Reguły są dostępne dla klientów korzystających z planów Asana Premium, Business i Enterprise. Niektóre funkcje w ramach reguł, w tym konstruktor reguł niestandardowych, reguły niestandardowe z warunkami, wyzwalacz zmiany statusu zatwierdzenia i akcja dodawania komentarza, są dostępne wyłącznie dla klientów planów Business i Enterprise.
Reguły pozwalają usprawnić wykonywanie rutynowych zadań i ułatwiają tworzenie przepływów pracy. Aby reguła mogła zadziałać, potrzebny jest wyzwalacz aktywujący regułę oraz akcja, która zostanie automatycznie wykonana po jej wyzwoleniu. Na przykład, reguła może zostać utworzona w celu automatycznego przypisania zadania (akcja) po ustawieniu jego daty wykonania (wyzwalacz).
Usprawnij procesy za pomocą reguł w Asanie. Dołącz do naszego wirtualnego szkolenia z tworzenia podstawowych przepływów pracy w Asanie, aby dowiedzieć się, jak to zrobić. Zarejestruj się już teraz.
Reguła może wyzwolić inną regułę. Możesz również dodać wiele akcji do jednego wyzwalacza w celu uzyskania podobnej funkcjonalności.
Tworzenie reguły
Istnieją dwa sposoby tworzenia reguł: poprzez wybór reguły z Galerii reguł w projekcie lub utworzenie własnej reguły niestandardowej. Z konstruktora reguł niestandardowych mogą korzystać wszyscy klienci planów Asana Business i Enterprise.
Aby utworzyć regułę z galerii:
- Przejdź do Dostosuj w prawym górnym rogu projektu.
- Kliknij + Dodaj regułę
- Wybierz regułę z galerii
- Z listy rozwijanej wybierz pozycję Uruchamiana dla zadań lub Uruchamiana dla zadań i podzadań.
- Kliknij ikonę z trzema kropkami, aby wybrać dodatkowe ustawienia
- Wprowadź określone parametry
- Kliknij Utwórz regułę
.
Aby utworzyć niestandardową regułę:
- Przejdź do Dostosuj w prawym górnym rogu projektu.
- Kliknij + Dodaj regułę
- Wybierz Utwórz regułę niestandardową
- Z listy rozwijanej wybierz pozycję Uruchamiana dla zadań lub Uruchamiana dla zadań i podzadań.
- Kliknij ikonę z trzema kropkami, aby wybrać dodatkowe ustawienia
- Wprowadzić nazwę dla swojej reguły
- Wybierz wyzwalacze i akcje
- Po wybraniu odpowiednich opcji, kliknij "Utwórz regułę"
Reguły będą uruchamiane tylko dla pierwszego poziomu podzadań (co oznacza, że zadania nie będą uruchamiane dla podzadań pierwszego poziomu, podzadań drugiego i trzeciego poziomu itp.)
Edytowanie reguły
Możesz w dowolnym momencie edytować swoje reguły. Aby to zrobić, przejdź do projektu i wybierz regułę, którą chcesz zaktualizować.
Aby edytować regułę, kliknij ikonę ołówka obok wybranej reguły na pasku bocznym.
Wszelkie zmiany wprowadzone w regułach będą miały zastosowanie tylko do zadań i treści projektu na bieżąco. Zmiany nie zostaną zastosowane z mocą wsteczną.
Wstrzymywanie reguły
Możesz wstrzymać regułę w dowolnym momencie, klikając ikonę ołówka obok reguły na pasku bocznym.
Kliknij ikonę przełączania, aby wstrzymać regułę.
Usuwanie reguły
Możesz usunąć regułę w dowolnym momencie, klikając ikonę ołówka obok reguły na pasku bocznym, a następnie klikając przycisk Usuń.
Reguły
oparte na sekcjach
W przypadku użytkowników planów Premium, Business i Enterprise, ikona reguł będzie widoczna w sekcjach (w widoku listy i tablicy) zawierających reguły. Po wyzwoleniu reguły, ikona zostanie animowana. Kliknięcie ikony spowoduje otwarcie menu „Reguły” dla tej sekcji, umożliwiając użytkownikom dodanie nowych reguł lub edycję istniejących.
