As contas Asana são gratuitas e estão vinculadas a indivíduos. As contas Asana permitem o acesso a espaços de trabalho e organizações compartilhados para colaborar com outros usuários Asana.
Com uma única conta Asana, você pode criar ou participar de múltiplos espaços de trabalho e organizações para colaborar com grupos distintos de usuários Asana. Esses espaços de trabalho e organizações a que você pertence são entidades distintas, cada uma com um conjunto de pessoas, projetos e tarefas.
Como cada espaço de trabalho e organização é uma entidade distinta, os seus colegas não podem ver os outros espaços de trabalho e organizações dos quais você faz participa, e vice-versa. Saiba mais sobre a privacidade entre os espaços aqui.
O que é uma organização?
As organizações conectam todos os funcionários da sua empresa que usam a Asana em um único lugar, com base no endereço de domínio do e-mail da sua empresa, que é comum a todos.
Na organização, você e os seus colegas podem se dividir em equipes para colaborar nos seus projetos e tarefas.
Se você ou a sua empresa não contam com um endereço de domínio de e-mail único e comum a todos, vocês podem colaborar em um espaço de trabalho.
As pessoas na sua organização
Existem diferentes tipos de pessoas nas organizações: membros das organizações, convidados das organizações e membros com acesso limitado. Os funcionários internos se tornam membros na sua organização e os colaboradores externos participam como convidados.
Por exemplo, michel@suaempresa.com é membro da organização suaempresa.com, enquanto uma pessoa com outro endereço de e-mail (como @gmail.com ou @outraempresa.com) é um convidado da organização suaempresa.com.
Você não pode converter um membro da organização em um convidado. A associação a uma organização é determinada automaticamente pelo endereço de e-mail da pessoa.
Membros da organização
A associação à organização é feita com base no domínio do endereço de e-mail. Para ser um membro numa organização, o seu endereço de e-mail deve conter um domínio aprovado pela organização.
As pessoas que se cadastram na Asana usando um endereço de e-mail com um domínio aprovado pela sua organização tornam-se automaticamente membros plenos da organização.
Um membro pleno da organização pode:
- Criação de novas equipes
- Ver uma lista completa das equipes às quais pode pedir para participar dentro da organização
- Ver os nomes e endereços de e-mail de outros membros e convidados da organização através das configurações das respectivas equipes. Os administradores de organizações Premium também podem ver uma lista completa de membros e convidados da organização nas configurações da sua organização.
- Acessar projetos e tarefas que foram definidos como públicos para a organização
Os membros que são automaticamente adicionados a uma organização precisam fazer uma solicitação ou receber um convite para participar de uma das suas equipes para poder colaborar nos projetos e tarefas que não estiverem definidos como públicos. Saiba mais aqui.
Convidados da organização
Você pode colaborar com clientes, fornecedores, consumidores ou qualquer pessoa que não tenha um endereço de e-mail com um domínio aprovado pela organização (ex.: @gmail.com ou @yahoo.com). Essas pessoas se tornam convidados da organização. Os convidados têm acesso limitado à organização e podem ver apenas o que for explicitamente compartilhado com eles.
Um convidado da organização só pode participar de equipes se receber convites específicos. Os convidados não podem criar novas equipes ou ver e pedir para participar de qualquer outra equipe.
Os convidados da organização podem convidar outras pessoas compartilhando os projetos e tarefas a que tiverem acesso.
Identificando membros e convidados
Os convidados têm um ícone em forma de globo ao lado do seu nome na lista de membros.
Membros de acesso limitado
Cada equipe tem seus próprios membros e projetos. Os membros com acesso limitado não têm acesso a todos os projetos na sua equipe e são identificados na aba de membros das configurações da equipe.
Membros com acesso limitado podem ver os projetos e tarefas a que foram adicionados, mas não têm acesso a conversas ou a outros projetos da equipe.
Os membros com acesso limitado precisam ser incluídos no seu plano ao fazer upgrade de uma equipe dentro da organização para um plano Asana Premium.
Participar de uma organização existente
Existem duas formas de participar de uma organização que outra pessoa da sua empresa criou:
- Cadastrar-se na Asana com o endereço de e-mail da sua empresa. Você participará da organização automaticamente.
- Peça para alguém da organização existente lhe convidar para uma equipe.
- Se você já usa a Asana com outro endereço de e-mail, adicione o endereço de e-mail da sua empresa à sua conta Asana e você entrará automaticamente na organização.
Crie uma organização
Crie uma organização na Asana de uma das formas a seguir. Alguns utilizadores terão de nos contactar para obter apoio utilizando a opção Contacte-nos.
Ao criar uma organização, todas as pessoas que estão na Asana e usam um endereço de e-mail que corresponde ao domínio de e-mail da sua empresa são afetadas.
Ser o primeiro da sua empresa a se cadastrar
Cadastre uma nova conta Asana com o endereço de e-mail da sua empresa e nós criaremos automaticamente uma organização para você. Isso se baseia no domínio do e-mail.
Em alguns casos, você pode se inscrever dessa maneira e acabar criando um espaço de trabalho em vez de uma organização. Se isso acontecer, você pode converter o seu espaço de trabalho em uma organização.
Criar organizações adicionais
É possível criar e participar de mais de uma organização com a mesma conta. Se você tiver outro endereço de e-mail corporativo, adicione-o à sua conta e siga estes passos para criar uma nova organização.
Cada organização deve estar associada a um domínio de e-mail exclusivo. Apenas quem tiver o mesmo domínio de e-mail corporativo associado à própria conta Asana se tornará membro da sua organização.
Adicionar ou alterar o domínio de e-mail da sua organização
Se você deseja adicionar um domínio de e-mail aprovado em sua organização (por exemplo, se a sua empresa mudar de acme.com para acmestaff.com), adicione seu novo endereço de e-mail em sua conta Asana antes de entrar em contato com nossa equipe de suporte.
Primeiro, adicione o novo endereço de e-mail da sua empresa à sua conta e, em seguida, use este formulário de suporte para que possamos ajudar a fazer as alterações correspondentes na sua organização.
A maioria das solicitações é processada em até 3 dias úteis. Um integrante da nossa equipe entrará em contato com você depois que a sua organização tiver sido atualizada, ou caso precisemos de mais informações.
Entre em contato conosco assim que você souber da mudança de domínio de e-mails. É mais fácil realizar as alterações enquanto o domínio antigo e o novo estão ativos.
Convidar pessoas para a sua organização
É possível adicionar alguém à sua organização ao convidá-la para uma das suas equipes.
Convites por links compartilháveis
Os convites por links compartilháveis facilitam o convite de um número de pessoas para uma equipe ou projeto. Os usuários podem compartilhar os links por inúmeros canais (e-mail, Slack, texto, etc.). Além disso, podem publicá-los na Wiki de integração da sua equipe ou em um Documento Google.
O convite por link compartilhável deve ser usado para membros, e a opção por e-mail deve ser usada para convidados.
Convidar para um projeto por meio de um link
Para compartilhar um projeto:
- Clique no ícone Compartilhar com o projeto
- Copiar link
Ao participar de um projeto por meio de um link de convite compartilhável, o convidado receberá as permissões padrão para editar/comentar nesse projeto.
Convidar para uma equipe por meio de um link
Convidar para uma equipe:
- Clique no botão + Criar adição rápida e selecione Convidar
- Vá até a aba Convidar com link
- Selecione uma equipe na lista no menu suspenso
- Clique em Copiar link para convidar pessoas para a sua equipe, compartilhando o link com elas.
Adicionar convidados
Se quiser incluir convidados no seu projeto ou equipe, use a opção Convidar por e-mail.
Convidados da organização não podem participar de equipes ou projetos por meio dos convites por links compartilháveis. Apenas membros da organização com endereços de e-mail que correspondam ao domínio da organização podem participar por meio de convites por links compartilháveis. Para incluir convidados, selecione Convidar por e-mail.
Desativar o link
Ao clicar para desativar, o link será desativado permanentemente. Ninguém poderá usá-lo outra vez.
Sair de uma organização
Para sair de uma organização:
- Clique na sua foto do perfil
- No menu suspenso, passe o cursor sobre Mais
- Selecione Remover-me desta organização
Ao sair de uma organização, você deixará de ter acesso aos seus projetos e tarefas.
Se você for membro de uma organização, essa ação removerá da sua conta Asana o endereço de e-mail corporativo vinculado à organização. Antes de sair, primeiro adicione um endereço de e-mail pessoal à sua conta para poder continuar acessando a sua conta Asana.
Ao remover um endereço de e-mail corporativo da sua conta, você será removido da organização.
Remover alguém de uma organização
Você pode remover qualquer usuário da sua organização, o que impedirá o acesso da pessoa à organização, aos projetos e às tarefas nela existentes.
Quando alguém é removido da sua organização, as tarefas, os projetos, as mensagens, os arquivos e os comentários que a pessoa criou permanecem inalterados, mas as tarefas atribuídas a tal pessoa ficarão desatribuídas.
Para garantir que nenhuma tarefa desapareça, é uma boa ideia ir até as Minhas tarefas da pessoa e reatribuir suas tarefas antes de a remover.
Observe que o desprovisionamento de um usuário da sua organização resultará na remoção do endereço de e-mail da empresa da conta; se o endereço for adicionado de volta à conta, ele reaparecerá na sua organização. Além disso, se o usuário não tiver um endereço de e-mail alternativo associado à sua conta de usuário da Asana, removê-lo da sua organização pode fazer com que ele seja excluído da Asana.
Para remover uma pessoa de uma organização:
- Você deve ser membro da organização.
- Você e a pessoa que deseja remover devem pertencem à mesma equipe.
Se vocês não estiverem na mesma equipe ou se a pessoa já tiver sido removida da equipe, convide-a para a equipe com o propósito de removê-la da organização imediatamente depois.
Siga estas instruções para remover um membro recente da equipe da organização:
- Passe o cursor sobre o nome da equipe na barra lateral
- Clique no ícone da seta
- Selecionar Convite de colegas de equipe
- Navegue até a aba Membros
- Clique na seta do menu suspenso ao lado do Membro, ao lado do nome do usuário que deseja remover
- Selecione Remover da equipa (este botão também será apresentado como Cancelar convite se o utilizador ainda não tiver aceitado o convite)
- Selecione Remover acesso para removê-los da equipe
- Clique em Desprovisionar para removê-los da organização
Em organizações Premium, somente os administradores podem remover membros.
Termos de uso aceitáveis para hóspedes
Os convidados estão sujeitos à cláusula 2.4(b) (Termos de uso aceitável) dos Termos de subscrição da Asana. As contas de hóspedes devem ser usadas para colaborar com parceiros de negócios externos, como clientes, contratados ou clientes. Os clientes que usam o serviço da Asana não têm permissão para fornecer aos funcionários, ou aos funcionários de suas afiliadas, acesso ao serviço da Asana como convidados, em vez de adquirir assinaturas de usuário final para esses funcionários.
Organizações para universidades e instituições de ensino
De momento não é possível criar uma organização com um endereço de e-mail de estudante. Para criar uma organização é necessário usar um endereço de e-mail corporativo exclusivo, ou um e-mail pertencente a um subdomínio. Como a associação a organizações é determinada pelo domínio do e-mail, criar uma organização com um domínio de universidade faria com que todos os alunos, membros do corpo docente e da administração, etc. que se inscrevessem na Asana fossem automaticamente adicionados a essa organização. No entanto, é possível criar uma organização para o subdomínio de um departamento de uma universidade, como @reitoria.domínio.edu, por exemplo.
Painel do administrador
Os usuários com uma assinatura paga podem acessar o Painel do administrador para fazer alterações à sua assinatura, gerenciar a cobrança, obter insights sobre a organização e gerenciar os membros.
Faça o upgrade da sua organização para ter acesso ao painel do administrador.