Um dos momentos de maior empolgação com a Asana é quando os nossos usuários percebem que podem conectar todo o seu trabalho através da ferramenta e visualizá-lo em diversos lugares, sem duplicações ou perda de contexto.
Notificar os colegas de equipe e fazer referência a outros trabalhos com as @menções
Para @mencionar:
Digite @ e comece a digitar o nome de uma tarefa, projeto, mensagem ou pessoa.
As @menções criam links para projetos, mensagens, colegas de equipe ou tarefas em qualquer campo de comentários ou descrição na Asana.
Quando @mencionar alguém
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Para relacionar uma informação antiga —@mencione outra tarefa, projeto ou mensagem, assim o histórico e contexto do trabalho anterior se tornam imediatamente acessíveis. Os seus colegas de equipe também não precisarão ficar procurando por essa informação.
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Para abrir tarefas relacionadas -Se uma tarefa estiver ligada a outra, você pode @mencionar a outra tarefa em um comentário ou descrição para que os outros membros fiquem cientes de que há outros trabalhos relevantes sendo realizados.
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Para direcionar um comentário a um colega de equipe específico —@mencione o seu colega em uma tarefa ou conversa para adicioná-lo como seguidor. Ele receberá uma notificação e poderá ler seu comentário.
Prevenir trabalho duplicado adicionando a mesma tarefa a vários projetos
Digite Tab + P e use o botão + que aparecer para adicionar a tarefa a quantos projetos for necessário. Quando uma tarefa for atualizada, as mudanças aparecerão em ambos os projetos (já que se trata da mesma tarefa, que está vinculada a dois projetos).
Quando adicionar tarefas a múltiplos projetos
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Quando quiser discutir uma tarefa numa reunião—Adicione a tarefa ao projeto da sua reunião e mantenha-a no projeto original. Dessa forma, você não esquecerá de discuti-la e poderá vê-la contextualizada com os trabalhos relacionados a ela.
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Quando a tarefa é relevante para mais de um projeto, adicione tarefas que necessitem da integração do trabalho de duas equipes em ambos os projetos. Assim, todos poderão monitorar o progresso sem duplicar informações ou conversas.
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Quando sua tarefa está relacionada a uma meta ou marco de alto nível —Monitore as metas em um projeto com a sua equipe ou empresa. Se você tiver um projeto que acompanha os passos necessários para se chegar a um objetivo, você poderá manter uma tarefa relacionada a esse objetivo no projeto do objetivo e no projeto que acompanha essa iniciativa.
Usar as dependências para assegurar que o trabalho comece no momento certo e aconteça na ordem certa
Para transferências mais claras e sem problemas, marque as tarefas como dependentes umas das outras. Desse modo, os colegas de equipe sabem quem poderão estar bloqueando e por quem esperam. Você pode definir as dependências dentro das tarefas ou, então, arrastar e soltá-las na visualização de cronograma.
Se a data de conclusão for alterada na primeira tarefa, você receberá uma notificação para alterar também a data da sua tarefa dependente, se for necessário.
Quando usar dependências
- Lançamentos de produtos: “Lançamento para todos os usuários” está aguardando “Incorporar feedback dos testadores beta”
- Calendário editorial: “Finalização do blog” está aguardando “Incorporar revisões”
- Planejamento de eventos: “Reserva do local” está aguardando “Aprovação de orçamento”
- Acompanhamento de bugs: “Priorizar resolução” está aguardando “Reprodução de problema”
- Avaliação de design: “Iniciar criação de designs” está aguardando “Selecionar paleta de cores”
- Integração de novos funcionários: “Selecionar benefícios” está aguardando “Obter informações de login com equipe de TI”
Filtrar, ordenar e acompanhar detalhes específicos com os campos personalizados
Ao adicionar campos personalizados a um projeto, você pode monitorar ainda mais informações em cada tarefa. Crie diferentes tipos de campos personalizados para capturar informações estruturadas e acompanhar com mais facilidade o progresso, o status, o custo, a carga de trabalho, a prioridade e muitos outros pontos de dados sobre os projetos e o trabalho da sua organização.
Quando usar campos personalizados
Use os campos personalizados se:
- Quiser adicionar certas informações a todas as tarefas de um projeto
- Tiver informações padrão que precisa acompanhar nas tarefas de vários projetos (por exemplo, nível de prioridade, tempo gasto, etapa do trabalho)
- Quiser garantir que seus colegas de equipe forneçam certas informações para cada tarefa de um projeto
- Se precisar fazer uma busca ou gerar um relatório com campos para dados específicos (prioridades, horas, etapas, etc.).
Capture briefs de projetos e detalhes dos pedidos para atuar mais rápido com os formulários
Sua equipe pode estar acostumada a fazer pedidos e esboçar os requisitos de projetos através de e-mails e documentos. Mas esta informação muitas vezes é desorganizada e incompleta, causando confusão e atrasos ou até problemas maiores. Por isso você pode criar formulários para padronizar o processo de solicitação. Uma vez enviados os formulários são vinculados a um projeto específico para capturar logo de início as informações necessárias e poder monitorá-las com facilidade num único lugar.
Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta enviar o link do formulário. Depois de preenchido, os detalhes do formulário transformam-se numa nova tarefa no seu projeto a ser priorizada.
Conectar o seu trabalho nas diversas ferramentas e e-mails com as integrações
A Asana ajuda a gerenciar e a coordenar o seu trabalho, mas provavelmente você usa diversas ferramentas para desempenhá-lo, como os aplicativos G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud e outros.
É por isso que a Asana se integra com as principais ferramentas e aplicativos para manter tudo conectado, evitar fazer o trabalho duas vezes e tornar a colaboração mais fluida. As integrações são especialmente úteis com ferramentas de e-mail e mensagens instantâneas ao proporcionar uma forma de lhes dar continuidade. Com o Add-on para Gmail, o aplicativo para Outlook ou as integrações para Slack, você pode transformar conversas em tarefas sem precisar trocar de ferramenta. E para as criações artísticas, a integração com a Adobe Creative Cloud permite ver e agir nas tarefas da Asana diretamente do Illustrator, Photoshop, e InDesign.
Veja todas as integrações da Asana na página de aplicativos.