Sekcja „Przegląd” zapewnia pełny obraz statusu projektu, nad którym właśnie pracujesz. Raporty o statusie ułatwiają tworzenie szczegółowych, powtarzalnych i praktycznych aktualizacji statusu oraz udostępnianie swojej pracy kluczowym interesariuszom.
Migawka zakładki przeglądu
Po kliknięciu zakładki Przegląd w projekcie zobaczysz migawkę przedstawiającą bieżący status postępów.
Z poziomu zakładki „Przegląd” możesz:
- Sprawdź, czy projekt jest realizowany na czas, zagrożony, opóźniony lub ukończony
- Poproś o aktualizację statusu lub zaktualizuj status projektu
- Wyświetlić lub zmienić role wprojekcie
- Wyświetl lub zmień datę wykonania projektu lub zakres dat
- Wysyłać wiadomości do członków
Przegląd kamienie milowe, cele i kluczowe zasoby
Z poziomu zakładki „Przegląd” możesz również zobaczyć kamienie milowe, cele i kluczowe zasoby powiązane z Twoim projektem.
Z poziomu przeglądu możesz:
- Wyświetlić kluczowe zasoby związane z projektem
- Wyświetl lub dodaj nowy kamień milowy za pomocą ikony +
- Wyświetlić wszystkie cele związane z projektem
Zostaną wyświetlone tylko te portfolio, do których masz dostęp.
Ostatnie aktualizacje statusu
Z poziomu karty Przegląd możesz szybko przejrzeć historię aktualizacji statusu na wykresie punktowym.
Z poziomu zakładki „pulpit nawigacyjny” możesz także uzyskać dostęp do wykresu wypalania, który pomaga śledzić tempo pracy zespołu w czasie oraz szybkość, z jaką wykonuje pracę. Dostosuj wykresy, aby zobaczyć ukończone oraz nieukończone zadania i nie tylko. Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak wyświetlić dane dotyczące ogólnej wydajności i postępu projektu lub uwypuklić problemy.
Jak utworzyć aktualizację statusu
Każdy członek projektu może ustawić status, aby informować współpracowników o postępach.
Szablonowa struktura bloków pozwala na uwzględnienie w aktualizacji faktycznej pracy wykonywanej w Asanie wraz z dodatkowym kontekstem wyjaśniającym jej status.
Tworzenie aktualizacji statusu
Aby utworzyć nową aktualizację statusu:
- W widoku postępu projektu kliknij ikonę Aktualizuj status.
- W dowolnym widoku projektu możesz także wybrać nowe menu rozwijane statusu, klikając opcję Ustaw status, jeśli projekt nie ma jeszcze statusu, lub klikając istniejący status.
Możliwość dodawania pól niestandardowych w aktualizacji statusu jest dostępna w planach Asana Advanced, Enterprise, Enterprise, a także wcześniejsze plany business i legacy Enterprise. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Zobacz, jak one działają, korzystając z Asany w bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo.
W oknie aktualizacji statusu możesz:
- Dodać tytuł
- Wprowadź szczegóły dotyczące aktualizacji statusu, w tym postęp, nazwę projektu, właściciel projektu i daty projektu
- Wybierz, które pola niestandardowe chcesz uwzględnić w aktualizacji
- Dodaj nową sekcję
- Dołącz podsumowanie
- Stwórz schemat następnych kroków
- Przedstaw główne osiągnięcia od ostatniej aktualizacji
- Przeciągaj kluczowe dane do aktualizacji, aby zaprezentować swoje wyniki
- Po stworzeniu aktualizacji, kliknij niebieski przycisk Opublikuj
Pamiętaj, że aby opublikować aktualizację statusu projektu, musisz najpierw wybrać status projektu: „Na czas”, „Zagrożony”, „Opóźniony”, „Wstrzymany” lub „Ukończony”.
Dodawanie kluczowych danych do aktualizacji statusu
Możesz przeciągać i upuszczać kluczowe dane, takie jak ukończone kamienie milowe lub zaległe zadania, aby stworzyć własną historię. Dodanie tych danych zapewnia wizualny wgląd w ostatnie osiągnięcia lub potencjalne przeszkody w pracy Twojego zespołu.
