Zarządzanie dostępem w projektach Asana

Szeroki zakres ustawień dostępu i prywatności umożliwia precyzyjną kontrolę nad zadaniami, projektami i innymi elementami pracy w Asana. Oznacza to, że możesz ograniczyć dostęp do pracy tylko do tych, którzy jej potrzebują lub przyznać odpowiednie uprawnienia, jeśli chcesz udostępniać pracę na szerszą skalę.

Ten artykuł zawiera zwięzły przegląd różnych dostępnych poziomów dostępu i uprawnień oraz sposobów ich wdrożenia podczas udostępniania pracy zespołowi. Aby uzyskać więcej informacji na temat prywatności i widoczności, zapoznaj się z tym artykułem.

Poniżej znajdują się trzy różne ustawienia widoczności projektu w Asana.

Prywatny dla członków

Projekty z ustawieniem prywatności Prywatne dla członków są dostępne tylko dla bieżący członków projektu lub osób wyraźnie zaproszonych. Osoby niebędące członkami muszą poprosić o dostęp, który może zostać przyznany lub odrzucony przez właściciela projektu. Osoby niebędące członkami nie będą mogły zobaczyć nazwy projektu, jeśli jest ona wymieniona w innym zadaniu lub wiadomości, a zamiast tego zobaczą nazwę zastępczą Link prywatny.

Jeśli zadania w projekcie prywatne dla członków nie są domyślny, nie są widoczne dla nikogo spoza projektu, chyba że zostaną udostępnione bezpośrednio na poziomie zadania.

Użyj tego ustawienia prywatności dla poufnych informacji, prac, które nie są jeszcze gotowe do udostępnienia lub prac, które powinny być udostępniane tylko określonej grupie. Na przykład prośby HR są zwykle prywatne i niedostępne poza zespołem HR i osobą wnioskującą ze względu na ich potencjalnie wrażliwy charakter.

Tylko zespół

Tylko projekty z ustawieniem prywatności Zespół są dostępne domyślny dla członków zespołu, w którym znajduje się projekt. Ustawienie prywatności zespołu skutecznie określa, kto może uzyskać dostęp do projektu, ponieważ określa, kto może dołączyć do zespołu.

Zadania w projekcie tylko zespół są domyślnie widoczne tylko dla członków zespołu projektu. Pamiętaj, że prywatność zespołu skutecznie reguluje widoczność zadań. Użyj tego ustawienia prywatności do pracy, która jest istotna tylko dla zespołu, w którym znajduje się projekt, ale nie jest bardzo wrażliwa. Na przykład śledzenie informacji zwrotnych przez zespół ds. mediów społecznościowych niekoniecznie musi być udostępniane zespołowi finansowemu, więc te informacje zwrotne można wygodnie zebrać w projekcie przeznaczonym wyłącznie na zespół. Może to zmniejszyć hałas i złagodzić niekorzystne wyniki wyszukiwania dla innych zespołów.

Publiczny dla organizacji

Projekty z ustawieniem prywatności Publiczni dla organizacji są dostępne dla każdego członka Twojej organizacji w Asana. Zadania w projekcie publicznym dla organizacji są domyślny widoczne dla całej organizacji.

Użyj tego ustawienia prywatności dla informacji, które chcesz udostępnić szeroko lub które powinny być dostępne dla każdego w Twojej organizacji. Przykłady mogą obejmować projekty referencyjne z przydatnymi informacjami dla nowych pracowników, projekty zawierające linki do zasobów istotnych dla wszystkich lub projekty związane z prośbami i zleceniami.

Poziomy uprawnień w projekcie Asana

Indywidualne uprawnienia użytkowników w ramach projektów są kolejnym sposobem przyznawania lub ograniczania dostępu do informacji o projekcie, który jest odrębny od wspomnianej powyżej prywatności projektu. Szczegółowy przegląd indywidualnych uprawnień użytkowników do projektów można znaleźć w tabeli wyświetlanej w artykule dotyczącym uprawnień do projektów.

Administratorzy projektu mają najwięcej uprawnień w projekcie, mogą edytować uprawnienia innych członków projektu i zmieniać prywatność projektu.

Redaktorzy mają wiele uprawnień, szczególnie na poziomie zadania, ale nie są uprawnieni do zmiany prywatności ani uprawnień projektu.

Osoby komentujące mają niewiele uprawnień, ale mogą komunikować się za pomocą komentarzy do zadań, załączników i wiadomości w projekcie.

Osoby, którym przypisano zadanie w projekcie, mają dodatkowe uprawnienia na poziomie zadania, takie jak możliwość ukończenia zadania, zmiany osoby odpowiedzialnej lub zmiany daty wykonania.

Więcej informacji znajdziesz w naszym artykule o uprawnieniach dotyczących projektów.

Konfigurowanie ustawień prywatności projektu

Aby skonfigurować ustawienia prywatności projektu, kliknij przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu projektu.

Frame 630828 (1).png

Następnie użyj zakładki prywatność, aby zdecydować, komu chcesz udostępnić projekt. Wybierz opcję „prywatne dla członków”, „Tylko zespół” lub „Udostępnione organizacji”.

Frame 630824 (1).png

Dostosuj uprawnienia członków projektu, klikając strzałkę listy rozwijanej obok nazwy osoby i wybierając opcję z listy. Wybierz projekt jako administrator, edytor lub komentator.

Frame 630829 (2).png

Konfigurując ustawienia dostępu do projektu, warto wziąć pod uwagę prywatność i uprawnienia. To prywatność decyduje o tym, kto może znaleźć i uzyskać dostęp do projektu i jego zadań. Uprawnienia określają, w jakim stopniu dana osoba może modyfikować projekt i zadania. Istnieje odpowiedni poziom dla obu, ale zależy to od kontekstu pracy.

Jeśli chodzi o prywatność, zadaj sobie dwa pytania:

  1. Jakie informacje są udostępniane w tym projekcie?
  2. Kto powinien móc go zobaczyć?

Jeśli zawiera poufne informacje, najlepszy będzie projekt prywatny. Zawsze możesz zmienić to ustawienie prywatności później lub zaprosić więcej osób do projektu w miarę jego rozwoju.

Każdemu, kto potrzebuje dostępu do informacji, udziel go, zapraszając go. Możesz dodać więcej członków do projektu później lub edytować ustawienia prywatności projektu, aby udostępnić pracę w szerszym zakresie w odpowiednim czasie.

Jeśli chodzi o uprawnienia, zastanów się, w jaki sposób członkowie mają współpracować w ramach projektu.

Jeśli projekt służy jako baza wiedzy, w której nie chcesz, aby członkowie cokolwiek edytowali, nadaj im uprawnienia tylko do komentowania. Jeśli oczekujesz, że członkowie będą regularnie dodawać i edytować zadania, nadaj im uprawnienia edytora. Administratorzy projektu mają pełny dostęp do zmian ustawień, więc ograniczenie tej roli tylko do kilku kluczowych interesariuszy może być odpowiednie.

Dodatkowe zasoby

Odwiedź sekcję Udostępnianie i prywatność w centrum pomocy Asany, aby uzyskać więcej artykułów na temat uprawnień dostępu, prywatności i udostępniania.

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback