Jak zarządzać spotkaniami przeglądowymi zespołów projektowych w Asanie?
Aby szybko rozpocząć, skorzystaj z naszego szablonu. Poniższy GIF pokazuje, jak uzyskać dostęp do szablonów:
Jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny projekt spotkań od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek dotyczących tworzenia projektu.
Wskazówki, jak zwiększyć produktywność spotkania przeglądowego
Jeśli masz już gotowy projekt, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby prowadzić produktywne spotkania.
Poniższe kroki dotyczą w szczególności spotkań przeglądowych, ale tę samą strukturę można dostosować do innych procesów przekazywania informacji zwrotnych. Po prostu utwórz projekt dla projektantów, do którego będą dodawali gotowe prace wymagające przeglądu lub zatwierdzenia, a następnie wykonaj poniższe czynności.
1. Wyznacz członka zespołu do zarządzania agendą spotkania
Przejrzysta agenda, łatwy dostęp do materiałów i odpowiednio dużo czasu na ich omówienie sprawiają, że spotkania są bardziej produktywne. Jeśli za prowadzenie spotkania zawsze odpowiada kierownik projektu, projektant lub inny członek zespołu, uczyń tę osobę właścicielem projektu. Jeśli nie, przydzielaj tę rolę rotacyjnie.
Właściciel projektu odpowiada za dopilnowanie, aby tematy dyskusji znalazły się w agendzie spotkania przeglądowego, a materiały były dołączone i miał wystarczająco dużo czasu, aby je omówić.
Aby nikt nie zapomniał dodać prac do przeglądu podczas spotkania, utwórz cykliczne zadanie z przypomnieniem i przypisz każdej osobie kopię tego zadania.
2. Dodaj istniejące zadania do agendy
Aby zaoszczędzić czas i zapewnić przejrzystość kontekstu, poproś projektantów/twórców o dodanie istniejących zadań wraz z projektami graficznymi do agendy. Aby dodać zadanie do wielu projektów wykonaj następujące kroki:
- Przejdź do zadania w Asanie.
Naciśnij Tab + P.- Wpisz nazwę dodatkowego projektu, do którego chcesz dodać zadanie i naciśnij
Enter. - Zadanie będzie przechowywane w wielu projektach, ale jednocześnie pozostanie pojedynczym zadaniem.
Teraz możesz łatwo uzyskać dostęp do plików roboczych podczas spotkania i śledzić informacje zwrotne w tym samym miejscu, aby przekształcać je w wykonalne zadania.
Wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania opiniami
Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby szybciej i łatwiej przekazywać i otrzymywać informacje zwrotne podczas przeglądu projektu:
1. Przekształcaj informacje zwrotne otrzymywane od recenzentów podczas spotkania w wykonalne zadania, aby móc przeglądać je w kontekście
Informacje zwrotne powinny być kontekstowe, jasne i dostępne w jednym miejscu. W przeciwnym razie twórcy mogą wrócić do swojej pracy i poczuć się zdezorientowani lub sfrustrowani tym, czego się od nich oczekuje.
Aby temu zapobiec, użyj adnotacji korygujących, aby śledzić informacje zwrotne bezpośrednio w zasobie (lub użyj komentarzy do zadania, aby je przechwycić). Może to zrobić osoba sporządzająca notatki podczas spotkania oceniającego lub recenzent samodzielnie. Adnotowanie zapewnia pojedynczy, wykonalny zapis informacji zwrotnych w kontekście obrazu, aby projektanci mogli się do niego odnieść i zakończyć swoją pracę.
Daje to twórcom jasne zrozumienie, jakie informacje zwrotne muszą wziąć pod uwagę. Po wprowadzeniu (lub odrzuceniu) zmian twórca może pozostawić komentarz na temat podjętych decyzji, dzięki czemu recenzenci będą wiedzieć, że ich opinie zostały uwzględnione.
2. Dotrzymuj terminów dzięki jaśniejszym przeglądom i zatwierdzeniom
Łatwiejsze przesyłanie i przesyłanie informacji zwrotnych może stanowić różnicę między atrakcyjnym a zwyczajnie poprawnym obrazem. Skorzystaj z tych wskazówek, aby szybko i w zrozumiały sposób przeprowadzać zadania przez etapy zatwierdzeń:
- Dodaj reguły projektu, aby zadania były automatycznie przypisywane do odpowiednich osób, oznaczane jako ukończone lub przenoszone do innych sekcji projektu w miarę postępów w ich realizacji.
- Użyj powiadomień dotyczących pól niestandardowych, aby informować interesariuszy o postępach. Otrzymają oni powiadomienia, jeśli pola zostaną zaktualizowane, np. z etapu „Oczekuje na informację zwrotną” do „Zatwierdzone”.
3. Miej pod ręką informacje zwrotne podczas pracy nad projekem
Drukowanie otrzymanych informacji zwrotnych lub przełączanie się między aplikacjami czy ekranami sprawi, że Twoja praca będzie mniej wydajna. Jeśli pracujesz w aplikacjach Adobe Photoshop CC, Illustrator CC lub InDesign CC, możesz skorzystać z naszej integracji, aby wyświetlić zadanie adnotacyjne bezpośrednio w programie i zaoszczędzić czas.
Skonfiguruj integrację, postępując zgodnie z tymi instrukcjami.
Zasoby dotyczące planowania i zarządzania informacjami zwrotnymi
Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci planują spotkania i zarządzają informacjami zwrotnymi? Sprawdź te zasoby:
| Zasób | Link |
|---|---|
| Szablon opinii | Podgląd szablonu |
| Kurs online | Zarejestruj się w Akademii Asany |
| Webinarium i studium przypadku | Zobacz, jak InVision przekazuje informacje zwrotne w zdalnym zespole za pomocą Asany |
| Połącz się ze Społecznością | Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności |