As contas Asana são gratuitas e estão vinculadas a usuários individuais. As contas Asana permitem o acesso a espaços de trabalho e organizações compartilhados para colaborar com outros usuários Asana.
Com uma única conta Asana, você pode criar ou participar de múltiplos espaços de trabalho e organizações para colaborar com grupos distintos de usuários Asana. Esses espaços de trabalho e organizações a que você pertence são entidades distintas, cada uma com um conjunto de pessoas, projetos e tarefas.
Como cada espaço de trabalho e organização é uma entidade distinta, os seus colegas não podem ver os outros espaços de trabalho e organizações dos quais você faz participa, e vice-versa. Saiba mais sobre a privacidade entre os espaços aqui.
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O que é um espaço de trabalho?
Um espaço de trabalho é um conjunto de pessoas que colaboram em projetos e tarefas. Os espaços de trabalho podem ser usados por quaisquer grupos de pessoas, e não é necessário que tenham o domínio de e-mail da mesma empresa, como acontece com as organizações.
Pessoas que criam contas Asana com e-mails pessoais (como @gmail.com ou @yahoo.com) começam com um espaço de trabalho.
Se, ao invés disso, você possui um domínio de e-mail corporativo, considere usar uma organização.
As pessoas no seu espaço de trabalho
Há dois tipos de pessoas em um espaço de trabalho: membros do espaço de trabalho e membros com acesso limitado. Os membros do espaço de trabalho têm acesso completo ao seu espaço de trabalho, enquanto os membros com acesso limitado têm acesso apenas aos projetos, tarefas e mensagens que forem compartilhados com eles.
Membros do espaço de trabalho
Membros do espaço de trabalho têm acesso completo às tarefas, conversas e projetos públicos em seu espaço de trabalho.
Todos os membros do espaço de trabalho poderão:
- Renomear o espaço de trabalho.
- Assinar um plano pago para o espaço de trabalho
- Torne-se o responsável pelo faturamento de qualquer espaço de trabalho pago
- Convidar ou remover pessoas do espaço de trabalho.
- Converter pessoas em membros ou membros de acesso limitado
Membros de acesso limitado
Membros com acesso limitado são pessoas com acesso restrito em seu espaço de trabalho. Esses membros podem ver apenas os projetos compartilhados com eles. Você pode convidar terceirizados, clientes ou outros parceiros como membros com acesso limitado para que tenham acesso aos projetos e tarefas relevantes sem que vejam o restante da informação no seu espaço de trabalho.
Membros de acesso limitado não podem:
- Renomear o espaço de trabalho.
- Assinar um plano pago para o espaço de trabalho
- Tornar-se responsável pelo faturamento do espaço de trabalho pago
- Convidar pessoas para serem membros plenos do espaço de trabalho.
- Remover pessoas.
- Converter pessoas em membros ou membros de acesso limitado
Os membros de acesso limitado podem:
- Criar novos projetos e tarefas.
- Editar projetos e tarefas que foram compartilhados com eles.
- Convide outros membros com acesso limitado
- Escrever mensagens
O papel de convidado não está disponível nos espaços de trabalho. Cada membro de um espaço de trabalho conta para o limite de vagas da assinatura.
Identificação de membros e membros com acesso limitado
A partir do separador Membros, na barra lateral esquerda, pode:
- Ter uma visão geral sobre o status da associação
- Selecionar membros de acesso limitado
- Selecionar Remover para remover membros
- Convidar membros para participar
Os membros do espaço de trabalho também podem converter qualquer membro em um membro de acesso limitado, ou vice-versa, a partir desta janela.
Criar um espaço de trabalho
Crie um espaço de trabalho para colaborar com outras pessoas na Asana.
Para criar um novo espaço de trabalho:
- Clique na sua foto de perfil e selecione Minhas configurações... no menu suspenso
- Clique na guia Conta
- Seleccione Criar novo espaço de trabalho
Uma única conta Asana pode criar ou participar de vários espaços de trabalho. Crie espaços de trabalho para os diferentes grupos ou pessoas com quem precisa trabalhar.
Converter o seu espaço de trabalho existente numa organização
Se você precisa criar várias equipes ou realizar atividades em departamentos diferentes, pode converter um dos seus espaços de trabalho em uma organização. Saiba mais sobre as diferenças entre espaços de trabalho e organizações aqui.
Antes de converter um espaço de trabalho em organização, você precisa adicionar o endereço de e-mail corporativo à sua conta Asana.
Para acessar o console de administração do seu espaço de trabalho:
- Clique no ícone do seu perfil
- Clique em Painel do administrador
No painel do administrador:
- Aceda ao separador Definições
- Clique em Converter em organização
Na aba Converter em organização:
- Selecione o seu endereço de e-mail corporativo
- Verifique os Termos de uso
Se o domínio do e-mail ainda não estiver em uso por outra organização, será exibido um botão para Converter.
Se estiver num espaço de trabalho pago, apenas o responsável pela faturação poderá convertê-lo numa organização.
Saiba mais
Problemas na conversão do seu espaço de trabalho?
Se encontrar dificuldades para converter um dos seus espaços de trabalho em organização e não recebeu a mensagem de que o seu domínio de e-mail já está em uso, entre em contato com a equipe de suporte Asana e informe os dados abaixo:
- O nome de sua organização ou do espaço de trabalho maior/mais ativo da empresa
- Seu domínio de e-mail
Em seguida, ajudaremos você a converter o seu maior espaço de trabalho em uma nova organização.
Copie o texto abaixo para agilizar o processo:
Primary organization/workspace:
Email domain:
Se você possui um domínio de e-mail compartilhado de uma universidade (por
exemplo, universidade.edu.br), será necessário um subdomínio separado(por exemplo, reitoria.universidade.edu.br) para criar a organização.
Painel administrativo do espaço de trabalho
Acessar o menu do painel do administrador para:
- Editar o nome do espaço de trabalho
- Gerenciar pessoas e convites
- Gerenciar o faturamento aplicável àqueles que fizeram upgrade para um espaço de trabalho pago
Somente os membros do espaço de trabalho podem acessar o painel do administrador. Membros de acesso limitado não podem.
No Painel do administrador, você pode acessar as seguintes abas: Membros, Faturamento, Configurações, Aplicativos e Recursos.
Membros
Na aba Membros, você pode:
- Ver uma lista de membros e de membros com acesso limitado no seu espaço de trabalho
- Converter qualquer membro em membro de acesso limitado, ou vice-versa
- Remover qualquer membro ou membro de acesso limitado do seu espaço de trabalho
- Convidar novas pessoas ao seu espaço de trabalho
Configurações
Na aba de Configurações, você pode:
- Alterar o nome do seu espaço de trabalho
- Converta o seu espaço de trabalho em uma organização
Desativar um espaço de trabalho
Uma vez que espaços de trabalho são espaços compartihados, quando você sai de um espaço de trabalho, isso não exclui os projetos e tarefas que fazem parte dele.
Se o seu espaço de trabalho não for mais necessário, você pode desativá-lo da seguinte forma:
- Remover todas as tarefas
- Removendo todos os projetos
- Remoção de todos os outros membros
Depois que tudo tiver sido excluído e você for o único membro restante, pode sair do espaço de trabalho.
Um espaço de trabalho só pode ser acessado por quem foi convidado a ele. Se todos os membros forem removidos, o espaço de trabalho não será mais acessível.
Não é possível arquivar espaços de trabalho.
Participar de um espaço de trabalho já criado
Para participar de um espaço de trabalho existente, um membro atual deve convidar você.
Saia de um espaço de trabalho
Você pode sair de um espaço de trabalho se já não colabora ativamente com os outros membros desse espaço.
Depois que você sair de um espaço de trabalho, não terá mais acesso aos projetos ou tarefas dele, e esse espaço não aparecerá mais no menu da sua foto de perfil, apesar de continuar existindo.
Para sair de um espaço de trabalho:
- Clique na sua foto do perfil no canto superior direito da tela
- Clique em Minhas configurações...
- Navegue até a aba Conta
- Selecione Remover-me deste espaço de trabalho na parte inferior da página
Ao sair de um espaço de trabalho, você deixará de ter acesso aos seus projetos e tarefas.
Gerir membros do espaço de trabalho e membros com acesso limitado
Como membro do espaço de trabalho, você pode usar o Painel do administrador para:
- Convidar outros membros e membros com acesso limitado
- Cancelar convites
- Converter membros em membros de acesso limitado, ou vice-versa
- Remover membros e membros com acesso limitado
Acessar a aba Membros através do painel do administrador
- Clicar na sua foto de perfil e selecionar Painel do administrador no menu suspenso
- Navegue até a aba Membros
Aqui aparecerá também o número de membros do espaço de trabalho e de membros com acesso limitado. Faça upgrade do seu espaço de trabalho para adicionar mais pessoas depois de atingir o seu limite.
Converter membros e membros com acesso limitado
Você pode converter um membro do espaço de trabalho com acesso a todos os projetos públicos em membro com acesso limitado, ou converter um membro com acesso limitado em membro com acesso a todos os projetos públicos do espaço de trabalho.
Para converter um membro em um membro de acesso limitado, ou vice-versa:
- Navegue até a guia Membros no painel de administração do espaço de trabalho
- Clique no ícone de três pontos à direita do nome da pessoa e, em seguida, em Membro (ou Membro com acesso limitado) para alternar entre as duas opções.
Convidar pessoas
Convide as pessoas na guia Membros do seu painel do administrador
Você pode convidar pessoas para o seu espaço de trabalho a partir da guia Membros do seu painel do administrador
Para convidar a partir do Painel do administrador:
- Navegue até a aba Membros
- Clique no botão Convidar membros
- Insira o endereço de e-mail da pessoa
- Você pode escolher um projeto no menu suspenso
- Clique no botão Enviar
Para converter um usuário do espaço de trabalho num membro com acesso limitado, clique no ícone de três pontos ao lado do nome na guia Membros do painel do administrador.
Convidar as pessoas a partir de um projeto
Você também pode convidar as pessoas a partir de um projeto da seguinte forma:
- Na barra lateral ou na barra de pesquisa, selecione o projeto para o qual você gostaria de convidar as pessoas
- Clique no ícone de membros na parte superior do projeto para abrir uma janela Compartilhar projeto
- Convide usuários adicionando membros do projeto por nome ou e-mail
Você verá um alerta quando convidar para o projeto alguém que ainda não faz parte do seu espaço de trabalho.
Cancelar convites
Para cancelar um convite no Painel do administrador:
- Navegue até a guia Membros no Painel do administrador
- Em seguida, encontre o usuário cujo convite você deseja cancelar
- Clique no ícone de três pontos
- Será exibida uma opção para Cancelar o convite, e basta clicar nela para cancelar.
A pessoa que tiver o convite cancelado ainda terá recebido o convite no seu e-mail, mas, ao clicar no link, não será direcionada ao seu espaço de trabalho ou projeto. Em vez disso, ela verá a mensagem de erro “Desculpe, você não tem acesso”.
Remover membros e membros com acesso limitado
Remova membros ou membros com acesso limitado se quiser revogar o seu acesso aos projetos e tarefas desse espaço de trabalho.
Para remover pessoas do seu espaço de trabalho:
- Na guia Membros, clique no ícone de três pontos ao lado do nome do membro.
- Clique em Remover
Quando alguém é removido do seu espaço de trabalho, as tarefas, projetos, mensagens, anexos e comentários que a pessoa criou permanecerão intactos, mas as tarefas atribuídas anteriormente ficarão sem atribuição.
Para garantir que nenhuma tarefa desapareça, é uma boa ideia ir até as Minhas tarefas da pessoa e reatribuir suas tarefas antes de removê-las.