Jednym z najważniejszych momentów w korzystaniu z Asany jest to, gdy klienci zdają sobie sprawie, z tego, że mogą połączyć w niej całą swoją pracę i przeglądać ją w różnych kontekstach, bez konieczności powielania wysiłków ani utraty kontekstu.
Zwróć uwagę członków zespołu i odwołuj się do innych zadań i projektów dzięki @ wzmiankom
Do @wzmianki:
Wpisz @, a następnie nazwę zadania, projektu, wiadomości lub użytkownika.
@wzmianki tworzą odnośniki do projektów, wiadomości lub zadań w dowolnym polu opisu lub komentarzu w Asanie.
Kiedy używać @wzmianek
-
Odwoływanie się do dodatkowych informacji—@wspomnij inne zadanie, projekt lub wiadomość, aby mieć pod ręką kontekst i historię dotyczącą całej pracy. Dzięki temu członkowie zespołu nie będą musieli wyszukiwać tych informacji samodzielnie.
Przywołaj powiązane zadania - jeśli dane zadanie jest powiązane z innym, możesz @wspomnieć je w komentarzu lub opisie zadania, aby zwrócić na nie uwagę członków zespołu.
-
Skieruj komentarz do określonego członka zespołu—@wspomnij członka zespołu w zadaniu lub komentarzu, aby dodać go jako obserwującego. Otrzyma on powiadomienie i będzie mógł zobaczyć Twój komentarz.
Zapobiegaj duplikowaniu pracy, dodając to samo zadanie do wielu projektów
Wpisz Tab + P i użyj przycisku +, który się pojawi, aby dodać zadanie do tylu projektów, ilu potrzebujesz. Jeśli zadanie zostanie zaktualizowane, zmiany będą widoczne w obu projektach (jest to to samo zadanie, ale znajdujące się w dwóch projektach).
Kiedy dodawać zadania do wielu projektów
-
Kiedy chcesz omówić zadanie na spotkaniu—dodaj zadanie do projektu spotkania, zachowując je w pierwotnym projekcie. Dzięki temu nie zapomnisz o omówieniu go na spotkaniu, a także będziesz mógł zobaczyć je w kontekście innych zadań.
-
Zadanie jest istotne dla większej liczby projektów- dodaj zadania, które wymagają przekazania prac lub współpracy pomiędzy dwoma zespołami w ramach obydwu projektów. To pozwoli każdemu śledzić postępy, bez konieczności powielania informacji lub dyskusji na temat zadania.
-
Twoje zadanie jest powiązane z kluczowym celem lub kamieniem milowym—śledź cele w projekcie wspólnie z zespołem lub firmą. Jeśli masz projekt, który służy do śledzenia kroków prowadzących do realizacji tego celu, możesz dodać zadanie z celem do projektu dotyczącego celu, a także do projektu śledzącego Twoją inicjatywę.
Upewnij się, że zadania są rozpoczynane we właściwym momencie i kolejności dzięki zależnościom
Aby usprawnić proces przekazywania prac, oznacz zadania jako zależne od innych. Członkowie zespołu będą wiedzieli czyja praca może zostać zablokowana, a także, na które zadania oczekują. Możesz ustawić je w zadaniu lub przeciągając i upuszczając w widoku osi czasu.
Jeśli zmieni się data wykonania pierwszego zadania, otrzymasz powiadomienie i będziesz mógł odpowiednio zaktualizować datę wykonania zadania zależnego.
Kiedy używać zależności
- Wprowadzenie nowego produktu na rynek: „Wdrożenie dla wszystkich użytkowników” oczekuje na „Uwzględnić informację zwrotną od beta testerów”
- Kalendarz publikacji: „Sfinalizować prace nad blogiem” oczekuje na „Uwzględnić poprawki redaktorskie”
- Planowanie wydarzenia: „Zarezerwować miejsce” oczekuje na „Zatwierdzić budżet”
- Śledzenie błędów: „Priorytetyzacja błędu” oczekuje na „Odtworzyć błąd”
- Przeglądy projektów: „Rozpocząć prace projektowe” oczekuje na „Wybrać paletę kolorów”
- Wdrażanie nowego pracownika: „Wybrać świadczenia” oczekuje na „Uzyskać informacje potrzebne do zalogowania od zespołu IT”
Filtruj, sortuj i śledź określone szczegóły za pomocą pól niestandardowych
Dodawanie pól niestandardowych do projektu oznacza, że możesz śledzić jeszcze więcej informacji w każdym zadaniu. Utwórz różne rodzaje pól niestandardowych, aby rejestrować uporządkowane informacje i łatwiej śledzić postęp, status, koszt, obciążenie pracą, priorytet i wiele innych punktów danych dotyczących projektów i pracy Twojej organizacji.
Kiedy używać pól niestandardowych
Skorzystaj z pól niestandardowych, jeśli:
- Chcesz dodać konkretne dane do wszystkich zadań w projekcie
- Chcesz śledzić ustandaryzowane informacje w różnych projektach (np. poziom priorytetu, czas trwania, etap pracy)
- Chcesz upewnić się, że członkowie zespołu uzupełniają określone informacje dla każdego zadania w projekcie
- Potrzebujesz wyszukać określonych pól (np. priorytet, godziny, etap itp.) lub sporządzić w oparciu o nie raport
Otrzymuj briefy projektów oraz niezbędne szczegóły, aby działać szybciej dzięki formularzom
Być może Twój zespół przyzwyczaił się do przesyłania zleceń lub przekazywania wymogów dotyczących projektu w formie dokumentów lub poprzez wiadomości e-mail. Często jednak te informacje są niezorganizowane i niekompletne, przez co powodują niejasności, opóźnienia, a nawet zwyczajnie przepadają. Zamiast tego możesz tworzyć formularze, aby ustandaryzować proces przesyłania zleceń. Po ich przesłaniu, formularze łączą się z określonym projektem, dzięki czemu masz wszystkie informacje pod ręką i możesz łatwo śledzić je w jednym miejscu.
Formularze mogą być przesyłane przez wszystkich, nawet jeśli nie używają oni Asany, za pomocą linku do formularza. Po przesłaniu, szczegóły formularza zostaną przekształcone w zadania w Twoim projekcie, co umożliwi Ci ich priorytetyzację.
Połącz pracę z różnych narzędzi, a także z pocztą e-mail dzięki integracjom
Asana pomaga Ci zarządzać i koordynować Twoją pracę, ale prawdopodobnie używasz różnych narzędzi do wykonywania swoich zadań w aplikacjach G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud i innych.
Dlatego Asana integruje się z najważniejszymi narzędziami i aplikacjami, umożliwiając połączenie całej pracy, ograniczenie powielania wysiłków i usprawnienie współpracy. Szczególnie potężne są jej integracje z pocztą e-mail oraz komunikatorami, gdyż pozwalają przekształcać wiadomości w wykonalne zadania. Dzięki integracjom z Gmailem, programem Outlook lub aplikacją Slack, możesz łatwo przekształcić konwersacje w zadania bez konieczności przełączania się pomiędzy narzędziami. Integracja z Adobe Creative Cloud pozwala zespołom kreatywnym na wyświetlanie zadań z Asany i podejmowanie działań z nimi związanych bezpośrednio w programach Illustrator, Photoshop lub InDesign.
Zobacz wszystkie integracje Asany na stronie aplikacji.