Wiadomości e-mail umożliwiają komunikowanie się wewnątrz organizacji (a nawet na całym świecie), ale nie zostały stworzone do zarządzania pracą, zadaniami czy projektami. W Asanie, nie używamy maili do komunikacji wewnętrznej. Choć Twojemu zespołowi może wydawać się to mało prawdopodobne, ten artykuł pomoże wam odejść od korzystania z poczty e-mail, a jednocześnie podpowie, jak efektywnie z niej korzystać w obszarach, w których nadal możecie jej potrzebować.
Jak zmniejszyć liczbę maili w zespole
Obecnie wiele osób jest przyzwyczajonych do korzystania z poczty e-mail, przez co może być im trudno zmienić ten nawyk. Warto jednak, aby Twój zespół zrozumiał, kiedy powinien używać Asany, a kiedy poczty e-mail i ustalić te konwencje w formie zasad - w przeciwnym razie szybko powrócicie do starych nawyków. Nasze wskazówki dotyczące konwencji i przykładowe przepływy pracy pomogą Ci zapoczątkować proces przenoszenia działań z poczty e-mail do Asany.
Obejrzyj naszą serię film Jak używać Asany, aby szybko dowiedzieć się, jak używać Asany w połączeniu z pocztą e-mail.
Najprostszym sposobem, aby przenieść swoją pracę do Asany jest przekształcenie wiadomości e-mail w zadania - szczególnie, jeśli korespondujesz z osobami spoza organizacji (np. podwykonawcą, agencją lub klientami). To pozwoli Ci wykorzystywać skrzynkę odbiorczą do korespondencji, a Asanę do priorytetyzacji pracy i zarządzania nią. Zdołasz zrobić to w szybki i łatwy sposób za pomocą naszych integracji z pocztą e-mail.
Wypróbuj integracji Asany z Gmailem i programem Outlook
Jeśli korzystasz z aplikacji Gmail lub Outlook, wypróbuj dodatek Asana dla Gmaila lub Asana dla programu Outlook, aby bezpośrednio przekształcać wiadomości e-mail w zadania, przypisywać je do członków zespołu, ustawiać daty wykonania i dodawać zadania do projektu bez konieczności opuszczania skrzynki odbiorczej. Dzięki temu Twój przepływ pracy będzie błyskawiczny.
Na przykład, jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od klienta z prośbą o przeprowadzenie szkolenia dla jego zespołu, możesz przekształcić ją w zadanie bezpośrednio z pomocą integracji. Wówczas prośba zostanie przekształcona w możliwe do śledzenia zadanie, z całym kontekstem z wiadomości e-mail, co umożliwi Ci jego priorytetyzację, dołączenie wszelkich potrzebnych dokumentów, aby mieć je pod ręką oraz śledzenie jego terminu.
Przekształcaj wiadomości e-mail w zadania w Asanie
Jeśli nie korzystasz z aplikacji Gmail lub Outlook, możesz nadal przekierować dowolny e-mail na adres x@mail.asana.com, a pojawi się on automatycznie w na Twojej liście „Moje zadania”. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszym artykule poświęconym przekierowywaniu maili do Asany.
Możesz również wypróbować innych integracji z pocztą e-mail, takich jak Newton.
Zarządzaj wiadomościami e-mail w Asanie
Asana może również wysyłać do Ciebie e-maile z nowymi powiadomieniami. Zalecamy pozostawienie tej funkcji włączonej do czasu, aż przyzwyczaisz się do korzystania z Asany i codziennego przeglądania skrzynki odbiorczej. Jest to pomocne, szczególnie jeśli często wykorzystujesz e-maile w swojej pracy, gdyż umożliwia podejmowanie działań na zadaniach bezpośrednio z poziomu skrzynki odbiorczej. Wiadomości e-mail z powiadomieniami od Asany umożliwią Ci:
- Oznaczanie zadań jako ukończonych - odpowiedz za pomocą
Complete (Ukończ) - Komentowanie zadania - odpowiedz, dodając komentarz do treści wiadomości e-mail
- Przypisanie zadania - odpowiedz, wprowadzając adres e-mail członka zespołu w polu „Do:”
- Dodanie osoby obserwującej zadanie - odpowiedz, dodając adres e-mail członka zespołu w polu „DW:”
Jeśli otrzymujesz zbyt wiele maili z powiadomieniami lub ich już nie potrzebujesz, możesz wyłączyć je w sekcji „Moje ustawienia”.
Przykładowe przepływy pracy między Asaną a pocztą e-mail
Skoro już wiesz, jak używać Asany w połączeniu z pocztą e-mail, oto kilka sposobów, jak zwiększyć produktywność w każdym z tych obszarów:
Wskazówki ogólne:
- Zamiast wysyłania zleceń i pytań do członków zespołu poprzez e-mail, spróbuj przypisać im zadania. Dodaj każdą osobę, do której wysłałbyś kopię wiadomości, jako współpracownika do zadania, aby mogła ona śledzić wszystko na bieżąco.
- Używaj komentarzy do zadań, zamiast wysyłać i odpowiadać na wiadomości e-mail. To pozwoli Ci przechowywać wszystkie informacje dotyczące swojej pracy w kontekście. Polub zadanie, aby podziękować lub potwierdzić przeczytanie komentarza.
- Załączniki mogą łatwo zgubić się pośród wiadomości e-mail, a zarządzanie nimi może stać się kłopotliwe. Dodawanie ich do zadań w Asanie umożliwi Ci przechowywanie ich dokładnie tam, gdzie ich potrzebujesz.
- Jeśli chcesz wykonać dalsze działania dla wiadomości e-mail, użyj integracji z pocztą e-mail lub przekaż wiadomość, aby utworzyć zadanie z przypomnieniem w Asanie zamiast śledzić je w osobnym miejscu.
Komunikacja:
- Zaproś gości- jeśli wymieniasz wiele wiadomości z osobami spoza swojej domeny w Asanie, rozważ dodanie ich jako gości do Asany, aby usprawnić waszą komunikację i ułatwić śledzenie działań.
- Komunikacja prywatna - używaj wiadomości do prywatnej i bezpośredniej komunikacji z wybraną osobą lub zespołem, jednocześnie zyskując możliwość odwoływania się do innych zadań lub projektów w Asanie dzięki @ wzmiankom.
- Aktualizacje statusu - możesz @wspomnieć w aktualizacji statusu statusu statusu statusu członków zespołu, zadania i projekty w Asanie. Członkowie zespołu z kolei będą mogli dodawać do niej komentarze zamiast tworzyć długie wątki e-mail, w których załączniki i odpowiedzi mogą się zgubić.
Przykładowe projekty:
- Planowanie kampanii - jeśli współpracujesz z agencją, możesz przekształcić wiadomości e-mail w zadania zatwierdzania, aby osoba je sprawdzająca wiedziała, co ma zrobić, a także mieć jasność odnośnie tego, kiedy zostanie zatwierdzone.
- Zlecenia kreatywne - jeśli osoba z Twojej organizacji wyśle do Ciebie e-mail z prośbą o stworzenie lub zaprojektowanie czegoś, skorzystaj z integracji lub przekierowania wiadomości, aby przekształcić ją w zadanie i śledzić ją wraz z innymi zadaniami w projekcie zleceń. To umożliwi Ci priorytetyzację zlecenia i upewnienie się, że to samo zadanie nie jest już wykonywane w innym miejscu, co nie byłoby możliwe przy użyciu poczty e-mail.
- Planowanie wydarzenia - jeśli dostawca kontaktuje się z Tobą w celu przesłania wyceny lub specyfikacji dotyczącej wydarzenia, możesz przekształcić tę wiadomość e-mail w zadanie w Asanie, dodając je do projektu z wydarzeniami, aby omówić wszystko z zespołem.
- Przeglądy graficzne - zamiast przekazywać i otrzymywać informacje zwrotne za pośrednictwem poczty e-mail, możesz użyć adnotowania, aby zostawiać komentarze bezpośrednio na obrazach. Dzięki temu będzie można przeglądać je w kontekście i łatwo się do nich odwoływać.
Sposób używania poczty e-mail i Asany różni się w zależności od zespołu, ale mamy nadzieję, że Asana pomoże Ci zmniejszyć liczbę wiadomości wysyłanych do zespołu. Ponadto wszystkie e-maile, które wysyłasz i odbierasz, możesz łatwo przenosić między Asaną a pocztą e-mail, aby być ze wszystkim na bieżąco i utrzymać dobrą produktywność.
To nie tajemnica - Asana oferuje bezpłatne 30-dniowe wersje próbne. Zacznij już dziś. Wypróbuj za darmo