Aby ułatwić Twojemu zespołowi rozpoczęcie pracy z Asaną, przeanalizowaliśmy, co mają wspólnego zespoły odnoszące największe sukcesy w korzystaniu z naszego narzędzia, wykorzystaliśmy doświadczenia naszych menedżerów ds. sukcesu klienta i posłużyliśmy się sprawdzonymi strategiami zarządzania zmianą, aby stworzyć „Strategię zarządzania zmianami Asany” opisaną w tym artykule.
Aby osiągnąć jak największy sukces, zalecamy również:
- Zaimportowanie listy kontrolnej dla początkujących zespołów do Twojej domeny w Asanie.
- Zapisz się na szkolenie na żywo „Wprowadź Asanę w swoim zespole” lub przejdź kurs „6 kroków do wdrożenia Asany” w Akademii Asany.
1. Odpowiedz na pytanie „dlaczego Asana?”
Zanim zaprosisz swój zespół do Asany, upewnij się, że istnieją istotne powody, dla której powinniście jej używać. Aby pomóc Ci znaleźć odpowiedź na pytanie „dlaczego Asana?”, wykonaj następujące ćwiczenie.
Zwizualizuj swój sukces
Wyobraź sobie sytuację idealną, w której Twój zespół używa Asany i co dzięki niej osiągnięcie Zadaj sobie następujące pytania:
- W osiągnięciu jakich celów pomoże wam Asana?
- Co będzie możliwe w przyszłości, co nie jest możliwe teraz?
Określ problematyczne obszary
Następnie określ problematyczne obszary wewnątrz zespołu, które wywołały Twoje zainteresowanie Asaną.
| Problem | Przykład |
|---|---|
| Obowiązki są niejasne | Zadania gubią się pośród maili i innych narzędzi, a członkowie zespołu nie znają terminów ani zakresu swoich obowiązków. |
| Współpraca stanowi wyzwanie | Współpraca z różnymi zespołami jest skomplikowana lub przekazywanie zadań między członkami zespołu jest chaotyczne. |
| Brak spójności procesów | Za każdym razem rozpoczynasz pracę od podstaw lub wszyscy wykonują ją w nieco inny sposób. |
| Zarządzanie projektami jest skomplikowane | Posiadasz systemy, które są zbyt proste lub zbyt skomplikowane, co utrudnia planowanie projektów i śledzenie postępów w ich realizacji |
Spisz swoje oświadczenie „Dlaczego Asana”
Teraz możesz stworzyć swoje oświadczenie „Dlaczego Asana”, korzystając z poniższego szablonu:
„[Nazwa zespołu/organizacji] korzysta z Asany do zarządzania [tymi projektami i procesami], aby wyeliminować [te problemy] i osiągnąć [te cele]”.
Na przykład: Jako zespół projektowy korzystamy z Asany, aby zarządzać zleceniami dotyczącymi materiałów graficznych i projektami kampanii marketingowych w celu unikania niejasności i powielania wysiłków, co pozwala nam dotrzymywać terminów kampanii, realizować priorytety i zapobiegać wypaleniu w zespole.
Stwórz swój zespół wdrożeniowy
Następnie zbierz grupę co najmniej trzech osób, aby stworzyć „zespół wdrożeniowy”, który będzie obejmować następujące role:
- Twórca konwencji - określa podstawowe zasady korzystania z Asany i odpowiada na pytania członków zespołu (np. lider zespołu, menedżer programu lub koordynator zespołu).
- Kreator świadomości - liderzy, którzy wierzą w cel oświadczenia „Dlaczego Asana” i przypominają o nim zespołowi, aby zwiększać jego zaangażowanie (np. kierownictwo, dyrektorzy, liderzy zespołów).
- Specjalista Asany - osoba wspomagająca działania twórcy konwencji i dająca przykład pozostałym członkom zespołu poprzez zachęcanie ich i docenianie ich wysiłków (np. indywidualny współpracownik).
2. Odkryj stan obecny
Mając jasny powód do tego, aby korzystać z Asany, teraz możesz zdecydować, jaki przepływ pracy, proces lub projekt chcesz wypróbować w pierwszej kolejności. Przepływ pracy to proces lub zbiór kroków, które podejmujesz, aby zrealizować dane zadanie - np. wyprodukować film wideo lub wydać nowy produkt. Zarządzanie przepływami pracy polega na tworzeniu i śledzeniu wszystkich tych procesów.
To, jaki przepływ pracy wypróbujesz, zależy od Twojego zespołu, ale postaraj się wybrać taki, który jest:
- Oparty na współpracy i obejmuje komunikację między wieloma interesariuszami
- Konkretny, z jasnymi celami, produktami końcowymi lub określonym czasem trwania
Aby zaczerpnąć inspirację, przejrzyj wszystkie nasze sposoby na wykorzystanie Asany.
Na koniec przygotuj podstawy pod przyszły sukces, tworząc strukturę swojego zespołu w Asanie. Zasadniczo, powinna odzwierciedlać schemat Twojej organizacji.
Jeśli tylko jeden zespół będzie korzystać z Asany, możesz ustrukturyzować go według poziomów, inicjatyw lub grup osób pracujących w obrębie tego zespołu.
3. Utwórz swój pierwszy projekt
Zapytaj zespół, ile czasu aktualnie poświęca na wykonywanie poszczególnych zadań, jakie napotyka po drodze przeszkody i problemy, które chciałby rozwiązać. To pozwoli Ci dostrzec wpływ Asany i zobaczyć, czy pomaga ona rozwiązywać te problemy.
Tworząc pierwszy projekt, warto również sprawdzić, w jaki sposób Asana może współpracować z innymi narzędziami, aby określić jasne oczekiwania wobec zespołu odnośnie tego, jakie zadania i w jakich narzędziach powinny być wykonywane.
Nie wiesz, od czego zacząć? Zacznij od jednego z naszych szablonów.
Rozpocznij współpracę
Zaproś kilku członków zespołu do wypróbowania Asany, aby mogli zapoznać się z jej funkcjami i zalecanymi najlepszymi praktykami. Asana jest elastycznym narzędziem, więc nie musisz obawiać się eksperymentów, nawet jeśli ich rezultat nie zawsze będzie „idealny”.
A gdy nadejdzie odpowiedni moment, zaproś cały zespół i zorganizuj spotkanie inauguracyjne poświęcone Asanie, na którym przekażesz wszystkie niezbędne informacje i przedstawisz zespołowi Asanę, włącznie z waszym pierwszym przepływem pracy.
Pobierz nasz szablon prezentacji inaugurującej pracę w Asanie, zapisując się na szkolenie na żądanie, a następnie dostosuj go do konkretnych potrzeb swojego zespołu.
4. Wspieraj swój zespół i świętuj sukcesy
Udostępnij nasze zasoby ułatwiające rozpoczęcie pracy, znajdujące się poniżej, aby pomóc członkom zespołu przyswoić podstawowe informacje:
- Lekcje Asany (15 minut) - uzyskaj szybkie omówienie funkcji Asany wraz z przykładami.
- Weź udział w wirtualnym szkoleniu z podstaw Asany (60 minut) prowadzonym na żywo przez jednego z naszych trenerów, aby uzyskać odpowiedzi na swoje pytania.
Tworzenie i praktykowanie zasad dotyczących korzystania z Asany
Niektóre zespoły napotykają przeszkody na swojej drodze, gdy ich członkowie nie są pewni kiedy i dlaczego powinni używać niektórych funkcji. Członek zespołu może wiedzieć, jak utworzyć zadanie, a jednocześnie nie mieć pewności, kiedy powinien oznaczyć je jako ukończone, albo jak nadać mu priorytet. Zajrzyj do tego artykułu, aby dowiedzieć się, jak stworzyć zasady dotyczące korzystania z Asany dla Twojego zespołu.
Spodziewaj się błędów i akceptuj je! Kreator konwencji powinien w konstruktywny sposób naprowadzać członków zespołu na właściwą drogę, jeśli zapomną oni o ustalonych zasadach.
5. Przygotuj się na przyszły sukces
Gdy Twój zespół zacznie na dobre używać Asany, kontynuujcie przestrzeganie zasad i uczyńcie Asanę centralnym źródłem informacji na temat stworzonych przez was procesów. Oto kilka pomysłów, które pomogą wam rozpocząć:
- Stwórz projekt w Asanie, w którym zespół będzie mógł zadawać pytania i dzielić się opiniami i co tydzień go przeglądaj.
- Od samego początku staraj się świętować osiągnięcia zespołu - zarówno te duże, jak i małe. Zespół wdrożeniowy może również stworzyć system zachęt lub celebrowania sukcesów związanych z nauką i korzystaniem z Asany.
- Stwórz bezpieczną przestrzeń, w której członkowie zespołu będą mogli testować różne funkcje bez obawy o „zepsucie” czegokolwiek.
- Wypróbuj wyzwanie „dzień bez maili”, aby zobaczyć, czy Twój zespół może obyć się bez wysyłania wiadomości e-mail przez jeden dzień lub tydzień, w zamian korzystając z Asany.
Możesz również stworzyć plan wdrażania nowych członków zespołu aby umożliwić im szybkie rozpoczęcie pracy z Asaną. Sprawdź nasz szablon wdrażania nowych pracowników, aby zaczerpnąć inspirację i rozważ włączenie szkolenia z Asany do procesu wdrażania nowych pracowników.
6. Zmierz i rozszerz zakres stosowania
Po miesiącu lub dwóch korzystania z Asany, wróć do tego, co zostało zapisane w sekcji pierwszej oraz odpowiedzi, których zespół udzielił na pytania zawarte w sekcji drugiej i porównaj to z bieżącą sytuacją. Zadaj zespołowi następujące pytania:
- Czy udało nam się osiągnąć nasz pierwotny cel?
- Czy nowe procesy działają płynnie?
- Ile zajmuje wykonanie tych samych zadań teraz, a ile zajmowało wcześniej?
- Jak skuteczna jest Asana w porównaniu z naszymi oczekiwaniami? Czy rozwiązała ona problemy, z którymi borykaliśmy się wcześniej?
Jeśli udało Ci się zrealizować wszystkie zadania na czas, przekaż informację o sukcesach i postępach Twojego zespołu kierownictwu i interesariuszom. Możesz również dodać więcej procesów, projektów i przepływów pracy do Asany.
Więcej zasobów
Na tym nie koniec nauki. Zobacz, jak inne zespoły korzystają z Asany i poznaj więcej najlepszych praktyk, z pomocą naszej szerokiej gamy zasobów:
- Jeśli chcesz bardziej zagłębić się w temat, weź udział w szkoleniu „Wprowadź Asanę w swoim zespole” lub przejdź kurs „6 kroków do wdrożenia Asany” we własnym tempie.
- Lista kontrolna dla początkujących zespołów to szablon projektu w Asanie, który przeprowadzi Cię przez każdy krok omawiany w tym artykule.
- Samouczki wideo w Akademii Asany.
- Akademia Asany, w której znajdziesz szczegółowe kursy dostępne na żądanie.
- Forum społeczności Asany, gdzie możesz nawiązać kontakt z innymi klientami i fanami Asany.
To nie tajemnica - Asana oferuje bezpłatne 30-dniowe wersje próbne. Zacznij już dziś. Wypróbuj za darmo