Tarefas

O que são tarefas?

As tarefas representam etapas realizáveis ou afazeres para deixar claro quem é responsável pelo quê e até quando, mas também podem representar ideias e itens de referência. Se tiver o costume de enviar e-mails sempre que precisa solicitar algo a um colega de equipe, você pode substituir o e-mail por uma tarefa.

Digamos que você tem a tarefa de animar um vídeo para uma campanha futura, e outro colega está responsável por revisá-lo. Estas tarefas podem ser monitoradas por meio de um projeto de gestão de campanha.

As tarefas armazenam todos os arquivos, comentários e instruções relacionadas para que a informação continue no lugar certo (e num só lugar). Geralmente fazem parte de um projeto para serem fáceis de encontrar e permanecerem visíveis para os membros da equipe. Acesse asana.com/apps para saber mais.

Como criar tarefas

Há três maneiras principais de criar tarefas:

1. No botão de adição rápida laranja, na barra superior,
2. A partir do botão Adicionar tarefa em um projeto.
3. Clicar em qualquer lista de tarefas, pressionar Enter, e começar a digitar.

Você também pode criar tarefas a partir de e-mails, mensagens do Slack e outros aplicativos externos. Asana integra-se com importantes ferramentas para poupar o seu tempo e tornar mais simples a gestão de suas tarefas.

Responsável pela tarefa

Cada tarefa pode ter apenas um responsável, mas podem haver diversos colaboradores.

Tanto o responsável pela tarefa quanto os seus colaboradores podem ver a tarefa ou até mesmo editá-la, dependendo das configurações de permissão desta.

O campo de responsável indica quem realizará aquele trabalho.

Todas as tarefas atribuídas a um utilizador aparecerão na guia Minhas tarefas desse utilizador.

Os colaboradores da tarefa recebem notificações quando ela é atualizada.

O criador e o responsável pela tarefa são automaticamente adicionados como colaboradores.

Pressione Tab+M para atribuir uma tarefa a você mesmo.

Atribuir cópias

Se você quiser criar a mesma tarefa para diversas pessoas, pode atribuir cópias facilmente a diferentes pessoas ou a uma equipe inteira da sua organização.

Essa função não atribui a tarefa original a várias pessoas; ela cria várias cópias da tarefa e atribui uma a cada pessoa.

Colaboradores da tarefa

Torne-se colaborador (a) de uma tarefa para acompanhar as seguintes alterações:

• Um anexo for adicionado à tarefa
• Um novo comentário é publicado na tarefa
• Curtidas na tarefa
• Quando a tarefa for marcada como concluída

Os colaboradores receberão notificações na caixa de entrada e poderão receber notificações por e-mail, dependendo das suas configurações.

Se você estiver recebendo notificações de uma tarefa que não mais lhe interessa, pode deixar de colaborar nela.

Como remover um colaborador:

Se você @mencionar outra pessoa na descrição ou nos comentários de uma tarefa, ela será automaticamente adicionada como colaboradora da tarefa.

Dicas e boas práticas para
tarefas

Estas dicas ensinam a criar uma boa tarefa a reagir às tarefas que nos são atribuídas.

Criar uma boa tarefa

1. Escreva nomes de tarefas claros e funcionais. Por exemplo, talvez seja melhor escrever “Concluir o primeiro esboço do artigo para o blog”, em vez de “Publicação do blog”.
2. Atribua a tarefa a você ou a um colega de equipe. As tarefas têm apenas um responsável, para que não haja dúvidas sobre quem está responsável pelo trabalho.

• Você pode subdividir uma tarefa em subtarefas se for preciso que várias pessoas contribuam para a sua conclusão.

3. Adicione uma data de início e uma data de conclusão para mostrar a duração e o prazo final da tarefa. Os colegas de equipe podem organizar com mais eficácia o tempo necessário para a tarefa e saber quando deverá estar pronta.
4. Utilize a descrição da tarefa para dar mais detalhes, instruções ou contexto à tarefa para que o responsável tenha todas as informações necessárias para começar e terminar o trabalho. Você pode mencionar um colega de equipe ou um projeto, formatar a descrição da tarefa com rich text e inserir mídias de lugares como YouTube e Figma que aparecerão como uma visualização interativa na descrição da tarefa.
5. Anexe os arquivos que forem necessários. Asana integra-se com Google Drive, Dropbox, OneDrive e Box para facilitar a tarefa de anexar arquivos a partir das ferramentas que você já usa.
6. Algumas tarefas dependem que outros trabalhos sejam concluídos primeiro. Configure as dependências de tarefas para que o trabalho ocorra na ordem e no momento certo.
7. Por fim, você pode adicionar colaboradores à tarefa (como ao adicioná-los em cópia num e-mail). Eles receberão notificações sobre qualquer atividade da tarefa. Os colaboradores podem ser adicionados ou removidos a qualquer momento.
8. Depois de concluir uma tarefa, clique no ícone de 'feito' ao lado do nome da tarefa. Publique um comentário para que seus colegas fiquem por dentro da sua realização.
   
   

Você também pode criar marcos para representar os principais objetivos do projeto (como alcançar uma meta de faturamento) ou trabalhos importantes que desbloqueiam as fases seguintes (como a confirmação de local para um evento).

Criar um projeto, uma tarefa ou uma subtarefa?

Muitos clientes têm essa pergunta, e a resposta geralmente é que simplesmente depende do que você está tentando alcançar e de como deseja ver as informações. Confira nossa estrutura abaixo, juntamente com algumas dicas para ajudar você a escolher o caminho certo a seguir:

	Crie um projeto se...	Crie uma tarefa se...	Crie uma subtarefa se...	Exemplos
Nível de esforço	O esforço exigido é grande, quando se lida com um grupo de participantes que visam a um objetivo ao longo do tempo ou quando se deseja obter uma plataforma central para monitorar o trabalho	Você está tentando captar um único afazer para uma pessoa que possa ser concluído em questão de minutos ou em poucos dias de trabalho.	Várias pessoas estão contribuindo para a conclusão de uma tarefa: dividir para conquistar.	Projeto: Calendário editorial Tarefa: Publicar blog Subtarefa: Reunir depoimentos de clientes para o blog
Visualizações	Você quer ver o projeto e as tarefas usando diversos modos de visualização (lista, quadro, cronograma, calendário) e deseja documentar as tarefas com portfólios e gráficos de painel.	É desejável que o trabalho fique visível nos modos de cronograma, painel e gestão de recursos (subtarefas não aparecerão automaticamente nesses modos).	Você não precisa ver as subtarefas usando o cronograma, o painel ou a gestão de recursos.	Projeto: Lançamento de produto Tarefa: Realizar pesquisa de mercado Subtarefa: Redigir síntese da pesquisa para o marketing
Complexidade	Seu trabalho envolve muitas etapas, fases, participantes ou camadas.	Você quer se comunicar com alguns participantes do grupo sobre uma parte do projeto em particular (em vez de tratar do projeto como um todo).	Você está tentando dividir uma tarefa em partes menores. (No entanto, caso haja mais de cinco tarefas atribuídas a participantes diferentes, assegure que não se trata de um projeto subjacente.)	Projeto: Campanha de Ano-Novo Tarefa: Finalizar as mensagens da campanha Subtarefa: Revisar as mensagens da campanha

Reagir e colaborar nas tarefas

As tarefas foram pensadas para serem criadas e atribuídas por qualquer pessoa e para qualquer pessoa no mesmo espaço da Asana. Deixe a colaboração especialmente dinâmica com estas dicas:

• Se alguém atribuir uma tarefa a você, confirme com uma curtida para mostrar que a viu e que pode trabalhar nela.
• Se você não for a pessoa certa para fazer essa tarefa, pode reatribuí-la ou começar uma conversa nos comentários da tarefa.
• À medida que trabalha na tarefa, forneça atualizações com comentários sobre a tarefa para que os colaboradores da tarefa possam responder e acompanhar o progresso.
• Se um comentário contém detalhes cruciais ou a informação definitiva, você pode fixá-lo no topo para torná-lo mais fácil de encontrar.
• Se precisar chamar a atenção de alguém para uma tarefa ou comentário, use @menção. Eles serão notificados e poderão navegar rapidamente para essa tarefa específica. Ao @mencionar alguém em uma tarefa, ele será adicionado automaticamente como colaborador e receberá uma notificação na Caixa de entrada.
• Você também pode mencionar os nomes de projetos, tarefas, mensagens e equipes para conectar o seu trabalho e tornar mais fáceis as consultas.

Mais recursos para dominar as tarefas

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