Produkcja kreatywna

Ten artykuł pomoże Ci wdrożyć przepływ pracy produkcji kreatywnej. Dowiedz się, jak śledzić zlecenia kreatywne, zarządzać wydajnością zespołu, a także opracowywać i dostarczać materiały na czas i w ramach przyjętego budżetu.

Krok 1: utwórz projekt do zarządzania zleceniami kreatywnymi

Użyj projektu, aby zarządzać zleceniami kreatywnymi ad-hoc (materiały wizualne do mediów społecznościowych) i briefami kreatywnymi dla dużych projektów (rozpoczęcie kampanii).

Utwórz projekt zleceń kreatywnych na kilka sposobów:

  1. Utwórz nowy projekt zleceń kreatywnych. Dowiedz się więcej o tworzeniu efektywnych projektów w Asana tutaj.
  2. Skorzystaj z szablonu projektu zleceń kreatywnych. Ten szablon pomoże Ci usprawnić proces zarządzania wszystkimi przychodzącymi zleceniami oraz dokonać ich priorytetyzacji i przypisywać zadania.

Rozważ użycie widoku tablicy do śledzenia wniosków. Widok tablicy zapewnia osobom wnioskującym większą jasność co do postępów w realizacji prośby.

Utwórz formularz zgłoszeniowy

Utwórz formularz, aby zbierać zlecenia kreatywne. Formularze są bezpośrednio połączone z projektem i zapewniają, że Twój zespół rozpocznie pracę mając pod ręką wszystkie niezbędne informacje. Formularze mogą być przesyłane przez wszystkich (nawet jeśli nie korzystają z Asana) za pomocą linku do formularza.
Po przesłaniu, formularz tworzy nowe zadanie w Twoim projekcie, dzięki czemu możesz je priorytetyzować i przypisywać. Osoba odpowiedzialna ma wszystkie informacje potrzebne do rozpoczęcia pracy, ponieważ odpowiedzi w formularzu są zawarte w opisie zadania. 

Formularze umożliwiają komunikację bezpośrednio z osobą przesyłającą formularz za pośrednictwem zadania w Asana, zmniejszając częstotliwość przełączania kontekstu i oszczędzając czas. Jeśli otrzymasz prośbę o dużą, międzyfunkcyjną lub złożoną inicjatywę, po prostu przekształć to zadanie w projekt, aby zarządzać nim z większą skutecznością.

Automatyzuj swój przepływ pracy za pomocą reguł

Aby zmaksymalizować czas poświęcony na produkcję kreatywną, spróbuj zautomatyzować zadania, aby utrzymać je w ruchu w procesie kreatywnym. Po określeniu priorytetu żądania i rozpoczęciu pracy reguła może automatycznie powiadomić osobę wnioskującą o rozpoczęciu pracy.

Dodaj reguły do swojego projektu, aby zadania były domyślny przypisywane do odpowiednich osób, automatycznie oznaczane jako ukończone lub przenoszone do odpowiednich sekcji w miarę postępów w ich realizacji.

Integracje reguł umożliwiają regułom wyzwalanym w Asana podjęcie działań w innej aplikacji. Inne zespoły (np. marketing) mogą spędzać dużo czasu w MS Teams, w tym przypadku możesz skonfigurować automatyzację, aby wysyłać wiadomości do kanału zespołów, aby powiadomić ich, gdy zespoły zostaną zatwierdzone i będą gotowe do uruchomienia.

Scentralizuj pracę, dodając zadania do wielu projektów

Dodawanie zadań do wielu projektów oznacza dodawanie tego samego zadania do wielu projektów w Asana. Unika powielania pracy, centralizując pracę; informując na bieżąco różne zespoły, nie wymagając indywidualnych aktualizacji.

Każda zmiana wprowadzona w zadaniu, taka jak komentarze lub zmiany daty wykonania, jest odzwierciedlana w każdym projekcie, eliminując potrzebę indywidualnej aktualizacji zadania w każdym projekcie.

Oszczędzaj czas dzięki szablonom projektów i zadań

Twórz ustandaryzowane projekty za pomocą szablonów, które pomogą Ci usprawnić pracę i zaoszczędzić czas.

Szablony ułatwiają standaryzację zadań w projekcie, umożliwiając wielokrotne tworzenie podobnych zadań. Dzięki temu możesz tworzyć powtarzalne przepływy pracy, które nie muszą być za każdym razem tworzone od nowa.

Krok 2: Popchnij pracę do przodu

Priorytetyzuj prośby i zlecenia i organizuj je za pomocą pól niestandardowych

Po utworzeniu projektu zleceń i formularza, pola niestandardowe pomogą Ci nadać priorytet przychodzącym zleceniom i posortować je według kategorii.

Zaoszczędź czas, korzystając ze sztucznej inteligencji Asana do organizowania próśb i zleceń na różnych etapach. Inteligentne pola mogą automatycznie generować pola niestandardowe, ułatwiając zespołowi priorytetyzację i przypisywanie zleceń do członków zespołu kreatywnego.

Dodaj zespół do formularza, aby zmapować go do takiego samego pola niestandardowego w projekcie. Po przesłaniu nowego żądania w utworzonym zadaniu pojawi się informacja dotycząca tego, który zespół powinien się nim zająć.

Pole niestandardowe priorytetu może pomóc producentowi lub menedżerowi określić priorytety i utrzymać pracę zespołu na właściwych torach.

Zadania zatwierdzające (zatwierdzenie)

Gdy materiał kreatywny będzie gotowy do przeglądu, skonfiguruj zadania zatwierdzania, aby cały zespół miał jasność co do tego, czy materiał został zatwierdzony, czy też zażądano zmian.

Wykorzystaj integracje, aby scentralizować informacje zwrotne, zaoszczędzić czas na przełączaniu kontekstu i upewnić się, że żadne komentarze nie zostaną pominięte. Dzięki Figma Twój zespół kreatywny może osadzić projekty bezpośrednio w zadaniu w Asana lub w projektach, aby umożliwić zespołowi dostęp do najnowszych projektów graficznych w kontekście, wraz z powiązaną dokumentacją projektową. 

W przeciwieństwie do zrzutów ekranu, pliki osadzone na żywo aktualizują się w czasie rzeczywistym, odzwierciedlając zmiany wprowadzone w projekcie, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na szukanie odpowiednich plików ani aktualizowanie obrazów.

Przechowuj wymagania kreatywne i szczegóły zleceń w kontekście projektów dzięki integracji z Adobe Creative Cloud. W miarę postępów prac, znalezienie kluczowych danych, wymagań i informacji zwrotnych może stać się wyzwaniem, zwłaszcza, jeśli członkowie zespołów kreatywnych pracują nad zasobami w programach, takich jak Adobe Photoshop CC, Illustrator CC czy InDesign CC. Zamiast tracić czas na przełączanie się między narzędziami lub ważny kontekst, po prostu otwórz zadanie Asana w aplikacji Adobe Creative Cloud.

Krok 3: raportuj postępy

Portfolia

Skonfiguruj portfolio produkcji kreatywnej, aby przechowywać wszystkie projekty związane z pracą kreatywną i zleceniami w jednym miejscu. Liderzy zespołów kreatywnych mogą gromadzić wszystkie projekty, śledząc ich produkty końcowe w jednym portfolio, aby mieć szybki wgląd w postępy prac.

Obciążenie pracą

Po utworzeniu portfolio użyj widoku obciążenia pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o przypisane zadania. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby zarządzać mocą przerobową i utrzymać pracę na właściwych torach. Zapoznaj się z tym artykułem w Centrum pomocy, aby dowiedzieć się, jak wykorzystać obciążenie pracą do tworzenia raportów i wdrożyć najlepsze praktyki skutecznego zarządzania obciążeniem pracą.

Pulpity nawigacyjne i raportowanie

Pulpit nawigacyjny to narzędzie do wizualizacji danych projektu. Konfiguracja pulpitu nawigacyjnego projektu pozwala łatwo gromadzić dane, aby informować inne zespoły o postępach projektu i odpowiadać na ich pytania, zwłaszcza dotyczące wniosków regionalnych i wąskich gardeł.

Raportowanie to funkcja, która umożliwia przeglądanie i wyświetlanie danych w wizualnej i przystępnej formie. Użyj raportowania, aby raportować prośby według zespołu, między regionami lub pól niestandardowych, których Twój zespół używa do organizowania próśb. To pomoże Ci dostrzec trendy.

Informuj interesariuszy na bieżąco

Informuj zespół na bieżąco o postępach w projektach, publikując regularne aktualizacje statusu dotyczące statystyk dostaw materiałów lub wskaźników dotyczących odbiorców. Użyj sztucznej inteligencji, aby przyspieszyć ten proces i uzyskać inteligentny status. Sztuczna inteligencja Asana będzie tworzyć wersje robocze aktualizacji statusu, aby pomóc dostrzegać martwe punkty, otwarte pytania, blokady i skuteczną drogę do osiągnięcia celów. Zapoznaj się z tym artykułem, aby uzyskać więcej wskazówek na temat tworzenia świetnych aktualizacji statusu. 

Możesz również skorzystać z inteligentnych podsumowań, aby zobaczyć najnowsze działania zespołu kreatywnego i zebrać informacje potrzebne do aktualizacji. Podsumowanie podsumuje wszystkie ostatnie działania, takie jak dyskusje, decyzje i ukończone prace, w jednym miejscu, dzięki czemu można je łatwo zeskanować i uzyskać cenne informacje na temat aktualizacji.

Mierz czas spędzony na rozliczeniach i planowaniu zasobów

Możliwość dokładnego określenia czasu, spędzonego na realizacji działań jest niezbędna dla wielu zespołów kreatywnych, zwłaszcza agencji, freelancerów czy menedżerów, tworzących plany kadrowe dla projektów. Zamiast szacować lub nadmiernie komplikować śledzenie, twórcy mogą korzystać z natywnej funkcji mierzenia czasu w Asana, aby oszacować czas potrzebny na realizację zadań, a także rejestrować rzeczywisty czas spędzony nad nimi, a nawet porównywać je ze sobą.

Dodatkowe zasoby

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback