Asana dla Agile i Scrum

Pomimo, iż metodologia ta była pierwotnie używana do tworzenia oprogramowania, Agile jest obecnie sposobem pracy wielu różnych zespołów, a nawet całych organizacji. Zwinne zespoły potrafią błyskawicznie dostosowywać się do zmiennych warunków, umożliwiając organizacjom szybsze wprowadzanie na rynek produktów wysokiej jakości. Jest to jednak możliwe wyłącznie, jeśli wszyscy członkowie danego zespołu wiedzą, jakie działania muszą wykonać i w jaki sposób. Asana to elastyczne narzędzie, które umożliwia szybsze tworzenie i wydawanie produktów. Oto, w jaki sposób przenieść metodologię Agile do Asany.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystanie z Asany, zalecamy zapoznanie się z artykułem „Szybki start”, który pomoże Ci zrozumieć założenia Asany i przełożyć je na metodologie Agile.

W jaki sposób Asana może pomóc zwinnym zespołom?

Narzędzia zaprojektowane specjalnie z myślą o zwinnym zarządzaniu nie zawsze przydają się wszystkim członkom organizacji. Wręcz przeciwnie, czasem mogą one tylko niepotrzebnie skomplikować proste procesy. Co więcej, różne zespoły, na przykład produktowy i marketingowy, mogą zupełnie inaczej podchodzić do metodologii Agile. Zespoły korzystające z Asany mogą dostosować ją do swojego przepływu pracy Agile, zachowując jednocześnie możliwość nie korzystania z tej metodologii.

Przenieś koncepty Agile i Scrum do Asany

Jedną z najpopularniejszych metodyk w Agile jest Scrum. Poniżej przedstawiamy konkretne przykłady tego, w jaki sposób najpopularniejsze koncepty ze Scruma można przenieść do Asany.

Jak tworzyć epiki

Epos oznacza nakład pracy potrzebny do osiągnięcia konkretnego celu, który można rozłożyć na mniejsze części. W Asanie przekłada się to odpowiednio na projekty i zadania związane z funkcjami i historiami. Takie rzeczy jak duże wdrożenia produktowe mogą być epickie, podobnie jak seria wydarzeń lub kampanii, które przyczyniają się do realizacji ogólnego celu (na przykład zdobycia potencjalnych klientów lub zwiększenia zysków).

Aby utworzyć epik w Asanie, utwórz portfolio. Portfolio umożliwiają grupowanie powiązanych ze sobą projektów i monitorowanie ich statusu. Już teraz możesz błyskawicznie sprawdzić status swojego eposu i łatwo zobaczyć aktualizacje statusu wszystkich funkcji, które pomogą Ci go osiągnąć.

Tworzenie epopei (Portfolio):

1. Rozwiń pasek boczny i kliknij Portfolio u góry po lewej stronie.
2. Kliknij Nowe portfolio.

Po kliknięciu jednego z portfolio, zobaczysz ogólny przegląd wszystkich wchodzących w jego skład projektów.

Teraz możesz stworzyć funkcje dla swojego epiku.

Jak tworzyć funkcje i zaległości

Funkcje dokumentują większe działania, które pomogą Ci osiągnąć epiki, a zaległości pomagają śledzić zadania, których priorytet nie został jeszcze określony. W Asanie zarówno funkcje, jak i backlogi można utworzyć w formie projektów, ale możesz również umieścić swój backlog w formie jednej z sekcji projektu.

Przykładowo, dla epiku dotyczącego największej premiery produktowej roku, możliwe jest utworzenie projektów dla badań i opinii, rozwoju oraz marketingu lub planów sprzedaży.

Tworzenie funkcji i backlogu (projektów w Asanie):

1. Najpierw utwórz w Asanie zespół, w którym będą przechowywane funkcje tworzone w formie projektów.
2. Kliknij pomarańczowy przycisk „+” na górnym pasku, aby utworzyć projekt dla każdej funkcji. Aby szybko rozpocząć, możesz kliknąć zakładkę Szablony, aby sprawdzić, czy istnieją gotowe szablony Asany, które możesz wykorzystać.
3. Następnie dodaj do projektu pola niestandardowe, aby śledzić takie rzeczy, jak rozmiar funkcji, koszt, czas do zakończenia, cel biznesowy lub epik, z którym jest powiązany. Dodaj pola niestandardowe do dowolnego projektu, klikając niebieski link Dodaj pola niestandardowe, znajdujący się u góry dowolnego projektu.
4. Po utworzeniu funkcji możesz wybrać, czy chcesz umieścić backlog w osobnej sekcji projektu funkcji, czy stworzyć dla niego  osobny projekt. Aby utworzyć nowy projekt, postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami.

Następnie dowiesz się, w jaki sposób podzielić funkcje na narracje.

Jak tworzyć historie i dodawać je do Twojego sprintu

Historia to wykonalny element, który umożliwia podzielenie funkcji na mniejsze, łatwiejsze do wykonania części. W Asanie odpowiada to dodawaniu do projektu zadań. Na przykład dla eposu o przeprojektowaniu możesz mieć funkcję premiery strony internetowej z historiami takimi jak „wersja robocza treści na stronę” i „zoptymalizuj treści dla wersji mobilnej”.

Tworzenie historii (zadań w Asanie):

1. Dodaj historie do swojej funkcji, tworząc zadania w projekcie. Wystarczy, że wpiszesz wykonalne działanie w tytule zadania i przyciśniesz Enter.
2. W opisie zadania możesz dodać kryteria akceptacji i inne ważne informacje.
3. Wypełnij dodane przez siebie pola niestandardowe, aby jasno określić szczegóły, takie jak rozmiar i czas.
4. Przypisz zadanie do osoby odpowiedzialnej za jego wykonanie i dodaj datę rozpoczęcia oraz wykonania, by mogła odpowiednio zaplanować swoją pracę.
5. Po utworzeniu narracji w formie zadań możesz dalej podzielić je na zadania, które w Asanie byłyby podzadaniami. Podzadania umożliwiają podzielenie pracy na mniejsze części i łatwiejszą dystrybucję obowiązków.

Dobrym pomysłem jest również stworzenie projektu dotyczącego planowania sprintu, który będzie zawierać wszystkie czynności zaplanowane w ramach danego sprintu. Sprawdź nasz artykuł na blogu poświęcony planowaniu sprintów, aby dowiedzieć się więcej na temat tworzenia i zarządzania planowaniem sprintu.

Gotowe! Właśnie udało Ci się stworzyć podstawową strukturę Scrum w Asanie.

Rozumiemy, że nie istnieje jeden sposób na zarządzanie zwinnymi procesami. Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób robią to inne zespoły lub dostosować opisany przez nas proces do własnych potrzeb, rozpocznij dyskusję na forum społeczności Asany, otrzymaj odpowiedzi i połącz się z innymi zespołami.

Zarządzanie zwinnymi procesami w Asanie

Po utworzeniu podstawowej struktury Scrum i dodaniu zadań do projektu sprintu, zapoznaj się z naszymi wskazówkami dotyczącymi zarządzania pracą w Asanie.

Jak zarządzać backlogiem

Utrzymując sekcje lub projekty backlogu w Asanie, możesz mieć aktualną listę wszystkich elementów w backlogu. Korzystając z pól niestandardowych, możesz filtrować zadania w swoim backlogu, aby łatwiej zdecydować, które z nich powinny być priorytetowe. Dodatkowo możesz łatwo przenosić zadania do i z backlogu.

Dodawanie nowych elementów do backlogu:

1. Aby ułatwić dodawanie elementów do backlogu, możesz utworzyć zadanie szablonu backlogu. W ten sposób każdy element zaległości będzie zawierał ten sam poziom informacji, zanim zostanie dodany. Następnie, jeśli zdecydujesz się na działanie, masz potrzebny kontekst.
2. Użyj pola z opisem zadania, aby wyjaśnić, jakie informacje należy podać przed dodaniem zadania do backlogu.

• Szablon zadania można skopiować klikając przycisk..., znajdujący się w prawym górnym rogu zadania i wybierając opcję Duplikuj zadanie...

3. Gdy zechcesz rozpocząć pracę nad konkretnym zadaniem, dodaj je do projektu sprintu, klikając przycisk ..., a także do projektu bieżącego sprintu. Dzięki temu wszystkie dane, których potrzebujesz będą łatwo dostępne, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności.

Jak zdecydować, którym elementom backlogu należy nadać priorytet

1. Dodanie do projektu backlogu pól niestandardowych, takich jak priorytet, rozmiar, czas potrzebny na wykonanie zadania itp., umożliwia łatwiejsze sortowanie elementów i określenie priorytetów.
2. Kliknij ikonę filtrowania, znajdującą się w prawym górnym rogu projektu, aby posortować go według wybranego pola niestandardowego.

• Na przykład, jeśli wiesz, że w nadchodzącym sprincie masz do dyspozycji wolne godziny inżynieryjne, możesz wyszukać zadania o wysokim priorytecie, do wykonania których potrzeba tyle czasu, ile jest dostępne.

Jak zarządzać sprintem w Agile

Po utworzeniu projektu do planowania sprintu możesz zacząć dodawać do niego zadania i zarządzać nimi w Asanie. Poniżej prezentujemy kilka wskazówek odnośnie tego, jak popychać pracę do przodu i na bieżąco informować interesariuszy o postępach.

Jak zarządzać harmonogramem sprintu

Zarządzanie harmonogramem sprintu za pomocą osi czasu oznacza, że nie potrzebujesz arkuszy kalkulacyjnych ani osobnych narzędzi do planowania i zarządzania sprintem.

1. Dla każdej funkcji, historii i/lub zadania, które zostanie dodane do planu sprintu, upewnij się, że ma datę rozpoczęcia i wykonania, aby zobaczyć, jak harmonogram układa się w całość na osi czasu. Kliknij zakładkę Oś czasu znajdującą się u góry dowolnego projektu w Asanie. (Możesz to również zrobić dla projektów funkcyjnych).
2. Na osi czasu zobaczysz wszystkie zadania utworzone w ramach sprintu w formie wykresu Gantta, umożliwiającego łatwe wyznaczanie zależności i przenoszenie zadań za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”.

Śledzenie aktualizacji dotyczących sprintu

Projekt z harmonogramem sprintu umożliwi Ci łatwe śledzenie postępów, bez konieczności ciągłego proszenia członków zespołu o aktualizacje czy prowadzenia osobnego arkusza kalkulacyjnego.

1. W miarę, jak prace nad sprintem postępują, upewnij się, że członkowie Twojego zespołu oznaczają zadania dotyczące historii i zadań jako ukończone, załączając do nich wszystkie ważne prace, aby było jasne, że prace zostały zakończone, a inni członkowie zespołu mają dostęp do ich wyników.
2. Pokaż postępy w realizacji wszystkich zadań dotyczących historii, przeciągając je do właściwej kolumny w projekcie sprintu. W ten sposób, przechodząc do projektu, każdy będzie mógł sprawdzić jego status.
3. Dodaj ważnych interesariuszy lub menedżerów do projektu planowania sprintu jako członków projektu. Kliknij sekcję nagłówka projektu z twarzami i dodaj wszystkie potrzebne osoby. Możesz dać im dostęp tylko do komentowania, aby nie mogli niczego modyfikować.
4. Użyj widoku postępu, aby komunikować regularne aktualizacje podczas sprintu. Użyj @wzmianek, aby wspomnieć o istotnych zadaniach lub projektach. @Wspomnij członków zespołu, aby wyrazić uznanie lub powiadomić wszystkich, kto zarządza projektem i do kogo należy kierować pytania.
5. W ramach codziennych stand-upów członkowie zespołu mogą korzystać z listy „Moje zadania”, aby na bieżąco śledzić, co jest do zrobienia dzisiaj, co zostało już wykonane, a także identyfikować blokady.
6. Jeśli sprawy utkną w martwym punkcie, członkowie zespołu mogą użyć komentarzy do zadania, aby poprosić o więcej informacji lub pomoc. Można również dodać obserwujących do zadania, co zwiększy jego widoczność.

Przeprowadzanie skutecznej retrospekcji w Asanie

Retrospekcje stanowią ważny element procesu Agile. Dają one zespołom czas, aby zastanowić się nad tym, co poszło dobrze, a co należy poprawić w przyszłości. Dowiedz się w jaki sposób korzystać z Asany, aby zwiększyć skuteczność swoich retrospekcji i osiągać wymierne rezultaty.

1. Retrospekcja przeprowadzona na zakończenie sprintu zapewnia możliwość podsumowania jego wyników oraz sprawdzenia, co jeszcze pozostało do zrobienia.

• Sprawdź, ile funkcji zostało ukończonych w danym czasie, aby zaplanować kolejny sprint. Możesz użyć pola niestandardowego „czas do zakończenia”, aby łatwo je obliczyć!
• Przenieś nieukończone funkcje i historie użytkowników do backlogu lub dodaj je do kolejnego sprintu.

2. Użyj widoku postępu, aby opublikować aktualizację statusu z końcowymi wynikami sprintu i udostępnić osiągnięcia.
3. Jeśli któreś z informacji zwrotnych uzyskanych w ramach retrospekcji są wykonalne, utwórz zadanie i przypisz je do osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie lub przekazanie innym zespołom.
4. Dodaj projekt swojego sprintu do archiwum, aby nie mylić zakończonych projektów z bieżącymi. Wciąż będziesz mieć do nich dostęp w Asanie.
5. Utwórz nowy projekt sprintu i powtórz proces!

Pomimo, że metodyka Agile zawiera wiele ruchomych części, które przyczyniają się do sukcesu zwinnych zespołów, możliwość śledzenia, zarządzania i planowania pracy w jednym miejscu zdecydowanie przynosi najlepsze rezultaty.