadania, projekty, wiadomości, pliki i komentarze utworzone przez tę osobę pozostają nienaruszone, ale przypisane do niej zadania staną się nieprzypisane.
Aby upewnić się, że żadne zadanie nie pozostanie bez właściciela, zalecamy przejście do listy „Moje zadania” danej osoby i ponowne przypisanie jej zadań przed anulowaniem aprowizacji.
Pamiętaj, że odebranie użytkownikowi uprawnień w ramach Twojej organizacji będzie skutkować usunięciem firmowego adresu e-mail z jego konta. Jeśli adres ten zostanie dodany ponownie, użytkownik ponownie dołączy do Twojej organizacji. Ponadto jeśli użytkownik nie posiada alternatywnego adresu e-mail skojarzonego ze swoim kontem w Asanie, odebranie mu uprawnień może skutkować zablokowaniem jego dostępu do Asany.
Aby usunąć kogoś z organizacji, musisz spełnić następujące warunki:
- Musisz być członkiem organizacji
- Ty i osoba, którą chcesz usunąć musicie należeć do tego samego zespołu
Jeśli nie należysz do tego samego zespołu lub dana osoba została przez Ciebie już usunięta z zespołu, zaproś tę osobę do zespołu wyłącznie w celu usunięcia jej z organizacji niezwłocznie po dodaniu.
Postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami, aby usunąć ostatniego członka zespołu z organizacji:
- Najedź kursorem na nazwę zespołu znajdującą się na pasku bocznym
- Kliknij ikonę strzałki.
- Wybierz Zaprosić członków zespołu.
- Przejdź do zakładki „Członkowie”.
- Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok nazwy użytkownika, którego chcesz usunąć.
- Wybierz Usuń z zespołu (ten przycisk będzie również wyświetlany jako Anuluj zaproszenie, jeśli użytkownik nie zaakceptował jeszcze zaproszenia).
- Wybierz Usuń dostęp, aby usunąć ich z zespołu.
- Kliknij Usuń aprowizację, aby usunąć je z organizacji.
W organizacjach Premium, uprawnienia dostępu mogą zostać odebrane wyłącznie przez administratorów.
Warunki dopuszczalnego użytkowania dla gości
Goście podlegają klauzuli 2.4(b) (Warunki dopuszczalnego użytkowania) Warunków subskrypcji Asany. Konta gości mają na celu umożliwienie współpracy z zewnętrznymi partnerami biznesowymi, takimi jak klienci czy wykonawcy. Użytkownicy Asany nie mogą tworzyć kont gości dla swoich pracowników, ani dla pracowników swoich partnerów zamiast nabycia dla nich subskrypcji.
Organizacje dla uczelni i instytucji edukacyjnych
Obecnie nie można utworzyć organizacji przy użyciu studenckiego adresu e-mail. Aby utworzyć organizację, potrzebujesz unikalnego firmowego adresu e-mail lub adresu e-mail należącego do subdomeny. Ponieważ członkostwo w organizacji określa firmowa domena poczty e-mail, utworzenie organizacji w ramach ogólnouniwersyteckiej domeny spowoduje, że wszyscy studenci, wykładowcy, pracownicy administracji itp., którzy zarejestrują się w Asanie, zostaną do niej dodani. Możesz jednak utworzyć organizację w przypadku nabycia subdomeny uniwersyteckiej dla określonego wydziału (np. @ staff.domain.edu).
Konsola administratora
Użytkownicy z płatną subskrypcją mogą uzyskać dostęp do konsoli administratora w celu wprowadzania zmian w swojej subskrypcji, zarządzania rozliczeniami, uzyskiwania wglądu w organizację i zarządzania członkami.
Rozszerz plan dla swojej organizacji, aby uzyskać dostęp do Konsoli administratora.