Po dodaniu kluczowych danych i opublikowaniu aktualizacji statusu Asana zapamięta strukturę i kolejność bloków dla przyszłych aktualizacji.
Możesz zmienić kolejność sekcji Podsumowanie, Co zostało osiągnięte oraz Następne kroki, przeciągając i upuszczając je w odpowiednim miejscu.
Dodawanie wykresów do aktualizacji statusu
Możesz dodać wykresy do aktualizacji statusu, aby przedstawić pracę w wizualny sposób.
Aktualizuj przypomnienia o statusie
Każdy właściciel projektu otrzymuje cotygodniowe zadanie w każdy czwartek, aby zaktualizować status swojego projektu do piątku. Jeśli jesteś właścicielem projektu i nie chcesz otrzymywać tych przypomnień, możesz je wyłączyć.
Aby wyłączyć przypomnienia o aktualizacji statusu:
- Przejdź do widoku aktualizacja statusu
- Kliknij przycisk Przypomnij mi o aktualizowaniu statusu w każdy piątek.
Aktualizacje status pojawią się w przeglądzie projektu i wiadomościach.
Drukowanie lub usuwanie aktualizacji statusu
Aby wydrukować lub usunąć aktualizację statusu:
- Kliknij ikonę z trzema kropkami obok aktualizacji statusu.
- Kliknij Drukuj aktualizację statusu lub Usuń aktualizację statusu.
Możesz usunąć własny status projektu, ale nie status opublikowany przez inne osoby.
Uwaga na temat tworzenia migawek
Aktualizacje statusu mają na celu przeglądać status projektu w danym momencie. W związku z tym dane są zamrożone w momencie publikacji. Obejmuje to takie rzeczy, jak nazwa projektu, pola niestandardowe, nazwy zadań, daty wykonania i osoby odpowiedzialne.
Oznacza to, że jeśli nazwa zadania lub data wykonania ulegną zmianie po opublikowaniu, wygląd zadania w aktualizacji pozostanie taki sam, dzięki czemu można spojrzeć wstecz i uzyskać pełne informacje o statusie projektu w dowolnym momencie.
Prywatność
Każda osoba, która zostanie dodana jako współpracownik w aktualizacji statusu, będzie mogła zobaczyć całą zawartość raportu, nawet jeśli nie ma dostępu do projektu, który posłużył do jego przygotowania.
Umożliwi to współpracownikom przeglądanie szczegółów lub tekstu dowolnego zadania zawartego w raporcie. Jeśli jednak współpracownicy klikną zadanie, kamień milowy lub inny element w projekcie, do którego nie mają dostępu, zobaczą stronę z prośbą o udzielenie im dostępu, ale nie będą mogli uzyskać dostępu do danych źródłowych, chyba że uzyskają do nich dostęp.
Kończenie projektu
Projekty można ukończyć bez względu na to, czy dostępny jest status projektu.
Aby ukończyć projekt:
- Kliknij ikonę z trzema kropkami i wybierz opcję Ukończ z listy rozwijanej.
- Kliknij opcję Ustaw status, jeśli projekt nie ma dostępnego statusu, lub kliknij istniejący status, aby wybrać opcję Zakończ z listy rozwijanej.
W aktualizacji statusu ukończone projekty powinny zostać oznaczone jako Ukończone, a nie zarchiwizowane. Zalecamy ukończenie projektów przed archiwizacją. Archiwizowanie projektu pozwala skupić się na aktywnym projekcie, ale nie aktualizuje statusu projektu.
Oznaczenie projektu jako ukończonego ułatwia odróżnienie go od innych statusów poprzez podsumowanie projektów w portfolio i raportowanie.
Jak cofnąć ukończenie projektu
Po ukończeniu projektu strona „Przegląd” ma następujący wygląd:
Aby cofnąć ukończenie projektu, kliknij Ukończony, aby wybrać aktualizację statusu z menu rozwijanego.
Użytkownicy mogą także włączyć powiadomienia dla tej aktualizacji, zaznaczając pole wyboru w prawym górnym rogu.
Ukończony i zarchiwizowany projekt będzie miał status Ukończony i baner z tekstem „Ten projekt jest zarchiwizowany”.
