Planowanie wydarzenia uniwersyteckiego jest zwykle dość stresujące i wiąże się z mnóstwem czynności do wykonania, e-maili i terminów. Niezależnie od tego, czy w Twoim kolejnym wydarzeniu będzie uczestniczyć 10 czy 10 000 osób, Asana stanowi doskonałe narzędzie do planowania wydarzeń, które umożliwi Ci współpracę z kolegami z uczelni i zorganizowanie idealnego wydarzenia.
Tworzenie projektu wydarzenia
- Utwórz nowy projekt dla swojego wydarzenia. Nadaj mu opisową nazwę, np. „Jesienny hackathon” lub „Koncert charytatywny”.„ Dodaj opis projektu z ogólnym omówieniem.
- Zaproś kolegów z uczelni i organizatorów wydarzeń jako członków projektu, aby każdy mógł przypisywać i wykonywać zadania oraz śledzić ważne aktualizacje.
- Zorganizuj oś czasu planu wydarzenia za pomocą sekcji na podstawie swojego kalendarza zadań. Użyj nagłówków typu „miesiąc wcześniej”, „tydzień wydarzenia”, „dzień przed” itp.
- Dodaj zadania do każdej sekcji i upewnij się, że każde z nich ma datę wykonania, osobę odpowiedzialną, dołączone pliki i jasny opis, aby każdy wiedział, kto, co i na kiedy musi wykonać.
- W dniu wydarzenia możesz użyć Asany, aby zwizualizować swój harmonogram, dodając zadania z czasem wykonania dla każdego kroku, w tym przygotowanie, przybycie dostawców, przybycie gości, kolację itp. W miarę postępów, oznaczaj zadania jako ukończone na urządzeniu mobilnym, aby mieć pewność, że wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem.
Pobierz aplikację Asany na iOS lub Androida i płynnie koordynuj działania zespołu odpowiedzialnego za planowanie w dniu wydarzenia.
Planuj wydarzenia skuteczniej
Śledź sponsorów
Możesz łatwo śledzić sponsorów w projekcie wydarzenia. Mając zadanie dla każdego sponsora, możesz użyć podzadań do śledzenia każdego etapu procesu, w tym pierwszego kontaktu, prezentacji telefonicznej oferty i materiałów, umów i zasobów dla sponsorów, takich jak logo i teksty. Świetnie nadaje się również do zapisywania pomysłów na pozyskanie sponsorów i śledzenia postępów w zbieraniu funduszy na wydarzenie. Zapoznaj się z naszym przykładem dotyczącym monitorowania klientów, który pomoże Ci rozpocząć.
Skopiuj projekt wydarzenia
Jeśli regularnie organizujesz serię wydarzeń lub to samo wydarzenie, możesz utworzyć szablon projektu do zduplikowania. Dodaj elementy do szablonu na podstawie wniosków wyciągniętych z poprzednich wydarzeń. Utwórz kopię projektu dla każdego nowego wydarzenia w ramach serii. Korzystanie z szablonów ułatwia również przekazanie pałeczki w planowaniu wydarzeń kolejnym rocznikom po ukończeniu studiów.
Śledź listę gości
Śledź swoją listę gości w Asanie. Użyj formularza Google do potwierdzenia uczestnictwa gości i połącz go z projektem wydarzenia lub nowym projektem w Asanie. Gdy dany gość potwierdzi uczestnictwo, jego imię i nazwisko pojawi się w Asanie jako nowe zadanie. Możesz użyć tego projektu jako listy uczestników. Gdy gość przybędzie na wydarzenie, oznacz zadanie jako ukończone na swoim urządzeniu mobilnym.
Zarządzaj dostawcami zewnętrznymi
Wykorzystaj swój projekt do zarządzania interakcjami z dostawcami zewnętrznymi. Utwórz zadanie dla każdego dostawcy i podzadania dla każdego etapu procesu, w tym uzyskania wyceny, sfinalizowania umowy, potwierdzenia harmonogramu i opłacenia faktury. Gdy otrzymasz fakturę w wiadomości e-mail, użyj funkcji przekierowywania maili, aby utworzyć zadanie w Asanie.
Zarządzanie wydarzeniami za pomocą notesu czy poczty e-mail to przeszłość. Dzięki Asanie Twój zespół będzie dobrze zorganizowany i przygotowany na następne wydarzenie, zapewniając jego uczestnikom jak najlepsze wrażenia.