Planowanie wydajności

Plany dotyczące pojemność dają liderom możliwość optymalizacji decyzji dotyczących zasobów poprzez wizualizację personelu projektu w długich okresach czasu. W przeciwieństwie do obciążenia pracą, które zarządza przydziałami zadań, plany wydajności pozwalają przydzielić poszczególne osoby do całych projektów i uzyskać ogólny wgląd w to, jak rozłożone są zasoby ludzkie na strumienie pracy.

Należy pamiętać, że plany wydajności i obciążenia nie są obecnie połączone. Współpracownik może zostać przypisany do projektu w planie wydajności, ale nie ma jeszcze przypisanych żadnych zadań lub odwrotnie.

Funkcja planowania wydajności jest dostępna w ramach planów Asana Enterprise i Enterprise+, a także wcześniejsze plany legacy Enterprise.

Tworzenie planu wydajności

Aby skonfigurować plan wydajności, przejdź do sekcji Raportowanie w sekcji statystyki na lewym pasku. Kliknij przycisk + Utwórz i wybierz pojemność.

Frame 629720.png

Przydziel zasoby

Podczas tworzenia planu wydajności zobaczysz dwie karty: projekty i osoby.

Projects and People tabs in capacity planning.png

Zakładka „projekt”

Możesz dodawać projekty lub całe portfolio w zakładce „Projekty”. Jeśli dodasz portfolio, doda ono wszystkie projekty z tego portfolio do planu wydajności i będzie na bieżąco informowane o dodaniu lub usunięciu projektów z portfolio.

Kliknij przycisk +Dodaj projekt, aby rozpocząć dodawanie projektów lub portfolio. Aby obsadzić zespół w ramach projektów, dodaj imię i nazwisko lub adres e-mail osób, które chcesz obsadzić personelem dla każdego projektu.

Karta Osoby

 

Możesz dodać swój zespół z poziomu zakładki „Osoby”, klikając przycisk + Dodaj osoby w lewym górnym rogu i wybierając członków zespołu, których chcesz zatrudnić w projektach.

Następnie dodaj swój zespół, klikając przycisk + Dodaj osoby w lewym górnym rogu i wybierając członków zespołu, których chcesz zatrudnić w projektach.

Po dodaniu zespołu pora przydzielić zasoby. Zatrudnij swój zespół w różnych projektach, klikając jego zdjęcie profilowe w planie wydajności i wybierając + Dodaj projekt do przydzielenia. Dodaj projekty, nad którymi obecnie pracują i będą pracować w przyszłości, aby uzyskać długoterminowy obraz tego, jak przebiega praca w Twoim zespole.

Jeśli współpracownik ma już przydzielone projekty w innych planach wydajności (lub na innej karcie), nawet przez inne osoby, nadal będziesz widzieć te alokacje. Zakłada to, że masz uprawnienia do przeglądania zaangażowanych projektów w oparciu o ustawienia prywatności projektu.

Capacity planning in Projects tab.png

Tworzenie i edytowanie przydziałów

Aby utworzyć przydział, po prostu kliknij miejsce, w którym chcesz go dodać. Automatycznie utworzy przydział, który odpowiada poziomowi powiększenia czasu (dzień, tydzień, miesiąc).

Możesz rozszerzyć lub zmniejszyć te przydziały, przeciągając oba końce do żądanych dat. Możesz przeciągać całą alokację, gdy zmieniają się plany. Możesz również usunąć dowolne przydziały, wybierając przydział i naciskając klawisz usuwania lub klikając je prawym przyciskiem myszy.

Akcje zbiorcze

Możesz zbiorczo przenosić i zbiorczo usuwać przydziały, przytrzymując klawisz Ctrl lub Command, wybierając przydziały i przeciągając je wszystkie razem lub naciskając klawisz Delete.

Poniższy przykład pokazuje, jak masowo przenosić, masowo ponownie przydzielać i masowo usuwać przydziały.

Bulk actions.gif

Przydzielenie wielu osób do jednego projektu

Do jednego projektu można przypisać wiele osób jednocześnie w zakładce projekty. Możesz wyświetlić wszystkie osoby zatrudnione w projekcie, klikając ikonę z trzema kropkami znajdującą się obok nazwy projektu i klikając opcję Wyświetl szczegóły projektu.

Zapoznaj się z poniższym plikiem GIF, aby zobaczyć, jak szybko otworzyć szczegóły projektu bez opuszczania planu wydajności.

Allocating multiple people to a single project.gif

Filtruj osoby

Z poziomu zakładki „Osoby” możesz szybko wyszukać konkretnych członków zespołu według imienia i nazwiska lub stanowiska. Jeśli chcesz zobaczyć obciążenie pracą tylko członków zespołu IT, wpisz IT, kliknij Wybierz wszystko i Zastosuj filtr.

Należy pamiętać, że nazwy stanowisk są zarządzane za pośrednictwem konsoli administratora. W zależności od ustawień Twojej organizacji, mogą być one również zarządzane przez każdą osobę.

Filter people in capacity planning.png

Filtruj projekty

Z zakładki „Projekty” możesz użyć filtru, aby ukryć określone projekty.

Zarządzaj sposobem pomiaru wydajności

Podczas planowania projektu zdecyduj, w jaki sposób chcesz mierzyć wydajność. Możesz wybrać przydział procentowy, szacowane godziny lub prosty projekt lub liczbę osób. Najlepiej zachować spójność z opcją, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojego zespołu.

Frame 629722 (1).png

Alokacja procentowa

Procentowy przydział to najczęstszy i najprostszy sposób mierzenia, gdzie ludzie spędzają czas, nie martwiąc się o obliczanie godzin.

Frame 629726.png

W poniższym przykładzie Alan ma poświęcić 90% swojego czasu na projekt Globalnego Przeglądu Systemu. Beverly pracuje nad dwoma projektami, których daty się pokrywają i ma poświęcić 80% swojego czasu na każdy z nich. Ponieważ ma zamiar przekroczyć wydajność w ciągu jednego tygodnia, jest ona wyświetlana na czerwono, co daje jej, jej zespołowi lub menedżerowi pewne powiadomienie w celu zmiany sytuacji lub zapewnienia dodatkowej pomocy w tym czasie.

Frame 629723 (1).png

Liczba osób lub projekt

Liczba osób lub projektów pokazuje po prostu całkowitą liczbę projektów, nad którymi dana osoba pracuje w wybranym czasie, lub liczbę osób pracujących nad konkretnym projektem. Na przykładzie widzimy, że Alan pracuje nad jednym projektem kilka tygodni, a dwa na raz w innych tygodniach.

Frame 629725.png

Szacowana liczba godzin

Szacowane godziny są najlepsze, jeśli precyzyjnie planujesz projekty z dokładnością do godziny i chcesz tworzyć przydziały w oparciu o te szacunki. Szacowane godziny zwykle są najłatwiejsze, gdy planujesz tydzień po tygodniu, ponieważ miesiące mają różną liczbę dni roboczych.

Frame 629724.png

Regulacja pojemności

Jeśli korzystasz z opcji Przydziały procentowe lub Szacowane godziny, możesz dostosować pojemność dla każdej osoby w menu. Możesz sprawić, że wydajność wszystkich będzie taka sama lub ręcznie dostosować każdą osobę. W przypadku szacowanych godzin dotyczy to tygodniowej wydajności.

Powiadomienia, prywatność i uprawnienia

Powiadomienia

Przydzielanie osób do projektu za pomocą planowania wydajności nie powiadamia ich - użytkownicy nie otrzymują powiadomień w skrzynce odbiorczej ani wiadomości e-mail, jeśli zostali przypisani do projektu. Jest to idealne rozwiązanie do planowania z wyprzedzeniem, ponieważ możesz wprowadzać zmiany, próbować, a nawet zaczynać od nowa - a wszystko to bez mylenia Twojego zespołu z powiadomieniami lub zadaniami, dopóki nie będziesz gotowy do udostępnienia.

Prywatność i prywatność

Kiedy ktoś zostaje przydzielony do projektu, alokacja ta pozostaje w projekcie i nie jest specyficzna dla żadnego pojedynczego planu wydajności.

Oznacza to na przykład, że jeśli istnieje plan wydajności, w którym Alan jest przydzielony do projektu Globalnego Przeglądu Systemów, a współpracownik tworzy inny plan wydajności, w którym dodaje Alana, zobaczy, że jest on przydzielony do projektu Globalnego Przeglądu Systemów w określonych terminach. Zakłada to, że współpracownik ma uprawnienia do oglądania takiego projektu. 

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback