Konstruktor przepływów pracy

Podoba Ci się to, co widzisz? Już dziś wypróbuj Asana, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej. Wypróbuj za darmo.

Tworzenie przepływu pracy z konstruktorem przepływów pracy

W konstruktorze przepływów pracy możesz wybrać, w jaki sposób zadania będą dodawane do Twojego projektu. Możesz nie wybrać żadnego ze źródeł lub określić ich wiele.

Pamiętaj, że każdy, kto ma dostęp do tego projektu, może również ręcznie dodawać zadania.

1. Przesłane formularze: utwórz formularz, który będzie przekształcać przesłane formularze w zadania.
2. Szablon zadania: utwórz szablon, aby łatwo ustandaryzować zadania.
3. Z innych aplikacji: autoryzuj inną aplikację, aby dodawać zadania do tego projektu.

Wybierz źródło, klikając menu rozwijane na karcie dotyczącej nowych źródeł.

Aby dowiedzieć się więcej na temat ustawiania formularzy jako źródła dodawania zadań, zapoznaj się z artykułem dotyczącym tworzenia formularzy. Aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu szablonów zadań, zapoznaj się z artykułem w naszym przewodniku na temat tworzenia szablonów zadań.

Sekcje

Użyj sekcji jako etapów (Gotowe, W w toku i Gotowe), aby śledzić określony przepływ pracy. Karty sekcji w konstruktorze przepływów pracy są odwzorowywane bezpośrednio na sekcje w widokach zadań (tj. w widokach listy i tablica). Zalecamy utworzenie sekcji, które odpowiadają kolejnym etapom pracy w projekcie, na przykład: Klasyfikacja, W toku, Wymagane zatwierdzenie, ukończone. Dzięki temu każdy członek projektu może łatwo sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dane zadanie.

Utwórz nową sekcję

Kliknij przycisk +, aby dodać dodatkową sekcję. Następnie możesz dodać reguły dla tej sekcji i przypisać wyzwalacze do tych reguł. W sekcji należy utworzyć reguły dla dwóch automatycznych instancji:

Wyzwalacze: Kiedy lub co powoduje automatyczne przejście zadania do tej sekcji. Możesz wybrać tę regułę przejścia z listy opcji w prawym okienku. Na przykład: „Gdy zbliża się data wykonania, → przejdź na nadchodzące” lub „Gdy zadanie zostanie ukończone, → przejdź na ukończone”

Działania: będziesz musiał zdecydować, co dzieje się automatycznie po przeniesieniu zadań do tej sekcji. Na przykład: czy należy dodać współpracowników, czy zadanie powinno mieć określoną osobę odpowiedzialną, czy należy dodać komentarz itp. Jak powyżej, możesz wybrać z listy zalecanych reguł lub utworzyć regułę niestandardową za pomocą przycisku Więcej akcji.

Aby dowiedzieć się więcej na temat reguł w Asana, zapoznaj się z naszym artykułem

Zarządzaj istniejącymi sekcjami

Aby edytować nazwę sekcji, dodać do niej reguły lub ją usunąć, kliknij ikonę z trzema kropkami po prawej stronie tytułu sekcji.
Raportowanie przepływ pracy

W widoku „pulpit nawigacyjny” możesz wyświetlić także metadane dotyczące sekcji projektu, na przykład, liczbę nieukończonych zadań w danej sekcji oraz monitorować zmiany.

Przeciąganie i upuszczanie

Panel dostosowywania

Dodaj globalne elementy przepływu pracy za pomocą panelu dostosowywania po prawej stronie ekranu, w tym:

1. Pola niestandardowe
2. Globalne reguły, które mają zastosowanie poza określoną sekcją w przepływie pracy
3. Aplikacje (np. Slack lub Microsoft zespoły)
4. Formularze
5. Szablony zadań

Pobieranie aplikacji w konstruktorze przepływów pracy (aplikacja)

Dodaj zewnętrzne aplikacje, aby tworzyć zadania w Asanie.

Aby dodać do swojego przepływu pracy aplikację, z której mają być dodawane zadania:

• Kliknij Z innych aplikacji
  
  

Wybierz z tej listy aplikację, którą chcesz skonfigurować.

Nie pojawią się aplikacje, które są już ustawione jako źródło dodawania zadań w Twoich projektach, ani aplikacje niedozwolone przez administratora.

Możesz zostać przeniesiony na stronę aplikacji w celu dokończenia instalacji.

Aby zakończyć instalację, postępuj zgodnie z poniższymi krokami w aplikacji zewnętrznej:

1. Skonfiguruj integrację z Asana w [Name of the aplikacja]
2. Używaj aplikacji, aby dodawać zadania do [projekt]

Po wykonaniu tych kroków aplikacja pojawi się w konstruktorze przepływów pracy.

Jeśli nie wykonasz poprzednich kroków pojawi się wiadomość o treści Dokończ konfigurację.

Możesz również dodawać aplikacje klikając przycisk „aplikacja” w menu „Dostosuj”.

W tym miejscu pojawią się wszystkie aplikacje, które dodają nowe zadania do Asana, nawet jeżeli nie zostały ustawione jako źródła pozyskiwania zadań.

Wskaźnik czasu trwania etapu w przepływie pracy

Dzięki wskaźnikowi czasu trwania etapu możesz teraz łatwo raportować czas potrzebny do przejścia zadań przez etapy przepływu pracy. Pomaga on również identyfikować wąskie gardła i zapewnić przejrzystość odnośnie czasu potrzebnego na wykonanie pracy. Jeśli zobaczysz, że zadania utknęły na określonym etapie, możesz odpowiednio dostosować swoje procesy.

Funkcja raportowania i pulpity nawigacyjne umożliwiają wyświetlanie danych dotyczących wskaźników przepływu pracy w dwóch kategoriach: Czas w sekcji i Czas w polu niestandardowym. 

Czas w sekcji

Jeśli Twój przepływ pracy wymaga, aby zadania przechodziły przez różne sekcje w ramach projektu w Asana, raportowanie czasu w sekcji pomoże Ci określić, jak szybko zadania przechodzą przez sekcje przed ich ukończeniem.

Ten wykres pokazuje ile czasu zadania spędzają w każdej sekcji projektu. W tym przykładzie zadania spędziły 6 dni i 3 godziny w sekcji Planowanie. Możesz także filtrować dane według osoby odpowiedzialnej, daty wykonania itp.

Czas w polu niestandardowym

Niektóre przepływy pracy wykorzystują pola niestandardowe, aby wskazać, że zadanie jest gotowe do przejścia do nowego etapu realizacji. Raportowanie czasu w polu niestandardowym określa czas spędzony przez zadanie na danym etapie na podstawie wartości wybranego pola niestandardowego.

Dla przykładu, powyższy wykres przedstawia projekt, który zawiera pole niestandardowe o nazwie Etap ukończenie


.

Pole niestandardowe

Dołącz do naszego webinaru na temat tworzenia podstawowych przepływów pracy w Asana i dowiedz się, jak tworzyć efektywne przepływy pracy. Zarejestruj się teraz