Os modelos personalizados economizam um bom tempo da sua equipe, pois permitem que você crie projetos padronizados que otimizam o fluxo de trabalho. O nosso construtor avançado de modelos de projeto possibilita que você veja num instante todos os elementos e aspectos do seu modelo de projeto, e os da sua equipe.
Com os novos modelos de projetos, é possível criar modelos personalizados e reutilizáveis que ajudam a equipe a iniciar novos projetos em questão de segundos. Para saber como criar e usar modelos de projeto, confira o artigo Criar e usar modelos.
Com a possibilidade de criar modelos de projeto do zero, você pode ajustar as tarefas, colaboradores e cronogramas associados como quiser.
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Localizar modelos de projeto
Para encontrar os modelos de projeto, desça até o final da página inicial da sua equipe e selecione o modelo que deseja usar.
Como alternativa, você também pode usar a barra de pesquisa para procurar um modelo.
Como criar um modelo de projeto a partir de um projeto existente
- Clique na seta do menu suspenso ao lado do título do projeto
- Clique em Salvar como modelo.
Em seguida, você pode dar um nome ao modelo de projeto e compartilhá-lo com a equipe. Você também pode personalizar as configurações de privacidade para que o modelo seja compartilhado com sua equipe, dar acesso de edição à sua equipe ou torná-lo privado para os membros do projeto. Feito isso, clique em Criar um novo modelo.
Agora o modelo está criado e você pode começar a construí-lo e ajustá-lo conforme as suas necessidades.
Aqui, você pode adicionar ou editar tarefas padrão, responsáveis e datas de conclusão do modelo.
Definir as datas de projeto para um modelo personalizado
As datas nos modelos de projeto são relativas. Isso simplifica o acompanhamento das tarefas, mostrando quantos dias separam a data de início ou a data final do projeto.
Agora, as datas nos modelos de projeto são relativas à data de início ou data final do projeto criado a partir do modelo.
No seletor de datas, você pode definir datas de início e/ou datas de conclusão ao criar um modelo de projeto, e a Asana agendará todas as tarefas associadas. Apenas datas relativas (p. ex.: 3 dias após o início de um projeto) são exibidas neste seletor.
Definir a data de referência
Ao definir o cronograma, é possível:
Selecionar Após a data de início do projeto, para deixar as datas de todas as tarefas relativas à data de início do projeto criado a partir do modelo.
-
Ou selecionar Da data prevista para conclusão do projeto, para deixar as datas de todas as tarefas relativas à data prevista para conclusão do projeto criado a partir do modelo.
Também é possível não incluir datas ou pular fins de semana.
Após escolher as datas, você também terá a opção de clicar no ícone Adicionar horário no canto inferior esquerdo do seletor de datas. Isso abrirá automaticamente uma opção para definir um horário de conclusão e um horário de início correspondente. Personalize seu modelo
Para ajustar ou personalizar os modelos, clique em personalizar, localizado no canto direito do modelo.
A partir daí, é possível personalizar por campos, formulários, modelos de tarefas e regras.
Além disso, você tem a opção de adicionar, editar ou excluir qualquer campo. Depois de selecionar as datas da tarefa e campos personalizados, clique em Avançar à esquerda do seu modelo de projeto.
Tarefas atribuídas por meio de um modelo de projeto não aparecerão nas “Minhas tarefas” dos responsáveis.
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Funções no projeto
Agora é possível adicionar funções aos modelos de projeto. As funções criam espaços reservados que atribuem tarefas automaticamente ao colega de equipe certo quando o modelo é usado. As funções do projeto estão disponíveis nos níveis Asana Advanced, Enterprise e Enterprise+, bem como nos níveis legados Business e Legacy Enterprise.
Adicionar funções a um modelo de projeto:
Para adicionar uma função a um modelo de projeto, primeiro crie um novo modelo de projeto ou clique em Editar no canto superior direito de um modelo existente.
Clique no botão + Adicionar função na barra lateral para começar a adicionar funções de projeto.
- Clique em + Adicionar função e insira o nome da função relevante; Gerente de Projeto ou Designer, por exemplo.
- Clique em Criar para salvar o nome da função.
Editar ou adicionar outras funções no projeto:
- Clique em Editar função em Funções do projeto na barra lateral
- Clique em + Adicionar função para adicionar uma função adicional ao projeto
- Clique em qualquer função existente para editar ou fazer alterações
Para remover uma função de projeto:
- Clique em Editar a função
- Passe o mouse sobre a função que deseja remover e clique no x que aparece e, em seguida, clique em Remover
- Clique em Concluído para voltar ao modelo
Designar as funções no projeto:
- Clique em Concluído quando terminar de editar o modelo
- Clique em Usar modelo para percorrer o fluxo normal para nomear o seu projeto e, em seguida, clique em Continuar
- Na página seguinte, você pode escolher os responsáveis por cada função no projeto. Depois de atribuído, clique em Ir para o projeto. Você também pode clicar em Pular para pular esta etapa, mas isso não é recomendado. Veja abaixo a dica da Asana.
Observe que, se esta etapa for ignorada, o responsável não poderá ser adicionado posteriormente, o que significa que o campo do responsável permanecerá em branco. Portanto, é recomendável adicionar o cessionário na primeira criação.
Configurações do modelo
Nas Configurações do modelo, você terá a opção de:
- Editar o título do seu modelo
- Adicione uma descrição ao modelo
- Selecionar a equipe que terá acesso ao modelo
- Selecionar a configuração de privacidade
- Escolha colaboradores do modelo de projeto
- Adicionar projeto aos portfólios
Os proprietários dos modelos podem decidir se os membros podem editar ou usar os modelos de projetos.
- Aqueles com a permissão Pode editar podem adicionar, editar e excluir qualquer coisa no modelo.
- Aqueles com a permissão Pode usar podem usar o modelo para criar projetos, mas não podem editar nada no modelo.
- É possível definir o acesso dos membros como novo proprietário do modelo.
- Também é possível remover membros como membro do modelo.
Você também pode usar o construtor para adicionar projetos aos portfólios. Isto significa que todos os projetos criados por este modelo serão adicionados ao portfólio selecionado.
Como criar um projeto do zero usando modelos de projeto
Você também pode usar o construtor para criar um modelo do zero:
- Crie um novo projeto;
- Seleccione Usar um modelo
- Role a página até a seção de modelos personalizados.
- Clique em + Novo modelo
Observação: depois que a equipe criar o primeiro modelo, você também poderá criar do zero a partir da página da equipe, na seção de modelos.
Como excluir um modelo
Modelos de projeto de uma determinada equipe podem ser facilmente encontrados e visualizados, e para isso basta acessar a página da equipe.
A partir daí, é possível editar e excluir facilmente os modelos clicando no ícone de três pontos, no canto superior direito do modelo.
Pacotes em modelos de projeto
Os Pacotes estão disponíveis para todos os clientes da Asana Enterprise.
Os usuários agora podem adicionar pacotes aos modelos de projeto por meio do botão Personalizar ao criar um projeto a partir de um modelo de projeto. Os pacotes em modelos de projeto permitem que os usuários padronizem e gerenciem seus projetos e fluxos de trabalho, mesmo após a criação de um projeto, o que significa que:
- Novos projetos líquidos criados a partir do modelo de projeto terão o pacote aplicado.
- As atualizações feitas ao pacote serão sincronizadas automaticamente com todos os outros projetos e modelos de projeto que estiverem usando esse pacote. Quando o pacote em si é atualizado, essas alterações são refletidas em todos os lugares em que o pacote está em uso
Para adicionar um pacote ao seu modelo de projeto
- Comece a criar um novo projeto e escolha Usar um modelo para escolher um modelo de projeto na biblioteca.
- Clicar em Editar para editar o modelo do projeto.
- Clique em Personalizar e escolha + Adicionar pacote no menu Personalizar.
- Você pode escolher entre um pacote existente ou criar um novo pacote na galeria de Pacotes.
- Depois de criar o pacote, certifique-se de que o aplica a esse modelo de projeto selecionando-o no painel de gestão de pacotes.
Depois de criar ou selecionar um pacote existente na galeria, é necessário adicioná-lo ao modelo de projeto no painel de gerenciamento de pacotes para que o modelo receba o pacote.
Aplicar pacotes a partir do painel de gestão de pacotes
Um pacote também pode ser aplicado a um modelo de projeto diretamente no painel de gestão de pacotes, conforme mostrado abaixo.
- Clique no botão Personalizar dentro do seu projeto e role para baixo até Pacotes.
- Clique no pacote que deseja usar e navegue até a guia Painel.
- Clique no botão + Adicionar ao meu trabalho para procurar e selecionar o modelo de projeto relevante.
Ver os modelos de projetos no painel de gestão de pacotes
- Clique no botão Personalizar dentro do seu projeto e role para baixo até Pacotes.
- Clique no pacote que deseja visualizar e navegue até a guia Painel.
- Em Tipo de trabalho, você verá se cada item listado é um projeto ou um modelo de projeto.
Notas sobre os pacotes nos modelos de projeto
- À medida que o pacote é anexado ao modelo de projeto, as alterações feitas no pacote são refletidas automaticamente no modelo de projeto.
- Os pacotes existentes na galeria de pacotes podem ser adicionados a um modelo de projeto.
- Os usuários podem ver uma lista de pacotes que foram adicionados ao modelo de projeto (isso depende das permissões do projeto de um usuário).
- Os usuários precisam ter acesso para editar um modelo de projeto para adicionar um pacote ao modelo ou para visualizar pacotes adicionados anteriormente.
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