Plany dla projektów terminowych i procesów w toku

W w Asanie przepływy pracy reprezentują procesy biznesowe. W tym artykule przyjrzymy się dwóm typowym „planom” projektów, których możesz użyć do tworzenia przepływów pracy w Asana.

Czym jest przepływ pracy?

Przepływ pracy w Asana to uporządkowany zestaw kroków zaprojektowanych w celu skutecznego zarządzania zestawem zadań w projekcie i ich realizacji. Dzięki przepływom pracy możesz podzielić swoje procesy na mniejsze kroki i postępować zgodnie z nimi, aby osiągnąć pożądany rezultat. 

Elementy składowe przepływu pracy (przepływ pracy)

Różne obiekty w Asana – takie jak projekty, zadania i podzadania – oraz funkcje, takie jak pola niestandardowe, formularze i reguły, stanowią elementy składowe podczas tworzenia przepływów pracy.

Plan 1: Projekty związane z terminem

Projekty związane z terminem mają jasny początek, środek i koniec. Praca odbywa się w kolejności przed określonym terminem.

Przykłady projektów terminowych

  • Wydarzenia
  • Premiery produktów
  • Wdrażanie nowego pracownika

Cechy charakterystyczne projektów terminowych

  • Kolejno kończone są zadania
  • Reprezentuje dyskretny rodzaj pracy
  • Projekt ma końcowy produkt końcowy lub datę wykonania

Zarządzanie terminowym projektem w Asana

Liona jest koordynatorem wydarzeń w Phoenix Corp i korzysta z Asana, aby wspierać przepływ pracy planowania wydarzeń w swoim zespole.

Ponieważ planowanie wydarzeń odbywa się zazwyczaj w kolejności sekwencyjnej, Liona tworzy nowy projekt i zaczyna organizować swoje wydarzenie w widoku listy.

how to organize a dead-bound project in Asana.png

Możesz zobaczyć, że Liona zorganizowała swój projekt w widoku listy poprzez:

  1. Dodawanie sekcji
  2. Podział pracy na podzadania
  3. Korzystanie z pól niestandardowych
  4. W tym kamienie milowe

Dodaj zależności, aby zautomatyzować przekazywanie

W projekcie terminowym ważna jest kolejność prac. Dzięki widokowi osi czasu możesz zaplanować swój projekt, aby zobaczyć, jak poszczególne elementy składają się w całość. 

Wyznacz zależności, aby połączyć pracę podczas tworzenia planu projektu. Zależności odnoszą się do powiązań między zadaniami, które dyktują kolejność wykonywania zależności. Dzięki zależnościom, możesz oznaczyć zadanie jako blokujące inne zadanie lub zablokowane przez inne zadanie. Jeśli zauważysz konflikt czasowy, możesz zmienić datę wykonania na osi czasu. Twój zespół otrzyma powiadomienia o zakończeniu blokowania zadań.

adding dependencies to tasks.png

Twórz niestandardowe szablony dla często powtarzających się przepływów pracy

Tworzenie szablonów niestandardowych pozwala zaoszczędzić czas i upewnić się, że każdy wykonuje właściwe kroki. W miarę dopracowywania swoich procesów i czerpania wiedzy z wcześniejszych projektów, możesz aktualizować swoje szablony.

Patrząc na powyższy przykład, gdy Liona skończy opracowywać ten projekt, będą postępować zgodnie z tym samym procesem w przypadku innych wydarzeń. Mogą przekształcić swój projekt w szablon niestandardowy, aby łatwo powielać proces.

Aby przekształcić projekt w szablon, użyj menu rozwijanego obok nazwy projektu i kliknij Zapisz jako szablon. Jeśli w szablonie niestandardowym ustawiono daty, podczas tworzenia nowego projektu wybierz datę rozpoczęcia lub zakończenia. Asana automatycznie zaplanuje dla Ciebie daty zadań.

Szablony dla projektów ograniczonych terminem

Z powodzeniem zarządzaj projektami związanymi z terminami, rozpoczynając od galerii szablonów projektów w Asana.

Plan 2: Bieżące procesy

Projekty te przechodzą przez różne etapy. Praca jest zakończona, gdy znajduje się na ostatnim etapie. Zespół powtarza ten sam proces dla każdego elementu pracy, a projekt nigdy się nie kończy. 

Przykłady trwających procesów

  • Tygodniowe agendy: zadania poruszają się po agendzie i poza nią
  • Bieżące kalendarze: zadania reprezentują wydarzenia, treści lub inne elementy
  • Śledzenie problemów: pojawiają się nowe problemy, posortowane według priorytetu lub statusu i przechodzące przez etapy do rozwiązania

Charakterystyka realizowanych procesów

  • Praca przechodzi przez kolejne etapy
  • Projekt jest wiecznie zieloną linią dla wykonalnych prac

Zarządzanie bieżącym procesem w Asana

Jamie jest producentem kreatywnym w Phoenix Corp. Zespół ds. wydarzeń często składa wnioski projektowe dotyczące obrazów. Jamie ustawia projekt w widoku tablicy, aby usprawnić i zautomatyzować proces przyjmowania zleceń kreatywnych swojego zespołu.

setting up an ongoing process in Asana.png

  1. Jamie ustawia projekt zlecenia w widoku tablicy. Intuicyjne jest śledzenie etapów procesu poziomo w poprzek planszy.
  2. Sekcje pokazują etapy, przez które przechodzi praca, od nowych próśb po ostatnio ukończone.
  3. Z menu „Dostosuj Jamie dodaje pola niestandardowe. Dodano pola dla priorytetu, etapu zatwierdzania i szacowanych godzin.
  4. Jamie wyświetla podzadania w widoku tablicy, klikając element rozgałęzienia w dolnym rogu zadania.

Ustandaryzuj proces przesyłania wniosków za pomocą formular

Jamie stworzył formularz w tym projekcie, aby służyć jako pojedynczy punkt dostępu do wniosków o zatrudnienie i zbierać odpowiednie informacje z góry. Kiedy ktoś wypełni formularz, pojawi się on jako nowe zadanie w tym projekcie.

Dzięki formularzom możesz ustandaryzować sposób realizowania zadań przez Twój zespół, gromadzić niezbędne informacje oraz upewnić się, że nic nie umknie waszej uwadze. Korzystaj z formularzy dla zespołów wewnętrznych i zewnętrznych, aby gromadzić i konsolidować informacje oraz minimalizować liczbę wiadomości zwrotnych.

Zautomatyzuj powtarzalne działania za pomocą reguł

Ponieważ niektóre etapy procesu Jamiego za każdym razem przebiegają w ten sam sposób, dodają reguły, aby zautomatyzować codzienne działania i zmniejszyć obciążenie pracą.

Reguły pozwalają usprawnić wykonywanie rutynowych zadań i ułatwiają tworzenie przepływów pracy. Aby reguła mogła zadziałać, potrzebny jest wyzwalacz aktywujący regułę oraz akcja, która zostanie automatycznie wykonana po jej wyzwoleniu.

Zsynchronizowanie działań zespołu

Skorzystaj z tych wskazówek, aby połączyć powiązane zadania i zwiększyć widoczność w swoich projektach.

  1. Dodaj to samo zadanie do wielu projektów
  2. @wzmianka o zadaniach lub projektach w opisach i komentarzach
  3. Przegląd projektu powinien wyjaśniać cel projektu, określać, kto jest w niego zaangażowany, udostępniać kluczowe zasoby i udostępniać aktualizacje statusu.

Jak utworzyć przepływ pracy

how to create a workflow using the workflow builder.png

Aby utworzyć przepływ pracy:

  1. Przejdź do zakładki „Workflow” (przepływ pracy) w projekcie.
  2. Dodaj źródła przyjmowania (mogą to być formularze, reguły lub ręcznie)
  3. Dodaj wyzwalacze, aby przenosić zadania do różnych sekcji i określać, co powinno się wydarzyć automatycznie

Poniżej znajduje się przykładowy przepływ pracy dla zleceń kreatywnych.

how a workflow looks like.png

Dodatkowe zasoby

Zarejestruj się tutaj, jeśli chcesz dołączyć do sesji szkoleniowej na żywo dotyczącej tworzenia podstawowych przepływów pracy w Asana.

Dowiedz się więcej na temat tworzenia przepływów pracy z naszego artykułu dotyczącego konstruktora przepływów pracy.

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback