Wdrażanie wolontariuszy i zarządzanie nimi

Praca wolontariuszy to kluczowy czynnik, dzięki którym wielu organizacjom pozarządowym udaje się spełnić ich misję. Dzięki Asanie masz pewność, że każdy wolontariusz ma dostęp do informacji, jakich potrzebuje, aby odnieść sukces, a Twój zespół może łatwo sprawdzić ich postępy i projekty, nad którymi pracują.

Z tego artykułu dowiesz się, w jaki sposób utworzyć i zarządzać dwoma rodzajami projektów dotyczących wolontariuszy. Jeden z nich dotyczy przetwarzania zgłoszeń wolontariuszy, a drugi - wdrażania nowo przyjętych osób. Zapoznaj się z ogólnymi wskazówkami dotyczącymi skutecznego zarządzania wolontariuszami i ich pracą.

Przegląd zgłoszeń wolontariuszy i zatwierdzanie ich w Asanie

Przed rozpoczęciem pracy jako wolontariusz, zazwyczaj należy wysłać zgłoszenie i zostać przyjętym na dane stanowisko. Dzięki projektowi dotyczącemu naboru wolontariuszy, możesz utworzyć formularz aplikacyjny, zatwierdzać zgłoszenia i sprawdzić status rekrutacji - wszystko w jednym miejscu.

SCREENSHOT of an Asana volunteer intake project with columns that show where each application stands and custom fields to organize each candidate's skills and interests

Rozpocznij od utworzenia nowego projektu lub zaimportowania arkusza kalkulacyjnego, w którym aktualnie śledzisz prace. W widoku tablicy utwórz następnie kolumny „Nowe zgłoszenia”, „W trakcie przeglądu”, „Zatwierdzone” i „Odrzucone”.Dzięki temu możesz łatwo aktualizować status kandydata i sprawdzić, na jakim etapie rekrutacji się znajduje.

Dodaj kolumnę „Nabór”, aby każdy członek Twojej organizacji mógł dodać do niej profil osoby, która może być dobrym kandydatem na wolontariusza. Przechowuj tu również odrzucone aplikacje osób, z którymi potencjalnie możesz nawiązać współpracę w przyszłości.

1. Łatwo śledź informacje i organizuj je za pomocą pól niestandardowych

Zapotrzebowanie na wolontariuszy może się zmieniać, więc dodaj pola niestandardowe do projektu, aby dopasować konkretne umiejętności, zainteresowania i dostępność kandydatów do potrzeb Twojej organizacji.

SCREENSHOT of a volunteer tracking project showing a list of volunteers with custom fields for timeframes they're available to volunteer

Możesz na

przykład utworzyć pole „umiejętności”, którego opcje będą aktualizowane w zależności od potrzeb, na przykład „projektowanie”, „media społecznościowe”, „zbieranie funduszy” itp. Dodaj również pole określające, ile godzin w tygodniu dana osoba może przeznaczyć na wolontariat, co pomoże Ci zaplanować harmonogram jej pracy.

Te pola odpowiadają polom formularza rekrutacji wolontariuszy, który opiszemy w następnym kroku.

2. Utwórz formularz do przyjmowania zgłoszeń wolontariuszy

Utwórz formularz, który będzie musiał wypełnić każdy kandydat, umożliwiając Ci łatwe śledzenie wszystkich zgłoszeń. W ten sposób już od początku będziesz mieć dostęp do informacji, których potrzebujesz, aby rozpatrzyć aplikację.

SCREENSHOT of an Asana volunteer intake form example
  1. Przejdź do zakładki Formularze znajdującej się u góry projektu.
  2. Dostosuj formularz tak, aby uwzględnić w nim wszystkie pola utworzone w ostatnim kroku i utwórz dodatkowe, które pomogą Ci ocenić, czy są odpowiednie. Możesz na przykład potrzebować pola do załączenia życiorysu lub listu motywacyjnego. Możesz również dodać pole wyboru daty, aby zmierzyć ich dostępne dni.
  3. Po przygotowaniu formularza, zmień jego status na „aktywny” i udostępnij link kandydatom lub umieść go na swojej stronie internetowej. Formularz może przesłać każdy, nawet, jeśli nie posiada konta w Asanie.
  4. Po przesłaniu formularza zostanie on przekształcony w zadanie w Twoim projekcie dotyczącym naboru wolontariuszy.
  5. Do zadań Twojego zespołu należy teraz przejrzenie i zatwierdzenie aplikacji. Przypisz dotyczące tego zadanie do odpowiedniej osoby i ustaw w nim datę wykonania. Pamiętaj też o przeciągnięciu zadania do właściwej kolumny, aby status zatwierdzenia był jasny.

Spróbuj skonfigurować reguły, aby zautomatyzować część procesu przesyłania. Możesz na przykład automatycznie przypisać dowolne nowe zgłoszenie do członka zespołu w celu sprawdzenia. Lub jeśli kandydat wskaże, że jedną z jego umiejętności są media społecznościowe, możesz automatycznie umieścić jego zadanie aplikacyjne w tym projekcie, aby był na radarze tego zespołu.

Po zaakceptowaniu zgłoszenia wolontariusza, następnym krokiem jest wdrożenie go do pracy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.

Jak wdrożyć nowych wolontariuszy

1. Użyj szablonu wdrażania wolontariuszy

Żeby odnieść sukces, wolontariusze muszą mieć dostęp do wielu informacji. Utworzenie szablonu wdrażania nowych pracowników umożliwi ujednolicenie i skalowanie tego procesu. Zaproś wolontariuszy do swojej domeny jako gości, aby już od pierwszego dnia mieli dostęp do wszystkich danych i mieli poczucie, że są wspierani.

Szybko rozpocznij swój projekt, korzystając z naszego szablonu wdrażania, a następnie dostosuj go do własnych potrzeb i zapisz jako swój własny szablon.

2. Zredukuj liczbę wiadomości e-mail i udostępniaj informacje poprzez konwersacje

Zbiorcze wiadomości e-mail wysyłane do wszystkich wolontariuszy jednocześnie mogą szybko zapełnić skrzynkę odbiorczą, a zawarte w informacje - zagubić się wśród wielu podobnych do siebie odpowiedzi. Aby tego uniknąć, prowadź konwersacje i publikuj aktualizacje statusu w Asanie.

  • Prowadzenie konwersacji z zespołem to idealny sposób na udostępnienie ogłoszeń wszystkim jego członkom, świętowanie najważniejszych osiągnięć lub dyskutowanie o wielu projektach naraz.
  • Aktualizacje statusu umożliwiają poinformowanie współpracowników o postępach, wykonanej pracy, nadchodzących zadaniach lub kamieniach milowych czy opóźnieniach. Możesz także wykorzystać je, aby wyrazić uznanie dla członków Twojego zespołu - po prostu o nich @wspomnij.

Te aktualizacje będą widoczne w Skrzynce odbiorczej, skąd każdy może na nie odpowiedzieć. Możesz również przypiąć najważniejsze komentarze u góry listy z wszystkimi komentarzami, żeby łatwo było je znaleźć.

3. Zapoznaj wolontariuszy z podstawowymi funkcjami Asany

Wiele organizacji ma własne zasady Asany i proces wdrażania nowych pracowników, ale jeśli nie, dobrym pomysłem może być zapisanie nowych wolontariuszy na webinar na żywo, aby mogli szybko opanować podstawy Asany.

Mogą również obejrzeć szybkie samouczki wideo lub przeczytać Przewodnik Asany (w którym teraz jesteś), aby uczyć się we własnym tempie.

Zarządzaj pracą wolontariuszy i monitoruj moce przerobowe

Po zapoznaniu wolontariuszy z pracą w Asanie, możesz sprawdzać status wszystkich projektów, nad którymi pracują w jednym miejscu.

GIF of an Asana portfolio of volunteer projects getting sorted into groups to keep them organized

Portfolio są pewnego rodzaju bazą danych, w której możesz uporządkować i monitorować prace w wielu projektach jednocześnie. Z poziomu portfolio możesz śledzić również moce przerobowe zespołu. Rozpocznij od utworzenia portfolio, a następnie dodaj do niego powiązane projekty.

Właśnie dlatego publikowanie regularnych aktualizacji statusu jest ważne. Będą pojawiać się one w jednym miejscu, umożliwiając łatwe monitorowanie projektów i szybkie wykrycie potencjalnych opóźnień.

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback