Pola niestandardowe

Dostępne w planach Asana StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+, a także wcześniejsze plany Premium, Business i legacy Enterprise.  

Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź naszą stronę z cenami.

Pola niestandardowe pozwalają dodawać dodatkowe dane do zadań w projektach w Asanie. Możesz utworzyć pola dla etapu, priorytetu, kosztu lub czegokolwiek innego, co jest ważne dla Twojego przepływu pracy, zespołu i firmy. Umożliwi to zwiększenie przejrzystości w ramach organizacji.

W Asana, możesz tworzyć dwa typy pól:

  • Lokalne pola niestandardowe są specyficzne dla pojedynczego projektu lub portfolio.
  • Globalne pola niestandardowe są dodawane do biblioteki pól organizacji, co oznacza, że mogą być używane w całej organizacji.

Dołącz do naszego wirtualnego szkolenia dla początkujących w Asana i dowiedz się, jak śledzić, kategoryzować i filtrować pracę za pomocą pól niestandardowych. Zarejestruj się już teraz.

Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Zobacz, jak one działają, korzystając z Asany w bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo

Tworzenie globalnego pola, które może być używane w całej organizacji

global field

Aby utworzyć globalne pole niestandardowe, kliknij przycisk Dodaj pola, jeśli pola nie zostały jeszcze dodane do projektu.

 

global

Z poziomu zakładki „Dodaj pole niestandardowe” możesz:

  1. Dodać tytuł pola
  2. Wybrać typ pola
  3. Dodaj opis
  4. Dodać pole do biblioteki pól organizacji, aby mogło być używane w całej organizacji (globalne)

Tworzenie lokalnego pola dla określonego projektu lub portfolio

local

Aby utworzyć lokalne pole niestandardowe, kliknij ikonę z symbolem plusa w prawym górnym rogu, jeśli pola nie zostały jeszcze dodane do projektu.

 

local field

Z poziomu zakładki „Dodaj pole niestandardowe” możesz:

  1. Dodać tytuł pola
  2. Wybrać typ pola
  3. Dodaj opis
  4. Nie dodawaj pola do biblioteki pól organizacji, aby było ono specyficzne dla Twojego projektu (lokalnego)
  5. Usuń pole
  6. Zapisz zmiany

Typy pole i ograniczenia

Istnieje wiele różnych typów pól, które możesz dodawać, a niektóre z nich posiadają opcje dodatkowe:

Pole Opcja dodatkowa
Wybór pojedynczy Elementy listy rozwijanej, umożliwiają wybór pojedynczy dla każdego pola
Wybór wielokrotny Elementy listy rozwijanej, umożliwiają wybór wielokrotny dla każdego pola
Tekst  
Data Wybierz datę inną, niż data wykonania zadania
People Wybierz osobę w organizacji (spowoduje to również dodanie jej jako współpracownika)
Liczba Miejsca dziesiętne
Procent Miejsca dziesiętne
Waluta Miejsca dziesiętne
Wybierz opcję z biblioteki Wyświetl ostatnio używane pola w Twojej organizacji
  • Obecnie możliwe jest dodanie 100 pól do jednego projektu.
  • Do jednego zadania możesz dodać maksymalnie 60 pól (możesz to zrobić poprzez dodanie zadania do wielu projektów).
  • Pole niestandardowe z listą rozwijaną może zawierać maksymalnie 500 opcji wartości dla pola.
  • Reguły mogą również służyć do aktualizowania zawartości niestandardowego pola tekstowego lub niestandardowego pola liczbowego. 
multi-select customfield

Pole niestandardowe wielokrotnego wyboru pozwala na jednoczesne wybranie kilku wartości w pojedynczym polu niestandardowym. Decydując się na typ pola niestandardowego wielokrotnego wyboru, dodaj wszystkie odpowiednie opcje w okienku edycji pola. Aby użyć pola niestandardowego wielokrotnego wyboru w projekcie, przewiń do pola, które chcesz edytować i wybierz wszystkie właściwe opcje.

Wybierz istniejące pole z biblioteki

Możesz tworzyć globalne pola niestandardowe dla całej organizacji, aby można było korzystać z nich w wielu projektach. Możesz także tworzyć pola lokalne dla pojedynczych projektów lub portfolio.

Globalne pola niestandardowe można wybrać z biblioteki pól organizacji.

Przejdź do menu „Dostosuj” na pasku narzędzi i kliknij „Dodaj pole”.

 

Z tego miejsca:

  1. Kliknij Wybierz z biblioteki
  2. Wybierz pole, które chcesz dodać do projektu z listy sugestii.

Gotowe pola niestandardowe w Asanie

Możesz uzyskać dostęp do listy pól niestandardowych skonfigurowanych przez Asanę tutaj.

Pola te zostaną dodane do Twojej organizacji tylko wtedy, gdy utworzysz projekt z szablonu Asana zawierającego dane pole.

Wyświetlanie pól niestandardowych w projekcie

Możesz wyświetlić pola niestandardowe jako kolumny w projekcie:

Z widoku listy projektu:

Pola niestandardowe będą wyświetlane jako kolumny na liście zadań w okienku głównym.

 

Możesz również wyświetlić pola niestandardowe z poziomu zadania:

Po prawej stronie pola niestandardowe będą wyświetlane w okienko szczegółów zadania.

Jeśli zadanie należy do wielu projektów, które mają różne pola niestandardowe, wszystkie te pola będą widoczne w okienko szczegółów zadania.

Wyświetl pola poziomu

Pola na poziomie widoku umożliwiają wyświetlanie różnych pól niestandardowych dla widoków tablicy i listy tego samego projektu.

Klikając menu rozwijane Pokaż pola dla widoku listy lub tablicy, możesz przeciągać i upuszczać pola niestandardowe, aby zmienić ich układ w tym menu oraz włączać i wyłączać widoczność pól.

Zmiany te zostaną automatycznie zapisane tylko dla tego widoku, co oznacza, że możesz wyświetlać różne pola dla widoku listy i tablicy tego samego projektu. Możesz edytować pola dla jednego widoku bez wpływu na drugi.

Poniższe zrzuty ekranu pokazują, w jaki sposób lista pól niestandardowych różni się między widokiem listy i tablicy tego samego projektu.

Widok listy

List view

Widok tablicy

Board view

 

Kliknięcie Zarządzaj polami niestandardowymi przeniesie Cię do menu Dostosuj projektu, w którym możesz dodać pola niestandardowe, zmienić kolejność wyświetlania pól w okienku zadania i nie tylko.

Edytuj pola

Możesz edytować pole niestandardowe z paska narzędzi lub nagłówka kolumny.

Kliknij ikonę ołówka obok nazwy pola, aby je edytować.

 

Możesz również edytować pole niestandardowe z poziomu nagłówka kolumny. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok pola niestandardowego i wybierz opcję Edytuj pole.

Zmiany wprowadzone w globalnych polach niestandardowych zostaną zastosowane globalnie we wszystkich projektach, w których dane pole jest używane.

Aby trwale usunąć dane pole

Aby trwale usunąć dane pole:

  1. Kliknij ikonę ołówka obok nazwy pola
  2. Kliknij Usuń pole.
  3. Wprowadź nazwę pola
  4. Kliknij Usuń.

Edytuj pola rozwijane

Podczas edycji pola rozwijanego możesz:

  1. Edytuj kolor pola rozwijanego
  2. Usunąć opcję z pola
  3. Dodaj nową opcję do pola
  4. Całkowicie usunąć pole

Zmiana kolejności opcji listy rozwijanej

Przeciągnij i upuść opcje listy rozwijanej, aby zmienić ich kolejność w polu niestandardowym.

Jeśli usuniesz wartość menu rozwijanego z opcji wartości dla pola, zadania korzystające z tej wartości zachowają usuniętą wartość. Wartość pola będzie można zmienić, ale nie będzie można przywrócić usuniętej pozycji z pola.

Edytuj pola liczbowe

Podczas edycji pola liczbowego możesz:

  • Zmodyfikuj pole według waluty, liczby, wartości procentowej, etykiet niestandardowych lub braku formatu.
  • Zmodyfikuj liczbę wyświetlanych miejsc dziesiętnych
  • Całkowicie usunąć pole

Zmniejszenie liczby miejsc dziesiętnych pola zachowa wszystkie bieżący wartości, a zostaną one zaokrąglone w górę/w dół. Zwiększ liczbę miejsc dziesiętnych pola, a pierwotna wartość pojawi się ponownie.

Usuwanie pól niestandardowych z projektu

Usuń pole z projektu, jeśli nie jest już ono dłużej potrzebne lub wykorzystywane.

Możesz również wybrać opcję Usuń pole z projektu, klikając strzałkę listy rozwijanej obok nazwy pola niestandardowego w nagłówku kolumny.

Usunięcie pola spowoduje jego usunięcie wyłącznie z bieżący projektu - nie spowoduje jego całkowitego usunięcia. Pozostałe projekty w Twojej organizacji zachowają to pole, a także będzie możliwe dodanie go do innych projektów w organizacji.

Zachowane wartości

Usuniecie pola z projektu nie powoduje usunięcia jego wartości z zadań projektu.

W przypadku, gdy pole zostało wypełnione, zarówno pole niestandardowe, jak i jego wartość będą nadal widoczne w prawym okienku szczegółów zadania.

Jeśli pole jest puste, pole niestandardowe również pojawi się w okienku prawym szczegółów zadania.

Ukrywanie pola niestandardowego

Możesz ukryć pole niestandardowe poprzez kliknięcie zakładki „Dostosuj” na pasku narzędzi, a następnie kliknięcie ikony przełączania.

hide

Sortowanie według pól niestandardowych

Z pozycji paska narzędzi projektu

Posortuj projekt według pola niestandardowego w widoku listy.

sort

Aby posortować projekt według pola niestandardowego:

  1. Kliknij ikonę sortowania na pasku narzędzi projektu
  2. Wybierz odpowiednie pole niestandardowe

Jeśli chcesz zapisać ten widok jako domyślny, kliknij strzałkę listy rozwijanej obok nagłówka projektu i wybierz pozycję „Zapisz układ jako domyślny”.

Sortuj przy użyciu daszka w nagłówku kolumny

Możesz również sortować według pola niestandardowego przy użyciu daszka w nagłówku projektu.

sort

Zmiana wartości pola niestandardowego spowoduje automatyczne ponowne sortowanie projektu.

Pole niestandardowe i widoki wyszukiwania

Skorzystaj z widoków wyszukiwania, aby wyszukać zadania używające tego samego pola niestandardowego w wielu projektach.

serach views

Zacznij od kliknięcia paska wyszukiwania, aby uzyskać dostęp do opcji zaawansowanego wyszukiwania. Stamtąd, kliknij Dodaj filtr, a następnie wybierz Pole niestandardowe.

To pole niestandardowe musi zostać dodane do biblioteki pól Twojej organizacji, aby mogło pojawić się w opcjach wyszukiwania zaawansowanego.

Etykiety pól waluty i wartości procentowej

Możesz utworzyć niestandardowe pole liczbowe w oparciu o walutę lub wartość procentową.

custom field currency

Z poziomu widoku siatki listy projektu:

  1. Kliknij ikonę Dostosuj na pasku narzędzi
  2. Kliknij Dodaj pole.
 
adding a numeric custom field

Na karcie dodawania pola niestandardowego:

  1. Dodaj nazwę pola
  2. Dodaj typ pola
  3. Dodaj jednostki, liczby dziesiętne lub wyświetl podgląd
  4. Ustaw dostęp do edytowania pola
  5. Utwórz pole

Obliczanie wartości sumarycznych

adding an average custom field

Klikając Sumę na końcu kolumny możesz obliczyć:

  1. Suma
  2. Przeciętny
  3. Wartości minimalne
  4. Wartości maksymalne
  5. Liczba sum

Uprawnienia

Kto może modyfikować pola niestandardowe projektu?

W  zespołachdziałach lub organizacjach AsanaStarter, Advanced, Enterprise i Enterprise+, każda osoba, która posiada dostęp do projektu może dodawać, edytować lub usuwać z niego pola niestandardowe pod warunkiem, że ma dostęp do edytora, a nie do komentator.   Dotyczy to również użytkowników z zespołem, działem lub organizacją na starszych poziomach Premium, business i legacy Enterprise.

projektach prywatnych: właściciel projektu i jego członkowie mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.

Publiczne projekty z prośbą o dołączenie lub prywatne zespoły: właściciel projektu, jego członkowie oraz członkowie zespołu projektu mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.

Publiczne projekty w publicznym zespole: właściciel projektu, jego członkowie, członkowie zespołu projektu oraz wszyscy członkowie organizacji mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.

Goście organizacja (osoby, które nie posiadają firmowego adresu e-mail) nie mogą tworzyć, edytować ani usuwać pól niestandardowych. Nie mogą też wyszukiwać ich za pomocą wyszukiwarki zaawansowanej. Mogą jedynie wprowadzić lub edytować wartości istniejących pól niestandardowych.

Zablokuj pola niestandardowe

Klienci planów Asana AdvancedEnterpriseEnterprise+, a także wcześniejsze plany business i legacy Enterprise, mogą zablokować pola niestandardowe podczas ich tworzenia lub edytowania. 

Lock field 1

Z poziomu ustawień pola niestandardowego możesz wybrać, czy pole niestandardowe może być edytowane przez wszystkich członków, czy tylko przez Ciebie.

Blokada pola niestandardowego może zostać nadpisana przez członka, który zablokował dane pole lub administratora Asana. Aby odblokować pole niestandardowe jako administrator, skontaktuj się z naszym zespołem obsługi klienta.

Korzystanie z pól niestandardowych

Pola niestandardowe pomagają śledzić pracę w sposób odpowiadający potrzebom Twojego zespołu. Nazwa i wartość każdego pola niestandardowego zależą wyłącznie od Ciebie, a możliwości ich wykorzystywania są niemal nieograniczone. Oto kilka przykładów pokazujących typy pól w różnych przepływach pracy:

Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Zobacz, jak one działają, korzystając z Asany w bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo

Priorytet

Możesz użyć pól niestandardowych, aby określić poziom priorytetu zadań. Na przykład, zespół inżynieryjny korzystający z Asana do śledzenia błędów może stworzyć pole rozwijane pozwalające określić priorytet błędu (niski, średni, wysoki).

Po dodaniu pól niestandardowych, możesz filtrować zadania w widoku listy, aby skupić się tylko na tych, które mają ustawione określone pole niestandardowe. Kliknij Filtruj u góry listy zadań, a następnie wybierz Filtr niestandardowy. W ten sposób możesz wyświetlić np. wyłącznie zadania o „wysokim” priorytecie.

Użyj kolorów, aby odróżniać poszczególne opcje rozwijane. Kolor czerwony może na przykład oznaczać wysoki priorytet.

Zatwierdzenia

Zatwierdzenia są dostępne na poziomach Asana AdvancedEnterpriseEnterprise+, a także oraz wcześniejsze plany business i legacy Enterprise. Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź naszą stronę z cenami.

Jest to proces, który pozwala przyspieszyć cykl przepływu pracy. Osoba zatwierdzająca może wykonać jedno z trzech działań: zatwierdzićzażądać zmian lub odrzucić prośbę o zatwierdzenie.

create an approval

Jak utworzyć zatwierdzenie

  1. Kliknij ikonę z trzema kropkami w okienku zadania
  2. Kliknij Oznacz jako zatwierdzenie.

Możesz również odwiedzić sekcję Jak ukończyć zatwierdzenie i zidentyfikować zatwierdzenie

Wyszukaj

Jeśli chcesz wyświetlić zadania z określonym polem z wielu różnych projektów, możesz to zrobić korzystając z wyszukiwania zaawansowanego. Na przykład, menedżer ds. marketingu treści może wyszukać zadania z ustawionym polem „Wersja robocza”, aby sprawdzić, nad iloma tekstami pracuje obecnie zespół.

Oszacowanie kosztu

Innym sposobem na wykorzystanie pól niestandardowych jest śledzenie próśb i zleceń oraz szacowanego czasu na ich realizację. Na przykład, zespół projektowy może utworzyć zadanie szablonu, na podstawie którego tworzone będą zlecenia projektowe. Może dodać do niego niestandardowe pole liczbowe, aby osoba przesyłająca prośbę lub zlecenie mogła określić przewidywany czas, jaki powinna zająć praca. Dzięki temu, projektanci będą mogli dokonać lepszej priorytetyzacji swojego czasu, a także sprawdzić swoje aktualne obłożenie, zanim podejmą się kolejnych zadań.

add up numbers

Wybierz wiele zadań z polami numerycznymi, aby je zsumować:

Po wybraniu wielu zadań z polami numerycznymi, na dole ekranu pojawi się następujące okienko, pokazujące liczbę wybranych zadań oraz wybrane pola numeryczne. Można z niego również:

  1. Przenieś zadania między sekcjami
  2. Edytować projekt lub sekcję
  3. Kopiuj linki do zadań
  4. Usuń zadania
  5. Kliknij ikonę z trzema kropkami, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji.

Śledzenie informacji

Jeśli używasz Asana do monitorowania kandydatów lub klientów, możesz użyć pola tekstowego, aby wprowadzić określone informacje, takie jak adres e-mail, numer telefonu, firma lub adres.

Używanie tagów a pól niestandardowych

Pola niestandardowe i tagi umożliwiają kategoryzowanie, filtrowanie i oznaczanie informacji w Asana. Zasadniczo, pola niestandardowe najlepiej sprawdzają się do użytku w całej organizacji, podczas gdy tagi są bardziej nieformalne. Zalecamy korzystanie z pól niestandardowych, które są bardziej widoczne od tagów. W zależności od Twojego przepływu pracy, Twój zespół może korzystać z nich na różne sposoby, ale oto kilka przykładowych scenariuszy:

Skorzystaj z pól niestandardowych, jeśli:

  • Chcesz dodać konkretne dane do wszystkich zadań w projekcie
  • Dla dodatkowego kontekstu lub w celu pogrupowania podobnych zadań, aby umożliwić ich łatwiejsze przeglądanie w sposób nieformalny i bardziej ogólny niż w przypadku pól niestandardowych
  • Chcesz śledzić ustandaryzowane informacje w różnych projektach (np. poziom priorytetu, czas trwania, etap pracy)
  • Chcesz upewnić się, że członkowie zespołu uzupełniają określone informacje dla każdego zadania w projekcie
  • Potrzebujesz posortować lub wyszukać według określonych pól danych

Użyj tagów, jeśli:

  • Potrzebujesz szybkiego otagowania, posiadasz nielimitowane opcje lub nie masz pewności, co powinno zostać otagowane w trakcie tworzenia
  • Chcesz widzieć tag na liście „Moje zadania
  • Tylko kilka zadań wewnątrz projektów wymaga oznaczenia
  • Chcesz oznaczyć zadania szablonu.

Korzystanie z pól niestandardowych w podzadaniach

Pamiętaj, że podzadania automatycznie nie dziedziczą powiązanych projektów, tagów ani osób odpowiedzialnych lub współpracowników powiązanych z zadaniami nadrzędnymi, mimo że nazwa projektu nadrzędnego może być widoczna u góry okienka szczegółów podzadania.

Pierwszy poziom podzadań automatycznie odziedziczy pola niestandardowe zadania nadrzędnego. Aby móc pobrać informacje o polach niestandardowych, należy dodać kolejny poziom podzadań (podzadań) do projektu, używając kombinacji klawiszy zakładka+P, aby otworzyć pole projektu, lub klikając trzy kropki w prawym górnym rogu okienka podzadania i wybierając opcję Dodaj do projektu.

Śledzenie linków do adresów URL przy użyciu pól niestandardowych

Możesz także użyć pól niestandardowych do śledzenia linków, jeśli wybierzesz pole tekstowe. Dodając link do pola tekstowego, możesz uzyskać do niego dostęp bezpośrednio z okienka zadania. Po kliknięciu na link w polu niestandardowym, strona otworzy się w nowym oknie lub zakładce.

Linkifying fields

Aby śledzić linki do adresów URL za pomocą pól tekstowych:

  1. Wprowadź adres URL w polu tekstowym
  2. Kliknij ikonę linku Odwiedź bezpośrednio z okienka głównego lub okienka zadania po prawej stronie.

Powiadomienia dotyczące pole niestandardowe pomagają upewnić się, że każdy członek projektu będzie na bieżąco z postępami prac i następnymi krokami. Usprawni to proces otrzymywania zatwierdzeń, aby można było szybko i sprawnie przechodzić do kolejnych etapów oraz dotrzymywać każdego terminu.

Osoba, która zmieni pole niestandardowe nie otrzyma powiadomienia.

Powiadomienia o pole niestandardowe

Powiadomienia dotyczące pól niestandardowych można włączyć w dowolnym momencie, zarówno dla nowych, jak i istniejących pól rozwijanych.

Turn on 1

Zaznacz pole Powiadomienia podczas tworzenia nowego pola rozwijanego, aby powiadomić współpracowników zadania, kiedy wartość tego pola ulegnie zmianie.

 

Turn on 2

Aby włączyć powiadomienia dla istniejącego pola:

  1. Kliknij Dostosuj plik.
  2. Kliknij zakładkę Pola.
  3. Kliknij ikonę ołówka, aby edytować ustawienia pola i zaznacz pole Powiadomienia.

Powiadomienia dotyczące pól niestandardowych są dostępne wyłącznie dla pól rozwijanych.

Jeśli jesteś współpracownikiem przy zadaniu otrzymasz powiadomienie w Skrzynce odbiorczej za każdym razem, kiedy zmieni się wartość pola.

Kto będzie otrzymywał powiadomienia dotyczące pól niestandardowych?

Jeśli pole niestandardowe jest publiczne dla Twojej organizacji lub zespołu i ktoś zaznaczy pole powiadomień, każda osoba korzystająca z danego pola otrzyma powiadomienie zawsze, kiedy jego wartość zostanie zmieniona. Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia dotyczące zmiany wartości pola dla konkretnego zadania, musisz być współpracownikiem przy tym zadaniu.

Członkowie projektu będą otrzymywać powiadomienia dotyczące pól niestandardowych wyłącznie, jeśli obserwują oni pole, którego wartość uległa zmianie.

 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Poznaj wszystkie funkcje pól niestandardowych w Asanie.