Funkcja nadawania uprawnień dostępu do formularzy pozwala superadministratorom ograniczyć dostęp do formularzy do osób, które mają adres e-mail założony w domenie ich organizacji.
Opcje administracyjne
Superadministratorzy organizacji Enterprise mogą nadać uprawnienia dostępu do formularzy dla całej domeny.
Aby ustawić uprawnienia dostępu do formularzy:
- Kliknij swoje zdjęcie profilowe.
- Wybierz konsolę administratora
Z zakładki „Bezpieczeństwo” możesz:
- Przejdź do opcji administracyjnych
- Kliknij Uprawnienia dostępu do formularzy.
Z poziomu uprawnień dostępu do formularza możesz:
- Zezwól członkom projektu na zmianę uprawnień do udostępniania linku do formularza. W zależności od ustawień skonfigurowanych przez użytkowników dla poszczególnych projektów formularze w domenie mogą być publiczne, bez konieczności uwierzytelniania lub tylko wewnętrzne, wymagające uwierzytelnienia przed wyświetleniem lub przesłaniem formularza.
- Ogranicz dostęp do adresów e-mail powiązanych z domeną organizacji.
Zezwolenie członkom projektu na nadawanie uprawnień do udostępniania linku do formularza jest zalecane w przypadku, gdy formularze wykorzystywane są zarówno przez osoby z wewnątrz jak i spoza organizacji.
Ograniczając dostęp do adresów e-mail powiązanych z domeną organizacji, wszystkie nowo tworzone oraz istniejące formularze w tej domenie będą miały wyłącznie charakter wewnętrzny i będą wymagać uwierzytelnienia, aby móc je wyświetlić lub przesłać.
Metoda uwierzytelniania zależy od ustawień administratora dla danej domeny (logowanie jednokrotne Google, SAML lub brak uwierzytelnienia). W przypadku niewłączenia żadnej metody uwierzytelniania odbiorcy formularzy muszą się zalogować lub zarejestrować, aby móc wyświetlić formularz.
Zmiana tego ustawienia tylko na „Organizacja” może zdezorganizować korzystanie z istniejących formularzy i zakłócić przepływy pracy. Zalecamy, aby przed wprowadzeniem zmiany powiadomić liderów zespołów i zapewnić im odpowiednio dużo czasu na dokonanie przeglądu i odpowiednie dostosowanie ich przepływów pracy.
Opcje na poziomie projektu
Ustawienie uprawnień dostępu do formularzy dla projektów jest dostępne dla wszystkich klientów planów Premium, Business i Enterprise.
Uprawnienia dostępu do Formularzy dostępne są dla użytkowników w przypadku, gdy włączone jest ustawienie administratora dla domeny Zezwól członkom projektu na nadawanie uprawnień do udostępniania linku do formularza.
Aby nadać uprawnienia dostępu do formularza, członkowie projektu powinni:
- Kliknij Udostępnij formularz.
- Wybrać opcję Każda osoba dysponująca linkiem, aby ustawić formularz jako publiczny, bez konieczności uwierzytelnienia w celu wyświetlenia lub przesłania formularza. Umożliwi to udostępnienie formularza poza organizacją.
- Wybierz opcję Organizacja tylko, aby udostępnić ją tylko członkom organizacji. Odbiorca formularza będzie musiał dokonać uwierzytelnienia przed wyświetleniem lub przesłaniem formularza.
- Kliknij Gotowe
Uwierzytelnianie odbiorców formularzy
Dostęp do formularza mają odbiorcy, którzy otrzymają formularz z włączoną opcją dostępu wyłącznie dla członków organizacji.
Dla osób niebędących członkami Asany
Osoby niebędące członkami Asany mają dostęp do formularza po dokonaniu uwierzytelnienia za pomocą dostawcy tożsamości dla domeny Domain. Nie zostanie od nich pobrana płatność, o ile dokończą proces rejestracji w Asanie. W przypadku domen wymagających logowania z podaniem hasła osoby niebędące członkami Asany muszą zalogować się lub zarejestrować w Asanie, aby uzyskać dostęp do formularza.
Dla członków Asany
Mogą oni uzyskać dostęp do formularza po zalogowaniu się do konta w Asanie.