Spotkania przeglądowe zespołu projektowego

Jak zarządzać spotkaniami przeglądowymi zespołów projektowych w Asana?

Aby szybko rozpocząć, skorzystaj z naszego szablonu. Poniższy GIF pokazuje, jak uzyskać dostęp do szablonów:

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar


Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny projekt spotkań od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asana, rozpocznij od tych wskazówek dotyczących tworzenia projektu.

Wskazówki, jak zwiększyć produktywność spotkania przeglądowego

Jeśli masz już gotowy projekt, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby prowadzić produktywne spotkania.

Poniższe kroki dotyczą w szczególności spotkań przeglądowych, ale tę samą strukturę można dostosować do innych procesów przekazywania informacji zwrotnych. Po prostu utwórz projekt dla projektantów, do którego będą dodawali gotowe prace wymagające przeglądu lub zatwierdzenia, a następnie wykonaj poniższe czynności.

1. Wyznacz członka zespołu do zarządzania agendą spotkania

Przejrzysta agenda, łatwy dostęp do materiałów i odpowiednio dużo czasu na ich omówienie sprawiają, że spotkania są bardziej produktywne. Jeśli za prowadzenie spotkania zawsze odpowiada kierownik projektu, projektant lub inny członek zespołu, uczyń tę osobę właścicielem projektu. Jeśli nie, przydzielaj tę rolę rotacyjnie.

Właściciel projektu odpowiada za dopilnowanie, aby tematy dyskusji znalazły się w agendzie spotkania przeglądowego, a materiały były dołączone i aby było wystarczająco dużo czasu na ich omówienie.

Aby nikt nie zapomniał dodać prac do przeglądu podczas spotkania, utwórz cykliczne zadanie z przypomnieniemprzypisz każdej osobie kopię tego zadania.

2. Dodaj istniejące zadania do agendy

Aby zaoszczędzić czas i zapewnić przejrzystość kontekstu, poproś projektantów/twórców o dodanie istniejących zadań wraz z projektami graficznymi do agendy. Aby dodać zadanie do wielu projektów wykonaj następujące kroki:

GIF multihome the same task into multiple Asana projects for content calendar and launch project

  1. Przejdź do zadania w Asanie.
  2. Naciśnij klawisze zakładka + P.
  3. Wpisz nazwę dodatkowego projektu, do którego chcesz dodać zadanie i naciśnij Enter.
  4. Zadanie będzie przechowywane w wielu projektach, ale jednocześnie pozostanie pojedynczym zadaniem.

Teraz możesz łatwo uzyskać dostęp do plików roboczych podczas spotkania i śledzić informacje zwrotne w tym samym miejscu, aby przekształcać je w wykonalne zadania.


Wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania opiniami

Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby szybciej i łatwiej przekazywać i otrzymywać informacje zwrotne podczas przeglądu projektu:

1. Przekształcaj informacje zwrotne otrzymywane od recenzentów podczas spotkania w wykonalne zadania, aby móc przeglądać je w kontekście

Informacja zwrotna powinna być kontekstowa, jasna i dostępna w jednym miejscu. W przeciwnym razie twórcy mogą wrócić do swojej pracy i poczuć się zdezorientowani lub sfrustrowani tym, czego się od nich oczekuje.

Aby temu zapobiec, użyj adnotacji korygujących, aby śledzić informacje zwrotne bezpośrednio w zasobie (lub użyj komentarzy do zadania, aby je przechwycić). Może to zrobić osoba sporządzająca notatki podczas spotkania oceniającego lub recenzent samodzielnie. Adnotowanie zapewnia pojedynczy, wykonalny zapis informacji zwrotnych w kontekście obrazu, aby projektanci mogli się do niego odnieść i zakończyć swoją pracę.

GIF of image proofing workflow in Asana


Daje to twórcom jasne zrozumienie, jakie informacje zwrotne muszą wziąć pod uwagę. Po wprowadzeniu (lub odrzuceniu) zmian twórca może pozostawić komentarz na temat podjętych decyzji, dzięki czemu recenzenci będą wiedzieć, że ich opinie zostały uwzględnione.

2. Dotrzymuj terminów dzięki jaśniejszym przeglądom i zatwierdzeniom

Łatwiejsze przesyłanie i przesyłanie informacji zwrotnych może stanowić różnicę między atrakcyjnym a zwyczajnie poprawnym obrazem. Skorzystaj z tych wskazówek, aby szybko i w zrozumiały sposób przeprowadzać zadania przez etapy zatwierdzeń:

GIF approval workflow with custom fields in Asana to show when work is ready or already approved

  1. Dodaj reguły projektu, aby zadania były automatycznie przypisywane do odpowiednich osób, oznaczane jako ukończone lub przenoszone do innych sekcji projektu w miarę postępów w ich realizacji.
  2. Użyj powiadomień dotyczących pól niestandardowych, aby informować interesariuszy o postępach. Otrzymają oni powiadomienia, jeśli pola zostaną zaktualizowane, np. z etapu „Oczekuje na informację zwrotną” do „Zatwierdzone”.

3. Miej pod ręką informacje zwrotne podczas pracy nad projekem

Drukowanie otrzymanych informacji zwrotnych lub przełączanie się między aplikacjami czy ekranami sprawi, że Twoja praca będzie mniej wydajna. Jeśli pracujesz w aplikacjach Adobe Photoshop CC, Illustrator CC lub InDesign CC, możesz skorzystać z naszej integracji, aby wyświetlić zadanie adnotacyjne bezpośrednio w programie i zaoszczędzić czas.

SCREENSHOT of Adobe Creative Cloud integration with Asana task visible in Adobe program

Skonfiguruj integrację, postępując zgodnie z tymi instrukcjami.

Zasoby dotyczące planowania i zarządzania informacjami zwrotnymi

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci planują spotkania i zarządzają informacjami zwrotnymi? Sprawdź te zasoby:

Zasób Link
Szablon opinii Podgląd szablonu
Kurs online Zarejestruj się w Akademia Asany
Webinarium i studium przypadku Zobacz, jak InVision przekazuje informacje zwrotne w zdalnym zespole za pomocą Asana
Połącz się ze Społecznością Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności 

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback