Pola
W Asanie, możesz tworzyć dwa typy pól:
- Lokalne pola niestandardowe są specyficzne dla pojedynczego projektu lub portfolio.
- Globalne pola niestandardowe są dodawane do biblioteki pól organizacji, co oznacza, że mogą być używane w całej organizacji.
Dołącz do naszego wirtualnego szkolenia dla początkujących i dowiedz się, jak śledzić, kategoryzować i filtrować pracę za pomocą pól niestandardowych. Zarejestruj się już teraz.
Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Zobacz, jak one działają, korzystając z Asany w bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo
Tworzenie globalnego pola, które może być używane w całej organizacji
Aby utworzyć globalne pole niestandardowe, kliknij przycisk Dodaj pola, jeśli pola nie zostały jeszcze dodane do projektu.
Z poziomu zakładki „Dodaj pole niestandardowe” możesz:
- Dodać tytuł pola
- Wybrać typ pola
- Dodaj opis
- Dodać pole do biblioteki pól organizacji, aby mogło być używane w całej organizacji (globalne)
Tworzenie lokalnego pola dla określonego projektu lub portfolio
Aby utworzyć lokalne pole niestandardowe, kliknij ikonę z symbolem plusa w prawym górnym rogu, jeśli pola nie zostały jeszcze dodane do projektu.
Z poziomu zakładki „Dodaj pole niestandardowe” możesz:
- Dodać tytuł pola
- Wybrać typ pola
- Dodaj opis
- Nie dodawaj pola do biblioteki pól organizacji, aby było ono specyficzne dla Twojego projektu (lokalnego)
- Usuń pole
- Zapisz zmiany
Typy pól i ograniczenia
Istnieje wiele różnych typów pól, które możesz dodawać, a niektóre z nich posiadają opcje dodatkowe:
| Pole | Opcja dodatkowa |
|---|---|
| Wybór pojedynczy | Elementy listy rozwijanej, umożliwiają wybór pojedynczy dla każdego pola |
| Wybór wielokrotny | Elementy listy rozwijanej, umożliwiają wybór wielokrotny dla każdego pola |
| Tekst | |
| Data | Wybierz datę inną, niż data wykonania zadania |
| People | Wybierz osobę w organizacji |
| Liczba | Miejsca dziesiętne |
| Procent | Miejsca dziesiętne |
| Waluta | Miejsca dziesiętne |
| Wybierz opcję z biblioteki | Wyświetl ostatnio używane pola w Twojej organizacji |
- Obecnie możliwe jest dodanie 100 pól do jednego projektu.
- Do jednego zadania możesz dodać maksymalnie 60 pól (możesz to zrobić poprzez dodanie zadania do wielu projektów).
- Pole niestandardowe z listą rozwijaną może zawierać maksymalnie 500 opcji wartości dla pola.
Pole niestandardowe wielokrotnego wyboru pozwala na jednoczesne wybranie kilku wartości w pojedynczym polu niestandardowym. Decydując się na typ pola niestandardowego wielokrotnego wyboru, dodaj wszystkie odpowiednie opcje w okienku edycji pola. Aby użyć pola niestandardowego wielokrotnego wyboru w projekcie, przewiń do pola, które chcesz edytować i wybierz wszystkie właściwe opcje.
Wybierz istniejące pole z biblioteki
Możesz tworzyć globalne pola niestandardowe dla całej organizacji, aby można było korzystać z nich w wielu projektach. Możesz także tworzyć pola lokalne dla pojedynczych projektów lub portfolio.
Globalne pola niestandardowe można wybrać z biblioteki pól organizacji.
Przejdź do menu „Dostosuj” na pasku narzędzi i kliknij „Dodaj pole”.
Z tego miejsca:
- Kliknij Wybierz z biblioteki
- Wybierz pole, które chcesz dodać do projektu z listy sugestii.
Gotowe pola niestandardowe w Asanie
Możesz uzyskać dostęp do listy pól niestandardowych skonfigurowanych przez Asanę tutaj.
Pola te zostaną dodane do Twojej organizacji tylko wtedy, gdy utworzysz projekt z szablonu Asany zawierającego dane pole.
Wyświetlanie pól niestandardowych w projekcie
Możesz wyświetlić pola niestandardowe jako kolumny w projekcie:
Z widoku listy projektu:
Pola niestandardowe będą wyświetlane jako kolumny na liście zadań w okienku głównym.
Możesz również wyświetlić pola niestandardowe z poziomu zadania:
Pola niestandardowe będą wyświetlane w prawym okienku ze szczegółami zadania.
Jeśli zadanie należy do wielu projektów, które mają różne pola niestandardowe, wszystkie te pola będą widoczne w okienku ze szczegółami zadania.
Wyświetl pola poziomu
Pola na poziomie widoku umożliwiają wyświetlanie różnych pól niestandardowych dla widoków tablicy i listy tego samego projektu.
Klikając menu rozwijane Pokaż pola dla widoku listy lub tablicy, możesz przeciągać i upuszczać pola niestandardowe, aby zmienić ich układ w tym menu oraz włączać i wyłączać widoczność pól.
Zmiany te zostaną automatycznie zapisane tylko dla tego widoku, co oznacza, że możesz wyświetlać różne pola dla widoku listy i tablicy tego samego projektu. Możesz edytować pola dla jednego widoku bez wpływu na drugi.
Poniższe zrzuty ekranu pokazują, w jaki sposób lista pól niestandardowych różni się między widokiem listy i tablicy tego samego projektu.
Widok listy
Widok tablicy
Kliknięcie Zarządzaj polami niestandardowymi przeniesie Cię do menu Dostosuj projektu, w którym możesz dodać pola niestandardowe, zmienić kolejność wyświetlania pól w okienku zadania i nie tylko.
Edytuj pola
Możesz edytować pole niestandardowe z paska narzędzi lub nagłówka kolumny.
Kliknij ikonę ołówka obok nazwy pola, aby je edytować.
Możesz również edytować pole niestandardowe z poziomu nagłówka kolumny. Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok pola niestandardowego i wybierz opcję Edytuj pole.
Zmiany wprowadzone w globalnych polach niestandardowych zostaną zastosowane globalnie we wszystkich projektach, w których dane pole jest używane.
Aby trwale usunąć dane pole:
Aby trwale usunąć dane pole:
- Kliknij ikonę ołówka obok nazwy pola
- Kliknij Usuń pole.
- Wprowadź nazwę pola
- Kliknij Usuń.
Edytuj pola rozwijane
Podczas edycji pola rozwijanego możesz:
- Edytuj kolor pola rozwijanego
- Usunąć opcję z pola
- Dodaj nową opcję do pola
- Całkowicie usunąć pole
Zmiana kolejności opcji listy rozwijanej
Przeciągnij i upuść opcje listy rozwijanej, aby zmienić ich kolejność w polu niestandardowym.
Jeśli usuniesz wartość menu rozwijanego z opcji wartości dla pola, zadania korzystające z tej wartości zachowają usuniętą wartość. Wartość pola będzie można zmienić, ale nie będzie można przywrócić usuniętej pozycji z pola.
Edytuj pola liczbowe
Podczas edycji pola liczbowego możesz:
- Zmodyfikuj pole według waluty, liczby, wartości procentowej, etykiet niestandardowych lub braku formatu.
- Zmodyfikuj liczbę wyświetlanych miejsc dziesiętnych
- Całkowicie usunąć pole
Zmniejszenie liczby miejsc dziesiętnych pola zachowa wszystkie bieżące wartości, a zostaną one zaokrąglone w górę/w dół. Zwiększ liczbę miejsc dziesiętnych pola, a pierwotna wartość pojawi się ponownie.
Usuwanie pól niestandardowych z projektu
Usuń pole z projektu, jeśli nie jest już ono dłużej potrzebne lub wykorzystywane.
Możesz również wybrać opcję Usuń pole z projektu, klikając strzałkę listy rozwijanej obok nazwy pola niestandardowego w nagłówku kolumny.
Usunięcie pola spowoduje jego usunięcie wyłącznie z bieżącego projektu - nie spowoduje jego całkowitego usunięcia. Pozostałe projekty w Twojej organizacji zachowają to pole, a także będzie możliwe dodanie go do innych projektów w organizacji.
Zachowane wartości
Usuniecie pola z projektu nie powoduje usunięcia jego wartości z zadań projektu.
W przypadku, gdy pole zostało wypełnione, zarówno pole niestandardowe, jak i jego wartość będą nadal widoczne w prawym okienku szczegółów zadania.
Jeśli pole jest puste, pole niestandardowe również pojawi się w okienku prawym szczegółów zadania.
Ukrywanie pola niestandardowego
Możesz ukryć pole niestandardowe poprzez kliknięcie zakładki „Dostosuj” na pasku narzędzi, a następnie kliknięcie ikony przełączania.
Sortowanie według pól niestandardowych
Z pozycji paska narzędzi projektu
Posortuj projekt według pola niestandardowego w widoku listy.
Aby posortować projekt według pola niestandardowego:
- Kliknij ikonę sortowania na pasku narzędzi projektu
- Wybierz odpowiednie pole niestandardowe
Jeśli chcesz zapisać ten widok jako domyślny, kliknij strzałkę listy rozwijanej obok nagłówka projektu i wybierz pozycję „Zapisz układ jako domyślny”.
Sortuj przy użyciu daszka w nagłówku kolumny
Możesz również sortować według pola niestandardowego przy użyciu daszka w nagłówku projektu.
Zmiana wartości pola niestandardowego spowoduje automatyczne ponowne sortowanie projektu.
Pole niestandardowe i widoki wyszukiwania
Skorzystaj z widoków wyszukiwania, aby wyszukać zadania używające tego samego pola niestandardowego w wielu projektach.
Zacznij od kliknięcia paska wyszukiwania, aby uzyskać dostęp do opcji zaawansowanego wyszukiwania. Stamtąd, kliknij Dodaj filtr, a następnie wybierz Pole niestandardowe.
To pole niestandardowe musi zostać dodane do biblioteki pól Twojej organizacji, aby mogło pojawić się w opcjach wyszukiwania zaawansowanego.
Etykiety pól waluty i wartości procentowej
Możesz utworzyć niestandardowe pole liczbowe w oparciu o walutę lub wartość procentową.
Z poziomu widoku siatki listy projektu:
- Kliknij ikonę Dostosuj na pasku narzędzi
- Kliknij Dodaj pole.
Na karcie dodawania pola niestandardowego:
- Dodaj nazwę pola
- Dodaj typ pola
- Dodaj jednostki, liczby dziesiętne lub wyświetl podgląd
- Ustaw dostęp do edytowania pola
- Utwórz pole
Obliczanie wartości sumarycznych
Klikając Sumę na końcu kolumny możesz obliczyć:
- Suma
- Przeciętny
- Wartości minimalne
- Wartości maksymalne
- Liczba sum
Uprawnienia
Kto może modyfikować pola niestandardowe projektu?
W zespole, dziale lub organizacji korzystającej z planu Premium, Business lub Enterprise, każda osoba, która posiada dostęp do projektu może dodawać, edytować lub usuwać z niego pola niestandardowe pod warunkiem, że ma dostęp do edytowania, a nie tylko do komentowania.
W projektach prywatnych: właściciel projektu i jego członkowie mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.
Publiczne projekty z prośbą o dołączenie lub prywatne zespoły: właściciel projektu, jego członkowie oraz członkowie zespołu projektu mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.
Publiczne projekty w publicznym zespole: właściciel projektu, jego członkowie, członkowie zespołu projektu oraz wszyscy członkowie organizacji mogą wyświetlać i modyfikować pola projektu.
Goście organizacji (osoby, które nie posiadają firmowego adresu e-mail) nie mogą tworzyć, edytować ani usuwać pól niestandardowych. Nie mogą też wyszukiwać ich za pomocą wyszukiwarki zaawansowanej. Mogą jedynie wprowadzić lub edytować wartości istniejących pól niestandardowych.
Zablokuj pola niestandardowe
Klienci planów Business i Enterprise mogą zablokować pola niestandardowe podczas ich tworzenia lub edycji tych istniejących.
Z poziomu ustawień pola niestandardowego możesz wybrać, czy pole niestandardowe może być edytowane przez wszystkich członków, czy tylko przez Ciebie.
Blokada pola niestandardowego może zostać nadpisana przez członka, który zablokował dane pole lub administratora Asany. Aby odblokować pole niestandardowe jako administrator, skontaktuj się z naszym zespołem obsługi klienta.
Korzystanie z pól niestandardowych
Pola niestandardowe pomagają śledzić pracę w sposób odpowiadający potrzebom Twojego zespołu. Nazwa i wartość każdego pola niestandardowego zależą wyłącznie od Ciebie, a możliwości ich wykorzystywania są niemal nieograniczone. Oto kilka przykładów pokazujących typy pól w różnych przepływach pracy:
Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Zobacz, jak one działają, korzystając z Asany w bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo
Priorytet
Możesz użyć pól niestandardowych, aby określić poziom priorytetu zadań. Na przykład, zespół inżynieryjny korzystający z Asany do śledzenia błędów może stworzyć pole rozwijane pozwalające określić priorytet błędu (niski, średni, wysoki).
Po dodaniu pól niestandardowych, możesz filtrować zadania w widoku listy, aby skupić się tylko na tych, które mają ustawione określone pole niestandardowe. Kliknij Filtruj u góry listy zadań, a następnie wybierz Filtr niestandardowy. W ten sposób możesz wyświetlić np. wyłącznie zadania o „wysokim” priorytecie.
Użyj kolorów, aby odróżniać poszczególne opcje rozwijane. Kolor czerwony może na przykład oznaczać wysoki priorytet.
Zatwierdzenia
Zatwierdzenia to opcja dostępna dla klientów planów Business i Enterprise. Jest to proces, który pozwala przyspieszyć cykl przepływu pracy. Osoba zatwierdzająca może wykonać jedno z trzech działań: zatwierdzić, zażądać zmian lub odrzucić prośbę o zatwierdzenie.
Jak utworzyć zatwierdzenie
- Kliknij ikonę z trzema kropkami w okienku zadania
- Kliknij Oznacz jako zatwierdzenie.
Możesz również odwiedzić sekcję Jak ukończyć zatwierdzenie i zidentyfikować zatwierdzenie
Wyszukaj
Jeśli chcesz wyświetlić zadania z określonym polem z wielu różnych projektów, możesz to zrobić korzystając z wyszukiwania zaawansowanego. Na przykład, menedżer ds. marketingu treści może wyszukać zadania z ustawionym polem „Wersja robocza”, aby sprawdzić, nad iloma tekstami pracuje obecnie zespół.
Oszacowanie kosztu
Innym sposobem na wykorzystanie pól niestandardowych jest śledzenie próśb i zleceń oraz szacowanego czasu na ich realizację. Na przykład, zespół projektowy może utworzyć zadanie szablonu, na podstawie którego tworzone będą zlecenia projektowe. Może dodać do niego niestandardowe pole liczbowe, aby osoba przesyłająca prośbę lub zlecenie mogła określić przewidywany czas, jaki powinna zająć praca. Dzięki temu, projektanci będą mogli dokonać lepszej priorytetyzacji swojego czasu, a także sprawdzić swoje aktualne obłożenie, zanim podejmą się kolejnych zadań.
Wybierz wiele zadań z polami numerycznymi, aby je zsumować:
Po wybraniu wielu zadań z polami numerycznymi, na dole ekranu pojawi się następujące okienko, pokazujące liczbę wybranych zadań oraz wybrane pola numeryczne. Można z niego również:
- Przenieś zadania między sekcjami
- Edytować projekt lub sekcję
- Kopiuj linki do zadań
- Usuń zadania
- Kliknij ikonę z trzema kropkami, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji.
Śledzenie informacji
Jeśli używasz Asany do monitorowania kandydatów lub klientów, możesz użyć pola tekstowego, aby wprowadzić określone informacje, takie jak adres e-mail, numer telefonu, firma lub adres.
Używanie tagów a pól niestandardowych
Tagi i pola niestandardowe umożliwiają kategoryzowanie, filtrowanie i oznaczanie informacji w Asanie. Zasadniczo, pola niestandardowe najlepiej sprawdzają się do użytku w całej organizacji, podczas gdy tagi są bardziej nieformalne. Zalecamy korzystanie z pól niestandardowych, które są bardziej widoczne od tagów. W zależności od Twojego przepływu pracy, Twój zespół może korzystać z nich na różne sposoby, ale oto kilka przykładowych scenariuszy:
Skorzystaj z pól niestandardowych, jeśli:
- Chcesz dodać konkretne dane do wszystkich zadań w projekcie
- Dla dodatkowego kontekstu lub w celu pogrupowania podobnych zadań, aby umożliwić ich łatwiejsze przeglądanie w sposób nieformalny i bardziej ogólny niż w przypadku pól niestandardowych
- Chcesz śledzić ustandaryzowane informacje w różnych projektach (np. poziom priorytetu, czas trwania, etap pracy)
- Chcesz upewnić się, że członkowie zespołu uzupełniają określone informacje dla każdego zadania w projekcie
- Potrzebujesz posortować lub wyszukać według określonych pól danych
Użyj tagów, jeśli:
- Potrzebujesz szybkiego otagowania, posiadasz nielimitowane opcje lub nie masz pewności, co powinno zostać otagowane w trakcie tworzenia
- Chcesz widzieć tag na liście „Moje zadania”
- Tylko kilka zadań wewnątrz projektów wymaga oznaczenia
- Chcesz oznaczyć zadania szablonu.
Korzystanie z pól niestandardowych w podzadaniach
Pamiętaj, że podzadania automatycznie nie dziedziczą powiązanych projektów, tagów ani osób odpowiedzialnych lub współpracowników powiązanych z zadaniami nadrzędnymi, mimo że nazwa projektu nadrzędnego może być widoczna u góry okienka szczegółów podzadania.
Pierwszy poziom podzadań automatycznie odziedziczy pola niestandardowe zadania nadrzędnego. Aby móc pobrać informacje o polach niestandardowych, należy dodać kolejny poziom podzadań (podzadań) do projektu za pomocą kombinacji Tab+P, aby otworzyć pole projektu, lub klikając trzy kropki w prawym górnym rogu okienka podzadania i wybierając opcję Dodaj do projektu.
Śledzenie linków do adresów URL przy użyciu pól niestandardowych
Możesz także użyć pól niestandardowych do śledzenia linków, jeśli wybierzesz pole tekstowe. Dodając link do pola tekstowego, możesz uzyskać do niego dostęp bezpośrednio z okienka zadania. Po kliknięciu na link w polu niestandardowym, strona otworzy się w nowym oknie lub zakładce.
Aby śledzić linki do adresów URL za pomocą pól tekstowych:
- Wprowadź adres URL w polu tekstowym
- Kliknij ikonę linku Odwiedź bezpośrednio z okienka głównego lub okienka zadania po prawej stronie.
Pola niestandardowe są dostępne wyłącznie w ramach planu Asana Premium lub wyższych.
Powiadomienia dotyczące pól niestandardowych
pomagają upewnić się, że każdy członek projektu będzie na bieżąco z postępami prac i następnymi krokami. Usprawni to proces otrzymywania zatwierdzeń, aby można było szybko i sprawnie przechodzić do kolejnych etapów oraz dotrzymywać każdego terminu.
Osoba, która zmieni pole niestandardowe nie otrzyma powiadomienia.
Powiadomienia o polach niestandardowych
Powiadomienia dotyczące pól niestandardowych można włączyć w dowolnym momencie, zarówno dla nowych, jak i istniejących pól rozwijanych.
Zaznacz pole Powiadomienia podczas tworzenia nowego pola rozwijanego, aby powiadomić współpracowników zadania, kiedy wartość tego pola ulegnie zmianie.
Aby włączyć powiadomienia dla istniejącego pola:
- Kliknij Dostosuj plik.
- Kliknij zakładkę Pola.
- Kliknij ikonę ołówka, aby edytować ustawienia pola i zaznacz pole Powiadomienia.
Powiadomienia dotyczące pól niestandardowych są dostępne wyłącznie dla pól rozwijanych.
Jeśli jesteś współpracownikiem przy zadaniu otrzymasz powiadomienie w Skrzynce odbiorczej za każdym razem, kiedy zmieni się wartość pola.
Kto będzie otrzymywał powiadomienia dotyczące pól niestandardowych?
Jeśli pole niestandardowe jest publiczne dla Twojej organizacji lub zespołu i ktoś zaznaczy pole powiadomień, każda osoba korzystająca z danego pola otrzyma powiadomienie zawsze, kiedy jego wartość zostanie zmieniona. Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia dotyczące zmiany wartości pola dla konkretnego zadania, musisz być współpracownikiem przy tym zadaniu.
Członkowie projektu będą otrzymywać powiadomienia dotyczące pól niestandardowych wyłącznie, jeśli obserwują oni pole, którego wartość uległa zmianie.