Loading
PLATFORMA
MOŻLIWOŚCI
ASANA AI
WSZYSTKIE PLANY
Rodzaj firmy
Zespoły
Branże
Przykłady zastosowania
UCZYĆ SIĘ
OBSŁUGA KLIENTA
USŁUGI
Centrum pomocy
search-icon

Tematy

Pomóż swojemu zespołowi wdrożyć Asanę

W tym artykule

Pomyślne wdrożenie Asany w Twoim zespole wymaga czegoś więcej niż tylko funkcji do nauki - chodzi o zmianę sposobu, w jaki ludzie angażują się w pracę, organizują ją i komunikują na jej temat. Ten artykuł przedstawia ustrukturyzowane podejście, które pomoże Twojemu zespołowi skutecznie wdrożyć Asanę i osiągnąć trwały sukces.

Powiązane artykuły

Metodologia zarządzania zmianą Asany

Opierając się na doświadczeniach z setek wdrożeń u klientów, zespoły odnoszące sukcesy stosują ustrukturyzowane sześciostopniowe podejście:

1. Określ „dlaczego” i zwołaj sojusz na rzecz wdrożenia

Przed wdrożeniem zespołów będziesz potrzebować jasnej i przekonującej odpowiedzi na pytanie: jakie problemy rozwiąże wdrożenie Asany i w jaki sposób to nastąpi? Konieczne będzie również wyobrażenie sobie, jak wygląda sukces i zastanowienie się, co będzie możliwe w przyszłości dzięki korzystaniu z Asany, co nie jest możliwe teraz.

Zbuduj swoją sieć zmian

Skuteczne wdrożenie wymaga pomocy osób, które są tak samo zaangażowane w Asanę, jak Ty. Znajdź koalicję osób, które będą wspierać wdrożenie. Twoja sieć zmian powinna obejmować osoby, które są zmotywowane do osiągnięcia sukcesu, mają zróżnicowaną reprezentację w ważnych zespołach, znają procesy swoich zespołów i mogą wpływać na zmiany. Strategicznie dobierz od 3 do 10 osób.

Kroki działania:

  • Dokumentuj konkretne problemy, które rozwiąże Asana
  • Wyznacz mierzalne wskaźniki sukcesu
  • Zidentyfikuj 2-3 mistrzów zespołu
  • Utwórz plan komunikacji

2. Odkryj swój obecny stan 

Oceń istniejące procesy zarządzania pracą, narzędzia i problemy swojego zespołu. Zrozumienie punktu wyjścia pomaga dostosować implementację Asany do Twoich konkretnych potrzeb.

Pytania do rozważenia:

  1. Jak Twój zespół obecnie śledzi pracę?
  2. Z jakich narzędzi korzystasz dzisiaj?
  3. Gdzie występują awarie komunikacji?
  4. Jakie procesy działają dobrze, które chcesz zachować?

3. Zaprojektuj pierwszy przepływ pracy

Zacznij od jednego ważnego przepływu pracy, zamiast próbować migrować wszystko naraz. Wybierz proces, który obejmuje wielu członków zespołu i ma jasne produkty końcowe. Utworzenie przepływu pracy pomoże wyznaczyć standardy pracy w Asanie. Pierwszy przepływ pracy musi mieć określone cechy:

  • Szerokie możliwości współpracy: poszukaj procesów, które wymagają zaawansowanej współpracy jak największej liczby osób. Asana szybko poprawi widoczność i koordynację.
  • Łatwe tworzenie szablonów: zidentyfikuj projekty, z których regularnie korzystasz. Możesz tworzyć szablony projektów, które pomogą usprawnić pracę i zaoszczędzić sporo czasu.
  • Uszkodzenie: każdy proces, który nie działa lub jest rozproszony w różnych narzędziach, jest świetnym kandydatem, ponieważ Asana może szybko zwiększyć efektywność przepływu pracy. Użycie takiego procesu pozwoli natychmiast rozwiązać problemy i pokaże, w jaki sposób Asana może pomóc Ci pracować wydajniej.
  • Kluczowe znaczenie biznesowe: przeniesienie procesu, który ma wpływ na cele zespołu do Asany, może mieć natychmiastowy wpływ.
  • Motywowanie do korzystania z Asany: jednym z kluczowych celów wdrożenia Asany jest osiągnięcie masy krytycznej przy regularnym korzystaniu z tej platformy. Poszukaj przepływu pracy, który sprawi, że użytkownicy będą korzystać z Asany wcześnie i często, na przykład przy projektach zleceń lub na cotygodniowych spotkaniach.

4. Wspieraj swój zespół i świętuj sukcesy

Przygotowanie planu komunikacji i szkoleń to doskonały sposób, aby uniknąć typowych pułapek związanych z wdrażaniem technologii.

  1. Określ datę rozpoczęcia projektu. Zbuduj dynamikę i zaplanuj go jako ekscytujące wydarzenie.
  2. Wysyłaj regularne aktualizacje w miarę zbliżania się daty rozpoczęcia projektu.
  3. Skorzystaj z utworzonych przez siebie materiałów podczas decydowania, dlaczego wybierasz Asanę. Pokaż, dlaczego Asana jest ważna i dlaczego wdrożenie ma miejsce w tym czasie. Bez poczucia pilności członkowie zespołu nie dostrzegą konieczności zmiany sposobu pracy.
  4. Wskaż, że była to praca zespołowa wszystkich osób w sieci zmian. Pomóż członkom zespołu zobaczyć, w jaki sposób byli reprezentowani.
  5. Wysłanie tylko kilku wiadomości e-mail to za mało. Rozważ różne kanały komunikacji, takie jak filmy wideo lub czat, aby ludzie mogli dowiedzieć się na różne sposoby o wdrożeniu.

Wskazówki dotyczące wdrażania:

  • Zorganizuj spotkanie inaugurujące zespół
  • Zapewnij praktyczne sesje szkoleniowe
  • Utwórz szybkie przewodniki referencyjne
  • Celebruj ukończone zadania i osiągnięte kamienie milowe

5. Przygotuj się na sukces

Konwencje są niezbędne, aby zapobiec sytuacji, w której zarządzanie Asaną będzie niemożliwe. Oto niektóre popularne konwencje:

Co i kiedy tworzyć:

  • Jeśli masz grupę osób, które są nowymi użytkownikami Asany, ale będą podejmować działania wymagające dużego nakładu pracy, utwórz nowy zespół (powinna to być dość rzadka sytuacja).
  • W przypadku dużego nakładu pracy (co najmniej 10 większych zadań do wykonania), który obejmuje podzbiór istniejącego zespołu lub całego zespołu, utwórz nowy projekt w tym zespole.
  • Jeśli nakład pracy jest mniejszy i logicznie pasuje do istniejącego projektu, dodaj go jako zadanie.
  • Aby podzielić zadanie na mniejsze części, użyj podzadań.

Przypisywanie pracy

Jedną z największych trudności dla osób rozpoczynających korzystanie z Asany jest przypisywanie zadań do innych użytkowników. Zadanie trzeba nazwać i znormalizować - może to być zlecenie, pomysł lub coś innego. Warto, aby menedżerowie zaangażowali się w tę sprawę i poprosili swoich bezpośrednich podwładnych o przypisanie im zadań.

Konwencja nazewnictwa

Nazwij zadania słowami oznaczającymi działania i opisz za pomocą tych słów, co osoba odpowiedzialna musi zrobić.

Daty wykonania

Wspólne uzgodnienie konwencji dotyczących dat wykonania zapewni, że praca nie zostanie pominięta. Osoba przypisująca powinna zawsze ustawić datę wykonania i odnotować w opisie zadania, czy ta data jest elastyczna. Aktualizuj daty wykonania. Jeśli data wykonania nie zostanie dotrzymana, zapisz to w komentarzach i zaktualizuj zadanie. Pomaga to zapobiegać przypadkom trzymania się starych nawyków.

Szybkie reagowanie

Spraw, aby Asana stała się rozbudowanym, przydatnym miejscem komunikacji i pojedynczym źródłem informacji. Określ oczekiwania dotyczące tego, jak często użytkownicy powinni sprawdzać Asanę. Zachęcaj do potwierdzania i informowania, że powiadomienia zostały wyświetlone.

6. Zmierz wyniki i rozszerz zakres stosowania

Śledź postępy w oparciu o początkowe wskaźniki sukcesu i stopniowo rozszerzaj korzystanie z Asany na dodatkowe przepływy pracy i członków zespołu.

Kilka popularnych sposobów mierzenia sukcesu:

  • Członkowie zespołu ankietowego na temat adopcji i satysfakcji
  • Śledzić wskaźniki ukończenia zadań i szybkość projektu
  • Monitoruj wskaźniki zaangażowania w Asanie
  • Udokumentuj oszczędność czasu i wzrost wydajności

Dodatkowe zasoby

Note iconUwaga

Ten artykuł został przetłumaczony przez AI.

Prześlij opinię na temat tłumaczenia.

Powiązane artykuły

Ładowanie
Pomóż zespołowi rozpocząć pracę z Asaną