Loading
Produkty
AI Platform
MOŻLIWOŚCI
Rodzaj firmy
Zespoły
Branże
Przykłady zastosowania
UCZYĆ SIĘ
OBSŁUGA KLIENTA
USŁUGI
Centrum pomocy
search-icon

Tematy

Pomóż swojemu zespołowi wdrożyć Asanę

W tym artykule

Kto może korzystać z tej funkcji?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinessLegacy Enterprise

Odwiedź naszą stronę z cennikiem, aby uzyskać więcej informacji.

Pomyślne wdrożenie Asany w Twoim zespole wymaga czegoś więcej niż tylko poznania funkcji – chodzi o zmianę sposobu, w jaki ludzie angażują się w pracę, organizują ją i komunikują się na jej temat. Ten artykuł przedstawia ustrukturyzowane podejście, które pomoże Twojemu zespołowi skutecznie wdrożyć Asanę i osiągnąć trwały sukces.

Powiązane artykuły

Struktura strategii zarządzania zmianą Asany

Opierając się na doświadczeniu z setek wdrożeń u klientów, skuteczne zespoły stosują ustrukturyzowane, sześciostopniowe podejście:

1. Określ „dlaczego” i zbierz zespół wdrożeniowy

Przed wdrożeniem zespołów będziesz potrzebować jasnej i przekonującej odpowiedzi na pytanie: jakie problemy rozwiąże wdrożenie Asany i w jaki sposób to nastąpi? Konieczne będzie również wyobrażenie sobie, jak wygląda sukces i zastanowienie się, co będzie możliwe w przyszłości dzięki korzystaniu z Asany, co nie jest możliwe teraz.

Zbuduj swoją sieć zmian

Skuteczne wdrożenie wymaga pomocy osób, które są tak samo zaangażowane w Asanę, jak Ty. Znajdź koalicję osób, które będą wspierać wdrożenie. Twoja sieć zmian powinna obejmować osoby, które są zmotywowane do osiągnięcia sukcesu, mają zróżnicowaną reprezentację w ważnych zespołach, znają procesy swoich zespołów i mogą wpływać na zmiany. Strategicznie dobierz od 3 do 10 osób.

Kroki działania:

  • Udokumentuj konkretne problemy, które rozwiąże Asana
  • Wyznacz mierzalne wskaźniki sukcesu
  • Wyznacz 2–3 przedstawicieli zespołu
  • Utwórz plan komunikacji

2. Odkryj stan bieżący 

Oceń istniejące procesy zarządzania pracą, narzędzia i problematyczne obszary swojego zespołu. Zrozumienie punktu wyjścia pomaga dostosować wdrożenie Asany do konkretnych potrzeb.

Pytania do rozważenia:

  1. Jak obecnie Twój zespół śledzi pracę?
  2. Z jakich narzędzi obecnie korzystacie?
  3. Gdzie występują zakłócenia w komunikacji?
  4. Jakie procesy działają dobrze i chcesz je zachować?

3. Zaprojektuj pierwszy przepływ pracy

Zacznij od jednego przepływu pracy o dużym znaczeniu, zamiast próbować przenieść wszystko jednocześnie. Wybierz proces, który angażuje wielu członków zespołu i ma jasno określone rezultaty. Utworzenie przepływu pracy pomoże wyznaczyć standardy pracy w Asanie. Pierwszy przepływ pracy musi mieć określone cechy:

  • Szerokie możliwości współpracy: poszukaj procesów, które wymagają zaawansowanej współpracy jak największej liczby osób. Asana szybko poprawi widoczność i koordynację.
  • Łatwe tworzenie szablonów: zidentyfikuj projekty, z których regularnie korzystasz. Możesz tworzyć szablony projektów, które pomogą usprawnić przepływ pracy i zaoszczędzić zespołowi sporo czasu.
  • Uszkodzenie: każdy proces, który nie działa lub jest rozproszony w różnych narzędziach, jest świetnym kandydatem, ponieważ Asana może szybko zwiększyć efektywność przepływu pracy. Użycie takiego procesu pozwoli natychmiast rozwiązać problemy i pokaże, w jaki sposób Asana może pomóc Ci pracować wydajniej.
  • Kluczowe znaczenie biznesowe: przeniesienie procesu, który ma wpływ na cele zespołu do Asany, może mieć natychmiastowy wpływ.
  • Motywowanie do korzystania z Asany: jednym z kluczowych celów wdrożenia Asany jest osiągnięcie masy krytycznej przy regularnym korzystaniu z tej platformy. Poszukaj przepływu pracy, który sprawi, że użytkownicy będą korzystać z Asany wcześnie i często, na przykład przy projektach zleceń lub na cotygodniowych spotkaniach.

4. Wspieraj swój zespół i świętuj sukcesy

Przygotowanie planu komunikacji i szkoleń to doskonały sposób, aby uniknąć typowych pułapek związanych z wdrażaniem technologii.

  1. Określ datę rozpoczęcia projektu. Zbuduj dynamikę i zaplanuj go jako ekscytujące wydarzenie.
  2. Wysyłaj regularne aktualizacje w miarę zbliżania się daty rozpoczęcia projektu.
  3. Skorzystaj z utworzonych przez siebie materiałów podczas decydowania, "dlaczego wybierasz Asanę". Pokaż, dlaczego Asana jest ważna i dlaczego wdrożenie ma miejsce w tym czasie. Bez poczucia pilności członkowie zespołu nie dostrzegą konieczności zmiany sposobu pracy.
  4. Wskaż, że był to nakład pracy zespołowej wszystkich osób w sieci zmian. Pomóż członkom zespołu zobaczyć, w jaki sposób byli reprezentowani.
  5. Wysłanie tylko kilku wiadomości e-mail to za mało. Rozważ różne kanały komunikacji, takie jak filmy wideo lub czat, aby ludzie mogli dowiedzieć się na różne sposoby o wdrożeniu.

Wskazówki dotyczące wdrożenia:

  • Zorganizuj spotkanie inauguracyjne zespołu
  • Przeprowadź praktyczne sesje szkoleniowe
  • Stwórz krótkie przewodniki referencyjne
  • Świętuj ukończone zadania i kamienie milowe

5. Przygotuj się na sukces

Konwencje są niezbędne, aby zapobiec sytuacji, w której zarządzanie Asaną będzie niemożliwe. Oto niektóre popularne konwencje:

Co i kiedy tworzyć:

  • Jeśli masz grupę osób, które są nowymi użytkownikami Asany, ale będą podejmować działania wymagające dużego nakładu pracy, utwórz nowy zespół (powinna to być dość rzadka sytuacja)
  • W przypadku dużego nakładu pracy (co najmniej 10 większych zadań do wykonania), który obejmuje podzbiór istniejącego zespołu lub cały zespół, utwórz nowy projekt w tym zespole
  • Jeśli nakład pracy jest mniejszy i logicznie pasuje do istniejącego projektu, dodaj go jako zadanie
  • Aby podzielić zadanie na mniejsze części, użyj podzadań

Przypisywanie pracy

Jedną z największych trudności dla osób rozpoczynających korzystanie z Asany jest przypisywanie zadań do innych użytkowników. Zadanie trzeba nazwać i znormalizować – może to być zlecenie, pomysł lub coś innego. Warto, aby menedżerowie zaangażowali się w tę sprawę i poprosili swoich bezpośrednich podwładnych o przypisanie im zadań.

Konwencja nazewnictwa

Nazwij zadania słowami oznaczającymi działania i opisz za pomocą tych słów, co osoba odpowiedzialna musi zrobić.

Daty wykonania

Wspólne uzgodnienie konwencji dotyczących dat wykonania zapewni, że praca nie zostanie pominięta. Osoba przypisująca powinna zawsze ustawić datę wykonania i odnotować w opisie zadania, czy ta data jest elastyczna. Aktualizuj daty wykonania. Jeśli data wykonania nie zostanie dotrzymana, zapisz to w komentarzach i zaktualizuj zadanie. Pomaga to zapobiegać przypadkom trzymania się starych nawyków.

Szybkie reagowanie

Spraw, aby Asana stała się rozbudowanym, przydatnym miejscem komunikacji i jednym źródłem wiedzy. Określ oczekiwania dotyczące tego, jak często użytkownicy powinni sprawdzać Asanę. Zachęcaj do potwierdzania i komunikacji, że powiadomienia zostały wyświetlone.

6. Zmierz wyniki i rozszerz zakres stosowania

Śledź postępy na podstawie początkowych wskaźników sukcesu i stopniowo rozszerzaj korzystanie z Asany na dodatkowe przepływy pracy i członków zespołu.

Kilka popularnych sposobów mierzenia sukcesu:

  • Przeprowadź wśród członków zespołu ankietę dotyczącą wdrożenia i satysfakcji
  • Śledź statystyki ukończenia zadań i tempo realizacji projektu
  • Monitoruj wskaźniki zaangażowania w Asanie
  • Dokumentowanie oszczędności czasu i wzrostu wydajności

Dodatkowe zasoby

Note iconUwaga

Ten artykuł został przetłumaczony przez AI.

Prześlij opinię na temat tłumaczenia.

Powiązane artykuły

Ładowanie
Jak pomóc zespołom we wdrożeniu Asany | Centrum pomocy Asana