Planowanie zasobów

Planowanie zasobów jest niezbędne dla sukcesu każdej organizacji, pomagając zespołom osiągać cele poprzez efektywne zarządzanie kluczowymi zasobami. Ten artykuł pokazuje, w jaki sposób Asana może uprościć planowanie kluczowych zasobów, takich jak czas i ludzie. Przepływy pracy w Asana ułatwiają kierownikowi projektu efektywne planowanie tych zasobów.

Weźmy na przykład Kevina, lidera PMO, który zarządza zespołem PMO. Oto, w jaki sposób używa Asana, aby zoptymalizować planowanie zasobów swojego zespołu.

Przechwytywanie i tworzenie pracy

Kevin tworzy projekt przyjmowania próśb i zleceń dla swojego zespołu. Projekt otrzymuje zgłoszenia za pośrednictwem formularza, przechwytując wszystkie niezbędne szczegóły w jednym zadaniu, które następnie jest szybko przekształcane w projekt.

Po wystawieniu projektów zespołu Kevin korzysta z funkcji planowania wydajności, aby odpowiednio je obsadzić. Widok zdolności zespołu na poziomie projektu zapewnia mu jasne podstawy do przydzielania ludzi do projektów, zarówno natychmiast, jak i w przyszłości.

Personel i przepustowość

Planowanie pojemność wyświetla moce przerobowe zespołu PMO na poziomie projektu, a konflikty pojawiają się natychmiast, dzięki czemu decyzje kadrowe można podejmować bez obaw. Kevin z łatwością dostrzega okazję i przydziela członka swojego zespołu, Amy, do projektu. Przez dwa tygodnie przeznacza na projekt 25% swojego wolnego czasu, uzupełnionego przez innego członka zespołu poświęcającego 75% swojego czasu.

W tej sekcji artykułu dotyczącego planowania wydajności znajdziesz szczegółowe informacje o tym, jak tworzyć i edytować przydziały projektów.

Decydowanie, gdzie zainwestować czas i wysiłek zespołu, jest podstawą zarządzania projektami. Aby uzyskać dokładny przegląd bieżący pracy zespołu PMO, Kevin tworzy portfolio i dodaje do niego wszystkie projekty swojego zespołu. Teraz Kevin może szybko zidentyfikować prace, które jeszcze nie zostały rozpoczęte, na podstawie statusu projektu wyraźnie wyświetlonego w portfolio. Identyfikując dwa projekty, które są gotowe do realizacji, zaczyna przydzielać zadania swojemu zespołowi.

Trzymając się portfolio, Kevin może szybko przejść do widoku obciążenia portfolio i pokazać moce przerobowe zespołu. Obciążenie pracą w portfolio wyświetla również nieprzypisane zadania, dzięki czemu Kevin i jego zespół nie muszą sortować poszczególnych projektów, aby je znaleźć. Oznacza to, że lider PMO może przydzielać zadania swojemu zespołowi z pewnością, że nie będzie przeciążony.

Planowanie czasu

Do tej pory Kevin skupiał się na długoterminowym planowaniu, ale można go również zawęzić, odkrywając wgląd w konkretne zadania i bardziej bezpośrednie okresy. Korzystając z kombinacji pól niestandardowych formuły i pulpitu nawigacyjnego portfolio, można utworzyć wykres, który śledzi rozbieżności między szacowanym czasem a rzeczywistym czasem spędzonym na zadaniach w różnych projektach w portfolio - wszystko to odbywa się bez żadnych ręcznych obliczeń.

Zespół Kevina korzysta z natywnej funkcji mierzenia czasu w Asana w projektach w ramach portfolio. Oznacza to, że wpisy czasu stale dostarczają dokładnego obrazu czasu spędzonego na zadaniach, co pozwala na dokładniejsze planowanie czasu w przyszłości. Tam, gdzie zadania nie pasują do przydzielonego im czasu, niezależnie od tego, czy śledzą szacunki powyżej, czy poniżej, informacje są zestawiane i wyświetlane na pulpicie nawigacyjnym portfolio. Następnie zespół PMO może bez obaw podejmować decyzje dotyczące planowania czasu w oparciu o dane.

Kevin jest zdeterminowany, aby zminimalizować opóźnienia i chce usunąć wszelkie przeszkody stojące na drodze jego zespołu. Ostatnim krokiem jest skorzystanie z funkcji inteligentnych odpowiedzi Asana, aby zapytać Asana AI o czynniki blokujące w projekcie swojego zespołu. Sztuczna inteligencja Asana szybko identyfikuje główne przyczyny opóźnień w projektach, które są zagrożone, a Kevin odnotowuje te punkty, aby omówić je ze swoim kierownikiem projektu na następnym spotkaniu.

Zasoby

Posty na bloga

Czym jest zarządzanie zasobami? Jak rozpocząć

Szablony

Szablon zarządzania zasobami

Inne szablony zarządzania zasobami

Powiązane artykuły

Zasoby dotyczące planowania projektu (projekt planning resources)

Forum społecznościowe

Planowanie zasobów z Asana - Wskazówki i podpowiedzi

Czy ten artykuł był pomocny?

Thanks for your feedback