Możesz edytować regułę, klikając ikonę ołówka, która pojawi się po najechaniu na nią kursorem.
Kombinacje
wyzwalaczy i akcje wielokrotne
Reguły niestandardowe z warunkami, wyzwalacz zmiany statusu zatwierdzenia i akcja dodawania komentarza są dostępne tylko dla klientów planów Business i Enterprise.
Możesz także użyć kombinacji wyzwalaczy i/lub logiki warunkowej oraz akcji wielokrotnych do zautomatyzowania rutynowych zadań, aby Twój zespół nie musiał zaprzątać sobie nimi głowy.
Tworząc regułę niestandardową, możesz dodać maksymalnie 20 różnych kombinacji wyzwalaczy i wybrać maksymalnie 5 różnych akcji. Choć możesz wybrać ten sam wyzwalacz więcej niż raz, w przypadku akcji możliwy jest wyłącznie jednokrotny wybór danej akcji.
Po dodaniu zadania do projektu z widoku listy lub tablicy, przez formularz, wiadomość e-mail lub inny obszar produktu, reguła niestandardowa powinna zostać niezwłocznie wyzwolona.
Dodatkowe wyzwalacze i akcje
Używanie innych wyzwalaczy i akcji:
- Możesz określić akcję, która nastąpi, gdy zmieni się status zatwierdzenia
- Utwórz komentarz, który zostanie opublikowany przez Asanę za każdym razem, gdy zostanie uruchomiony wybrany wyzwalacz
Wyzwalacz zbliżający się do daty wykonania
Klienci Enterprise i Business mogą utworzyć regułę niestandardową w oknie „Reguły” i wybrać opcję „Zbliża się termin” z listy wyzwalaczy. Możesz wybrać jedną z kilku gotowych opcji lub kliknąć Niestandardowe, aby uzyskać więcej opcji.
Opcja Niestandardowe pozwala określić, ile minut, godzin, dni lub tygodni przed datą wykonania powinna zostać wywołana reguła.
Wyzwalacz zaległych
zadań
Klienci planów Enterprise i Business mogą użyć wyzwalacza „Zadanie jest zaległe” przy tworzeniu reguły niestandardowej. Możesz wybrać jedną z gotowych opcji lub kliknąć Niestandardowe, aby uzyskać więcej opcji.
Opcja Niestandardowe pozwala określić, ile minut, godzin, dni lub tygodni po upływie terminu wykonania zadania powinna zostać wywołana reguła.
Jeśli podczas konfigurowania wyzwalacza wybierzesz dni lub tygodnie, będzie on ignorował czas wykonania i uruchamiał się tylko na podstawie terminów. Jeśli jednak wybierzesz minuty lub godziny, czas wykonania będzie brany pod uwagę.
Kilka uwag na temat wyzwalaczy „Zbliża się termin wykonania” i „Zadanie jest zaległe”
- Wyzwalacze te uruchamiają się w momencie, gdy zadanie staje się wymagalne lub zaległe, a nie tylko dlatego, że zadanie jest wymagalne lub zaległe.
- Żaden z tych wyzwalaczy nie jest uruchamiany z mocą wsteczną. Będą one uruchamiane wyłącznie dla tych zdarzeń, które będą miały miejsce po utworzeniu reguły.
- Te wyzwalacze uruchamiają się tylko w przypadku nieukończonych zadań.
- Reguły skonfigurowane z dokładnością co do dnia lub tygodnia mogą nie zostać wyzwolone dokładnie o północy. Będą one wyzwalane między 00:00 a 01:00.
Utwórz akcję zadania
W ramach subskrypcji Enterprise lub Business możesz używać reguł do automatycznego tworzenia zadań, kamieni milowych oraz zatwierdzeń w projekcie. Wybierz jeden lub kilka wyzwalaczy, a Asana utworzy zadanie po włączeniu reguły. Możesz wybrać wstępnie nazwę zadania, osobę odpowiedzialną, względną datę wykonania i inne elementy.
Aby utworzyć zadanie na podstawie reguły:
- Przejdź do Dostosuj w prawym górnym rogu projektu.
- Kliknij + Dodaj regułę, a następnie Utwórz regułę niestandardową.
- Wybierz wyzwalacz lub połączenie wyzwalaczy.
- Po wybraniu wyzwalacza kliknij zakładkę Akcje.
- W obszarze Utwórz nowy wybierz Zadanie.
Możesz dostosować zadanie, wybierając wstępnie poniższe informacje:
- Nazwa zadania
- Osoba odpowiedzialna
- Data wykonania (względem daty utworzenia zadania)
- Kliknij „Wyświetl wszystkie pola”, aby otworzyć okienko szczegółów zadania dla dodatkowych opcji jego dostosowania.
- Wybierz przynależność projektu, opis zadania, współpracowników i podzadania.
Utwórz akcję podzadania
Klienci planów Enterprise i Business mogą utworzyć regułę niestandardową w oknie dialogowym „Reguły” i wybrać z listy akcji „Podzadania”.
Opcja „Podzadania” umożliwia automatyczne dodanie określonych podzadań do zadania.
Aby dodać podzadanie:
- Kliknij opcję Podzadania.
- Wpisz nazwę podzadania.
Regułę można utworzyć natychmiast po dodaniu podzadania.
Możesz utworzyć maksymalnie 20 podzadań.
Aby edytować regułę, kliknij ikonę ołówka, znajdującą się obok reguły na pasku bocznym. Zmiany zostaną zapisane automatycznie.
Rodzaje
reguł i ich ograniczenia
Niezależnie od planu (Premium lub Business), możesz dodać maksymalnie 50 reguł na jeden projekt.
Reguły
niestandardowe
Wyzwalacze
- Do każdej reguły niestandardowej możesz dodać maksymalnie 20 wyzwalaczy
- Możesz użyć dany wyzwalacz więcej niż jeden raz
- Nie możesz wybrać wyzwalaczy dla podzadań typu „Zbliża się termin wykonania” lub „Zadanie jest zaległe”. Aby użyć jednego z tych wyzwalaczy, musisz zmienić regułę na Runs on tasks.
Akcje wielokrotne
- W ramach jednego lub kilku wyzwalaczy możliwy jest wybór do 5 akcji wynikowych.
- Nie możesz dodać tej samej akcji więcej niż jeden raz.
Wyzwalacze oparte na
kolumnach lub sekcjach
Wyzwalacze oparte na kolumnach lub sekcjach dotyczą projektów z widokiem tablicy lub projektów, które zostały zaktualizowane i korzystają z nowych, zwijanych sekcji.
Reguły pól
niestandardowych
Reguły pól niestandardowych są dostępne we wszystkich projektach obejmujących pola niestandardowe. Obsługiwane są również pola niestandardowe osób.
Aby móc skorzystać z tych reguł, musisz najpierw dodać pole niestandardowe do swojego projektu.
Wyzwalanie reguł
Możesz uruchomić regułę z dowolnego miejsca (aplikacja internetowa, aplikacja mobilna, integracje zewnętrzne). Po zaktualizowaniu przez Ciebie dowolnej informacji w zadaniu, sprawdzimy, czy to zadanie znajduje się w projekcie posiadającym reguły, a także czy wykonana przez Ciebie akcja jest wyzwalaczem dla którejkolwiek z tych reguł.
Projekty, do których nie masz dostępu
Możesz wyzwalać reguły w projektach, do których nie masz dostępu. W tym wypadku jednak nie zobaczysz żółtej ikony błyskawicy informującej, że reguła jest aktywna.
Każda osoba może uruchomić regułę, w tym Goście.
Uprawnienia: kilka kwestii
Podobnie jak pola niestandardowe, reguły mogą być domyślnie edytowane przez innych członków projektu. Reguły dodające zadania do wielu projektów są teraz również widoczne w menu „Reguły”. Reguły te można zatrzymać bezpośrednio z poziomu projektu.
- Teraz
Kto może aktywować lub dezaktywować regułę?
Każdy użytkownik z uprawnieniami do edycji projektu, w którym uruchomiona jest reguła, może aktywować lub dezaktywować regułę utworzoną przez inną osobę.
Użytkownicy z uprawnieniami do edycji są również jedynymi osobami, które mogą wyświetlać historię zmian.
Użytkownik z uprawnieniami do edycji może wstrzymać lub aktywować regułę, ale tylko właściciel może edytować wyzwalacze i akcje reguły.
Właściciel reguły jest jedyną osobą, która może edytować lub usunąć regułę.
Odbieranie
uprawnień
Po anulowaniu aprowizacji osoby, która utworzyła reguły, zostaną one wstrzymane i przejdą w posiadanie właściciela projektu.
Jeśli projekt nie ma właściciela, reguły przejdą w posiadanie administratora, który odebrał uprawnienia użytkownikowi. Tylko nowy właściciel reguły może ponownie ją aktywować.
W przypadku, kiedy właściciel reguły zostanie zdezaktywowany, a nowy właściciel ma wystarczające uprawnienia, reguła nie przestanie działać, a nowy właściciel będzie mógł ją edytować.
Aktualizowanie błędnie skonfigurowanych reguł
Jeśli reguła zostanie uszkodzona (na przykład: ustawiono regułę „Oznaczono zadanie jako ukończone > Przenieś do kolumny „Zrobione”, ale ktoś usunie kolumnę„Zrobione”), wyślemy wiadomość e-mail do właściciela reguły, aby poinformować go o konieczności jej naprawienia.
-
Wyślemy do Ciebie wiadomość e-mail, gdy reguła zostanie wyzwolona, ale nie będzie mogła zostać uruchomiona z powodu błędnej konfiguracji. Nie wyślemy do Ciebie ponownej wiadomości, chyba że po naprawieniu reguły i jej pomyślnym uruchomieniu co najmniej jeden raz jej konfiguracja zostanie ponownie uszkodzona.
-
Wszyscy użytkownicy, którzy mają dostęp do odczytu dla danej reguły, zobaczą jej aktualny status.
-
Po zaktualizowaniu reguły do poprawnych ustawień, ostrzeżenia te znikną.
Reguły w integracjach
Podobnie jak integracje z usługami innych firm (np. Slack), reguły stanowią ważny element wielu przepływów pracy. Teraz możesz używać reguł, aby zintegrować ulubione narzędzia Twojego zespołu i usprawnić waszą pracę. Ustaw konkretne wyzwalacze w swoich projektach w Asanie, a reguły zautomatyzują Twój przepływ pracy kiedy spełnione zostaną wybrane kryteria.
Przykładowo, reguły integracji Slack + Asana umożliwiają wysyłanie wiadomości do członka zespołu w Slack, po ukończeniu zadania lub projektu.
Możesz utworzyć regułę, która wyśle powiadomienie do konkretnego kanału w Microsoft Teams w oparciu o kryteria, takie jak zmiana w wartości pola niestandardowego.
Kolejną opcją jest tworzenie nowych zgłoszeń w Jira Cloud i Jira Server po dodaniu zadania do konkretnej sekcji w projekcie.
Nasze najnowsze reguły dla integracji obsługują również wykonywanie akcji w Gmailu, PagerDuty i Twilio. Dowiedz się więcej na temat konfiguracji każdej z tych reguł.
Reguły wykorzystujące integracje wymagają odpowiednich ustawień zarządzania aplikacjami i uwierzytelniania użytkowników z usługami innych firm.
Wyzwalanie akcji w aplikacjach
Istnieją trzy rodzaje wyzwalaczy, które stosuje się również w odniesieniu do reguł w integracjach.
Wyzwalacz typu „Dodano zadanie”
- Dodano zadanie do sekcji
- Dodano zadanie do tego projektu
Wyzwalacz typu „Zaktualizowano zadanie”
- W oparciu o status zatwierdzenia
- W oparciu o status ukończenia
- W oparciu o osobę odpowiedzialną
- W oparciu o datę wykonania
- W oparciu o dodane załączniki
- W oparciu o dodane komentarze
Wyzwalacz typu „Harmonogram zadań”
- Zadanie nie jest już zablokowane
- Zbliża się termin wykonania
- Zadanie jest zaległe
Formularze
Zadania tworzone za pośrednictwem formularzy mogą wyzwalać następujące wyzwalacze:
Dodano
zadanie do projektu
Ten wyzwalacz będzie miał zastosowanie do wszystkich zadań dodawanych do projektu, nie tylko tych dodanych za pośrednictwem formularzy.
Ustawiono pole
niestandardowe
Dla każdego rozwijanego pola niestandardowego w projekcie zobaczysz wyzwalacz i akcję. Jeśli Twój projekt zawiera pola niestandardowe „Priorytet” i „Etap”, wyzwalaczami będą „Ustawiono priorytet” i „Ustawiono etap”. Ty określasz wartość pola niestandardowego, dla którego chcesz wyzwolić regułę.
Przykład: jeśli w Twoim formularzu znajduje się rozwijane pole niestandardowe dla typu zlecenia z opcjami „Blog” i „Strona internetowa”, możesz zdefiniować w projekcie regułę typu „Jeśli« Typ zlecenia »jest ustawiony na« Blog », dodaj zadanie do projektu„ Zlecenia dotyczące bloga ”.
Ta funkcja działa tylko w przypadku rozwijanych pól niestandardowych w projekcie. W niektórych formularzach listy rozwijane nie są polami niestandardowymi.
Wyzwalacze dotyczące przesyłanych
formularzy
Dzięki wyzwalaczom formularzy, możesz automatycznie przesyłać je do właściwych procesów bez konieczności ręcznego sortowania. Wyzwalacze pomagają ustandaryzować proces przyjmowania próśb i zleceń oraz zautomatyzować formularze w przepływach pracy.
Aby ustawić wyzwalacz przesłanego formularza:
- W zakładce Wyzwalacze, kliknij Do projektu
- Wybierz Przesłane formularze jako źródło
- Wybierz formularz
- Wybierz akcję
Po ustawieniu wyzwalacza, Twoja reguła będzie widoczna w menu „Dostosuj”.
Otrzymasz powiadomienie za każdym razem, kiedy przesłany zostanie formularz. Historię przesłanych formularzy możesz również śledzić w okienku szczegółów zadania.
Uprawnienia
gościa
Goście nie mogą tworzyć ani posiadać reguł, ale mogą je wyzwalać.
Cennik
Klienci planów Business i Enterprise:
Z konstruktora reguł niestandardowych mogą korzystać wszyscy klienci planów Business i Enterprise.
Dla klientów Premium, dostępny jest następujący zbiór reguł:
- Przenieś do kolumny/sekcji > Oznacz jako ukończone
- Oznacz jako ukończone > Przenieś do kolumny/sekcji
- Zmieniono pole niestandardowe > Przenieś do kolumny/sekcji
- Przenieś do kolumny/sekcji > Ustaw pole niestandardowe
- Zmiana pola niestandardowego > Oznacz jako ukończone
- Oznacz jako ukończone > Ustaw pole niestandardowe
Akcje
odwrotne dla reguł
Klienci planów Business i Enterprise:
Akcje odwrotne stanowią uzupełnienie dla istniejących reguł i oferują możliwość resetowania lub usuwania danych. Wprowadzając akcje odwrotne dla reguł, stworzyliśmy potężniejszy silnik, który skuteczniej mapuje strukturę, jakość i wydajność przepływów pracy naszych klientów.
Dostępne działania odwrotne:
- Anuluj przypisanie zadania
- Przenieś zadanie do innego projektu
- Wyczyść datę wykonania
- Oznacz zadanie jako nieukończone
- Usuń współpracowników
Akcje odwrotne umożliwiają ponowne przypisywanie, resetowanie i przenoszenie zadań z jednego projektu do drugiego.
Zmienne w regułach
Podczas tworzenia reguł możliwe jest teraz odwoływanie się do wartości dynamicznych, zwanych zmiennymi. Użytkownicy mogą korzystać ze zmiennych, takich jak osoba odpowiedzialna za zadanie, twórca zadania, data wykonania i wartości pól niestandardowych, aby uzyskać większą przejrzystość i elastyczność.
Działanie: Dodaj komentarz
Zmiennych można użyć w polu tekstowym Dodaj komentarz podczas tworzenia reguły.
Aby uzyskać dostęp do listy zmiennych podczas korzystania z akcji Dodaj komentarz, podczas dodawania komentarza kliknij ikonę + w prawym dolnym rogu pola tekstowego.
Następnie wybierz odpowiednią zmienną z listy. Zmienne są uporządkowane w czterech gałęziach: Zadanie, Osoby, Daty i Pola niestandardowe. Poniżej znajduje się lista wartości dynamicznych, do których zmienna może się odwoływać.
| Zadanie | Osoby: twórca zadania | Osoby: Osoba odpowiedzialna | Daty | Pola niestandardowe |
|---|---|---|---|---|
| Nazwa zadania | Imię i nazwisko | Imię i nazwisko | Data rozpoczęcia | Wartość wyboru pojedynczego |
| Opis zadania | Adres e-mail | Adres e-mail | Data wykonania | Wartość wielokrotnego wyboru |
| Identyfikator zadania | ID | ID | - | Wartość daty |
| Adres URL zadania | Adres URL | Adres URL | - | Wartość dla ludzi |
| - | - | - | - | Wartość tekstowa |
| - | - | - | - | Wartość liczbowa |
Ten przykład pokazuje komentarz, który będzie odnosił się do zmiennych: nazwa osoby odpowiedzialnej, nazwa zadania, data wykonania zadania i adres e-mail twórcy zadania, nawet jeśli ulegną zmianie.
Aby dodać wartość pola niestandardowego podczas korzystania z akcji Dodaj komentarz, podczas dodawania komentarza kliknij ikonę + w prawym dolnym rogu pola tekstowego.
Następnie wybierz z listy pole niestandardowe jako zmienną. Pojawi się lista rozwijana pól niestandardowych w tym projekcie. Wybierz pole, którego wartość powinna zastąpić zmienną w komentarzu. Kliknij Zapisz.
Zmienną używaną w tym przypadku jest pole niestandardowe Priorytet. Po opublikowaniu komentarza zamiast zmiennej używana jest bieżąca wartość pola priorytetu zadania. Zauważ, że w komentarzu jest napisane Średni, ponieważ pole priorytetu zadania zostało ustawione na Średni, gdy reguła została uruchomiona.
Działanie: Przypisz zadanie
Akcja Przypisz zadanie może odnosić się do następujących zmiennych:
| Zmienna | Opis |
|---|---|
| Twórca zadania | Użytkownik, który utworzył zadanie |
| Osoba odpowiedzialna | Użytkownik przypisany do zadania wyzwalającego |
| Osoba wyzwalająca regułę | Użytkownik, który wyzwala tę regułę |
Działanie: Utwórz zadanie
Akcja Utwórz zadanie może wykorzystywać następujące zmienne w regułach podczas ustawiania względnej daty wykonania po wyzwoleniu reguły:
| Zmienna | Opis |
|---|---|
| Czas wyzwalacza | Czas, w którym ta reguła zostanie wyzwolona |
| Data rozpoczęcia | Data rozpoczęcia zadania wyzwalającego |
| Data wykonania | Data wykonania zadania wyzwalającego |
| Czas utworzenia | Czas utworzenia zadania wyzwalającego |
Podoba Ci się to, co widzisz? Już dziś wypróbuj Asanę, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo.