O e-mail permite que as pessoas se comuniquem por toda a organização (e até mesmo pelo mundo), mas não foi projetado para tarefas, projetos e gerenciamento de trabalho. Aqui na Asana, não usamos e-mail internamente. Embora isso talvez não seja uma meta realista para a sua equipe, este artigo ajudará vocês a se distanciarem do e-mail ao mesmo tempo que dará dicas de ocasiões em que ele talvez ainda seja necessário.
Ajude a sua equipe a enviar menos e-mails
Praticamente o mundo todo está acostumado ao e-mail, e pode ser difícil deixar velhos hábitos. No entanto, é importante que a sua equipe entenda quando usar a Asana e quando usar o e-mail, implementando as convenções que você estabeleceu, do contrário vocês ficarão reféns dos mesmos problemas. As nossas dicas de convenções e exemplos de fluxos de trabalho abaixo podem ajudar a começar a transferir algumas coisas do e-mail para a Asana.
Para uma análise rápida sobre o uso conjunto da Asana e do e-mail, assista à série Como usar a Asana.
A melhor maneira de levar o trabalho para a Asana é converter e-mails em tarefas, principalmente se você se comunica com pessoas de fora da sua empresa (como um fornecedor, uma agência ou clientes). Dessa forma você pode manter a caixa de entrada do seu e-mail para a correspondência, e usar a Asana para gerenciar e priorizar o trabalho. Isso é fácil e rápido com nossas integrações para o e-mail.
Experimente os aplicativos Asana para Gmail e Outlook
Se usar o Gmail e o Outlook, experimente o add-on Asana para Gmail e o aplicativo Asana para Outlook para converter e-mails diretamente em tarefas, atribuir tarefas a colegas de trabalho, definir datas de conclusão e adicionar a tarefa a um projeto sem sair da sua caixa de entrada. Isso torna o seu fluxo de trabalho incrivelmente rápido.
Se um cliente mandar um e-mail para, por
Converta e-mails em tarefas da Asana
Se não usa o Gmail ou o Outlook, pode encaminhar os e-mails para x@mail.asana.com, que serão automaticamente adicionados às Minhas tarefas. Para instruções mais detalhadas confira nosso Artigo de ajuda sobre o encaminhamento de e-mails para a Asana.
Você também pode experimentar outras integrações de e-mail, como o Newton.
Configurar e-mails enviados pela Asana
A Asana também pode enviar e-mails sobre novas notificações. Recomendamos manter o recurso habilitado até que você tenha o hábito de usar a Asana e verificar diariamente a caixa de entrada. Também é de grande ajuda se você trabalha muito com o seu e-mail, porque pode iniciar diversas ações sem sair da caixa de entrada dos e-mails. Os e-mails de notificação da Asana permitem a você:
- Marcar tarefas como concluídas: para isso, responda com
Complete - Comentar na tarefa: responda com o seu comentário no corpo do e-mail
- Atribuir a tarefa: responda com o endereço de e-mail do respectivo colega de equipe no campo do destinatário (Para:)
- Adicionar um seguidor à tarefa: responda com o endereço de e-mail do colega de equipe no campo de cópia (CC:)
Se receber demasiadas notificações por e-mail ou não precisar mais delas, desative-as nas Minhas configurações.
Exemplos de fluxos de trabalho entre a Asana e o e-mail
Agora que você já sabe como a Asana e o e-mail podem trabalhar em conjunto, aqui estão algumas formas de maximizar a produtivade de cada um:
Dicas gerais:
- Em vez de enviar solicitações ou fazer perguntas aos seus colegas de equipe por e-mail, experimente atribuir-lhes tarefas. Adicione como colaborador qualquer pessoa a quem você normalmente enviaria uma cópia do e-mail, para que também fique por dentro do assunto.
- Use os comentários das tarefas em vez de escrever e responder a e-mails. Com isso, toda a informação sobre o trabalho permanece dentro do próprio contexto. Use o ícone de 'Curtir' para agradecer ou mostrar que você viu o comentário.
- Os anexos podem ser difíceis de encontrar e organizar no e-mail. Anexe-os a tarefas na Asana para tê-los exatamente onde você precisa ao iniciar o trabalho.
- Se precisar fazer o acompanhamento de um e-mail, use uma integração com o e-mail ou encaminhe-o para criar uma tarefa de lembrete na Asana e não precisar acompanhá-lo de outro lugar.
Comunicações:
- Adicionar convidados: se há muitas comunicações a fazer com quem não faz parte do seu domínio na Asana, considere incluir essas pessoas como convidados para tornar as comunicações e tarefas realizáveis mais diretas e monitoráveis.
- Comunicações privadas - Use mensagens para se comunicar diretamente com uma pessoa ou equipe de forma privada e, ao mesmo tempo, poder consultar outros trabalhos na Asana com @menções.
- Atualizações de status: você pode @mencionar colegas de equipe, tarefas e projetos da Asana na sua atualização. Os colegas de equipe podem então comentar sobre ela em vez de começar longas correntes de e-mails, onde as respostas e os anexos muitas vezes ficam perdidos.
Projetos específicos:
- Planejamento de campanha: se você trabalha com uma agência, pode transformar os e-mails em tarefas de aprovação, assim o revisor pode mantê-la em vista e ficará claro quando estiver aprovada.
- Pedidos de criações: se alguém na sua organização manda um e-mail pedindo que você crie ou desenvolva alguma coisa, use as integrações ou encaminhe-o para transformá-lo em uma tarefa e monitorá-lo junto com os demais trabalhos do seu projeto de solicitações. Com isso pode priorizar a solicitação em virtude dos outros trabalhos e se certificar de que o mesmo trabalho não está sendo realizado em outros lugares, o que não pode ser feito usando o e-mail.
- Planejamento de eventos: se um fornecedor responde com o orçamento ou os detalhes de um evento, você pode transformar o e-mail em uma tarefa da Asana no seu projeto de eventos para discutir a proposta com a sua equipe.
- Avaliações de criação - Em vez de dar e receber feedback por e-mail, você pode fazer anotações para deixar comentários diretamente na imagem e facilitar a consulta pelo seu criador, além de ficar tudo em contexto.
A forma de usar a Asana em conjunto com o e-mail será diferente para cada equipe, mas esperamos que a Asana ajude a reduzir o número de e-mails que troca com a sua. E para os demais e-mails que precisa enviar e receber, é fácil alternar com a Asana para manter a produtividade alta e ficar a par de tudo.
Não é nenhum segredo - a Asana oferece testes gratuitos de 30 dias. Comece o seu hoje mesmo. Teste gratuitamente