Para ajudar sua equipe a adotar a Asana, analisamos o que as equipes mais bem-sucedidas no uso da Asana têm em comum, reunimos a experiência de nossos consultores de Sucesso do cliente e incorporamos estratégias comprovadas de gestão de mudanças para elaborar o “estilo Asana de fazer mudanças” descrito neste artigo.
Para o máximo sucesso, recomendamos também:
- Importar a nossa checklist de integração de equipes para o seu próprio domínio Asana.
- Inscreva-se no nosso treinamento ao vivo, "Implemente a Asana na sua equipe", ou confira o nosso curso individualizado, "Seis etapas para implementar a Asana" na Asana Academy.
1 - Responda à pergunta “Por que a Asana?”
Antes de convidar a equipe para a Asana, assegure-se de ter um motivo convincente para usá-la. Descubra como responder à pergunta “Por que a Asana?” realizando o seguinte exercício.
Visualize o que seria o sucesso
Antes de tudo, imagine a situação ideal na qual toda a sua equipe usa a Asana, e o que vocês vão alcançar com isso. Pergunte-se:
- Que metas a Asana vai nos ajudar a alcançar?
- O que será possível num futuro próximo que não é possível atualmente?
Identifique pontos críticos
Depois, enumere os pontos críticos que trouxeram você até a Asana e com os quais a sua equipe poderá se identificar.
| Ponto crítico | Exemplo |
|---|---|
| As responsabilidades não estão claras | Os assuntos a tratar ficam perdidos nos e-mails e outras ferramentas e os colegas de equipe não têm claros os prazos e as próprias responsabilidades |
| A colaboração está prejudicada | O trabalho com equipes diferentes é difícil ou as transferências entre colegas de equipe são confusas |
| Os processos são inconsistentes | Ao iniciar os trabalhos, começa-se do zero ou cada um faz de uma maneira diferente |
| A gestão do projeto é difícil | Os sistemas atuais são demasiado simples ou excessivamente complexos, o que dificulta o planejamento de projetos e o acompanhamento do seu progresso |
Escreva o seu parecer sobre “Por que Asana”
Agora você está pronto para redigir uma declaração explicando “Por que usar a Asana” com a seguinte estrutura:
“[Nome da equipe/organização] usa a Asana para fazer a gestão [destes projetos e processos] para mitigar [estes pontos críticos], de forma a que possamos realizar [estes objetivos].”
Por exemplo: Como equipe de design, estamos usando a Asana para fazer a gestão de solicitações de design e projetos de campanhas de marketing para evitar solicitações pouco claras e eliminar trabalhos desnecessários, de forma a cumprir com os prazos das campanhas, trabalhar nas prioridades principais e evitar o esgotamento da equipe.
Prepare a sua aliança para a adoção
Agora, reúna um grupo de três pessoas ou mais para formar uma “aliança para a adoção” com as seguintes funções:
- Formador de convenções - Estabelece regras básicas sobre como se deve usar a Asana e responde às perguntas que os colegas possam ter ao longo do processo (por exemplo, um líder de equipe, gestor de programa ou coordenador de equipe).
- Conscientizador - Líder que acredita nas equipes e lhes recorda a declaração de objetivos “Por que usar a Asana”, de modo a obter o seu apoio (por exemplo, executivos, diretores, líderes de equipe).
- Promotor da Asana - Alguém que ajuda o formador de convenções a realizar o trabalho, liderando pelo exemplo, encorajando e dando reconhecimento aos colegas pelo esforço deles (por exemplo, um colaborador individual).
2. Identifique a situação atual
Com um motivo claro sobre por que a sua equipe vai usar a Asana, você pode agora decidir qual é o fluxo de trabalho, processo ou projeto a testar em primeiro lugar. Um fluxo de trabalho é o processo ou conjunto de etapas a realizar para alcançar uma meta, como produzir um vídeo ou lançar um novo produto. O gerenciamento do fluxo de trabalho gira em torno de desenvolver e monitorar esses processos.
O fluxo de trabalho específico a testar depende da sua equipe, mas tente escolher um fluxo de trabalho que seja:
- Colaborativo, que envolva comunicações entre diversos participantes
- Específico, que tenha objetivos e entregáveis claros ou uma duração com prazos determinados
Para se inspirar, confira todas as nossas maneiras de usar a Asana.
Por último, prepare o terreno para o sucesso futuro determinando a estrutura da sua equipe na Asana. De modo geral, ela deve refletir a disposição atual na sua organização.
Se apenas uma equipe estiver usando a Asana, você pode definir as equipes na Asana a partir dos diferentes verticais, iniciativas ou grupos de colaboração existentes na sua equipe.
3. Criar o seu primeiro projeto
Assegure-se de consultar a equipe sobre quanto tempo leva atualmente para realizar o trabalho, os pontos que geram atrasos e os problemas que gostariam de solucionar. Dessa forma, poderão perceber o impacto da Asana e avaliar se ela traz soluções para esses problemas.
Ao criar o seu primeiro projeto, você também vai querer entender qual é o lugar da Asana entre as suas outras ferramentas, para definir expectativas claras na equipe sobre o tipo de trabalho que se realiza na plataforma.
Não sabe por onde começar? Experimente usar um modelo.
Comece a colaborar
Convide um grupo reduzido de colegas de equipe para explorar a Asana e se familiarizar com os recursos e boas práticas recomendadas. A Asana é flexível, portanto não tenha medo de experimentar as coisas mesmo se não parecerem “perfeitas”.
Quando se sentirem prontos, convide todos os outros membros da equipe e organize uma reunião inicial sobre a Asana para repassar as informações desde o primeiro passo e apresentar a eles a Asana e o primeiro fluxo de trabalho.
Baixe o nosso modelo de apresentação para começar na Asana inscrevendo-se para participar do nosso treinamento sob demanda sobre como começar na Asana e personalizando-o com toques específicos para a sua equipe.
4. Empodere as equipes e comemore as vitórias
Compartilhe os nossos recursos de primeiros passos abaixo para ajudar os colegas de equipe a aprender os fundamentos básicos:
- Aulas Asana (15 minutos) para obter uma visão geral dinâmica dos recursos e exemplos.
- Participe de um treinamento virtual de Noções básicas da Asana (60 minutos) para conversar com um instrutor ao vivo e ter suas perguntas esclarecidas, junto com as de outros clientes.
Definindo e reforçando convenções sobre a Asana
Algumas equipes encontram dificuldades quando os seus membros não sabem quando e como usar determinados recursos. Um colega pode saber como criar uma tarefa, mas não tem certeza quando deve marcá-la como concluída ou como priorizá-la. Confira este artigo para se aprofundar nos princípios para determinar as convenções para a equipe na Asana.
Antecipe e aceite os seus erros! O seu Embaixador de convenções deverá reorientar os colegas de equipe de forma construtiva quando se esquecerem das convenções estabelecidas.
5. Prepare-se para o sucesso futuro
Quando a sua equipe estiver preparada e a todo o vapor, continue aplicando as convenções e fazendo da Asana o único ponto de referência para responder as perguntas relacionadas aos processos estabelecidos. Algumas ideias para ajudar a começar:
- Prepare projetos Asana para perguntas e feedback, e acesse-os semanalmente.
- Comemore as vitórias iniciais da sua equipe, pequenas e grandes! A sua aliança para a adoção deverá elaborar incentivos ou sistemas de comemoração para o aprendizado e o uso da Asana.
- Crie um espaço seguro onde as pessoas possam experimentar os recursos da Asana sem receio de “estragar” alguma coisa.
- Experimente o desafio de instituir um “dia sem e-mail” para ver se a equipe consegue passar o dia inteiro (ou a semana!) sem enviar e-mails entre si, usando em vez disso a Asana.
Também é boa ideia criar um plano para a integração de novos colegas de forma a poderem pegar o ritmo rapidamente. Confira o nosso Modelo de integração de funcionários para tirar ideias e considere incluir também a integração na Asana no processo geral de integração de funcionários da empresa.
6. Avalie e amplie a utilização da Asana
Depois de usar a Asana por um ou dois meses, reflita sobre o que você escreveu na primeira seção, e reveja a linha de base da equipe sobre a qual você a pesquisou na segunda seção, para ver como as coisas estão se desenvolvendo. Pergunte à sua equipa:
- Alcançamos o nosso objetivo original?
- Os novos processos estão fluindo sem problemas?
- Houve mudanças no tempo necessário para fazer o mesmo trabalho que antes?
- Quão eficaz é a Asana em relação às nossas expectativas? Ela solucionou os problemas que queríamos resolver com o seu uso?
Se tudo correu bem e o seu cronograma foi cumprido, comunique os seus êxitos e progressos aos superiores e a todas as partes interessadas. Você também pode começar a adicionar novos processos, projetos e fluxos de trabalho à Asana.
Mais recursos
O aprendizado não termina aqui. Veja como outras equipes usam a Asana e saiba mais sobre boas práticas com nossa vasta gama de recursos:
- Aprofunde-se mais neste assunto com o treinamento “Implemente a Asana na sua equipe” ou com o curso “Seis etapas para implementar a Asana”.
- A lista para integração de equipes é um modelo de projeto da Asana que põe em prática cada uma das etapas descritas neste artigo.
- Tutoriais em vídeo na Asana Academy.
- A Asana Academy, para cursos aprofundados sob demanda.
- O Fórum da Comunidade Asana, para se conectar com clientes e fãs da Asana.
Não é nenhum segredo - a Asana oferece testes gratuitos de 30 dias. Comece o seu hoje mesmo. Teste gratuitamente