Visão geral
As regras são um componente importante de muitos fluxos de trabalho, e as integrações também. Agora, é possível usar uma regra para fazer a integração das ferramentas prediletas da equipe com as suas iniciativas na Asana, deixando que as regras cuidem do trabalho pesado por vocês. Defina desencadeadores específicos nos projetos da Asana e conte com as regras para automatizar o fluxo de trabalho quando os critérios definidos forem cumpridos.
Por exemplo, a integração de regras entre Slack e Asana permite enviar uma mensagem a um colega ou a um canal no Slack com base em um desencadeador selecionado, como a conclusão de uma tarefa.
As regras estão disponíveis com Asana Premium, Business e Enterprise, assim como as integrações de regras.
Como criar uma regra
Veja a seguir um exemplo de como criar uma regra no seu projeto da Asana com a definição de um desencadeador, uma ação e um nome da regra.
Para saber mais sobre as regras e como usá-las para automatizar o seu trabalho diário, confira o nosso artigo sobre as regras na Central de Ajuda da Asana.
Gmail
Utilize as regras para enviar e-mails da sua conta Gmail para um destinatário específico quando determinados parâmetros forem alcançados, tudo isso definido previamente por você. Escolha um dentre vários desencadeadores, por exemplo, quando uma tarefa estiver liberada para execução ou quando um prazo estiver se aproximando, e deixe que as regras enviem e-mails automaticamente com uma mensagem personalizada.
Etapas para configurar a integração de regras
- No seu projeto, clique em Personalizar no canto superior direito da tela e, na lista suspensa, selecione Adicionar regra.
- Em Adicionar regra, selecione um desencadeador, por exemplo, Aprovação concluída.
- Na guia Ações, selecione Enviar e-mail.
- Escreva o endereço de e-mail do destinatário no campo Para
- Digite um endereço de e-mail de resposta
- No campo Assunto, informe o assunto do e-mail.
- Escreva o corpo do e-mail no campo Escreva uma mensagem.
Neste exemplo, quando a tarefa é aprovada, a regra é acionada e a ação é tomada; um e-mail será enviado a partir do seu endereço de e-mail e enviará automaticamente um Bcc para você no e-mail. O link da tarefa também constará no e-mail.
Twilio
Para se comunicar facilmente com os seus clientes e colaboradores, utilize as regras para enviar mensagens SMS via Twilio, com base nos desencadeadores e combinações configurados previamente por você.
Etapas para configurar a integração de regras
- No seu projeto, clique em Personalizar no canto superior direito da tela e, na lista suspensa, selecione Adicionar regra.
- Em Adicionar regra, selecione um desencadeador, por exemplo, o valor do campo personalizado Urgência sendo alterado para Alto
- Na aba Ações, selecione Enviar texto por SMS
- Selecione Conectar ao Twilio. Você deverá fornecer o SID da sua conta Twilio e o token de autenticação. Você pode encontrar isso ao fazer login na sua conta Twilio e selecionar Conta e o seu token estará sob tokens de autenticação.
- Depois de associar a sua conta, introduza o seu número de telefone Twilio
- Insira o número de telefone do destinatário no campo Enviar para.
- Escreva o conteúdo da mensagem no campo Escreva uma mensagem
Neste exemplo, quando o valor do campo personalizado Urgência é definido como Alto, a regra é acionada e a ação é executada; uma mensagem SMS é enviada ao destinatário escolhido.
PagerDuty
Confie nas regras para notificar a sua equipa de resposta a incidentes através do PagerDuty quando uma tarefa precisar de atenção. Os gatilhos escolhidos permitem que a Asana se integre ao PagerDuty e crie incidentes com o contexto da tarefa automaticamente, a qualquer hora do dia ou da noite.
Etapas para configurar a integração de regras
- No seu projeto, clique em Personalizar no canto superior direito e selecione Adicionar regra na lista
- Em Adicionar regra, selecione um desencadeador, por exemplo, o valor do campo personalizado Urgência sendo alterado para Alto
- Na guia Ações, selecione Criar incidente
- Insira um título para o incidente no campo Título
- Escolher um serviço no campo Serviço
- Selecionar a urgência no campo Urgência
- Insira uma descrição do Incedent.
Neste exemplo, quando o valor do campo personalizado Urgência é definido como Alto, a regra é acionada e a ação é tomada; um incidente de Pagerduty é criado. O link da tarefa e o e-mail de quem a criou serão incluídos na descrição do incidente automaticamente.
Google Agenda
Com as Regras Asana, as equipes podem agendar reuniões manualmente e criar automaticamente uma reunião com os colaboradores do projeto quando uma tarefa atingir um determinado estágio. Por exemplo, as equipas podem utilizar esta regra para desencadear a criação de um evento num calendário de equipa quando uma tarefa for movida para uma secção "Agendada". As equipes também podem usar isso para cenários de tarefas recorrentes: você pode ter uma tarefa recorrente "Enviar pauta para reunião" que envia um convite de evento quando a tarefa é concluída.
Etapas para configurar a integração de regras
- Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar uma integração de regras.
- Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
- Selecione o Google Agenda na coluna à esquerda.
- Selecione uma regra predefinida ou clique em Criar regra personalizada.
- Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
- Autenticar clicando em Conectar às Regras do Google Agenda
- Faça isso com a sua conta do Google e clique em Permitir
- Preencha os campos para o evento do Google Agenda
- Opcionalmente, convidar colaboradores da tarefa como convidados do evento
Dropbox
Com as Regras da Asana, as equipes podem enviar automaticamente anexos de tarefas para uma pasta específica do Dropbox para agilizar o compartilhamento, o armazenamento e a colaboração. Em vez de transferirem arquivos de forma manual, os membros podem escolher desencadeadores para que os anexos de tarefas sejam carregados de forma automática e segura no Dropbox para facilitar a consulta.
Por exemplo, as equipes podem usar a Asana para trabalhar em aprovações de ativos e, após a aprovação, carregar automaticamente o anexo da tarefa em uma pasta específica do Dropbox para garantir que os ativos finais sejam carregados no local correto.
Considerações ao usar esta integração:
- As regras que forem acionadas em tarefas com mais de 10 anexos enviarão apenas os 10 anexos mais recentes.
- Os carregamentos de arquivos em que o arquivo tem o mesmo nome de um arquivo existente na pasta do Dropbox associada serão automaticamente renomeados e carregados com sucesso.
Etapas para configurar a integração de regras
- Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar uma integração de regras.
- Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
- Selecione Dropbox na coluna à esquerda.
- Você pode escolher uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada
- Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
- Faça a autenticação clicando em Conectar-se às Regras do Dropbox e seguindo os passos
- Adicione a URL da pasta do Dropbox encontrada no aplicativo Web
Box
Use as Regras Asana para automatizar o processo de upload de conteúdo para o Box quando determinadas ações ocorrerem na Asana. As equipes podem economizar tempo definindo gatilhos que transferirão automaticamente os anexos das suas tarefas da Asana para o Box.
Por exemplo, as equipes de design que trabalham em ativos podem criar uma regra para carregar o anexo no Box assim que a tarefa for movida para a seção "Ativos aprovados finais".
Considerações ao usar esta integração:
- As regras que forem acionadas em tarefas com mais de 10 anexos enviarão apenas os 10 anexos mais recentes.
- Tentativas de upload de arquivos com o mesmo nome de um arquivo existente na pasta Box resultarão em um erro na regra. Para corrigir esse erro, renomeie o arquivo existente, edite e salve novamente a regra e ative a ação de upload novamente.
Etapas para configurar a integração de regras
- Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar uma integração de regras.
- Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
- Selecione Caixa na coluna à esquerda.
- Você pode escolher uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada
- Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
- Faça a autenticação clicando em Ligar às Regras da Caixa e seguindo os passos
- Adicione a URL da pasta Box encontrada no aplicativo Web
Microsoft OneDrive
Com as Regras Asana, as equipes podem enviar automaticamente anexos de tarefas para uma pasta específica do OneDrive para agilizar o compartilhamento, o armazenamento e a colaboração, reduzindo o trabalho manual.
Por exemplo, as equipes podem usar a Asana para trabalhar em aprovações de ativos e, após a aprovação, carregar automaticamente o anexo da tarefa em uma pasta específica do OneDrive para garantir que os ativos finais sejam carregados no local correto.
Observe que esta integração funciona com o OneDrive, e não com o Sharepoint.
Considerações ao usar esta integração:
- As regras que forem acionadas em tarefas com mais de 10 anexos enviarão apenas os 10 anexos mais recentes.
- Os arquivos carregados onde houver um arquivo existente com o mesmo nome na pasta do OneDrive substituirão o arquivo existente. Se isso não for pretendido, certifique-se de que os arquivos tenham nomes diferentes.
Etapas para configurar a integração de regras
- Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar a integração.
- Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
- Selecione OneDrive na coluna à esquerda.
- Você pode escolher uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada
- Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
- Faça a autenticação clicando em Ligar às Regras do OneDrive e seguindo os passos
- Adicione a URL da pasta do OneDrive encontrada no aplicativo Web e o caminho. O caminho pode ser encontrado em Mais detalhes da pasta do OneDrive. Meus arquivos devem ser excluídos do caminho.
HubSpot
A integração entre a HubSpot e a Asana permite que as equipes acompanhem o contexto importante dos negócios e das campanhas de marketing em todos os aplicativos. Acompanhe o desempenho da campanha e colabore com as equipes em um único local, sem ter que alternar entre as ferramentas.
Anexe facilmente os detalhes das ofertas da HubSpot diretamente a uma tarefa da Asana para acompanhar informações relevantes, como o valor e o proprietário da oferta.
É rápido adicionar a campanha escolhida da HubSpot clicando no campo HubSpot na visualização de tarefas. Anexe campanhas relevantes às tarefas que você está monitorando na Asana para ver os status e as métricas precisas das campanhas da HubSpot enquanto trabalha nas tarefas da Asana
Veja como anexar uma oferta ou campanha de marketing da HubSpot a uma tarefa da Asana:
- Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget HubSpot.
- Clique em Personalizar no canto superior direito
- Role até a seção de Aplicativos, depois selecione +Adicionar aplicativo
- Selecionar HubSpot
- Clique em Adicionar a projeto e siga os passos para conectar a HubSpot à Asana
- Vincule uma oferta ou uma campanha de marketing a uma tarefa clicando no botão Adicionar oferta da HubSpot ou e-mail de marketing no campo HubSpot na parte superior do painel de detalhes da tarefa
- Insira o URL do seu negócio ou e-mail relevante da HubSpot
- Os detalhes anexados do HubSpot aparecerão como um widget no painel da tarefa
Observação: esta integração já está incorporada na Asana, mas você precisa criar uma conta HubSpot para começar.
O widget do HubSpot está disponível com uma assinatura Asana Premium, Business ou Enterprise.
Notion
A integração do Notion com a Asana permite às equipes agilizar o trabalho criando automaticamente páginas do Notion na Asana e adicionando páginas do Notion às tarefas da Asana. Em vez de criar manualmente as páginas do Notion e vinculá-las às tarefas relevantes da Asana, você pode usar a automatização para criar uma página do Notion quando determinadas ações ocorrerem na Asana, como quando uma tarefa for movida para uma seção.
Por exemplo, as equipes que realizam entrevistas de pesquisa em tarefas Asana podem criar automaticamente uma página de Notion para fazer anotações quando a tarefa for movida para a seção "Entrevista agendada". Você também pode vincular as páginas existentes do Notion a uma tarefa da Asana para que os colaboradores possam ver o contexto relevante a partir da página, agilizando a colaboração em vários aplicativos. A integração do Notion com a Asana também permite que você visualize o status dos projetos e tarefas da Asana como visualizações de links no Notion.
Etapas para configurar a integração de regras
- Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar uma integração de regras.
- Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
- Selecione Notion na coluna à esquerda.
- Você pode escolher uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada
- Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
- Autenticar clicando em Conectar ao Notion e seguindo os passos
- Clique em Select pages (Selecionar páginas) para permitir o acesso à
- Selecione as páginas às quais deseja que a Asana acesse e clique em Permitir acesso.
- Cole o URL da página principal ou do banco de dados
- Clique em Create Rule (Criar regra)
Notion
Veja como anexar uma página existente do Notion como um widget a uma tarefa da Asana:
- Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget Notion.
- Clique em Personalizar no canto superior direito
- Role até a seção de Aplicativos, depois selecione +Adicionar aplicativo
- Selecionar o widget de Notion
- Ir para uma tarefa Asana
- Vincule uma página de Notion existente a uma tarefa clicando no botão Adicionar página de Notion no campo Notion na parte superior do painel de detalhes da tarefa
- Insira o URL para a sua página de Notion relevante
- Os detalhes da Noção anexada aparecerão como um widget no painel da tarefa, incluindo proprietário, comentários e data da última modificação
Observação: esta integração já está incorporada na Asana, mas você precisa criar uma conta Notion para começar.
O widget Notion está disponível sem uma assinatura paga da Asana.
Mailchimp
A integração do Mailchimp com a Asana permite que as equipes monitorem os detalhes importantes da campanha e as métricas de relatórios do Mailchimp nas tarefas da Asana.
Por exemplo, as equipes que planejam campanhas de e-mail na Asana também podem adicionar um widget de campanha do Mailchimp a uma tarefa de monitoramento para monitorar o desempenho da campanha. Você também pode usar regras para acionar a adição de métricas de campanha como um comentário em uma tarefa vinculada, para que os colaboradores da tarefa sejam notificados sobre o status da campanha.
Etapas para configurar a integração de regras
- Acesse o projeto específico da Asana ao qual você gostaria de adicionar uma integração de regras.
- Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra
- Selecione Mailchimp na coluna à esquerda.
- Você pode escolher uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada
- Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
- Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget Mailchimp.
- Clique em Personalizar no canto superior direito
- Role até a seção de Aplicativos, depois selecione +Adicionar aplicativo
- Selecionar Mailchimp
- Clique em Adicionar a projeto e siga os passos para conectar o Mailchimp à Asana
Veja como anexar uma campanha existente do Mailchimp como um widget a uma tarefa da Asana:
- Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget Mailchimp.
- Clique em Personalizar no canto superior direito
- Role até a seção de Aplicativos, depois selecione +Adicionar aplicativo
- Selecionar Mailchimp
- Clique em Adicionar a projeto e siga os passos para conectar o Mailchimp à Asana
- Vincule uma página existente do Mailchimp a uma tarefa clicando no botão Adicionar campanha do Mailchimp no campo Mailchimp na parte superior do painel de detalhes da tarefa
- Insira o URL da sua página relevante do Mailchimp
- Os detalhes anexados do Mailchimp aparecerão como um widget no painel da tarefa, incluindo proprietário, comentários e data da última modificação
Observação: esta integração já está incorporada na Asana, mas você precisa criar uma conta Mailchimp para começar.
O widget do Mailchimp está disponível com uma assinatura Asana Premium, Business ou Enterprise.
Freshdesk
A integração do Freshdesk com a Asana permite que as equipes acompanhem os tickets de suporte ao cliente e seu status conectando aplicativos. Em vez de ter que verificar as ferramentas separadas para obter as informações necessárias para resolver os problemas dos clientes, as equipes podem visualizar detalhes precisos dos tíquetes do Freshdesk na Asana enquanto trabalham em tarefas relacionadas.
Por exemplo, as equipes que monitoram tíquetes de suporte ao cliente na Asana podem adicionar um tíquete do Freshdesk a uma tarefa para monitorar rapidamente o status, o proprietário do tíquete e a data da solicitação do tíquete.
Veja a seguir como anexar um tíquete de suporte ao cliente do Freshdesk a uma tarefa da Asana:
- Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget do Freshdesk.
- Clique em Personalizar no canto superior direito
- Role até a seção de Aplicativos, depois selecione + Adicionar aplicativo
- Selecionar Freshdesk
- Clique em Adicionar a projeto e siga os passos para conectar o Freshdesk à Asana
- Vá até uma tarefa da Asana no projeto
- Vincule um ticket de suporte ao cliente a uma tarefa clicando no botão Adicionar ticket do Freshdesk no campo Freshdesk na parte superior do painel de detalhes da tarefa
- Insira o URL do tíquete relevante do Freshdesk
- Os detalhes do tíquete do Freshdesk anexados aparecerão como um widget no painel da tarefa
Observação: esta integração já está incorporada na Asana, mas você precisa criar uma conta Freshdesk para começar.
Intercom
A integração entre a Intercom e a Asana permite que as equipes acompanhem as conversas da Intercom e seus status na Asana. Em vez de ter que verificar as ferramentas separadas para obter as informações necessárias para resolver os problemas dos clientes, as equipes podem visualizar os detalhes das conversas da Intercom diretamente na Asana.
Por exemplo, as equipes de suporte que acompanham o feedback dos clientes na Asana podem adicionar uma conversa da Intercom a uma tarefa para monitorar rapidamente o estado, o proprietário e as datas das solicitações.
Veja a seguir como anexar um tíquete de suporte ao cliente da Intercom a uma tarefa da Asana:
- Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget da Intercom.
- Clique em Personalizar no canto superior direito
- Role até a seção de Aplicativos, depois selecione + Adicionar aplicativo
- Selecionar Intercom
- Clique em Adicionar a projeto e siga os passos para conectar a Intercom à Asana
- Vá até uma tarefa da Asana dentro do projeto
- Vincule um ticket de suporte ao cliente à tarefa clicando no botão Adicionar ticket da Intercom no campo Intercom na parte superior do painel de detalhes da tarefa
- Insira o URL do ticket da Intercom relevante
- Os detalhes do ticket da Intercom anexados aparecerão como um widget no painel da tarefa
Observação: esta integração já está incorporada na Asana, mas você precisa criar uma conta Intercom para começar.
Bynder
A integração do Bynder com a Asana permite que as equipes adicionem recursos do Bynder às tarefas da Asana para que os colaboradores possam acompanhar o trabalho relacionado. Em vez de copiar e colar links entre ferramentas repetidamente, vincular Asana e Bynder proporciona visibilidade e colaboração perfeitas.
Por exemplo, as equipes podem colaborar nas aprovações de ativos de campanha na Asana e, após a aprovação, adicionar o ativo Bynder à tarefa Asana como um widget. Isso facilita para que os colaboradores vejam o nome do ativo, a data da última modificação, o status público ou privado e sigam o caminho do link do ativo, tudo a partir de um único local na Asana.
Veja a seguir como anexar um ativo Bynder a uma tarefa da Asana:
- Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget Bynder.
- Clique em Personalizar no canto superior direito
- Role até a seção de Aplicativos, depois selecione + Adicionar aplicativo
- Selecionar Bynder
- Clique em Adicionar a projeto e siga os passos para conectar o Bynder à Asana
- Vá até uma tarefa da Asana no projeto
- Vincule um ativo digital à tarefa clicando no botão Adicionar ativo Bynder no campo Bynder na parte superior do painel de detalhes da tarefa
- Insira o URL para o ativo Bynder relevante
- Os detalhes do ativo Bynder anexados aparecerão como um widget no painel da tarefa
Observação: esta integração já está incorporada na Asana, mas você precisa criar uma conta Bynder para começar.
DocuSign
A integração entre DocuSign e Asana permite que as equipes acompanhem os envelopes DocuSign adicionando-os às tarefas da Asana. Em vez de ter que verificar ferramentas separadas para ver o status de um envelope, as equipes podem ver detalhes precisos do envelope na Asana.
Por exemplo, as equipes que usam a Asana para o processo de aprovação de contratos podem adicionar um envelope DocuSign a uma tarefa da Asana para monitorar o status, o remetente, os destinatários e a data de entrega.
Veja a seguir como anexar um envelope DocuSign a uma tarefa da Asana:
- Inicie a sessão na Asana e localize o projeto para o qual deseja habilitar o widget DocuSign.
- Clique em Personalizar no canto superior direito
- Role até a seção de Aplicativos, depois selecione + Adicionar aplicativo
- Selecionar DocuSign
- Clique em Adicionar a projeto e siga os passos para conectar o DocuSign à Asana
- Ir para uma tarefa Asana
- Vincule um envelope a uma tarefa clicando no botão Adicionar envelope DocuSign no campo DocuSign na parte superior do painel de detalhes da tarefa
- Insira o URL do seu envelope DocuSign relevante
- Os detalhes do envelope DocuSign anexados aparecerão como um widget no painel da tarefa
Observação: esta integração já está incorporada na Asana, mas você precisa criar uma conta DocuSign para começar.