Pomóż zespołowi rozpocząć pracę z Asaną

Wprowadzenie nowego narzędzia w Twojej organizacji może być wyzwaniem, ale może również stwarzać ekscytujące możliwości. Korzystanie z Asana jest najskuteczniejsze, gdy uzyskasz poparcie całego zespołu, więc stworzenie pozytywnych ram wokół uwzględnienia tych cyfrowych postępów jest niezbędne do płynnego przejścia i pozytywnych doświadczeń.

Ogłaszanie wdrożenia Asana to szansa na rozwój i współpracę, zwiększenie wydajności i usprawnienie procesów. Dowiedz się więcej o strategie zarządzania zmianą Asany poniżej, aby zapewnić sprawne wdrożenie i wdrożyć swój zespół.    

1. Zdefiniuj „Dlaczego?”

Przed wdrożeniem swoich zespołów będziesz potrzebować jasnej i przekonującej odpowiedzi na pytanie: Jakie problemy rozwiąże wdrożenie Asana i w jaki sposób? Konieczne będzie również wyobrażenie sobie, jak wygląda sukces i zastanowienie się, co będzie możliwe w przyszłości dzięki korzystaniu z Asana, co nie jest możliwe teraz. 

Skonsultuj swoją sieć zmian

Udane wdrożenia wymagają pomocy osób, które są tak samo zaangażowane w Asana, jak Ty. Zidentyfikuj koalicję ludzi, którzy wesprą wdrożenie. Twoja Sieć Zmian powinna obejmować osoby, które są zmotywowane do zapewnienia sukcesu, mają zróżnicowaną reprezentację w ważnych zespołach, znają procesy swoich zespołów i mogą wpływać na zmiany. Wyceluj w od 3 do 10 osób, bądź strategiczny. 

2. Odkryj stan obecny 

Oceń bieżący proces i to, w jaki sposób Asana będzie współpracować z innymi narzędziami, z których korzysta Twój zespół. Większość zespołów posiada narzędzia do tworzenia i zarządzania pracą, a także do wysyłania wiadomości i komunikowania się z członkami zespołu. Asana łączy treści i komunikację, koordynując i śledząc, kto, co i na kiedy musi wykonać. Opracuj strukturę zespołu, aby stworzyć podstawy do zapraszania członków zespołu i tworzenia projektów. Podczas konfigurowania struktur zespołu zadaj sobie pytanie: „Kto musi być w stanie zobaczyć i wyszukać tę pracę?”. 

3. Zaprojektuj przepływy pracy

Określ proces kroków do wykonania w Twojej organizacji. Utworzenie przepływu pracy pomoże w ustaleniu standardów pracy w Asana. Rozważając pierwszy przepływ pracy, musi on mieć pewne cechy:

Wysoka współpraca: poszukaj procesów, które wymagają dużej współpracy, aby zaangażować jak najwięcej osób. Asana szybko poprawi widoczność i koordynację. 

Łatwe tworzenie szablonów: identyfikuj projekty, z których regularnie korzystasz. Możesz tworzyć szablony projektów, aby usprawnić swój przepływ pracy i oszczędzać czas swojego zespołu.

Uszkodzony: każdy proces, który jest uszkodzony lub rozproszony w różnych narzędziach, jest świetnym kandydatem, ponieważ Asana może szybko zwiększyć efektywność przepływu pracy. Korzystanie z uszkodzonego procesu natychmiast rozwiąże problemy i podkreśli, w jaki sposób Asana może pomóc Ci w wydajniejszej pracy. 

Krytyczne znaczenie dla firmy: przeniesienie procesu, który ma wpływ na cele zespołu do Asana, może mieć natychmiastowy wpływ.

Motywuje użytkowników Asana: jednym z kluczowych celów wdrożenia Asana jest uzyskanie masy krytycznej przy regularnym korzystaniu z Asana. Poszukaj przepływu pracy, który sprawi, że użytkownicy będą korzystać z Asana wcześnie i często, na przykład z projektu zleceń lub cotygodniowych spotkań. 

4. Wspieraj swój zespół i świętuj sukcesy 

Utworzenie planu komunikacji i szkoleń to doskonały sposób, aby uniknąć typowych pułapek związanych z wdrażaniem technologii. 

  1.  Ustaw datę rozpoczęcia. Zbuduj dynamikę i zaplanuj ją jako ekscytujące wydarzenie.
  2. Wysyłaj regularne aktualizacje w miarę odliczania do daty uruchomienia.
  3. Skorzystaj z utworzonego przez siebie materiału, definiując „dlaczego Asana”. Dowiedz się, dlaczego Asana jest ważna i dlaczego teraz. Bez tego pośpiechu członkowie zespołu nie dostrzegą konieczności zmiany sposobu pracy. 
  4. Porozmawiaj o tym, że była to praca zespołowa wszystkich osób w sieci zmian. Pomóż członkom zespołu zobaczyć, w jaki sposób byli reprezentowani.
  5.  Nie wysyłaj tylko kilku e-maili. Rozważ różne media, takie jak filmy lub kanały czatu, aby ludzie mogli dowiedzieć się na różne sposoby o wdrożeniu.

5. Przygotuj się na sukces

Ustalanie zasad jest niezbędne, aby zapobiec sytuacji, w której Asana stanie się niemożliwa do opanowania. Niektóre powszechne konwencje to: 

Kiedy tworzyć co:

  • Jeśli masz grupę osób nowych w Asana, które będą podejmować wiele dużych wysiłków, utwórz nowy zespół (powinno to być dość rzadkie)
  • Jeśli masz duży wysiłek (co najmniej 10 większych zadań do wykonania), który obejmuje podzbiór istniejącego zespołu lub całego zespołu, utwórz nowy projekt w tym zespole
  • Jeśli masz mniejszy wysiłek, który logicznie pasuje do istniejącego projektu, dodaj to zadanie
  • Aby podzielić zadanie na mniejsze części, użyj podzadań

Przypisywanie pracy 

Jedną z największych przeszkód dla osób korzystających z Asana jest przypisywanie zadań komuś innemu. Nazwij go i znormalizuj; zadania mogą być prośbami, pomysłami itp. Pomocne jest, aby menedżerowie zaangażowali się w tę sprawę i poprosili swoich bezpośrednich podwładnych o przydzielenie im zadań. 

Konwencja nazewnictwa

Nazwij zadania słowami akcji i opisz, co osoba odpowiedzialna musi zrobić, używając tych słów akcji. 

Daty wykonania

Zbiorowe porozumienie w sprawie konwencji terminów wykonania zapewni, że praca nie umknie uwadze. Osoba przypisująca powinna zawsze ustawić datę wykonania i odnotować, czy ta data wykonania jest elastyczna w opisie zadania. Aktualizuj daty wykonania; jeśli data wykonania nie zostanie dotrzymana, zapisz to w komentarzach i zaktualizuj zadanie. Pomaga to zapobiegać przypadkom nieprzestrzegania starych nawyków.

Odpowiedzi

Spraw, aby Asana stała się bogatym i przydatnym miejscem do komunikacji i stała się jedynym źródłem wiedzy. Określ, jak często oczekuje się, że użytkownicy będą sprawdzać Asana. Zachęcaj do potwierdzania i komunikowania się, że powiadomienia zostały wyświetlone. 

6. Zmierz wyniki i rozszerz zakres stosowania

Porozmawiaj ze swoim zespołem, aby sprawdzić, co działa, a co nie. Zapoznaj się ze swoimi wskaźnikami sukcesu, aby wyjaśnić sukcesy i możliwości dalszych ulepszeń. Nie zapomnij uczcić sukcesu swojego zespołu i podzielić się nim z interesariuszami. 

Kilka popularnych sposobów na zmierzenie sukcesu: 

1. Monitorowanie aktywności: sprawdź, ile osób korzysta z Asana i jak często. 

2. Satysfakcja: zbieraj opinie, wystawiaj ankiety i sprawdzaj, jak Asana działa z korzyścią dla innych, a także sprawdzaj, co nie działa. 

3. Zademonstruj namacalny wpływ: w jaki sposób współpraca poprawiła się po wdrożeniu Asana? 

Dodatkowe zasoby

 

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback