Kalendarz treści

Jak utworzyć kalendarz treści w Asanie

Kalendarz treści można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Skorzystaj z naszego szablonu kalendarza treści.
2. Zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz prace związane z treścią.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny kalendarz treści od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek.

Wskazówki dotyczące tworzenia i zarządzania kalendarzem treści

1. Wizualizuj całą pracę związaną z tworzeniem treści w jednym kalendarzu (i na inne sposoby)

Jeśli zarządzasz kalendarzem treści, na pewno chcesz zobaczyć go w widoku kalendarza. To pozwoli Ci zobaczyć cały harmonogram publikacji w jednym miejscu, a także zmieniać daty bez potrzeby korzystania z osobnego narzędzia. Widok kalendarza pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ jest automatycznie wypełniany istniejącymi zadaniami wraz z ich terminami.

Ogólnie rzecz biorąc, widoki projektu zapewniają różne sposoby wizualizacji danych dotyczących projektu, od terminów w kalendarzu, przez aktualizacje statusu, po wszystkie załączniki w projekcie.

2. Oszczędzaj czas i zapobiegaj błędom przekształcając często powtarzające się procesy związane z tworzeniem treści w szablony

Większość zespołów tworzących treści powtarza różne procesy, takie jak sporządzanie wersji roboczej czy cykl przeglądu. Zamiast tracić czas na rozpoczynanie wszystkiego od nowa i ryzykować przeoczeniem ważnych kroków, możesz tworzyć szablony zadań z zależnościami.

1. Utwórz nowe zadanie w projekcie kalendarza treści i nazwij je „SZABLON - skopiuj mnie, aby dodać nową treść”.
2. Dodaj podzadania dla czynności, które wykonujesz za każdym razem, gdy tworzysz treść. Na przykład zarys, pierwsza wersja robocza, przegląd, wprowadzanie poprawek, publikowanie, udostępnianie zespołowi sprzedaży itp. Utwórz podzadania, wpisując Tab + s
3. Upewnij się, że interesariusze rozpoczną swoją część pracy we właściwym czasie, dodając zależności zadań. Kliknij ikonę..., a następnie Oznacz jako zależne od. Osoba odpowiedzialna za zadanie otrzymuje powiadomienie, gdy zadanie, na które czeka, zostanie ukończone, dzięki czemu może rozpocząć pracę bez konieczności wysyłania ciągłych zapytań, aby sprawdzić, czy praca jest gotowa lub czy przypadkowo nie brakuje jej przekazania.

3. Upewnij się, że posiadasz wszystkie niezbędne szczegóły, by móc szybko przystąpić do pracy dzięki formularzom

O ile briefy kreatywne pomagają zespołom tworzącym treści zrozumieć ważne szczegóły dotyczące celów, odbiorców i wymagań danego zadania, niewłaściwie wypełnione lub zagubione w dokumentach mogą spowolnić proces twórczy. Zamiast tego utwórz formularz do przesyłania briefów kreatywnych bezpośrednio połączony z projektem kalendarza treści, aby upewnić się, że Twój zespół rozpocznie pracę mając pod ręką wszystkie niezbędne informacje.

Formularze mogą być przesyłane przez wszystkich, nawet jeśli nie używają oni Asany, za pomocą linku do formularza. Po przesłaniu, formularz staje się zadaniem w Twoim projekcie kalendarza treści, dzięki czemu możesz nadać mu priorytet.

Aby rozpocząć pracę nad nowymi treściami, utwórz kopię zadania szablonu treści. Następnie wklej szczegóły briefu kreatywnego z przesłanego formularza do opisu zadania.

4. Dotrzymuj terminów dzięki jaśniejszym przeglądom i zatwierdzeniom

Przeglądanie i zatwierdzenie zasobów może zająć więcej czasu niż powinno i wymagać ciągłej komunikacji, a otrzymywane informacje zwrotne są często niekompletne. Zamiast tego zespoły mogą korzystać z powiadomień o regułach i polach niestandardowych, aby szybko i w zrozumiały sposób przeprowadzać zadania przez etapy zatwierdzeń:

1. Dodaj reguły projektu, aby zadania były automatycznie przypisywane do odpowiednich osób, oznaczane jako ukończone lub przenoszone do innych sekcji projektu w miarę postępów w ich realizacji.
2. Użyj powiadomień dotyczących pól niestandardowych, aby informować interesariuszy o postępach. Otrzymają oni powiadomienia, jeśli pola zostaną zaktualizowane, np. z etapu „Oczekuje na informację zwrotną” do „Zatwierdzone”.
3. Recenzenci mogą dodawać komentarze bezpośrednio do obrazów dzięki funkcji adnotowania. Każdy komentarz jest przekształcany w wykonalne podzadanie, a jego twórca może śledzić i uwzględniać informacje zwrotne w razie potrzeby.

5. Unikaj powielania pracy, śledząc te same zadanie w więcej niż jednym projekcie

Często tworzone treści są częścią większej kampanii lub ważnym elementem pracy innego zespołu. Dzięki Asanie zespoły mogą śledzić zadania w innych projektach i inicjatywach, aby uniknąć powielania pracy i spędzać mniej czasu na jej koordynacji.

Możesz dodać zadania do wielu projektów, aby uniknąć powielania pracy i konieczności zarządzania nią w różnych miejscach, a tym samym zaoszczędzić czas. To samo zadanie będzie widoczne we wszystkich projektach, do którego zostanie dodane, łącznie z wszystkimi plikami i komentarzami, a poszczególni interesariusze zobaczą je w odpowiednim kontekście.

Wskazówki, jak raportować na temat prac i postępów związanych z tworzeniem kalendarza treści

Aby dowiedzieć się, jak tworzyć raporty do analizy procesu tworzenia treści, zacznij tutaj.

Dowiedz się, jak otrzymywać aktualizacje o publikowanych treściach i ich statusie .

Na bieżąco śledź postępy w tworzeniu treści, aby identyfikować czynniki blokujące i zagrożone zadania

Aby mieć pewność, że wszystkie treści ukażą się na czas, redaktorzy muszą również upewnić się, że prace są wykonywane zgodnie z harmonogramem. Używając pól niestandardowych możesz sortować projekty według kategorii takich jak etap treści, priorytet czy etap zatwierdzenia, aby aktywnie monitorować postępy prac nad treściami oraz priorytety.

1. Aby posortować projekt, kliknij ikonę filtrowania w prawym górnym rogu.
2. Wybierz pole niestandardowe, według którego chcesz go posortować.

Na przykład, jeśli zadanie utworzenia treści na bloga, którego data wykonania jest wyznaczona na jutro, jest oznaczone jako „nierozpoczęte”, możesz @wspomnieć osobę odpowiedzialną bezpośrednio z poziomu zadania, aby sprawdzić, czy musisz przesunąć termin. Podobnie, jeśli broszura o wysokim priorytecie nie została jeszcze zatwierdzona, nie ma potrzeby wpadać w panikę i wysyłać wszystkim wiadomości z pytaniem, czy możesz ją już wydrukować.

Zasoby dotyczące planowania i zarządzania kalendarzem treści

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci zarządzają swoimi kalendarzami treści? Sprawdź te zasoby:

Planowanie kalendarza treści w arkuszach kalkulacyjnych i oddzielnych kalendarzach utrudnia śledzenie terminów, statusów treści i potrzebnych plików. Aby tego uniknąć, zespoły mogą planować, zarządzać i pracować nad treściami z poziomu jednego projektu, aby publikować je z większą łatwością.